党的十八大提出“转变工作作风, 提高工作效率”, 对职能部门的工作水平和服务能力提出了新的要求。高校管理中办公室作为推进学校各项工作顺利进行的职能机构, 起着联系上下、协调左右、执行决策的重要作用。二级学院办公室在高校中应属基层办公机构, 与教师、学生的联系更多更直接。在高校教育管理改革不断深入时期, 办公室管理权限逐渐下移, 二级学院办公室的工作任务和服务内容日益增加, 逐步成为高校管理的主力军, 发挥其重要作用。本文从二级学院办公室的职能、服务思想和服务能力的提高等方面, 阐述了如何做好新时期办公室工作, 更好地服务师生, 推动和促进办公室工作的科学高效。
一、二级学院办公室职员需要具备的能力
二级学院办公室是高校的基层管理机构, 一般是在学校总体目标的基础上, 按照二级发展目标制定实施工作方案。在高校管理层与二级学院管理层之间构建桥梁, 同时在管理层和师生之间建立联系。联系上级部门、兄弟单位和院校, 起到上传下达、外传内达、拓展和顺畅信息渠道, 贯彻落实中央及上级相关领导部门政策、法规与精神, 承办二级学院内部事务, 协助管理层组织协调有关事宜。这就要求二级学院办公室职员要有一定的综合素质和服务能力, 主要体现在:
(一) 执行能力。二级学院办公室职员必须具备落实中央、国家、省、厅等上级政策、法规精神, 完成上级管理层交代的任务, 准确向师生传达方针政策, 按照要求执行有关规定, 使文件精神和制度变成现实的能力。一要具备学习文件精神和理解规章制度的能力, 能够深入透彻领会文件精神, 准确把握办事要求。二要在执行过程中理顺关系, 坚持公平、公开、公正的原则, 将工作落到实处。三要有时间观念和效率意识, 具备第一时间获得信息的能力, 及时按照上级的要求落实任务, 保质保量地按时完成任务。
(二) 协调能力。办公室作为二级学院一个枢纽机构, 要提高协调人际关系和工作的能力, 善于调研信息、运用资源, 协调人力、物力、财力, 达到以最佳效果完成工作。做好协调工作既是技术, 也是艺术, 更是思想意识水平问题。首先, 应该具备善于倾听, 准确理解, 恰当表达的沟通技巧。同时, 理顺党群关系、干群关系、群众之间的关系, 熟悉各部分工作职能, 掌握工作进度, 了解工作内容轻重缓急。其次, 在协调过程中学会运用双向思维, 采用自上而下和自下而上的沟通途径, 抓住重点问题, 化解工作难点。
(三) 创新能力。在高等教育快速发展的时期, 高校发展的内外部环境随之变化, 二级学院办公室的工作内容不断丰富, 广度和深度逐渐扩展, 对工作人员的要求也越来越高, 新时期、新形势下, 工作任务不同, 服务对象不同, 原有的工作方法、工作思路不一定能够解决问题, 办公室职员必须寻找新方法、新思路, 学习科学管理理念, 善于思维创新。在发挥参谋和助手作用时, 能够结合中央及上级和学校发展的政策和目标, 寻找切入点, 找到突破口, 给领导提出科学合理的建议。
(四) 解决问题的能力。二级学院办公室是学院行政事务的具体实施者, 办公室的工作需要从解决问题的角度思考、落实。办公室职员应该具备综合分析事态、解决问题的能力, 特别是突发事件的应对解决能力, 能够短时间内掌握问题的结构层次和发生原因, 发现解决问题的关键环节, 并根据已有条件迅速形成有效的方案和预案。然后, 组织协调各部分, 使事态朝着预期的目标发展, 有效地监督进展, 使工作呈现理想的状态, 最后妥善解决问题, 达到各方满意的目的。
二、提高高校二级学院办公室管理工作效能的思考
新时期、新形势下, 师生思想意识发生转变, 高校办公室工作内容迅速发展, 二级学院办公室作为直接服务师生的窗口, 提高高校二级学院办公室管理工作效能, 主要从以下方面思考:
(一) 强化意识, 更新工作理念。1. 强化服务意识。高校办公室工作的基本任务就是服务师生及部分对外联络工作。二级学院办公室所承担的每一项工作都具有服务性质, 服务水平高低也是衡量工作水平高低的重要指标。二级学院办公室应当以生为本, 从教师和学生学习生活的实际需求出发, 按照学校推动教学、科研和社会服务发展的要求, 为师生和教学科研服务, 为行政管理服务, 在日常工作中, 表现在为人才培养、科学研究和社会合作发挥枢纽的作用, 把握办事不推诿, 急事急办, 特事特办, 热情周到, 尽心尽力的原则, 把提供良好服务作为二级学院办公室基本工作来抓。2. 坚持规范意识。为了充分调动二级学院办公室职员的积极性, 明确岗位职责, 使工作人员真正各尽所长, 各尽其能, 我们应该有一套合理的制度, 实行规范化管理, 强调办文、办会、办事的程序, 使工作有章可循、依章办事, 有条不紊, 兼顾公平、公开、公正的原则, 实现奖惩分明、优胜劣汰, 增强竞争意识。同时, 体现制度规范与办事灵活相结合的原则, 促进高效率、高质量地完成办公室工作。