长期以来, 我国高校的文献信息资源的建设基本上采用“图书馆+院系资料室”二级文献保障体系模式, 二者虽然在资源与服务等方面存在着交叉重叠, 但也在推动各学科专业的教学与科研工作方面发挥着不同的优势。随着网络信息技术的不断发展, 传统的院系资料室已经远远不能满足当今高等学校教学改革形势发展的需要, 不能适应高校图书馆新型服务模式与管理的需求。管理分散、结构设置不合理、整体规划缺乏计划性和科学性、服务意识差等因素严重影响着高校图书馆的管理服务质量, 旧的管理体制中存在的不足已经显而易见。
一、内蒙古地区高校资料室现状
(一) 人员
在调查的资料室中, 有个别高校资料室有2个资料员, 其余大部分资料室均为1个资料员, 且大部分兼职院系其他工作。
从资料室人员学历来看, 所调查的资料室中, 博士学历2人, 且所学专业与所在学院专业匹配;具有硕士研究生学历29人, 占人员比例的28.4%;具有本科学历61人, 占人员比例的59.8%;具有专科学历10人, 占人员比例的9.8%。本科学历在当前高校资料室占比最高。
从资料室人员职称结构来看, 没有职称的占人员比例的8%, 初级职称占3%, 中级职称占66%, 副高级职称占8%, 高级职称占5%。从另一个角度来看, 图书系列职称占56.8%, 还包括教师、实验、思政等其他系列, 馆员专业化程度不高。
从资料室人员的专业与所在院系的对口程度来看, 8所高校中, 有3所学校的资料员专业对口程度较高, 分别达到73.7%、75%和80%, 2所学校达到60%以上, 其余3所学校专业对口程度并不理想。通过走访调查发现, 近年来, 各高校越来越注重资料员专业对口匹配, 年轻馆员中专业对口程度较高, 且学历较高。
(二) 管理体制
当前高校院系资料室大体分为院系独立办、与图书馆共办、成为图书馆分馆三种形式。通过调查发现, 资料室的主要形式依然以院系独立办为主, 随着信息化与数字化的不断发展和知识经济时代的到来, 各高校图书馆与资料室也在寻求新的合作形式, 以便实现资源的共享, 提高服务质量。在调查的9所高校中, 有2所学校的个别典型资料室尝试与图书馆共办, 4所学校的一些资料室以成为图书馆分馆, 其中1所学校的资料室全部为图书馆分馆。面对现代图书馆管理方式的变革, 调查中几乎所有的高校都在尝试着资料室改革与创新的探索, 很多资料室在模式上已做出相应调整, 避免经费、资源的浪费, 实现图书资料的共建共享。
(三) 经费
从经费来源看, 各资料室以学校拨付的单一形式为主, 有6个资料室经费除学校拨付外有一部分自筹资金。调查发现, 一些学校对相对非重要专业的资料室没有经费的拨付, 所在学院对这些资料室的经费支持也是捉襟见肘, 一些资料室形同虚设。
从经费投入情况来看, 学校之间、学院之间都存在明显差异。本研究调查的资料室2016年平均经费约15745元, 其中图书平均购置费用占比最大, 约为67.22%, 其次是用于购置期刊的费用, 用于购置报纸的费用最少。
从经费的连续性来看, 102个资料室中, 经费递增的资料室占25.49%, 55.88%的资料室经费处于维持状态。近三年有连续性投入的占50%, 且基本集中在三所高校。学校的重视程度直接影响到资料室的经费及发展。
(四) 资源
从资源的种类来看, 各资料室的资源主要以图书、期刊、报纸为主, 但并不是所有资料室都拥有这三种类型的资源, 缺少报纸的资料室最多。调查结果中, 仅一所高校的9个学院资料室拥有数据库。各资料室图书平均拥有量约为5018册。2016年各资料室平均购置图书约170册, 平均购置期刊约16种, 平均购置报纸约2种。
从整体上看, 资料室的资源采购方式以自采为主, 6所高校的资料室采用资料室提供书目, 由图书馆采购与自采相结合的方式, 1所学校采用资料室自采与图书馆调拨的方式, 也有个别资料室全部由图书馆调拨。
