步入信息化经济时代, 中国的高职院校出现了一些新的问题与情况, 学生档案是学生在校期间的真实记录, 是国家培养选拔人才的第一手资料, 如何完善健全职业院校档案管理制度, 是高职院校档案管理方面亟待解决的问题。
1高校学生档案工作存在的主要问题
(1) 缺少相关法律法规的管理。近年来, 国家针对高职院校学生档案管理发布了不少文件, 如《普通高等学校学生管理规定》、《高等学校校园秩序管理若干规定》等等, 但关于学生档案管理方面的法律法规, 却没有统一标准。有的学校把学生档案进行综合管理, 有的学校把教师人事档案与学生档案统一管理, 有的则分散管理, 学校不愿把财力、物力和人力实行专项管理。于是高职院校档案管理管理杂乱无序。
(2) 高职院校学生档案管理加强标准化、规范化。高职院校学生档案工作存在诸多问题, 具体存在以下几个:手续不完备, 学生成绩单没有公章、登记表无本人签名;日期记载不详, 顺序不清, 无法排序纸张型号不符合规定, 折叠错乱;书写字体潦草、不规范, 墨迹多样化。问题层出不穷, 一份档案经手人多复杂, 材料展示无花八门, 给将来取阅者带来极大的不方便, 使得学生档案普遍存在不严肃性, 使得高校权威性受到质疑。
(3) 学生档案管理技术模式落后。现在社会已被信息化充斥着, 任何纸质信息已逐步向电子化发展, 令人费解是大学生档案仍是沿用了数百年的纸质档案。有的学校学生档案管理基本上还处于传统的、原始的、手工操作, 而有的高职院校已初步建立起学生电子档案系统, 正在逐步完善这就大大改善了学生档案管理科学化手段。
2高校学生档案管理工作的对策与措施
(1) 加强法律法规建设, 确保学生档案管理有法可循。建立完善的学生档案管理工作制度, 是学生档案管理工作逐步实现规范化管理的有力措施和可靠保证。各职业院校要做到职责明确, 使归档有范围在细节上保证了档案管理的顺利开展。制定一系列院校学生档案管理办法与规定, 促使各系部人员都重视档案工作, 认真研究落实本部门的档案工作任务, 使学校学生档案工作保质保量限期完成。
(2) 及时有效整理与收集信息。大学生档案记录的虽然是他们大学期间数年的成长历程, 但是, 不积跬步, 无以至千里——莘莘学子十几年学海拼搏, 漫漫苦读最终目的在于“学以致用、报效祖国”。鉴于档案材料在就业中的重要作用以及就业推荐与招聘工作的超前性, 大学生档案管理方式方法已不能再沿袭过去的老一套——等到毕业生离校时再整理归档了。要从大学生被录取那一天起就做好建档工作, 入学后立即根据其专业、班组群体性特点, 随时按照国家档案法规的要求, 收集、征集有关材料。一经形成, 尽快存入。当前, 大学生参加的各种竞赛琳琅满目, 技能、等级 (英语四、六级、计算机) 、资格考试落英缤纷, 社会实践活动层出不穷, 入党入团、评优获奖屡见不鲜, 每一份材料、每一张证书都是大学生们能力与成长的记录。档案管理者应该凭借敏锐的嗅觉, 不失时机地向有关职能部门索取、征集。尤其毕业之际是大学生档案材料形成的最集中最重要的时间段, 这个时期是对大学生在学期间德、智、体、美、劳的全面总结和评价, 形成的材料大致有:毕业生登记表、毕业生鉴定表、成绩总表和积分表、大学生体育合格登记卡、毕业生体检表等。
(3) 扩大档案归档范围, 全面记录人才成长历程。全面推进素质教育是中国教育事业一场深刻的变革, 是一项事关人才素质、影响深远和涉及社会各个方面的系统工程。大学生档案应该详尽记录在这一教育变革背景下的成长历程。换句话说, 原有的归档范围既不能涵盖其全貌, 也不能使用人单位对毕业生有全面准确的了解。所以, 当前应根据大学生学习生活的特点, 补充、扩大高校学生档案归档范围。通过这些档案材料真实反映其个性化发展特征, 更好地服务于学校的各项教育改革, 服务于学生管理工作和就业。
学校学生档案管理工作是学校基础工作的重要组成部分, 我们在做好档案的收集、整理、归档工作的同时, 又做到主动提供服务。使学生档案的价值得以充分体现。档案人员既要熟悉室藏档案资料, 注重档案的收集质量, 提高档案的利用率, 还要及时对利用的反馈信息进行综合性的分析、研究, 找出工作中的不足, 以科学的态度, 把学校学生档案工作做得更好, 使之发挥出更大的作用。
近年来高校已经注意到了情商与人才成长的关系, 纷纷开展高校学生心理健康教育及学生心理健康状况的跟踪调查等活动, 形成了很多关于大学生情商方面的文字材料。我们应该注意收集和整理, 形成能准确反映大学生情商的文字档案, 为用人单位提供有益的全面了解人才的窗口。
摘要：高职院校学生档案管理工作是学生管理工作的重要组成部分, 学生档案是个人档案的基础, 然而, 随着院校规模化的扩大, 学生档案管理工作存在诸多问题, 本文通过档案管理的现状、问题剖析, 对大学生档案管理存在的问题提出一些改进的方法。
关键词：档案管理,高职,档案工作
参考文献
[1] 王燕.要实现学生档案的规范化管理[J].兰台世界, 2005.
[2] 侯英杰.高校学生档案管理改革初探[J].兰台世界, 2008. 转贴于中国论文下载中心