电子信息技术的发展已然成为常态, 社会各行业部门及单位的办公自动化、网络化也越来越明显, 因而形成了海量的电子文件。和传统纸质档案文件不一样的是电子文件的利用需要经过繁复的编码与解码, 和载体间联系并不紧密。它能够在各种介质间复制、存储, 使用者对于档案信息的利用只需得到许可就行。我们已经不能用传统档案思维去看待电子文件管理, 而是需要以现代化、信息化的方式对电子文件进行档案化管理。
一、电子文件档案代替纸质档案的难点
(一) 无法确保有效性。电子文件需要有可被利用性、可理解性才会有效, 比如信息能识别、存储系统安全等等。要是文件无法识读, 那么文件内容就算很重要也没有保存意义。因为电子文件是通过计算机之类的数字设备来读取, 所以总是会存在因为技术因素而导致打不开、读不出的问题出现, 也失去了利用价值。所以, 技术因素是电子文件有效性的最大障碍。电子文化的传输、处理的有效性提高了, 才能渐渐代替纸质档案文件。
(二) 很难确定真实性与原始性。所谓电子文件真实性就是指电子文件的内容、结构与背景信息通过鉴定后确定和形成时的原始情况相同。电子文件要确保行政有效或者当作法律证据, 那么真实性就是必不可少的。内容的真实性是电子文件作为历史凭证, 具备情报参考价值的基础。人们一般使用原件鉴定的方式鉴定纸质档案的原始性。因为它具有直观性, 鉴定起来也容易。不过, 电子档案内容能够和载体分离, 并被复制到另外的载体上, 内容更改的前后情况难以分清。电子文件档案的修改与删除很容易, 但是却不容易被发现, 存在因非法更改失去真实性的可能。
(三) 不如纸质档案安全。电子文件的使用不会被非授权用户使用或者不被破坏体现得是其安全性, 也就是不会存在泄露危险。电子文件的不安全因素主要体现在形成、存储、查询、利用等方面, 比如保管不当、病毒入侵、设备损坏、黑客攻击等等, 不管哪个问题的发生都足以给电子文件造成无法挽回的后果。
二、电子文件档案化管理的具体思路
(一) 加强电子文件全过程管理机制建设。电子文件从形成到档案的利用, 环节很多, 但是不管在什么地方出现差错, 那么都会影响电子文件的原始性与真实性。因此, 为了确保电子的原始性、真实性、完整性, 需要建立完善的归档制度。比如电子文件形成后需要及时收集, 目的是确保处于分散状态的电子文件的信息不会丢失。另外, 和纸质文件归档不同的是, 电子文件归档无论是从范围、内容还是时间、要求上都需要有明确的规定。归档过程中, 要仔细、全面检查电子文件, 如果和归档要求不符, 则需要有具体的处理方法。电子文件档案对载体的要求十分严格, 相关的保护措施也是不可或缺的, 这样才能不因为载体的问题而损害电子文件的原始性、真实性以及完整性。通过载体转化让电子档案长期保存需要有明确的措施, 这样才能在转换的时候使信息不会遭受损失。并从管理制度上进行科学、严密的规定, 防止各个环节的信息堵塞、失真问题。同时, 对电子文件的全过程管理, 应以电子文件生命周期理论为基础, 加强产生电子文件的“前端控制”, 并进行电子文件的“过程管理”, 这是保障电子文件真实性、完整性和有效性的关键。“前端控制”必须拓展到文件管理系统的设计研制里, “过程管理”必须严格控制每个阶段操作者的权限, 并做到操作留痕。
(二) 确保电子文件信息安全。电子文件的信息存储具有密集性特征, 这对信息的收集、保管、携带、传播、利用来说是一个优势, 不过也隐藏着很大的潜在危害。纸质档案安全性的控制较为容易一些, 就算档案文件损坏或者丢失, 造成的影响也通常只是一部分。但电子文件的损坏或者丢失通常会是瞬间的、毁灭性的。所以, 在归档电子文件时, 应该将一般的电子文件转化成不同平台都可以使用的文本文件格式, 以防止因为技术变革所带来的影响。有的电子文件是特殊格式, 在存储载体中要有相关的浏览软件。如果原件的归档是利用“只写一次式光盘加背书”的方法来制作, 就应该要保证相关的内容信息是原始的。进行归档前, 归档人有责任确保电子文件内容的原始性, 而档案室则负责归档后的电子文件内容的原始性。为了进一步明确职责, 最佳的方式就是双方在不可更改的载体上签字, 并且该光盘的同一处刻录轨迹只可以写入一次, 这就是“只写一次式光盘加背书”。在互联网背景下, 人们可以使用一种安全技术以保障电子文件信息安全, 那就是在确认发件人身份的同时, 也可以进行保密保安全, 这种技术就是“公用密钥数字签名技术。当然, 网络安全检测、数据加密技术、防火墙技术等也是一种有效保证网络安全的技术。具体来说, 要对查询权限密码进行分级设置且不断更改, 一定要加密处理保密信息内容, 尤其是要严格控制信息内容的复制与拷贝工作。系统要全过程对利用进行跟踪监控, 自动记录, 使之成为查证的依据。相关的利用系统必须要有一定容错能力, 防治因操作失误而造成的巨大损失。
值得注意的是, 人们对电子文件档案化过程中的信息安全问题多从技术上重视, 而管理问题却关注较少, 恰恰管理上的漏洞有时甚至比技术问题还严重。所以, 电子文档的信息安全作为系统工程应该从技术、管理两个方面进行全面防范。如果安全保密工作不完善, 那么资源就不能随意共享, 特别是电子文件档案和国家、社会安全等相关, 就需要高度重视安全的监管。也可以通过相关管理制度及工作流程的规范化建设以及相关的技术方法, 标准化、一体化管理电子档案。
(三) 进一步建设电子档案管理队伍。在互联网信息环境下, 如果档案员对于文件的形成、保管不认真介入的话, 文件就极易遗失或者无法被合理鉴定、保存、利用。因此, 档案员一定要不断熟悉现代化信息技术, 在电子信息的制作使用、维护管理过程中能够很好地使用计算机或者现代通信设备, 不然对于电子文件的形成与保管就很难介入, 更遑论合理规划设计电子文件的管理与检索系统。而且也无法做一名优秀的电子文件档案的管理者, 无法确保电子档案的安全、完整性, 无法抵制危害电子档案的行为。因此, 应该不断提高档案员的计算机科学与档案学的综合运用能力, 尤其是能够高效而全面运用这两种学科知识的档案管理人才。但这些人才不能在短时期内就获得, 所以要加强当前档案员的计算机技能培训, 要求他们不断全面了解计算机技术, 并正确地运用到档案管理上。或者着眼于长远期发展, 从高校的档案工程学系挑选、聘用档案工程学人才, 以提高电子档案管理人才的水平。
三、结语
总得来说, 在互联网时代电子文件的档案管理日益成为常态, 也是如今档案管理中一个十分重要的发展方向。它是在信息时代大背景下产生的一种新型的管理模式, 它对于档案管理工作有着非常重要的作用, 所以必须受到我们的高度重视。
摘要：电子文件的管理正在突破传统的纸质文件管理形式, 并在电子信息技术的发展中不断创新变化着, 因而过去的那套档案管理方式已经显得有些不合时宜。所以, 如何针对当前的电子信息技术发展形势, 优化电子文件的档案化管理则成为了亟须解决的问题。本文主要论述电子文件档案在取代纸质档案过程中的难点, 提出相关的管理思路, 希望为电子文件的档案化管理提供有益建议。
关键词：电子文件,档案化,管理思路
参考文献
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