保密工作是档案管理工作中一项比较重要的环节, 档案既是国家历史的储备, 也是国家各个方面信息资源的整合, 因此对国家安全而言有着重大的作用。科学正确地处理好档案资料与保密工作中的几种关系是档案工作者终身需要研究的课题, 本文中所研究的几种关系主要指得是:其一, 处理好重点以及非重点之间的关系;其二, 处理好死与活之间的转化关系;其三, 处理好纸质档案与电子档案之间的关系;其四, 处理好制度与措施之间的关系。
(一) 处理好重点以及非重点之间的关系。一般来说, 一些比较好的措施与制度需要档案工作的相关人员去依法遵守, 按照相关的规章制度办事。在日常的工作当中, 档案保密工作需要有意识地突出其重点, 对一些不怎么突出的问题可以部分忽略。由于当前的市场经济竞争激烈, 改革开放的脚步越来越快, 所以在一定程度上开拓了档案保密工作的相关领域, 这其中尤以不断扩大的外交活动以及档案信息的交流为主要代表。部分档案保密工作人员对于重点与非重点摸不着头脑, 因此出现了摸着石头过河的现象。而本文中所说的处理好重点以及非重点之间的关系, 其中重点主要说得是在涉及到重要的机关部门以及档案利用者等。档案工作部门需要正确地处理好重要领导干部、非要害部门以及一般部门之间的关系, 重点保护接触密级比较高的涉密人员以及重要岗位上的工作人员。只有将上述人员的安全保密工作做好, 才能够有效保证档案资料的安全使用, 以期能够为市场经济做更长远的打算。
(二) 处理好死与活之间的转化关系。为了更好地利用档案资料中的相关内容, 并且让档案资料在保密的基础上进行效益最大化地利用, 让档案工作者能够将涉及档案保密的相关工作有法可依, 我国出台了一系列的“保密法”, 保障档案资料中的相关内容以及档案工作者的合法权益。我国将档案资料分为以下3个等级:其一, 秘密等级;其二, 机密等级;其三, 绝密等级。另外一个方面来看, 我国的“保密法”中有一些特殊规定, 秘密等级的档案保密期限≤10年, 机密等级的档案保密期限≤20年, 绝密等级的档案保密期限≤30年。被保密的档案资料一旦到了保密的时间就会失去其价值, 因此也不再受相关法律的保护可以进行解密, 上述所说的这部分档案便集中体现了死与活之间的转化关系。在实际操作过程中, 相关保密工作者需要面临“定密不解密”以及“一密定终身”等情况, 在此过程中, 相关档案资料保密工作者不仅仅加大了新的档案信息的利用与开发, 也加大了档案工作的成本。从上述角度来看, 档案保密工作者需要按照法律的相关规定严格控制好自己所管理的保密档案, 对相关期限也要进行更大程度的保密, 以便及时地处理好死与活之间的转化关系。在确定好哪些档案工作是“死”以及哪些档案工作是“活”的情况下充分地利用好保密档案, 使其发挥出最大的作用。
(三) 处理好纸质档案与电子档案之间的关系。随着计算机技术的发展以及办公自动化的普及, 档案的载体也发生了一系列的变化, 电子档案是后来居上, 与纸质档案的载体处于一样的重要地位。因此, 从上述现象来看, 档案管理进入了纸质档案与电子档案并驾齐驱的阶段。电子档案具有以下4个方面的特点:其一, 信息存储的高密度性;其二, 信息共享性;其三, 载体多样性;其四, 不可识别性。上述4个方面的特点使得相关档案资料利用起来非常快捷, 但是唯一不足的是在可靠性以及真实性方面存在很大的风险, 因此显示出纸质档案的重要作用。档案工作人员不仅仅要跟上时代的发展潮流, 也需要严格管理好纸质档案资料, 在提高计算机网络保密技能的基础上, 完善相关保密管理机制, 这其中尤其对U盘以及移动硬盘等计算机媒介所涉及到的相关保密文件进行重点管理与保护。对上述档案载体的保管、清理以及归档建设等定期进行监督检查, 让纸质档案与电子档案两者能够取长补短, 提高总体的服务度。
(四) 处理好制度与措施之间的关系。完善的管理措施以及科学合理的管理制度是相关档案保密工作者的重要支撑与保障, 一旦相关制度没有得到及时的完善, 就不能够将相关制度有效地落实好;从另外一个角度来看, 有完善的管理措施而没有科学合理的管理制度就会降低执行力, 缺乏可依靠的相关依据, 只有将完善的管理措施以及科学合理的管理制度两者相互结合起来才能够取得最大的效果。根据笔者所在的单位档案管理来看, 建立了比较完善的档案保管以及归档制度, 使得档案的相关工作有章可循。另外, 在相关管理制度的基础上还指定负责人对档案借阅以及销毁等管理工作进行考核, 档案工作的领导成立了一个专门定期检查档案工作的队伍, 将各项工作开展得如火如荼。
摘要：档案的保密工作既关系到了个人隐私以及商业机密, 也关系到了国家安全问题, 尤其是机关档案的相关保密工作更是重中之重。对于档案工作者而言, 做好档案的保密工作是其基本做事原则。因此, 笔者将根据相关工作经验, 就档案的保密工作需要处理的几种关系进行深入浅出地分析研究, 以期能够给档案管理者一些可供参考的意见。
关键词：档案保密工作,几种关系,档案工作者
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