对于书目数据编制, 各资料室的方式不尽相同, 即使同一所学校内资料室的书目数据编目方式也不统一, 主要有自制编目、图书馆集中编目、手工登账三种方式, 有的资料室采取一种编目方式, 有的资料室书目呈现两种编目方式。由于某些原因及局限性, 一些资料室的老旧书目并未与近年的书目统一编目, 资料室之间的自制编目方式也不统一, 书目数据编制缺少规范性与连续性。
(五) 服务
资料室服务内容方面, 各资料室的基本服务项目是浏览、外借和咨询。8所高校中, 除1所不提供外借服务外, 其余资料室的图书都可以外借, 期刊和报纸每个资料室外借的规则及阅览情况有所不同。102个资料室中, 提供服务项目的情况如表1。
由于资料室的资源专业性较强, 资料室的服务对象主要以本院系的师生为主, 其中教师的占比更大。有些资料室对外院系师生开放, 有些不对外, 仅有2个资料室服务校外人员。
对于图书的借阅量, 各资料室之间存在着明显差异。借阅量千次以上的资料室占比约9%, 百次以上的占比约27%, 一部分资料室全年无图书借出。
二、内蒙古地区高校资料室存在的问题
(一) 资料室建设缺乏整体性
长期以来, 高校资料室一直沿用两级管理体制, 学院资料室的建设主要由各个学院自己承担, 由于学科的发展程度不同, 有的院系资料室规模比较大, 但是大多数规模比较小, 资料室的建设缺乏整体规划, 资料室建设没有明确的方案。图书期刊的采购缺少计划性, 针对性和实用性不强, 在满足本院系学科教学科研需求和学生学习需要方面不到位, 对于一些小学科及非重点专业覆盖不够。采购前调研较少, 缺乏藏书系统化及学科长期发展的合理目标, 图书期刊在专业配置、比例及连续性、完整性方面不够完善。
(二) 资金投入缺乏连续性
从高校院系资料室文献购置经费的来源看, 大部分高校没有专门针对资料室的建设提供财政支持, 院系资料室文献资源购置经费主要依靠自筹, 资料室也经常出现经费不到位或者被挪用的情况。由于各学院的发展不平衡, 部分有条件的学院会增加对资料室建设投入, 但投入没有连续性, 而一些学院的资料室的经费仅能维持或逐年下降, 文献资源的连续性和系统性得不到保证。这样就难以做到全面收藏相关的文献资料, 在相当程度上影响着院系资料室应有职能的发挥。另外, 高校图书馆与资料室之间、资料室相互之间缺乏沟通与协调, 存在图书期刊多头采购、交叉重订现象, 形成经费使用上的浪费。
(三) 管理服务方式落后, 资源利用率低
管理方式上看, 目前高校的资料室管理者一般仅履行的建设和管理职责, 多数资料室文献管理制度不够完善, 对于图书资料的管理缺乏科学、有效的管理制度, 使得图书资料流失现象十分严重。由于新兴学科、边缘学科的不断涌现, 各学科之间相互渗透, 本专业、本学科的文献资料已不能满足读者的需求。而大多数资料室只对本院系开放, 让需要这些资料的其它读者无从利用, 导致了文献资源的无形浪费, 大大降低了文献资料的利用率。
服务方式上看, 当前大多数资料室提供的服务仍以图书的借阅流通为主。大多数资料室的工作人员把图书资料视为收集、整理等纯粹性的事务工作视为主要工作, 对于图书资料的研究和开发, 为科研教学提供更高层次的文献情报等深层次的服务并没有开展, 忽视了资料室的深层次服务功能和潜在价值。
(四) 人员配置参差不齐
高校院系资料室的工作人员行政上归院系管理, 大多是身兼数职, 疏于对文献资源的管理与研究。整体专业性不强, 人员相对学历较低, 知识结构、学识水平参差不齐, 对专业知识的掌握不到位, 整体的业务素质偏低, 影响着资料室的建设与发展。资料室工作人员普遍缺乏专业知识和技能培训, 对图书情报专业知识了解较少。资料室的工作人员没有充足经费和时间的进行培训学习, 业务素质很难在工作中得到完善和提升。由于人员的限制, 资料室管理工作效率低下, 提供服务水平较低, 资料室工作已经不能满足教学科研对文献资源的要求。
