第一篇:行政前台工作职责表
前台工作内容检视表
前台工作内容检视表
检视日期: 部门 考核项目 指标名称 被检视人 衡量标准
1、公司文件收发按流程办理;
2、公司文件的草拟、打印、复 印、发送工作能出色完成
3、办公用品的签收及发放及时
检视人 评分标准 5 10 5 5 5 10 5 10 5 10 5 5 5 5 5 5 得分
文秘工作
4、报纸、邮件、传真、快递及 时领取和发放
5、日常单据的领用及登记编号
6、按要求提交计划、实施结果, 并能按照计划有步骤的完成,且 得取得有价值的成果
工作业绩
7、其他临时工作安排
1、电话接听、转接及时,用语 委婉,准确无误的传达电话信 息;
2、及时更新联络清单。
总机工作
接待工作
来客来宾的接待,做到举止大 方,用语礼貌,态度热情
1、办公设备检查及维护
其他事项
2、前台及公共区卫生整洁
3、饮用水的充足供用
出勤 行为 工作责任心
按时出勤,无迟到、早退、缺岗 现象。 工作有强烈的责任心,积极对工 作行为和结果负责。
工作主动性 主动协助同事能出色完成工作 合计
考核总分达 90 分以上为合格。
第二篇:行政前台工作职责
一、行政前台接待
1. 接待来访者
接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据情况判断是否需要通知公司相关人员进行接待。若有正当访问理由或已预约,应快速联络相关人,请来访者到会客厅等候,并给客人倒水或饮料。若访问对象是集团总裁或其他高管,应向其秘书确认约见时间,并通知其接待。
2. 接待咨询者
若有业务咨询者来访,应及时请业务部门的助理或客服部的人员来协助接待。
3. 接听电话
接听电话时,应先说“您好,xx集团”。接听电话时使用文明礼貌用语,并记录电话信息及时转告相关人员(注:不可随意将集团总裁或其他高管的联系电话透漏给他人)。
4. 接待推销人员
上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作。
二、信件及报刊杂志转交
收到信件及报刊杂志时,应快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或转交其秘书接收。
三、快递管理
1. 接待快递员
熟悉目前与公司有业务往来的快递公司,及时更新快递公司联系人及其联络方式,并热情接待每日前来送、取件的快递员。
2. 转交快递
收到快递时,快速、仔细辨认收件人或收件单位,并及时通知收件人前来领取,并做好签收登记。若收件人是集团总裁或其他高管,应尽快送至其办公室或通知其秘书前来领取。
四、会务工作
1. 会议前准备工作
主动关注会议信息,向组织者或组织部门了解会议相关情况,及时记录准备工作内容,并积极协助;协助保洁工人做好会议室准备工作;协助会议组织者做好会议通知等工作。
2. 会议中服务工作
维护会议室外环境安静,根据会议组织者要求,适时为与会者准备茶水饮料,并随时待命,协助做好其他会务工作。
3. 会议后完善工作
负责检查和关闭会议室电子设备及电器;协助保洁工人整理会议室,协助会议组织者做好会后完善工作。
五、行政前台日常事务
1.前台电源管理
每日下午下班后,须将前台电子仪器电源全部关闭后方可下班。
2.公司钥匙管理
前台备有会议室钥匙及个别办公室钥匙,前台应妥善保管以备使用。
3.茶水间管理
咖啡机固定清洗(一般一周清洗一次),及协助保洁人员保持茶水台周边环境的清洁。 4.厨房间管理
餐具用品和烹饪工具清洗、清理、消毒,及每餐厨房卫生的清洁等工作的监督。
第三篇:行政前台工作职责
一、日常接待
