档案是企业的重要知识资产和核心信息资源, 档案工作是企业基础工作的重要组成部分。油田企业档案工作正处于发展的关键时期和有利时期, 在推进低成本发展、深化改革、依法治企等重点工作中, 档案业务有着特殊的任务和作用, 既要充分认识新形势下档案工作的重要地位和作用, 为发展大局和中心工作做好档案服务, 也要积极适应新形势, 完善制度依法合规管理, 开源节流降本增效, 搞活机制增加活力, 全面提高档案工作的科学化管理水平, 加强档案工作的信息化建设。
1 档案信息化建设
1.1 提高对档案信息化认识
在档案信息网络系统的建设过程中, 要把信息化建设作为档案管理科学化的一项重要任务, 按照集约化、专业化管理的思路, 从思想上加以重视, 充分认识其必要性和重要性。以项目档案管理为例, 项目启动时, 该项目档案管理工作便纳入项目建设计划, 纳入项目建设管理程序, 纳入项目闭环管理岗位职责, 与项目建设管理同步实施;加强与上级主管部门的沟通, 加强与监理、总包的沟通, 增强建设工程技术人员档案意识, 不断提高业务能力和自身素质;坚持“三同时”原则, 即与合同、工程进度、工程验收同步;坚持将项目档案管理纳入到项目经理责任制中、纳入工作考核体系, 提高绩效合同中档案工作权重等方法, 保障档案职能的有效发挥;通过组织培训、帮扶指导、工作交流等多种形式, 推动档案工作健康发展。
1.2 创新档案信息化管理模式
积极开展档案数字化工作, 创新档案管理模式, 才能有力提升信息化水平。比如整合油田公司档案资源, 实现实体集中、资源共享, 逐步完成其他单位档案资源整合, 最终实现专业化管理模式;或者采取委托保管的形式, 充分利用社会资源解决档案保管问题;条件成熟的系统要与档案管理系统集成, 避免归档部门重复录入数据或数字化扫描, 充分发挥系统集成优势。或可以结合各自实际, 积极探索符合自身发展需要的档案管理模式。积极推进档案工作机制创新, 制定实施细则, 加强宣传指导, 夯实各项基础工作;另一方面要借鉴其他公司经验, 结合业务特点和工作实际, 开展管理创新, 全面提高管理水平。积极推进评价方法创新, 实践证明档案工作评价是推动档案工作发展的有效抓手。
1.3 加强档案队伍建设
建设一支业务精湛的专业化队伍, 是适应档案发展新形势、新常态的关键。要重视档案队伍建设, 为档案部门配备坚强有力的领导班子, 赋予档案部门和人员相应的待遇和地位。档案是一门管理性质的专业, 管理日趋信息化、智能化, 要严格把好人员的入口关, 尽可能选择有专业基础, 有发展潜力和学习能力的员工, 摒弃用传统观念把档案作为安置性岗位的思想和做法。切实加强在岗人员的培训工作, 充分利用专业培训、远程教育等方式, 做好各类档案人员的岗位培训, 提高全员业务素质, 确保新进人员通过培训考核全部持证上岗。适时开展竞赛活动, 激励广大档案工作者学习知识、学习技能, 提高业务素质。
1.4 推进档案信息化建设
继续深化应用档案管理系统, 以建设数字档案馆为目标, 充分利用系统开展业务管理, 提高档案工作效率和服务水平, 推动档案工作的现代化。加强电子文件归档工作, 以实现全文数据库建设为目标, 落实“增量电子化”要求, 保证电子文件同步归档, 确保归档电子文件的完整准确。按照档案数字化规范要求, 加快“存量数字化”步伐。加强数据质量管理, 严把数据质量关, 加强审核力度, 确保进入系统的数据符合要求。科学整合档案资源, 将所属单位档案资源全面纳入管理范围, 实现跨全宗统一管理, 减少重复归档和重复保存, 推动档案资源科学配置和高效利用。按照方便利用的原则, 在确保信息安全的前提下, 进一步调整查阅权限, 简化利用手续, 推进网上查阅, 提高利用效率。
2 结语
档案信息网络的建立可以提高档案信息收集的齐全性和时效性, 使档案信息的利用不受地理位置和时间的制约, 档案信息多方利用成为可能, 实现资源共享;可以加快学术交流, 提高档案人员的学识水平;可在更大的范围宣传档案及档案工作, 提高人们的档案意识;使档案工作能更好地适应新形势的发展, 为企业工作能更好地适应新形势的发展, 为企业的各项工作提供凭证和依据, 使企业在激烈的竞争中立于不败之地。以创新的理念和科学的方法, 推动档案工作的科学发展、长远发展。
摘要：随着油田勘探开发、生产建设、科学研究的不断发展, 产能建设、项目管理工作上形成了大量的纸质档案, 如何加强油田企业档案信息化、电子化、网络化建设就显得更加重要。本文通过四个方面简单介绍了加强档案信息化建设的办法, 从而全面提高档案管理水平, 加快档案科学化建设步伐。
关键词：档案管理,信息化
参考文献
[1] 巩颖勤.关于企业档案信息网络建设的探讨[J].石油地质与工程, 2008.5.