档案工作是一项服务大众、面向社会的工作。服务利用是档案保存的最终目的, 开展档案服务是档案工作的中心环节。随着网络信息化技术的不断发展, 档案管理工作需进行重大改革, 档案部门要以开阔的视野、积极的心态, 加大档案整理、收集和开放利用的力度。在当今互联网环境下, 档案管理部门应通过多种措施, 鉴定并积极开放利用档案, 主动向社会和广大人民群众提供服务, 建立起真正能够方便大众利用档案的体系。但是, 在档案利用实行网络信息化的同时, 由于网络环境的开放性、共享性、动态性等特点, 使网络环境下的档案管理存在着多种安全以及技术风险等问题, 应引起我们的重视。
一、档案信息化建设的现状及问题
在当今信息化迅速发展的时代, 档案工作决不仅仅是“看堆”, 而是一项面向社会、服务大众的工作。对于保存的档案, 要有现代化管理思维, 走档案信息化建设道路。要充分利用现代技术手段做好档案管理工作, 提高档案信息化建设水平, 把档案工作真正的纳入到电子政务中去。目前, 人们已经逐步意识到档案信息化建设的重要性, 档案服务体系和档案安全建设正逐步进行, 但在信息化建设中仍存在很多问题, 影响和阻碍了档案管理的进程, 阻碍了档案信息化的建设和发展。当前网络环境下档案信息化服务利用中存在的问题:
(一) 网络环境下档案利用缺乏安全性。档案在信息化服务过程中, 通常要通过网络传输数据, 而网络对于公众来说是开放的, 我国对网络方面的法律法规还不是很健全, 存在很多漏洞以及缺陷。很容易被不法分子利用, 伪造、窃取或发布虚假档案信息。目前, 我国网络方面的法规缺少监管和处罚制度, 不能及时发现和清理虚假信息。
(二) 对档案实行信息化建设的重要性认识不足。档案的价值在于利用和资源传播, 档案工作要由封闭转向开放, 要由重保管向重服务转变, 要能够及时向社会和广大群众提供有价值的档案资源。但是目前, 部分档案管理部门和档案管理者思维落后、知识陈旧, 还没有充分意识到档案实行信息化建设的重要, 因此开展档案信息化建设的步伐缓慢, 甚至有些地方根本就没有开展档案信息化建设。档案工作是一项基础性工作, 各项工作的开展都离不开档案管理, 但档案工作一直以来都被认为是辅助性质的工作而得不到充分的重视。作为基础性质的工作, 档案工作要紧随时代的发展而不断有所创新, 随着计算机网络技术和信息化技术的不断发展, 档案管理部门和档案管理者势必要重视档案信息化的建设, 才能适应时代发展的需求。
(三) 管理档案的复合型人才缺失。管理档案的专业人才是档案进行信息化建设不能缺少的基本条件。为适应网络时代迅速发展的需求, 档案由原来的保管重地转变为档案宣传与信息发布的职能部门, 这样就要求档案工作者必须要有一定的眼光与思维, 即要懂得业务知识又要掌握计算机知识和相关的法律法规。目前虽然在档案管理复合型人才的培养上加大了力度, 引入了网络等多方面的知识体系, 但在实际过程中, 由于能力和培养方式等多方面的原因使他们的技能仍缺乏实用性和专业性, 不能有效满足档案信息化建设的需要。在实际工作中, 档案工作者缺少网络相关知识的培训, 缺乏对网络知识的不断更新, 导致网络环境下档案信息化的安全性得不到保障。
(四) 档案信息化建设的创新能力不足。国家档案局局长杨冬权在《2014年全国档案工作者年会上的讲话》会议中提出档案“创新”。他指出“我们的国家要发展, 民族要进步, 就必须不断创新;同样, 我们的档案事业要发展, 各项工作要进步, 也必须不断创新。创新是发展、进步的源泉和动力。只有创新, 才能带来档案工作大精彩, 只有创新, 才能形成档案事业大格局。”档案信息化建设中会遇到很多难解的问题, 为此要开发运用一些新技术、新方法, 如信息的共享、信息的安全、信息的加密、身份确认、电子签章、数据跟踪、检索分类等。这些新技术有很强的创新性和技术性, 对于研究者具有很大的挑战, 目前的档案信息化建设所具有的技术实用性不是很强, 很多地方应用不方便。