1. 接待来访者:接待不明目的的来访者,先问清对方来访原因,根据原因来看来者是否是无关人员,还是需要找公司相关人员再进行接待。
2. 接待咨询者,若有咨询者来访,应及时请实验室或办公室相关工作人员来协助接待。
3. 接听转接电话:前台是总机电话,一般电话拨入后都需转接其他分机,根据通讯录的分机号码,准确的进行电话转接;接听咨询电话,若在前台接到咨询电话,如对方不明确自己的咨询顾问是谁,直接将电话转接至相关部门助理处。
4. 接待推销人员:上班时间若有其他公司的推销人员上门推销,应婉转拒绝,告知上班时间在公司推销,会影响他人工作,若有员工需要他们的服务,告知相关部门员工直接与其对接。
5. 面试人员:请面试人员在前台处填写面试人员资料表,并带领其前往会议室等待,通知办公室主任或相关部门领导进行面试。
6. 接待频繁往来的相关人员:
a) 快递,公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
b) 物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作;
c) 送水公司,关注公司各处饮水机水量情况,及时联系送水,每次接待时只需要在送水公司的卡片上写清送水“xx”桶,拿走空桶“xx”个即可。每月月底结账,填写请款单提交办公室主任,向财务申请费用支付。同时关注公司饮水机是否正常,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
二、办公用品管理
1. 盘库:每月23-25日对库存的办公用品进行全面盘点,制作“办公用品库存统计表”提交办公室主任审查。若有用品数量不足或已领用完,即时上报,进行补充;
2. 购买:每月25-28日通知公司各部门提交下月所需的办公用品清单,统计出“购买清单”后报办公室主任审批。批准后,联系办公用品供应商送货;
3. 领用:员工领用所需办公用品时,让其填写“办公用品领用表”并签字,然后给予发放;
4. 结算:每月底联系办公用品供应商提供本月未结货款清单及发票,确认无误后,填写支出单,报财务人员审批后通知供应商前往领款。
三、日常事务
1. 保证行政电子设备的正常使用,包括:扫描仪、传真机、复印机等,若机器出现故障,及时联系供应商解决问题;
2. 每月15日左右统计公司提供话费补助的员工名单,并将名单与话费总数报于办公室主任审核。领款后,前往移动和联通营业大厅购买充值卡,并开具发票。将充值卡发放给相关员工,并要求其签字确认;
3. 每月定期统计公司所有人员通讯信息,更新员工通讯录,公司若有新进或离职员工,都应在2-3个工作日内制作新的通讯录,发送至每位员工邮箱中;
4. 名片的申请与制作:当公司部门有印制名片需求时,需要其填写“名片申请单”,并提供名片相关信息。确认名片信息后,将信息发送给供应商,通知其排版印刷,电子版确认无误后印刷,后交于名片申请人;
5. 每周一定时查看公司信箱,将信件发放至员工手中;
6. 公司备用门卡的管理,前台应妥善保管备用钥匙以备公司同仁有紧急情况时使用;
7. 公司有人员招聘时,协助人事部门电话通知应聘人员各项事宜;
8. 收发传真,协助各部门员工收发业务传真;
9. 协助办公室主任组织协调公司内部活动,如员工生日会、公司集体活动、拓展等业务的联系、通知、协调事宜。
10. 新员工入职时,提供入职表格、欢迎信、办公用品、公司通讯录等,并收取新员工的个人身份证明(身份证、学历学位证、户口本、照片)的复印件,提交办公室主任整理归档。
11. 积极配合公司的市场宣传活动,做好后勤保障工作。
