综合当今职业院校的管理模式, 我们发现信息化和技术化对于学校整体管理是一项创新, 对于管理职业院校的档案工作亦是如此。传统的职业院校档案管理工作, 方式陈旧, 效率低下, 极大地消耗了学校建设发展的人力物力。为了适应时代发展的新需要, 实现现代化的学校管理体系建设, 对职业院校的档案工作做出整体的创新, 要创建现代化的档案管理模式就成了院校发展的必然选择。因为只有对院校管理工作进行全面创新发展, 院校管理体系才能够从传统的体制上向现代化的管理方式转变, 使职业院校档案管理在满足自身发展的同时, 推动新时期职业院校整体建设实现质的飞跃。
一、当前职业院校档案管理工作存在的问题
(一) 缺乏规范完善的现代化档案管理运行机制。就目前的职业院校档案管理工作状况来看, 笔者认为最重要的还是缺乏规范化、系统化的现代档案管理工作运行机制。在职业院校中, 普遍缺乏对档案管理工作的重视, 以至于多数学校都在沿袭旧有的、不完善的档案管理条例, 很少有学校能够创新建立规范标准的现代化的档案管理。不建立现代化的档案管理会降低学校的管理工作和日常管理的效率和质量, 为档案信息的丢失、疏漏埋下了巨大隐患, 对整体职业院校的日常信息管理工作造成了影响, 以至于最终耽误职业院校整体的规范发展。
(二) 职业院校档案管理设备系统陈旧过时。档案管理工作的流畅运行离不开相应管理设备的辅助。职业院校对于档案管理工作的不重视, 使得档案馆工作没有机会接触信息化的现代管理设备, 陈旧过时的老式归档设备, 甚至是人力归档等, 极大地消耗了过多的院校储存的资源利用, 同时也为寻找院校管理档案的同时增加了许多麻烦, 为工作带来了不便。不仅如此, 缺少现代化的设备辅助, 不能充分利用信息技术的优势完善自身档案体系, 也在一方面制约了职业院校档案管理的发展, 阻碍了职业院校整体管理体系的建设进程。
(三) 高素质档案管理人才匮乏。在职业院校的档案管理工作中, 人员的专业能力和综合素质在很大程度上影响着档案管理工作效率和质量。当前职业院校的档案管理工作人员, 专业水平高低不均, 职业素养差别也十分明显, 在工作过程中很难发挥出人工管理的优势, 大大消耗了职业院校档案管理的工作资源, 影响了职业院校档案管理工作的整体发展。
二、创新职业院校档案管理工作的方法
创新职业院校档案管理工作, 不仅能够提高档案管理的整体工作效率, 有利于档案管理体系的自身加速发展, 还能通过对档案管理工作体系的不断完善, 加快建立完整有效的现代化职业院校管理机制, 提升职业院校的整体管理水平和发展潜能。
(一) 建立现代化职业院校档案管理工作运行机制。建立现代化职业院校档案管理工作运行机制, 要始终围绕规范化和标准化两个主题。在制定过程中, 要深入实际, 考察自身档案管理工作的现实需要, 针对本校档案管理工作的重点发展方向做出调整。不仅如此, 要加强对整体运行机制的落实, 强化管理人员的责任意识, 帮助其充分意识到档案管理工作的重要性, 促使其认真完成档案管理工作的各个流程, 促使职业院校的档案管理工作效率最大化提升。
(二) 结合数字网络革新职业院校档案管理设备。数字网络和电子技术的应用, 为职业院校档案管理带来的是更及时的档案查找, 更精确的档案内容。这其中增加的时效性与精确性意味着档案价值的整体提升, 也意味着职业院校档案管理体系的现代化发展。在创新档案管理工作的过程中, 要积极革新管理设备, 充分利用现代科技便捷化、精确化档案管理工作, 例如使用数据库和大数据网络等, 对档案进行系统的、全面的组合整理;利用数字检索技术更新档案查找系统, 强化档案查找的时效性和有效性, 推动整个职业院校档案管理系统沿着标准化、数字化、现代化的道路发展。
(三) 培养专业的高素质档案管理人才。要对职业院校档案管理工作人员定期进行专业技能培训和职业素养检查, 要时刻刺激其保持档案管理工作的责任意识, 不断强化其专业能力, 达到人员配比利用效率的最大化。不仅如此, 还要主动组织管理人员参加数字化技术设备学习, 全面实现人机协同的职业院校档案管理体系, 向实现高效率、高回报的现代职业院校档案管理方向迈进。
三、结语
创建现代化的档案管理工作是对学校管理工作的一项创新, 它能够提高学校管理工作的效率, 提升档案管理工作的质量, 对职业院校管理方面的建设有着很大的促进。因此要想改变管理体系, 提升管理效率, 就要从创新方法着手, 贯彻落实档案管理的责任分工, 顺应时代发展得潮流趋势, 积极使用先进技术完善原有的设备, 确保工作质量的同时又能保证档案管理的工作效率, 以此满足新时期职业院校档案管理工作的发展需要, 实现职业院校整体管理体系的创新建设。
摘要：作为职业院校日常管理工作的重要内容, 档案管理工作的创新发展是将职业院校整体管理水平推向新的发展高度的重要举措, 是实现现代化职业院校管理体系的重要途径。本文对当前的职业院校档案管理中出现的具体问题进行研究, 并就此提出对职业院校在档案管理方面的建议和处理问题的办法, 以此来推动职业院校在档案管理工作上的新思考和新的创新方案, 发挥其对于建立现代化职业院校管理体系的积极作用。
关键词：职业院校,档案管理,创新
参考文献
[1] 陈艺娟.职业院校档案安全保障体系浅议[J].档案管理, 2012 (2) .
[2] 陈艺娟.对职业院校档案信息化建设的思考[J].科技情报开发与经济, 2012 (13) .