(五) 资源共建共享难以实现
现代网络信息技术和计算机在管理中得到广泛应用, 仅有少部分高校资料室对图书进行了标准化编目, 实现了书目数据的全校联网检索, 而大部分资料室的图书资料管理手段还比较落后, 仍为手工操作, 或以Excel、Word文档编辑, 资料室现代化基础比较薄弱, 无法与校图书馆共建文献资源共享系统。
从另一个角度来看, 资料室的服务范围仍局限于本学院, 使图书资料的查询和使用就受到了很大的限制, 造成文献资源的浪费, 影响图书资料的利用率。资料室应突破时间和空间的限制, 更多的利用数字化的信息资源和借助现代信息手段, 推动资源共建共享, 适应当前文献信息资源现代化管理的发展需要。
三、基于资源优化配置的院系资料室发展思路
(一) 信息资源共享
一方面, 图书馆作为学校文献信息中心, 应加大管理、协调、指导的力度, 做到文献采购、书目信息、服务制度的规范统一。总体规划学校的文献信息资源建设的整体布局, 组织和协调图书馆与院系资料室文献资源的合理调拨, 实现文献信息资源的优化配置。作为院系资料室要打破自成一体的现状, 面向全校开放, 继续发挥资料室的专业性优势, 及时对学校文献信息资源建设做补充, 不断完善学校的文献保障体系。
另一方面, 借助现代网络信息化设备, 全面实现计算机管理。统一文献资源的分类与编目标准, 搭建文献资源共建与共享体系, 对全校馆藏资源进行组织管理, 实现采购、编目、查询、借阅一体化。
(二) 提升服务层次
随着网络信息技术的不断发展, 图书馆与院系资料室在服务对象和服务方式上都在不断地拓展和改进, 由被动式服务转变为满足读者个性化需求的主动式服务。图书馆所提供的服务主要是面对多数读者的共性需求, 现代图书馆更是把阅读、兴趣娱乐、小组讨论、科学研究融于一体。而院系资料室则是面对特定的读者群体, 如专家、学者更加专业、深入的科学研究。图书馆与资料室可根据不同服务对象, 不断改进服务方式, 创新服务内容, 为读者提供多样化的文献信息服务。
随着现代科学技术的迅速发展, 知识更新速度不断加快, 原有资料室局限于文献的借阅的服务内容已远远不能满足现代教学科研的需要。资料室人员必须更新观念和知识结构, 利用其专业特色馆藏, 对文献信息进行深层次的收集、整理和加工, 进一步开展参与式、深层次的专题文献服务。
(三) 成立学科分馆
分馆制在国外发展很早, 也很普遍, 国内也有很多大学实行了分馆制, 如:北京大学、厦门大学、浙江大学等。成立学科分馆, 要充分调查现有资料室发展状况, 根据学科专业文献相近程度及读者群体分布, 优先考虑文献资源较为丰富、藏书特色鲜明, 拥有重点专业、特色专业的资料室, 由学校、图书馆、院系资料室积极性配合, 统一规划、协调购置、形成鲜明的馆藏特色。最终实现图书馆与学科分馆一体化的集中管理模式。
(四) 加强队伍建设
注重人才队伍的引进与培养, 提高专业人员素质。信息技术的不断创新带来服务的深刻变化, 当代馆员不仅要熟悉图书馆业务知识, 还要有学科专业背景, 还要具备数字化、网络化的管理技能。因此, 要注重馆员的培训工作, 积极参与相关业务的交流与培训, 不断提升馆员的专业素质和业务操作能力, 为读者提供深层次、个性化的专业信息服务。
摘要：以内蒙古地区8所高校102个院系的资料室为研究对象, 调查分析内蒙古地区高校院系资料室发展基本情况。探讨目前高校院系资料室在人员、管理体制、经费、资源与服务方面存在的问题, 并针对这些问题提出解决策略, 以促进资源的合理利用, 共享服务效果的提升。
关键词：内蒙古,高等院校,资料室