人事档案是体现人才根本信息的关键平台和载体, 同样也是评定人才的重要依据, 由于人事档案中包含了多项信息, 通过对其进行正确的收集和整理, 有效保证了人事档案管理的科学化、规范化, 因此, 对人事档案材料进行相应的收集和整理是人事管理工作中最为基础且重要的一项工作, 对于提升档案管理具有非常重要的意义。
一、人事档案材料在收集和整理过程中存在的问题分析
(一) 不具备良好的档案管理意识。就我国目前实际情况来看, 人才的档案信息都会有专门的人员负责, 由人事管理部门进行统一管理, 而对于个人来说, 在日常工作过程中, 其本身不能直接接触到自身的档案材料, 再加上我国对于档案管理的重要性宣传力度不足, 使得大部分人群未意识到档案材料对自己的重要性。这样一来, 由于在工作与学习中, 没有给予档案管理足够的重视, 需要及时进行处理和存放的档案资料不能进行正常保存, 致使对个人的实际情况不能作出正确且有效地判断。由于缺乏人事档案管理的意识导致相应群众的个人档案材料不能对其做出相应的评价, 并且也会对人才评价和有效管理造成一定的影响和限制, 使得相关部门的工作也受到干扰, 不能在第一时间内准确客观地对个人信息进行统计, 从而给今后档案信息的发展带来不利的影响。
(二) 收集和整理方式仍需加强。随着科学水平的逐渐提升, 使得计算机技术、互联网技术的应用范围在不断扩大, 例如, 教育学历信息领域、个人身份信息领域等, 都使用了信息化管理的方式。然而, 我国现阶段的人事档案管理水平长时间得不到提升和完善, 究其根本原因, 就是档案管理工作依然使用传统方式进行管理。虽然信息化技术应用范围广泛, 但真正落到实处还是受到一定限制, 因此人事档案材料管理水平的提升受到了制约和影响。而在现阶段人事资料管理和收集过程中还是使用纸质载体进行保存, 这样一来不仅是给档案检索带来一定困难, 使得收集和管理的工作效率长时间的得不到提升, 使得档案材料管理和收集工作不能正常进行。
二、完善人事档案材料收集和整理的有效途径
(一) 提升档案管理意识。我国现阶段人事管理工作重要性意识不强的现象给人事档案管理带来的诸多不便, 要使用有效措施和途径提升公众对档案管理方面的意识。首先, 要加强对人事档案宣传工作的力度, 通过媒体提升对档案管理的重要性的宣传, 使社会上的公众更加了解人事档案, 从而使其能够更加重视人事档案管理工作。其次, 还要在高校内设置相应的档案管理课程。这是因为只有让学生认识到档案管理的重要性, 熟悉其相关的工作程序, 使学生在步入社会以后还能对人事档案进行关注, 并且及时将档案递交给有关部门, 补充其个人信息。此外, 通过有关的宣传和相应课程的设置, 进而提高社会公众对人事档案的重视, 推动人事档案管理工作质量的有效提升。
(二) 构建信息化的收集和整体档案材料系统。随着科技水平的发展, 我国档案管理的最终目的是实现档案材料管理的信息化以及无纸化, 因为只有这样才能保证其工作效率稳定地提升和发展。在收集和整理人事档案的时候, 一定要了解现在认识档案的实际管理状况, 然后应用分阶段方法对工作进行开发。其一, 应该收集人事档案的系统和整理人事档案的辅助系统进行开发, 应用计算机系统来帮助人事档案的管理人员对资料进行收集和整理, 利用此系统可以准确地了解有关公民的实际学习情况和工作状况, 针对那些未及时提供人事档案的人员, 给予相应的提醒, 促使人事档案部门顺利地实施材料收集以及管理工作。其二, 在由计算机系统来收集和整理人事档案资料的同时, 还应该开发与公民信息相互联系的系统, 使公民的身份信息以及学历认证等系统可以得到相应的开发, 进而使人事档案管理可以实现信息化, 利用有关的信息系统可以对人事档案材料进行自动的收集和整理, 使公民的人事档案变得更加充实。
三、结论
总而言之, 对人事档案材料有效、良好的收集和整理, 能够保证人事档案管理工作有效地开展和进行, 不仅可以为档案信息的检索和翻阅提供方便, 还能有效保管好人事档案, 帮助有关部门做好相应的统计工作。虽然现阶段我国档案管理中还有一定的不足, 但是通过有效完善措施能够推动人事档案管理良好地发展。
摘要：随着社会的发展, 对于人才要求的进一步提升, 使得人事档案管理的重要作用逐渐突显出来, 但是现阶段人事档案管理中还存在一定的问题, 需要完善和改进。本文对人事档案材料在收集和管理方面上存在的不足进行了分析, 并提出相应的解决方案, 希望能够推动人事档案管理工作的开展和进步。
关键词：人事档案,收集,整理
参考文献
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