一、职业健康检查档案的形成与意义
职业健康是研究并预防因工作导致的疾病, 防止原有疾病的恶化。主要表现为企业、事业单位和个体经济组织等用人单位的劳动者在职业活动中因环境及接触粉尘、放射性物质和其他有毒、有害因素而引起的人体生理机能的变化。职业健康检查档案就是承担职业病诊断的医疗卫生机构, 围绕上述工作而展开职业健康检查并因此而产生的一系列医学诊断书、用人单位提供的合同书、劳动者相关信息等。慈林医院就是一家承担职业健康检查工作的基层医疗机构。慈林医院的前身慈溪市第二人民医院自2005年成立体检中心以来, 就一直非常重视职业健康检查这一块工作内容, 新的合资医院——慈林医院沿袭承担了这一民生工程, 自2014年建成开诊后, 为继续保障慈东地区的劳动者健康, 及时发现疾病或者身体缺陷, 及早采取防治措施, 职业健康检查工作一如既往、科学有序地展开, 为慈东地区的企业、劳动者和社会作出了应有的贡献。经过近一年的有序开展, 慈林医院的职业健康检查工作逐渐规范, 尤其是显示职业健康检查工作好坏的职业健康检查档案形成了一整套独具特色的管理模式。
二、重规范的精细化管理
依据《中华人民共和国职业病防治法》《中华人民共和国档案法》和《职业健康监护管理办法》等有关规定, 劳动者依法享有职业卫生保护的权利;职业健康检查机构应及时完成职业健康检查资料的归档工作, 长期保存。
(一) 重视制度规范化。自2006年9月浙江省颁布实施《浙江省职业健康检查档案管理规定》以来, 我院随即由体检中心和综合档案室联合制订了《职业健康检查档案管理制度》, 规定了职业健康检查档案的收集范围, 保管地点与整理要求, 建立完善的制度体系为职业健康检查档案的高质量完成奠定了良好的基础。我院的职业健康检查档案由体检中心收集, 内容包括:《职业健康检查报告书》《职业健康检查协议书》、职业健康体检报告签收单、委托书及用人单位提供的劳动者信息表、用人单位基本信息表和其它职业健康检查工作过程资料等。职业健康检查档案由专人负责, 体检中心指定一名资料员负责保管, 每次体检为所有职业体检单位建立职业健康检查档案, 资料信息集中统一保管, 确保档案资料的完整与安全。归档资料一律为原件, 体检中心必须对归档质量进行超前控制, 确保职业健康检查档案的齐全、完整、准确和规范。每年的职业健康档案资料只是暂时存放在科室内, 于年终整理后, 统一交于医院综合档案室进行管理。
(二) 加强管理精细化。一是排列。我院的职业健康检查档案采用以“件”为单位, 即一个案件为一件, 案件名称由“用人单位全称-职业病危害因素名称”组成, 如案件名称为“宁波贝得厨具有限公司-苯”就是该企业接触“苯”这个危害因素的劳动者进行体检的案件。如果一个企业有好几个职业病危害因素, 那就是一个因素算一个案件。一个案件为档案的一件进行装订。一年一个大流水号, 按照时间或者报告书编号的前后顺序依次排列。“件”内文件排列的顺序为:1.职业健康检查报告书 (含复查报告书) ;2.用人单位签收凭证 (含复查报告书用人单位签收凭证) ;3.疑似职业病通知书;4.疑似职业病告知书;5.疑似职业病报告单;6.职业健康检查合同书;7.由体检机构出具的职业健康体检报告用人单位签收单;8.用人单位提交的委托书及委托人身份证复印件;9.用人单位提交的职业健康检查劳动者信息表;10.用人单位提交的用人单位基本信息表及其它有关过程资料。二是页号编写。件内文件有图文的页面均应编写页号。页号编写位置:单面书写文件在右上角;双面书写文件, 正面在右上角, 背面在左上角。页号以阿拉伯数字三位数编写, 如“001”。一件文件用页数锁定。三是编制档号。档号是档案室在整理和管理档案的过程中, 以字符形式赋予档案的一组代码。档号编制具有唯一性、合理性、稳定性、扩充性和简单性五大原则。我院的档号由综合档案室根据医院档案分类方案科学合理统一编制。