1选用教材和信例
选用教材为“外贸英语函电” (王乃彦主编, 中国商务出版社2005年6月第2版) ;分析信例选自河北外国语职业学院国际商务系2007级商务英语专业5个班。
2外贸英语函电的写作原则
从事外贸英语函电写作时, 为了达到有效沟通的目的, 有必要了解“7C”写作原则:清楚 (Clarity) 、简洁 (Conciseness) 、正确 (Correctness) 、具体 (Concreteness) 、礼貌 (Courtesy) 、体谅 (Consideration) 和完整 (Completeness) 。
(1) 清楚。商务信函应使读者一目了然, 没有晦涩难懂或容易产生误解之处。在确定了所要写的内容后, 选择使用简短、熟悉和口语化的词语, 构建简单、有效的句子和段落来清楚地表达目的, 避免使用产生歧义或意义不明确的词汇。如有需要, 可以使用样例、插图以及其它在视觉上有助于理解的东西。
(2) 简洁。所谓简洁, 就是指要言简意赅地表达所需表达的意思, 同时又无损于书信的完整和礼貌。在书写英文商务信函时, 要摒弃那些陈旧的商业术语, 做到简洁明了。通过去掉不必要的词和冗长的句子, 保留有效、简洁的事实信息, 就可以把最重要的信息呈现给对方。
(3) 正确。商务信函必须写得正确, 因为其牵涉到双方的权利和义务, 而且它还是商业单据的凭证。正确的商务信函不仅表现为语法恰当、标点符号和词汇拼写正确, 还要求叙述正确、提供的事实和数据无误、写作格式规范、技巧运用恰当以及商业术语正确。
(4) 具体。商务信函必须写得生动、具体和明确, 要避免采用模糊、大概和抽象的词语和语句。在写商务信函的过程中, 应尽量运用具体的事实和数字, 选择形象的及通过想象所创造的字和词句, 一般使用主动语态来陈述内容。
(5) 礼貌。礼貌在商务信函中有其特殊而丰富的内涵。一封礼貌的信函可以加深与目前客户的业务关系, 也有助于结交新的业务伙伴。在商务信函的写作过程中, 及时是礼貌之首。此外, 在撰写商务信函时, 应避免使用可能激怒、伤害对方的言辞或语气, 语调上尽可能站在客户的立场上, 考虑到对方的意愿和背景, 做到互惠互利。
(6) 体谅。体谅对发信人和收信人之间保持进一步联系至关重要。发言人应尽可能从收信人的立场来考虑问题, 在分析对方如何理解信息的基础上, 提供其所需要的信息。简言之, 体谅就是做到为对方着想, 移情于对方, 在人性层面上来理解对方。此外, 体谅意味着要坚持用肯定而非否定的态度。
(7) 完整。商务信函必须力求完整, 要包括写信人希望收信人做出积极反应的一切情况, 或是回答来信所提出的全部问题和要求。一封完整的商务信函不仅可能会带来预期的结果, 还可能建立起更好的商务关系。
3典型错例分析
3.1违背“清楚”的原则
“Prior to the conclusion of the first transaction between us.”误解成“在我们第一次业务终结之前。” (应为“在我们之间达成第一笔交易之前。”) (建立业务关系作业, 教材第25页)
3.2违背“简洁”的原则
“你方7月1日函悉。”译为“We acknowledge with thanks the receipt of your letter of July 1st.” (译文可更简洁表达为“Thank you for your letter of July 1st.”) (还盘作业, 教材第114页)
3.3违背“正确”的原则
“我们最多只能做到把原报价的价格减去5%。”写成“The best we can do is to make a reduction of 2%in our originally quoted price.” (其中5%误写成2%。应为“The best we can do is to reduce our original quotation by 5%.”) (还盘作业, 教材第114页)
3.4违背“具体”的原则
“感谢你方5月8日来函, 获悉你方客户急需标题商品。”写成“We thank you for your letter of May 8th, from which we learn that you need the captioned goods badly.” (原文的“你方客户”在译文中仅表达为“你方”, 所指方面不具体。应为“We thank you for your letter of May 8th, from which we learn that your client is in urgent need of the captioned goods.”) (报盘作业, 教材第62页)
3.5违背“礼貌”的原则
“请报最优惠价, 注明原产地、包装、详细规格、可供数量和最早船期。”生硬地表达成“You are requested to make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment.” (“Would you please make us the most favorable offer, stating origin, packing, detailed specifications, quantity suppliable and the earliest time of shipment?”更加客气有礼) (询盘作业, 教材第67页)