二、网络环境下档案信息化建设应采取的相应安全措施
(一) 加强法制管理, 确保档案安全利用。档案要实行科学的安全式精心细致管理, 要建设能符合标准要求的档案馆, 加强档案安全保管和利用的能力, 确保档案安全并实行档案备份机制, 保障档案实体安全, 把网络环境下的信息化档案与档案实体安全同等对待。
(二) 强化档案信息化安全利用意识。档案安全是档案工作的生命线, 是档案工作的第一要务和基本任务。建立档案信息化安全体系, 提高档案安全责任意识。首先, 要加强电子档案设施基本建设, 完善计算机软件开发水平和硬件设备, 满足档案信息化建设所需的服务器、计算机、网络通讯设备、数码相机、扫描仪等设备, 确保硬件基础设备齐全。其次, 采取现代化先进技术, 健全和完善档案安全管理制度, 确保档案信息和档案利用安全。目前, 我国虽然颁布了一些网络方面相关的法律法规, 但还不够健全, 存在很多缺陷和漏洞。一些人可能会钻法律的空子, 窃取档案信息或者发布虚假档案信息。为此, 要完善各项管理和技术措施, 建立档案安全防护体系。最后, 强化安全监管制度, 落实档案安全防范措施, 加强档案日常检查, 避免档案信息安全事故的发生。
(三) 加强人才培养和引进。随着档案逐步实现信息化、网络化建设, 档案工作者既要有丰富的档案专业知识, 又要能熟练操作档案相关软件, 同时对系统和档案数据库进行维护。档案队伍中能有一支高素质人才队伍对于实现档案信息化建设具有极其重要的作用。从某种意义上来说, 档案管理现代化就是加强人才培养和引进, 只有这样, 才能建立起一支集管理、服务利用、研究于一体的人才队伍, 这也是在网络时代实现档案信息化建设的重要举措。
(四) 注意改革创新, 加强档案信息化建设。档案信息化建设是实现档案现代化的一项重要并紧迫的任务。档案事业同其他事业一样, 想要进步就要不断创新。创新是社会发展和进步的源泉与动力。只有不断创新, 才能实现档案工作的大精彩, 只有不断创新, 才能使档案工作紧追社会信息化的步伐。对于档案管理者, 在新的时代, 已不仅仅是只需做好管理档案的事。在管理档案的同时, 档案管理者们要考虑到档案是否能为社会各界服务, 为民生服务。做好各方面的服务是一项伟大而艰巨的事业, 需要大家不断去开拓和创新。档案信息化建设必须要站得高看得远, 加快时代步伐、跟上社会信息化发展的要求。推进档案信息化建设, 推进档案开放利用的平台, 推进无纸化办公和电子档案安全管理机制, 推进电子文件法律管理, 推进数字档案馆建设, 努力实现档案数字化、现代化、网络化。
三、在网络环境下档案信息化是必然发展趋势
档案工作是一项极其重要的基础性工作, 经验总结、认识规律、延续历史等诸多事业的发展, 都需要档案离不开档案。在社会全面发展的进程中, 档案工作显现出越来越重要的作用。传统方式管理档案存在着档案容易丢失、损坏等现象, 传统的档案管理方式已不能满足人们目前对档案利用的需求。档案的开放和服务利用是实现档案价值的唯一途径。档案工作必然要由封闭走向开放, 由重视保管转向服务利用, 提高档案信息化建设水平, 才能符合时代发展的要求。档案信息化是促进档案事业实现现代化的一项紧迫而重要的任务。档案信息化建设要站得高看得远, 加快自身步伐, 跟上全球信息化发展的趋势。
摘要：档案信息化建设是推进档案事业现代化的一项重要而紧迫的任务。档案信息化建设的同时, 存在很多档案安全隐患。笔者就档案信息化建设过程中档案安全问题进行分析, 期望能提出科学合理的建议。
关键词：档案信息化,档案安全,网络
参考文献
[1] 杨冬权.在学习习近平同志考察浙江省档案局 (馆) 时讲话座谈会上的发言[J].中国档案, 2014 (10) .
[2] 孙海燕.试论高校档案管理信息化建设[J].兰台世界, 2014 (7) .
[3] 杨冬权.在2014年全国档案工作者年会上的讲话[J].中国档案, 2014 (10) .