一、企业文档知识库管理系统的概念
企业文档知识管理是在大数据时代企业文化适应知识经济发展的需求而产生的, 是企业文化管理和核心技术管理纵深发展的结果, 伴随着企业对资源认识的不断深化和企业自身管理能力的不断提高而发展起来的。
企业文档知识库管理系统的实质是对企业文档知识进行管理, 使企业的核心文档在收集、加工、存储、传递和应用中不断增值, 并通过互联网将企业文档知识和文档知识的应用有机整合, 在管理信息系统基础之上建立的实现文档知识的获取、存储、共享和应用的综合性文档管理系统。
二、企业文档知识库管理系统的框架设计
企业文档知识库管理系统是以文档知识为中心的管理, 主要通过文档知识的共享、存储和利用知识来提升企业的核心竞争力和应变能力。因此, 企业文档知识库管理系统是企业在大数据时代企业知识管理的重要手段与工具。因此基于互联网和局域网该系统功能框架设计如图:
三、企业文档知识库管理系统基本功能
企业文档知识库的基本作用就是对企业宝贵的文档信息进行保存, 以便企业员工随时查阅取用, 因此基本功能模块包括:查看文档, 添加文档, 修改文档, 删除文档, 共享文档和取消共享文档, 具体功能描述如下:
1. 查看文档
知识库内文档按标签进行分类, 每个标签中的文档以列表展示, 支持以标题, 关键字搜索。标签有全部、分享、未分享, 具体描述如下表:全部:显示所有已经共享和未共享的文档。以文档添加时间倒序排列。列表需要展示文档标题, 文档类型, 添加时间, 分享状态及浏览量;共享:展示所有分享后的知识文档, 文档以分享时间倒序排列。列表需要展示文档配图, 文档标题, 文档类型, 分享时间, 浏览量以及归档状态;未共享:展示所有未共享的文档, 文档以添加时间倒序排列。列表需要显示文档标题, 文档类型, 添加时间。
2. 添加文档
企业员工添加自己的文档进入企业文档知识库, 需要标明的信息有:标题、关键字、文档类型、摘要、选择是否分享该文档等。文档内容支持文本编辑器填写, 支持上传图片。
文档类型有:Word文档, Excel文档、PPT文档, caj文档, PDF文档, HTML文档, java文档等主流文档格式。
在添加页面选择共享该文档时, 在文档保存时一并被共享出去, 共享后该文档将可以在知识库首页查看。
3. 修改文档
企业员工可以根据已有权限修改自己上传在文档知识库内的相关文档信息, 包括:标题、内容、关键字、文档类型等。未共享和共享后的文档都可以修改。
4. 删除文档
企业员工可以根据已有权限删除自己已经上传但未设置为共享的文档, 但已共享的文档不能被删除。注意此处的删除为逻辑删除。
5. 共享文档
企业想长久发展就要注重人才的培养, 而要想能人辈出, 资源共享就显得尤为重要。企业的老员工具有丰富的理论知识和工作经验, 在长期的工作中总结出很多解决问题的方法, 如果能将这些共享给新员工可以使他们快速成长。因此在企业文档知识库设置“共享文档”一栏就很必要。老员工可以把自己的知识文档进行共享操作, 共享后企业其他用户可以在知识库首页查看该文档, 管理员可以对该文档进行所有操作。共享成功后需要保存共享操作, 系统自动改变文档的共享状态为已共享。
6. 取消共享文档
企业员工可以取消自己已共享的知识文档。取消共享时需要改变文档的共享状态为未共享, 同时在共享操作记录表中删除该共享记录数据。
四、结束语
企业文档知识库管理系统是企业文档管理的重要工具, 通过对文档的共享、学习, 使企业显性知识和隐性知识得到相互转化, 帮助员工破除传统独占观念, 加强协作和学习, 提升企业核心竞争力。只有这样才能使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地, 才能保证企业的良性发展。
摘要：随着大数据时代的来临, 科学技术取得高速发展, 知识经济也紧跟而来, 知识的管理已成为企业生存和发展的关键, 特别是技术性文档、行政性文档、合同性文档等的管理直接关系着企业的生死存亡。企业文档知识库管理系统以其管理文档的高效、安全、便捷等特点借着大数据和互联网的东风迅速代替传统文档管理模式, 使企业知识文档在企业中的传承、推广和应用得以传承并迅速产生效益。本文通过分析企业文档知识库管理系统对文档的进销存管理, 突显出企业文档知识库管理系统对企业的重要作用。
关键词：互联网,知识库,文档管理
参考文献
[1] 陈燕妮, 企业知识库系统设计与功能应用[J];智库时代;2018年.
[2] 朱立禄, 宋世俊, 王琳.国内外机构知识库建设现状及建议;《现代情报》, 2017年.