档案工作是进行社会主义现代化事业的重要组成部分, 胡锦涛同志在全国档案工作会议上指出:“档案是人类活动的真实记录, 是人们认识和把握客观规律的重要依据。档案事业是一项崇高的事业, 是党和国家事业发展的不可缺少的方面。”为此, 如何做好新世纪的档案工作, 如何充分利用档案的信息资源, 更好地为经济建设和校园管理工作服务成为档案工作者的当务之急。它将成为校园管理的发展起到很大的推动作用。那么档案工作也是其中不可缺少的一项工作, 笔者作为一名档案工作者在新形势下, 就如何做好档案工作从其内在和外在因素上谈些个人的看法。
1 良好的外部环境是外在因素, 它是做好档案工作的前提
1.1 档案工作者是档案管理的中心因素
第一, 档案工作者具者有一定的文化水平是其代从事档案工作的先决条件, 否则将无法准确的对档案进行分类和科学的管理;第二, 档案工作者的自身素质是决定其是否能尽心尽力做好工作的关键, 作为一名档案工作者必须要热爱这份工作, 要有较强的责任感, 能认识到档案工作的重要性;第三, 档案工作者要学习有关档案管理的法律法规。深入贯彻和学习《档案法》, 加强档案法制建设, 保证档案内容的严密性, 真正达到依法制档;第四, 档案工作在信息时代必须掌握一定微机操作技能, 能灵活的使用档案管理软件, 使档案管理微机化、现代化, 从而提高档案的总体质量和调阅效率。充分发挥计算机的作用, 对档案整理、保管、统计和提供利用等进行现代化管理。
1.2 先进、完善的设施也是提高档案管理水平的关键
为了使档案保存的完整和长久, 在装订时都要按统一规格用卷皮装订后, 装入档案盒中, 科技档案要装在无酸卷盒中, 摆放到密集架上。
新形势下的档案管理不再是以往单纯的手工操作, 随着计算机在档案管理中的应用, 一些档案管理软件不断出现, 我们应用这些软件可以方便、快捷、准确的把档案分类、归档, 在档案管理软件上, 还应深层次的开发, 而且尽可能形成档案管理计算机网络化, 那将使档案管理达到更高的水平。
待档案归档完毕后, 为了使“档案家庭”有个良好的生活环境, 档案室要做好七防措施:防潮、防尘、防火、防鼠、防虫、防盗、防光。为此需配备一些设施:密集架、除湿机、吸尘器、灭火器、电风扇、温湿度表等, 这些都是为了创造一个适合档案存放的环境, 不致使档案由于周围环境的影响而损毁或丢失。
2 归档的质量是内在因素, 它将直接影响档案的利用效果。
我校的档案分为文为档案、会计档案、声像档案、科技档案四类, 而其中文书档案的归档较复杂。文书档案是由文件转化而来的, 要达到文书档案的标准化就要从文书工作抓起。所以在收发文件上要做得精、细, 收发文登记是文书外理工作的重要程序之一, 是综合后映本单位内发文和上级机关来文的真实纪录。所以规范的填写收发文登记簿是十分关键的, 为了立卷时的方便, 我们在收发文登记时可以提前登记上该文件是否归档、类别、保管期限, 这样助于日后更便于捷的立卷、归档, 在归档后也可以在上面写上该文件的盒号和案卷号, 那么这样的收发登记簿以后可以成为调阅文件的索引工具之一。我校在收发工作上严格按照启封、登记、拟办、批办、承办、收回的程序执行, 定期核查文件是否收回, 未收回的要催缴, 以免时间长造成文件的损坏和丢失。年末根据收发文登记簿对全年的文件进行核查。
把所有的文件收回后, 按规定把需归档的文件筛选出来, 按档案部门下发的档案归档范围和如何分类以及保管期限表, 对文件进行处理, 再按科学的方法对其进行排序, 使其有条理的摆放, 以便查阅方便。在档案装订过程中要去除金属物。待档案立卷后, 要输入计算机, 打印出案卷目录, 作为文件索引工具。对于一些不需归档的文件可以单独的做短时间保存, 打印出案卷目录, 以免丢失或销毁有用的资料;对于一些简讯、情况反映等可以将同类的装订成册, 以备撰写或查询情况时使用。
3 档案管理资源的利用和管理
所有的档案的收集、整理、立卷、归档都是为了档案的利用做准备, 借助档案, 我们能够更好地了解过去、把握现在、预见未来。为了方便调阅, 应备有多种案卷索引目录, 在管理过程中为避免丢失要有借阅登记簿, 而且年末要对全年的利用情况统计、分析, 总结全年的工作。档案员应该定期查看档案, 看在装订时是否有倒页、漏项等现象, 或者是经调阅后是否有损毁、拆页等现象, 这样使档案员更加了解档案的情况, 有利于档案管理和凋阅。
我校从建校初就把档案工作提到议事日程上, 不断加强对档案的管理, 不仅不断提高档案管理水平, 而且更加重视档案的利用效果, 充分发挥档案的重要作用, 我校档案室平均每年提供借阅档案80余次。
作为一名档案工作者, 不仅要为本单位的员工提供所需的数据和资料, 还要总结借阅情况, 分析档案利用的社会效益和经济效益, 从而为领导者的预测和决定提供依据, 档案工作是繁琐且平淡的工作, 但它却是各项作不可缺少的助手, 没有档案资料的积累, 就难以总结社会发展规律, 进行科学的预测。如果没有统计人员收集、分类和档案工作者对其进行整理、保管, 就难以从其运行轨迹中预测今后其发展规律。档案是历史的记录, 是工作查考的依据。没有档案就无法进行比较, 就无法进行科学的决策和管理, 而且许多工作将难以继续, 困难重重, 所以我们要一如继往的兢兢业业地做好档案工作。
摘要：档案是人类活动的真实记录, 是人们认识和把握客观规律的重要依据。新形势下, 做好学校档案管理工作, 必须从其内在和外在因素上做好工作, 因为良好的外部环境是外在因素, 它是做好档案工作的前提, 归档的质量是内在因素, 它将直接影响档案的利用效果。
关键词：学校,档案工作,外在因素,内在因素