四、接待工作
1. 接待前准备工作
a) 来客人数确认:会议前向相关负责人确认来客人数,为布置会议室及订餐做准备;
b) 会议室桌椅布置:在开会前将会议室的桌面收拾整洁,会议椅归位;
c) 茶水及点心:会议前准备好茶、热水及杯子,等来客就位后逐个送茶;接待贵客时,应提前准备必要的水果及点心供开会人员食用;
d) 相机:准备公司相机,为来客拍照留念所用。
e) 订餐:向会议负责人确认是否需要订餐,如需订餐应确认就餐人数后,电话联系餐厅预订包房;
f) 预订酒店:如需为来客预订酒店,确认主客姓名后,电话联系锦江富园大酒店预订房间,预订成功后向办公室主任汇报确认。
2. 会议中服务工作
a) 为开会人员添加茶水;
b) 按照领导要求提供会议支持;
c) 安排专人负责会议中的摄像工作;
3. 会议后完善工作
a) 组织来客及公司领导合影留念,并将照片发至来访者邮箱内或作为贺卡发送。
b) 如遇重要客户来访,应及时将会议相片资料上传至公司网站内。
c) 会议后的清理工作:将剩余茶水及茶杯清理干净,未食用的点心整理归入茶点处,以备公司员工食用;
d) 会议后器材的归库:会议后器材应及时归库,将相机及其他器材放回原处;
第四篇:行政前台工作细则
1、上班时间必须在岗。
1.1.如需外出,经直接领导批准可离岗。
1.2.外出期间,由直接领导安排前台人员,必须保证前台无空岗。
1.3.如无法安排人员,前台接待人员不得外出。
1.4.私事一般不得离岗。
2、每天早到晚走。
2.1.鉴于行政前台的工作性质,前台人员须保证每天早于正常上班时间到岗,晚于正常下班时间下班。
3、前台及大厅的清洁工作。
3.1.包括公司大厅、前台及附属两张办公椅的清洁卫生,必须保持整洁、干净,无灰尘、无污渍。
3.2.除公司个人茶杯、基本办公物品外,前台不得放置任何物品。不得堆放食物、杂物。
3.3.前台只能由接持人员坐,公司人员不得聚在前台闲聊,如有公务需探讨可进入前台,时间不宜过长。
3.4.协助保洁人员做好前台的清洁工作。
4、接待来访客人。
4.1.公司有来访客人,前台接待必须起身微笑相迎,说礼貌用语, 1
询问客人来访意图,并指引其填写访客登记簿。
4.2.来客提出要找公司员工时,前台接待应先问有无预约。并请来客做好登记,再打电话致要找的员工,询问是否带进。
4.3.如来客不听要求,想要硬闯办公室,呼叫秩序维护员协助拦截。如事态紧急,可呼公司员工协助。
4.4.客人离开时,请客人再登记,并微笑致意,“欢迎下次再来”。
5、接待频繁往来的相关人员。
5.1.做好公司往来信件、快递。报纸等收发工作。公司内部不论发件或者寄件,均以电话通知相关员工至前台处进行处理,不能让快递员直接进入公司实验室内部。
5.2.物业公司,公司内部的水电维修、物业规定的各项活动的联系工作。
5.3.送水公司,工作主要包括及时联系送水,如有异常及时通知饮水公司进行维修。
6、电话接听及转接。
6.1.来电人提出要求,须记录的必须及时记下。如需转达他人的,需记下来电时间、来电人姓名、事由、相关事项。
6.2.接电话不得先于来电人挂机。
7、电费统计表的录入。
7.1.每日上班前下班后至地下车库抄写电表示数并及时录入电费统计表。
7.2.定期将电费统计表发至经理邮箱。
8、网络视频监控。
8.1随时注意网络视频的监控,尤其是各重要通道处。
8.2发现异常及时联系相关人员前往处理。
9、前台人员的礼仪。
9.1.仪表妆容、行为举止礼仪。
9.1.1上班时穿着得体,妆扮适当。
①上班应摘除多余的饰物,不梳披肩发型,不得浓妆艳抹,时刻保持整洁、规范。
②自觉佩带好工牌。
