随着信息化技术的不断发展和网络的快速普及, 计算机信息管理已深入到高职院校管理工作的各个环节。近年来高职院校新生录取工作早已实现网上录取, 学生学籍管理也已具有统一的管理软件。在人事、财务管理等方面也陆续使用了各种管理系统。但是, 这些计算机管理软件几乎都是针对某一方面或某一项具体工作任务而设计, 或由各职能部门的上级主管单位设计开发、推荐使用的, 软件的设计自然也是由不同的开发单位完成的。无法形成统一的标准和系统的兼容。功能各自独立, 数据格式不一致, 没有考虑彼此之间的关系和应用上的联系, 难以形成信息的链接和数据的共享 (如图1) 。已经具备的诸多计算机管理软件之间各自独立, 数据不能相互利用, 也使得原有的计算机管理效率大打折扣, 使高职学院信息化管理工作不能形成一个系统化的整体。因此, 深入分析目前的问题, 探讨改善现状的方法, 使数据格式规范化, 信息管理系统化, 进一步提高高职院校信息化管理的水平, 就成为一个十分重要的课题。
1 管理系统化面临的问题
出现上述状况的根本原因是由于每个部门的信息管理系统自成体系, 各应用系统数据库相互孤立, 缺乏关联, 使得信息不能有效共享, 信息系统之间办公不能协同, 各个应用系统的数据资源不能得到综合应用, 逐渐形成了大大小小的“信息孤岛”, 严重阻滞了高职院校信息化管理的发展。
“信息孤岛”产生的原因有二, 其一是由各职能系统的上级主管部门推行的管理软件多是围绕要处理的职责内容确定的功能模块和数据结构, 常常比较重视数据的“上报”和“下传”的操作, 即只重视“纵向”的数据对应关系;而很少考虑各个管理系统之间的兼容性问题, 即“横向”的数据对应关系。其二是在技术上缺乏信息资源的基础标准。不同的开发单位采用不同的开发平台、不同的数据库技术、不同的数据结构, 致使各应用系统之间的数据交换和信息资源共享存在困难。在校园推行信息化管理的初期, 是由人工的管理向计算机自动化的管理迈进的阶段, 在这个阶段系统化的问题还不是那么明显。随着信息化、网络化的发展, 校园信息化管理的不断深入, 信息孤岛问题就显得不容忽视, 已成为校园信息化管理系统化的一大障碍, 其弊端主要表现在以下几个方面:
(1) 数据冗余度高, 一致性差。
由于各系统相互独立, 大量的数据重复输入, 重复存储, 必然会造成数据冗余度高, 数据不一致的现象。基础信息编码规则、数据的采集过程、数据的组织方式、数据类型等的差异都可能造成数据的不一致。例如各应用系统中都存储着学生基本信息:学号;姓名;性别;出生日期;身份证号;民族等相关的信息。这些信息在各自系统中可能采用不同的字段名称、字段宽度与字段类型, 这些信息内容应该是相同的, 但实际上却表现出不同的属性。结果造成这些数据无法统一。即使这些信息在初期是一致的, 也会由于各个部门的应用系统处于相对封闭的状态, 在经过某些操作对用户信息进行了增、删、改、查等编辑后而发生变化, 这些变化不能及时的在其他的应用系统中得到同步, 就不可避免的导致数据的不一致。
另外, 由于各系统间的信息不能共享, 就使得各管理环节之间出现阻断, 很多信息的来源不得不重新使用手工输入, 这就不可避免的造成效率低、失误率高的情况, 则更会加剧数据的不一致性的问题。
(2) 数据结构标准不一, 信息无法合理共享。