3. 突出创新意识。为了充分发挥二级学院办公室办文、办会、办事的职能, 充分发挥二级学院办公室服务师生的职能, 我们要多学习、多思考, 总结前人的经验和教训, 分析问题、考虑问题和解决问题, 开拓新思路、新技术、新方法, 及时调整和改变一些办事方法和途径, 从多方面、多角度激发灵感, 特别是平时注意积累, 培养创新意识。4. 提高效率意识。提高效率意识与十八大提出的转变工作作风密切相关。作风影响效率, 效率反映作风。要提高办公室的工作效率, 一方面要切实推动作风转变, 即知即行, 真抓实干, 一抓到底;另一方面要健全工作制度, 设计合理工作流程, 减少不必要的工作环节, 将内容繁杂的工作按照轻重、先后、缓急有序完成, 力求在节约资源的情况下提高办事效率。
(二) 加强学习, 提高工作能力。办公室职员素质的高低直接影响到办公室工作的质量和效率。因此, 高校办公室必须培养一支政治强、业务精、作风正、素质高的现代管理队伍, 才能适应新时期的高校办公室工作。1. 强化政治理论, 提高认知水平。通过学习科学理论, 深入学习党的十八大之后关于“转变工作作风、密切联系群众”的八项规定, 提高理论水平和政策水平, 更新知识体系, 建立合理的知识结构, 结合实际工作内容, 按照方针、政策和法规处理事务。通过积极参与实践, 不断加强思想修养和党性锻炼, 培养工作人员实事求是、公道正派、廉洁奉公, 严格按照规章制度办事的能力, 在实践中学习和锻炼, 提高工作能力。2. 完善知识结构, 提升业务素质。一是不断充实完善自己的知识结构, 提高文化水平和知识修养。既要提高学历层次, 奠定文化基础, 又要学习高等教育的方针政策。二是提高业务素质, 培养工作能力。学习现代管理方法、文秘技能、计算机和网络知识, 注重经验的积累, 提高综合分析判断能力、组织协调能力以及处理紧急和突发事件的应变能力。
(三) 调查研究, 发挥参谋作用。调查研究是做好办公室工作的基础, 也是提高办公室工作效果的有效途径。1. 调查研究要以师生利益为根本出发点。办公室是直接服务师生的窗口, 通过这个窗口, 我们倾听师生的呼声, 深入了解师生需求, 收集准确信息, 设身处地为师生着想, 以满足师生的利益为根本出发点开展工作, 为二级学院管理层决策提供帮助。2. 以求真务实的态度开展调查研究。通过主动了解师生的真实情况, 总结经验、研究问题, 让广大师生了解办公室是实实在在的服务机构。本着确实解决问题的态度, 用真本领、想真办法、下真功夫, 给师生在教学科研、学习生活、家庭困难、社会需求等方面提供实际帮助。3. 调查研究要遵循科学的方法和程序。调查研究的方法可以是有安排有组织的座谈会形式, 也可以随时随地开展调研, 在学习生活中走访了解师生的情况, 目的都是获得真实可靠的信息, 帮助师生解决困难。调查过程要克服形式主义, 做到尽量全面、深入, 广泛联系, 及时准确传达信息, 实事求是反映问题, 真真正正解决困难。
(四) 建章立制, 规范办事流程。高校办公室工作具有一定的周期性、规律性、时效性, 制度化和科学化管理是做好办公室管理工作的重要前提, 是规范办公室职员行为的准则和依据。行之有效的管理制度是推动办公室工作正常运行, 提高工作效率和保证工作质量的有利保障, 办公室要建立健全各项规章制度和规范要求, 加强制度监督和落实, 把制度建设作为一项长期、稳定的工作。办公室制度建设过程中, 要做到以下几点:1. 建立和完善各种规章制度。根据国家的指导方向, 上级单位的规定, 制定二级学院的办法。通过制度和标准去规范和约束办公室职员的工作行为和工作内容, 使办公室的各项工作做到有章可循、有规可依, 减少不必要的办事环节, 简化工作流程, 改进文风, 改进作风, 提高工作实效。2. 建立完善的工作目标责任制和岗位责任制。明确办公室职员的职责范围, 划分每个岗位的权责, 实行责任分解, 将各项职责落实到责任人, 使每个岗位的人都能各负其责, 各尽其能, 形成一支个人素质高, 理解能力强, 具有较高职业素养的办公室工作团队, 防止工作中因职责不清而出现推诿、撞车现象, 高质高效地完成各个岗位的工作任务。3. 建立激励机制, 落实规章制度。根据职责分配、落实情况, 制定考核和奖惩制度, 建立制度激励、靠制度管人管事的机制, 如:考勤制度、联系制度、奖励制度等 , 扎扎实实将各项规章制度落到实处, 确保办公室工作高效运转。
摘要：二级学院办公室作为高校的基层管理机构, 工作内容、工作范围不断扩大, 应重视提高二级学院办公室管理工作效能, 进而促进高校综合管理能力的提高。
关键词：二级学院,办公室管理,工作效能
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