9.1.2面带笑容,保持开朗心态。
9.1.3保持唇部润泽,口气清新,以适合近距离交谈。
9.1.4保持良好的站、坐、走姿。
①站时挺胸收腹沉肩。
②坐时不得前仰后靠、摇头晃脑、东张西望。
③走时水平向前,平稳适中,如无紧急情况,不得在公司内奔跑。
9.2.日常接待礼仪。
9.2.1迎客礼仪。
①宾客进门后,接待人员应主动起立并热情地说“您好/早上好/下午好,请问有什么可以帮到您?”/“请问您找哪位?”②要配以微笑和恰当的肢体语言,不得毫无反应或语气冷淡。
9.2.2引导礼仪。
①引领客人时,应用“请跟我来”、“这边请”、“里边请”等礼貌用语。
②为宾客引路时,应走在宾客的左前方,距离保持2-3步,随着客人的步伐轻松地前进。
③如需要把宾客引导到楼上,如宾客不熟悉怎么走,服务接待员要先行上楼在前引导,如宾客知道怎么走,可以请其先上楼,并保持适当距离。下楼时候,要请宾客先下。
④遇拐弯或台阶处,要回头向客人示意说“请当心”。
9.2.3应答礼仪。
① 应答宾客的询问时要起身站立说话,思想要集中,不能心不在焉。
②交谈过程中要始终保持面带笑容、亲切热情,不能表情冷漠或垂头丧气,必要时还需借助表情和手势沟通来加深理解。 ③ 如果宾客的语速过快或含糊不清,可以说“对不起,请您说慢一点”或“对不起,请您再说一遍好吗?”,绝不能表现出不耐烦的神色,以免造成不必要的误会。
④ 对于一时回答不了或回答不清的问题,可先向宾客致歉,待查询或请示后再向问询者作答,凡答应宾客随后作答之事,届时一定要守信。
⑤ 回答宾客问题时还要做到语气婉转,口齿清晰、语调柔和、声音大小适中。遇到多人问询时,要从容不迫的一一作答。 ⑥ 对宾客的合理要求要尽量迅速作出答复;对宾客的过分或无理要求要能沉住气,婉言拒绝,可以说“恐怕不行吧”,“很抱歉,我们无法满足您的这种要求”,“这件事我需要去同领导商量一下”等,要时时处处表现出热情、有教养、有风度。
9.2.4 送客礼仪。
①客户告辞时,应主动起身送至门口,并说:“再见/您慢走/欢迎再来。”
9.3.电话接听礼仪。
9.3.1接电话时的声音要不急不慢,始终保持轻松、愉悦的声调。
9.3.2接电话中,注意力要集中,勤说“请问”、“对不起”、“请稍等”之类的谦词。
9.3.3在电话铃响的第
二、第三声的时候接起电话。接起电话首先要说“您好,XX公司”,忌以“喂”开头。如果因故迟接,要向来电者说“对不起,让您久等了”。
9.3.4如果是广告、变相广告之类的电话,应该用礼貌的借
口挡驾,或者转到相关部门处理。
第五篇:行政前台工作交接
行政前台工作计划
每天必做事宜:
◇ 早上来公司,开门窗(包括总经理办公室、楼道等);检查办公室员工是否有佩戴工牌;◇ 保持前台周围环境、台面清洁,物品摆放整齐;
◇ 下班时检查办公区域电脑、空调、门窗是否有关好;
每天不定期事宜:
◇ 监督办公区域的环境卫生及盆景的管理;
◇ 接听电话及信息的传达;
◇ 收发快递、单据整理、存档、收发传真、复印文件;
◇ 办公用品的发放、登记、申请购买;
◇ 处理前台其他大小事宜;
◇ 来访客人接待,通知相关同事会客;
◇ 饮用水管理,及时叫水;
◇ 各类打印机、传真机加粉、换硒鼓、维修等
◇ 名片印刷;
◇ 手机卡管理与发放;
每月必做事宜:
◇ 快递公司每月单据整理、录入表格、统计费用,账单核对、确认无误、经各部门经理签名后拿
给财务;(单据统计应在每月的1—5号完成)
◇ 每月填写各类付款申请;(每月收到付款通知后写付款单)
每季度必做事宜:
◇ 每个季度盘点一次文具,填写文具采购申请单;
◇ 每个季度盘点一次固定资产,损坏的要做好记录。