各个应用系统是在缺乏统一规划的情况下, 由各部门独自开发和建设的, 由于应用系统开发时间不同, 开发人员不同, 采用的技术平台不同, 各部门的管理信息系统和数据资源类型各异、来源不一, 就如我们可以看到那样, 应用平台的多种架构并存, 如有B/S架构和C/S架构, 而所采用的编程语言也采用不同的技术, 如基于.NET技术, 或者JAVA技术的等, 采用的后台数据库系统也有从Foxpro、Access、到SQL Server、Oracle等层次不一;而且这些应用系统通常只关注一个业务环节或局部管理功能, 整体集成和沟通程度不高, 各应用系统相互独立运行, 自成体系, 产生的数据分散、独立, 数据格式也缺乏统一规范, 各应用系统之间不能进行信息交换, 相互之间没有畅通的信息交流与共享的通道。由于各部门的应用系统在建设时就各自为政, 没有统一的系统平台, 使得很多院校内部各系统之间无法实现有效的数据共享, 最终导致大多数可共享的数据重复录入, 无法统一使用, 从而形成了网络环境下的信息孤岛。
信息无法共享还可能出现重复性建设等问题从而给单位带来经济损失, 造成人力、物力、财力的巨大浪费。
(3) 信息的综合性差, 无法形成对决策的支持。
孤立的信息系统无法有效地提供跨部门、跨系统的综合性的信息, 因此, 任何一个孤立的信息系统只能回答局部的问题。例如:如果我们只将学籍管理工作信息化, 亦即将学生的基本情况、入学和毕业资格等信息利用计算机进行管理, 那么这只是一个“独立”的信息管理系统, 它虽然在一定的程度上实现了编辑、统计的自动化, 提高了数据处理效率, 实现规范的数据上报等, 但在与学生的学习成绩管理, 德育素质考核等诸方面, 不能形成信息的传递和相互间的数据支持。信息资源不能合理配置, 阻碍了信息通畅的流动, 降低了信息化管理的整体效率。
由于一个管理对象的信息分散在不同的管理系统里, 作为学院的领导层和决策层就很难对整体状况的有一个清楚的了解和认识, 因而信息管理系统的作用也被削弱, 不能为正确、及时的决策提供有效的支撑。
2 改进的思路与探索
在信息化管理渐成规模时, 越来越多的院校意识到信息孤岛已经成为制约高职院校信息化发展的一个瓶颈, 围绕这一课题也有很多研究论述, 提出了很多解决问题好的方法和思路, 归结起来, 我们认为较为有操作性的方案大致可分为两大类。
一类是制定规范化的系统标准, 在该标准的指导下研发综合性的院校管理系统。既类似于“企业资源计划” (ERP) 性质的全方位的、系统化的信息管理平台。对全局数据统一分析, 对全校综合业务统筹设计, 统一开发集成的应用系统, 使各部门的应用系统在同一平台上进行数据的传递与共享, 实现校园管理全面信息化、一体化, 从而有效的解决信息孤岛问题, 实现全局数据共享, 有效支持综合数据查询、协同工作等高端信息应用。但很显然, 这种方式难度巨大, 不说标准制定、系统开发需要一个很长的周期, 即使有了这样一个标准面孔的系统, 恐怕也难以适应特色各异的、追求个性化发展学校的需求。尤其是对现已采用的、运行起来已日渐成熟的软件系统进行废除和更新, 则更是一个涉及面广、难以推动的工作。
另一类的思路就是对现有的系统进行升级整合, 尤其是在保持原有指定的、专用职能的软件系统的基础上, 对这些软件的系统功能和数据结构进行深入分析, 自行开发一些可以完成数据结构转换的、实现两个系统间数据对接的中间程序, 成为不同系统间连接的桥梁, 将原来的“信息孤岛”相互连通, 从而实现数据的互通和共享。另外, 对那些尚未实现计算机管理的管理环节, 自主研发一些管理软件作为补充, 以扩大信息化管理的领域, 增强学院信息化管理的整体性, 逐步实现管理的系统化。
这种思路虽然不是从整体上解决系统化的问题, 但可以在不改变原职能部门专用软件的情况下, 在较短的时间内解决“信息孤岛”的问题。我们认为是目前的情况下一种切实可行的实施方案, 特别是作为院校这一层次, 要力求推进信息化管理的进程, 提高信息化建设的水平, 更是一种力所能及的、切实可行的方法。
我们本着这样一种思想, 在近年来进行了一系列的研究和探索, 在我院信息管理工作的实践中做了一些探索, 收到了比较好的效果。
