随着我国改革开放的不断深入, 我国的高职高专教育实现了跨越式的发展。截止到2008年底, 我国已有独立设置的高等职业学院1069所, 约占全国普通高等学院的60%, 在校生约占42%, 高等职业学院的设置专业几乎覆盖了社会需求的各个领域。高等职业教育的崛起, 为加快培养经济社会急需要的应用性人才奠定了基础。
但是, 培养高级应用性人才, 办好高等职业学院却面临着千头万绪的工作和各种各样的困难, 特别是许多高等职业学院是由几个中等职业学校合并组建升格而成。因此, 刚组建的高职学院的档案工作更是混乱, 不规范, 不能适应高等职业学院教育教学工作的需要。按照教育部高职学院的评估标准, 每个高职学院必须建立统一高效, 规范现代化的符合普通高等学院要求, 有利于高职学院健康发展的档案工作体系, 以便更好的为高职学院的教育教学和中心工作服务, 以有利于高职学院的管理工作, 以便促进高职学院档案工作迈上一个崭新的现代化的台阶。
为了实现高职学院档案工作的规范化, 满足日益发展壮大起来的高职学院教育教学及管理工作的需要, 必须加大加快高职学院档案工作的建设, 我院在重建档案工作中, 勇于摸索实践, 大胆探索了高职学院档案工作建设的途径。
1 高等职业学院档案工作的现状及其存在的问题
我国高等职业学院大多数始建于上世纪80年代, 那时规模小、人员少、各种档案简单。随着高校体制改革步伐的加快, 在完成了重点大学、普通高等学院改革后, 高职高专学院的建设提上了议事日程, 加快了建设的步伐。目前高职高专学院, 绝大部分是由原来中等专业技术学校、成人高校改制合并组建升格而成, 其中不乏增加了许多民办高职学院。目前, 高等职业学院的档案工作存在如下迫切需要解决的问题。
1.1“乱”
现在的高职学院是由原来中等专业技术学校、成人教育学院合并组建而成的。原来的中等职业技术学校隶属于不同的行业部门, 档案管理主体不同, 档案建设的重点不同, 档案规范要求不同。现在这些原来隶属于不同部门的档案需要合并在一起, 档案数量多、种类杂乱不堪, 一时难以理出头绪。
1.2“杂”
由于高职学院是由中等职业技术学校、成人教育学院、职工大学组建合并而成, 原来档案是按照各学校、各专业、各隶属部门要求而设立的, 从内容上可分人事档案、学生档案、教育教学档案等;人事档案包括人事编制, 原始个人档案、教职工业务进修档案、教职工奖惩档案、教职工考核晋级档案等;从学生档案上可分学生入学毕业分配档案, 学生成绩档案、学生实习档案、学生奖惩档案等;从时间上可分建校档案、文化大革命前档案、改革开放以来档案、组建职业学院档案等。
1.3“低”
主要指原来学院档案建设层次低, 档案室设备比较简陋, 保管借阅条件差, 档案保管环境不健全, 设备落后, 跟不上时代发展的需要。同时, 又指原来从事档案工作人员的素质低, 有许多是中等职业学校毕业的同志, 他们没有学习过专业档案知识, 只是在走上档案工作岗位后, 才在实践中学习进了档案知识, 积累掌握了档案工作的要求。因此, 高职院校要搞好档案工作, 还需要进一步培训专业档案工作人员。
2 勇于探索大胆实践高等职业学院档案规范化现代化的建设
针对目前, 新组建升格的高职学院档案管理工作存在的“乱、杂、低”的现象, 为适应高职学院快速健康发展的需要, 提高档案管理工作水平, 更好地为教育教学服务, 我们针对高职学院档案建设工作中存在的问题进行了大胆探索实践。
首先, 领导重视, 加强统筹安排, 重视宏观指导, 成立院长领导下的办公室主任具体负责的档案建设工作办公室, 抽调相关档案工作人员分工负责, 统一部署, 统一要求, 统一步骤, 按计划分步骤开展档案建设工作, 把档案建设工作放在组建高职学院工作部署之中。
其次, 按照普通高等学院档案工作的要求, 制定结合本单位实际工作的档案管理工作规划, 规范档案管理, 加大档案馆室的现代化建设, 提升档案管理工作水平, 使档案管理工作走上集中分类, 严格管理, 规范手续, 现代设备, 借阅方便快捷的轨道, 充分发挥档案工作为学院中心工作服务的作用。
其三, 按照普通高等学院档案管理新标准的要求, 对移交下来的档案进行重新分类建档, 总体上可划分为两大类:一类即组建升格前的档案以保存原貌为主, 重新分类, 进行装订编目建档封存, 以备日后查阅。二类既是组建升格后, 按照普通高等学院的要求, 建立新档案, 而且要和原来旧档案衔接一起。
其四, 参照普通高等学院档案管理工作条例, 制定既符合普通高等院校档案管理工作要求, 又切合本学院档案工作的实际, 有利于发挥档案作用的借阅、保管等工作制度, 而且要将档案工作制度公布张贴, 上墙宣传, 严格贯彻执行。
其五, 加强档案工作人员业务培训。由于高职学院档案数量多、层次多、类别多, 管理工作人员多且知识基础层次不齐, 业务水平差异较大。为提高档案工作的业务水平和效率, 必须举办档案业务工作培训会, 邀请档案工作专家、学者介绍现代档案工作现状, 传授现代档案工作技能要求, 尽快掌握现代档案工作的新技术, 提高档案工作的服务质量。
其六, 加强档案工作者职业道德修养的培训, 开展学习实践科学发展观, 掌握其精神实质, 努力提高档案工作人员与时俱进的意识, 学习掌握新技能的意识, 主动为教育教学服务的意识, 树立高度负责尽职尽责的责任意识, 增强严守机密的保密意识, 积极推进高职学院档案建设工作跨上一个新台阶。
我们商洛职业技术学院是由原商洛师范学校和商洛卫生学校合并组建升格而成的高等职业技术学院。我学院的档案工作依然面临着“乱、杂、低”的情况, 我们充分发扬积极奋进的创新精神, 迎难而上, 按照普通高等学院的档案建设要求, 紧跟时代步伐, 经过档案工作者勤奋学习, 不懈努力, 彻底改变了学院刚组建时档案工作的混乱现状, 实现了档案建设工作的规范化、标准化、现代化。
摘要：高职院校档案是高校档案重要组成部分。本文通过对高职院校档案工作的现状及其存在的问题进行分析, 并得出应对办法。
关键词：高职,档案建设,探索与实践