3.6违背“体谅”的原则
“你方必须降价2%, 否则没有成交的可能。”译文传递否定信息:“You must reduce your price by 2%;otherwise there will be no possibility of business.” (肯定表达效果更好:“Should you reduce your price by2%, we can conclude the business with you.) (还盘作业, 教材第104页)
3.7违背“完整”的原则
装运通知中说明“兹随函附寄全套单证副本”, 然而信尾遗漏必要信息“附件:如文”。 (装运作业, 教材第219页)
4错因分析
尽管外贸函电写作错误产生的原因各不相同, 但除了少数学生英语语言基础较差以外, 主要原因可归结如下。
4.1没有养成勤动手的积极学习态度
对待问题“想当然”, 懒于亲自动手解决, 容易产生错误。以一篇询盘信作业为例 (教材第45页) , 有学生把消息来源的《商业周刊》误写成《Business Weekly》 (英文中没有汉语的书名号) 。这个问题十分容易解决, 学生人人都有的《牛津高阶英汉双解词典》附录3“标点符号用法”说明:斜体字可用以表示书籍、报刊、戏剧、电影、绘画等的名称。然后搜索因特网可获知《商业周刊》的主页网址为:http://www.businessweek.com/。综合以上二方面考虑, 《商业周刊》的英文刊名应正确表达为Business Week (斜体) 。在另一篇报盘信作业中 (教材第62页) , 少数学生误以为“公厘”这个旧时长度计量单位是厘米 (实为毫米, 造成了十倍误差) , 但只需查一查“现代汉语词典”或利用“百度知道”在线搜索就可知其实所指应为毫米。
4.2没有养成严谨的外贸业务工作态度
对外贸易要求业务人员持严谨的工作态度。时间 (年、月、日) 、数量、重量、货币、金额、规格等方面决不允许出现任何误差, 否则不仅可能影响成交和执行合同, 甚至可能遭受严重损失, “差之毫厘, 谬以千里”。学生在上述方面犯错的原因很难归结为知识或技能方面, 只能说明态度不够严谨。
4.3缺少理论联系实践
学生在接触学习相关外贸英语函电理论知识之初, 在新授课上学习的专业术语、专业信函格式和结构等往往是陌生的。当初次运用相关理论知识去解决实践问题时, 因缺少足够必要训练, 理论知识尚未充分转化成实用技能, 容易因生疏而违反外贸函电的写作原则, 难免犯各类写作错误。
5教学建议
5.1注重培养学生端正、严谨的学习态度
基于目标导向的教学设计理论要求教师明确每节课的教学目标:知识目标、技能目标、态度目标。确立教学目标后, 要根据知识学习、技能形成、态度养成以及能力整合的条件和过程, 去分析教学内容。最后在制定教学程序时提供学习指导:知识学习、技能学习、态度学习。由此可见, 态度养成是和知识学习、技能形成同等重要的。对于非知识或技能原因导致的学习问题, 只能解释成态度问题。这就要求教师积极引导学生养成端正、严谨的学习态度。“态度决定一切”, 只要态度端正了, 知识学习和技能训练也必将进步。
5.2强调理论联系实践, 加强实训练习
外贸英语函电是一门实践性非常强的专业技能课程, 只有通过大量的实训练习, 才能将理论知识转化为实用技能。在实践中犯错才能暴露问题所在, 才能检验是否真正掌握了理论知识, 这正是学习进步必不可少的过程。通过高强度的实训教学, 学生在老师的指导下, 在外贸函电模拟仿真环境中, 运用理论知识去分析和解决实际业务问题, 理论和实践有机结合, 使课堂教学具有指导性和实践性, 全面提高学生的外贸函电写作技能, 真正做到“教、学、做”的统一。
5.3课上典型错例分析和课下单独辅导相结合
针对学生在外贸函电写作练习中暴露出来的普遍性错误, 教师要在课堂上引导学生集体做典型错例分析, 注意解决“是什么”、“为什么”和“怎么办”这三个问题:指出全班多数学生存在的共性错误, 分析这些错误产生的原因, 研究如何避免重复犯同一类错误的办法。另一方面, 学生之间是存在个体差异的, 解决了共性问题, 难免仍然存在个别问题。这就要求教师课上典型错例分析和课下单独辅导相结合, 采取一对一单独辅导的办法, 指出个别学生在作业中产生的个别写作问题:拼写、语法、专业句型、专业术语、函电格式和结构、写作原则等, 分析其犯错的具体原因, 帮助其不断进步提高。
摘要：外贸英语函电的写作要遵循一定的原则。违背这些原则, 就难以彻底达到与国外贸易伙伴有效沟通的目的。本文分析了商务英语专业学生常见的写作错误, 总结了原因, 提出相关建议以利于提高教学质量。
关键词：外贸函电,写作原则,错例分析
参考文献
[1] 赵银德.外贸函电[M].机械工业出版社, 2007.
[2] 王乃彦.外贸英语函电[M].中国商务出版社, 2005.