职业健康检查档案属于医院综合档案一级类目——专门档案下的二级类目中的一个属类, 其档号由类别号加序号组成, 类别号由“职检”拼音首字母ZJ加档案所属年度组成, 并在每一件案件的首页正上方加盖档号章, 档号章由类别号和序号组成。四是档案的组盒。职业健康检查档案按“年度报告书编号顺序组盒”, 也可以按“一个用人单位一个年度一盒”的原则组盒。我院采用的是第一类。案件逐件装订后组盒。一般一盒装50个案件。五是编制盒内目录。盒内目录即卷内目录, 可根据案件内容逐件编目。内容有:序号、件号、案件名称、起止日期、页数、保管期限和备注。具体填写说明如下:1.序号, 用阿拉伯数字从“001”起依次标注盒内案件的顺序, 一个案件只标注一个顺序号。2.件号, 体检机构标注的职业健康检查报告书编号。3.案件名称, 由用人单位名称-体检类别组成。4.起止日期, 件内文件形成的第一个日期和最后一个日期。5.页数, 件内文件总页数。6.保管期限, 长期或30年。7.备注, 如本次职业健康检查中发现疑似尘肺病的, 应注明X线胸片档案保管地点的指引。六是编制盒内备考表。备考表项目包括本盒情况说明、立件人、检查人、组盒时间。具体编制说明:1.本盒情况说明, 说明盒内文件的件数、页数、不同载体文件的数量, 缺损、修改、补充、移出、销毁等情况, 组盒情况。不能随文书立件装订的的实物证据 (如:X线胸片) 在备考表中注明制作的时间、地点、内容、数量、责任人及存放地点等内容。2.立件人, 由责任整理者签署。3.检查人, 由案件质量审核者签署。4.组盒时间, 即完成案件归档日期。七是编制卷盒封面与盒脊。卷盒封面就填全宗名称和档案名称。盒脊内容包括全宗号、类别号、年度和起止件号。具体编制说明:1.全宗号, 档案馆给立档单位编制的代号。2.类别号, “职检”或由立档单位编制的代码, 我院采用“职检”拼音的首位字母“ZJ”。3.年度, 盒内案件形成的年份。4.起止件号, 盒内职业健康检查报告书的起止编号。
(三) 实行管理信息化。开展档案信息化管理是职业健康检查档案管理的重中之重, 这就要求将职业健康检查档案的管理工作与全院的综合档案管理同步进行, 主动融入到档案的信息化、数字化工作之中, 有档案软件的单位可按照此顺序在数据库里逐件录入, 并进行扫描与挂接, 实现其从纸质向电子形式的转换, 便于检索和统计。职业健康检查档案作为专业档案, 考虑建立专题档案数据库, 标注关键字与主题词, 方便查找利用。
三、立足服务, 充分发挥职业健康检查档案的作用
根据《中华人民共和国职业病防治法》的规定, 劳动者有权查阅、复印本人的职业健康检查档案。档案保管单位应当如实、无偿提供档案的复印件并在所提供的复印件上盖章。所以妥善保管好职业健康检查档案的所有资料, 以保障劳动者的身心健康及相关权益, 促进经济发展, 维护社会和谐, 有着重要的意义。
我院整理职业健康检查档案的完整流程, 为用人单位的劳动防护与管理提供了便捷的途径, 也为劳动者的权益保护提供了一片广阔的天空。档案管理工作人员, 要以实事求是、认真负责的态度, 让自己成为法律的宣传者, 劳动者的代言人, 不断地将职业健康检查档案管理工作推向一个个崭新的高度。
摘要：劳动者的职业健康监护工作对保障劳动者的健康起着重要作用, 因而, 职业健康检查档案也就成为了医疗卫生机构档案管理的一项重要内容。此文从如何做好并规范职业健康检查档案入手, 谈谈笔者的几点做法。
关键词：档案,管理,规范
参考文献
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[2] 杜小宁.我国职业健康监护工作现状与对策[J].中国公共卫生管理, 2008 (1) .
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