例如, 在招生录取工作中已使用了统一的网上录取管理软件。在网上录取的同时, 学生的基本信息也随之被采集和存储。在校学生的学籍信息也是通过统一的学籍管理系统进行管理和数据上报的。但这两个系统是完全不同的开发平台, 数据结构全然不同。因此, 从网上录取得到的数据不能被学籍管理软件直接引用, 只好重新人工录入。即存在着典型的“信息孤岛”问题。对此, 我们分析了两个不同系统的数据格式, 开发了《学籍管理数据库数据转换系统》这一数据转换软件, 实现从网上录取系统到学籍管理系统的高效快速的数据导入, 省去了人工录入的过程, 减少劳动强度, 提高工作效率, 避免了人工操作造成的误差。另外, 我们还自主开发了《新生报到管理信息系统》, 实现新生报到环节的网络化的管理, 填补了在这一环节计算机管理的空白, 使新生在报到时的登录、缴费、住宿、购书等各环节都实现高效的信息管理, 并可实时的进行生源地、专业、缴费、班级等多类别的数据汇总和统计, 供院领导及各相关部门随时查询。有了《新生报到管理信息系统》, 就使得从网上录取, 到新生报到, 再到进入学籍数据库, 形成一条龙的数据链, 克服了原来信息不能共享的问题, 使信息化管理向系统化迈进了一步。 (如图2)
这种通过自主研发管理软件和建立数据结构转换平台相结合的方法, 在保持原指定使用管理软件不变的情况下, 改进目前信息管理存在的问题, 完善信息管理功能, 发挥了有效的作用。在具体实施的过程中还要注意如下的一些问题:
(1) 原有主管机关统一推行使用的管理系统要保证正常运行, 以满足职能系统数据上报下传的功能要求。
(2) 要深入分析原有统一推行使用管理系统的数据结构, 并以这些系统的数据库结构作为数据转换的参考标准, 使用技术手段实现不同软件间的数据格式转换和数据导入导出。并保持原系统的数据结构和数据存储不受影响,
(3) 针对学员信息化管理工作的需求, 自主研发新的适合本单位特点的管理软件, 使原来各点独立的管理状态逐步相互贯通、形成链条。使校园信息化管理进一步完善, 推进校园信息化管理的一体化和系统化建设。
(4) 在自主研发的信息管理系统时, 应参考与其职能接近, 数据关联度高的原有管理系统的数据结构和开发平台, 在设计标准上尽量与其一致或接近, 并建立数据传送的共享通道, 避免再另立标准, 形成新的“信息孤岛”。
3 结语
作为高职院校, 在推进自身校园信息化建设, 改善“信息孤岛”现象, 提高学院信息化管理水平等方面, 进行了积极主动、深入具体的研究和探索。在理论和实践两个方面做出有益的尝试, 在保持原有专用管理软件的基础上, 通过自主研发管理软件和建立数据结构转换平台相结合的方法, 实现数据的整合与信息的共享, 使信息管理向系统化的方向有效推进。这种方式在保留原有各部门应用系统的基础上实现不同数据库之间数据的共享与传递, 既有效运用了资源, 也保证了各系统连续性和稳定性。为实现高职学院信息化管理的系统化进行了有益的研究与实践。
摘要：网络的普及与校园数字化的发展使信息化的管理深入到高职学院的各个管理环节, 但由于前期管理系统的分散开发或局限于局部职能等原因, 形成了“信息孤岛”现象。作为高职院校, 在推进自身校园信息化建设, 改善“信息孤岛”现象, 进行了深入、具体的研究和探索。在理论和实践两个方面做出有益的尝试, 在沿用原有专用管理软件的基础上, 通过自主研发管理软件和建立数据结构转换平台相结合的方法, 实现数据的整合与信息的共享, 使信息管理逐步向系统化推进。
关键词：高职学院,信息管理,信息孤岛,系统化
参考文献
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