保密工作历来就是党和国家的一项重要工作, 直接关系着党和国家各项事业的发展和成败。档案工作作为重要的文化事业部门, 在日益强调信息开放和政府信息公开的同时, 也要牢牢把握保密工作, 确保国家信息安全。当前, 各级档案工作部门为了配合数字档案馆 (室) 的建设, 大力开展存量档案数字化和增量档案电子化工作。在这项工作中, 同样需要重视保密工作, 确保档案信息的安全。
一、强化依法治档观念, 确保安全保密工作有序合规
档案数字化工作是我国数字化档案馆 (室) 建设的基础性工作, 必须纳入到依法治档的框架和体系中, 才能确保各项工作的顺利展开。首先, 按照规定确定数字化外包服务的内容。为了提高政府部门行政工作效率, 发挥档案中介服务机构的集约化服务优势, 近年来多数档案工作部门将档案数字化通过外包服务来完成扫描、图处及格式转化等基础性工作。根据国家档案局有关规定, 涉密档案严谨外包中介机构进行数字化。该项规定在一定程度上, 加强了对涉密档案数字化的管理工作, 同时也明确了外包服务的“红线”。档案工作部门要克服畏难情绪, 主动协调, 组织本部门力量对涉密档案进行数字化。其次, 要做好分工明确职责。档案工作部门指定项目代表, 指定项目监理, 负责档案数字化加工项目的协调管理和质量监管, 日常负责库藏所有档案与案卷目录的核对和整理, 明确档案的录入、拆卷、扫描、处理、存储、质检、装订、清点、验收、上架、备份等各环节的工作要求, 实施全过程的项目进度与质量控制。信息化部门对数字化数据的系统存储与数据库建设技术予以保障, 以确保扫描录入后的电子文件与我局现有专网数据库应用的衔接。档案中介服务机构委派项目代表, 常驻工作现场, 负责项目实施;项目工作人员对加工的档案进行接收、整理、拆卷、扫描、纠偏、去污、质检, 录入和完善所有目录信息, 在质检合格后移交图像文件和实体档案。此外, 在招投标阶段要重点考察档案中介服务机构的保密资格等信息, 筑牢档案数字化中保密工作的基础。
二、强化项目全程管理, 确保安全保密工作全程严密
在档案数字化项目开展过程中, 应当按照外包服务合同签订的《保密协议》与承诺, 严格项目全过程的安全与保密管理。首先, 在人员管理上, 要求所有扫描工作人员由档案中介服务机构进行初次政审, 并向档案工作部门提交加盖公司印章的本人身份证、家庭成员户口本、当地派出所证明、无犯罪记录等四证的复印件以及个人简历, 由档案工作部门进行二次政审并全部收集管理;向中介服务机构派遣的工作人员发放《中华人民共和国保守国家秘密法》和《项目保密措施及办法》, 项目组对全体工作人员进行了专题的安全保密培训, 牢固树立安全保密意识。在现场管理上, 有条件的单位应当尽量在工作部门内设置扫描录入工作场地, 数字化加工的重要制度和规定上墙明示, 配备专门的保险橱柜, 使用同一门禁卡, 安装监控摄像系统, 全方位全过程监督数字化加工工作;进出扫描现场严格管理, 手机和非工作用品不得带入加工现场, 非项目工作人员进入工作现场必须在“来客登记表”上登记。在设备管理上, 为保证档案信息安全, 中介服务机构配备数字化工作所需的扫描仪、计算机等扫描录入服务工作设备, 由档案工作部门配置统一编号和管理的内置硬盘、移动硬盘、光盘等数据存储介质;通过软件并根据工作岗位和工作批次, 为项目不同人员操作设备设置不同权限, 工作人员无权随意添加或修改权限管理;对加工现场设备的网络工作平台进行了专门的安全设置, 开展用户管理监测, 防止非法入网和病毒入侵;对应工作岗位和工作人员, 登记电脑编号、硬盘编号、硬盘安装拆除日期以及硬盘所做实体档案清单, 全面记录硬盘内部信息, 建立完整的硬盘台账;项目过程中产生的纸质废品、光盘废品等在双方监督下交接或销毁;有关工作人员撤场前, 与现场管理人员进行一对一交接, 将本人所有加工数据进行备份和移交;计算机撤场前, 由我局信息中心专业人员在场, 监督主机中内置硬盘的拆除和交还;扫描仪撤场前, 进行增量扫描以清理驻留内存, 并将有计数器的扫描仪回零, 由双方确认签字后方可撤离。
三、强化数字化信息管理, 确保档案资源使用安全
要建立良好的安全保障机制, 有计划、有步骤地进行档案网络化、数字化服务, 严格做好对涉密档案的安全保密工作, 以保护档案数据的原始性、真实性、完整性和有效性。档案数字化信息内容的安全:从数字化信息的形成、收集、运转、处理到集中归档等过程均通过登录身份鉴别、权限利用限制等措施加以控制, 完整保存相应的元数据和背景信息, 防止文件失真。数据库系统的安全:数据库的设计和运行要遵循保密原则, 根据网络密级规定, 分别完善相应数据库;定期进行可靠性检测, 通过技术鉴定评估软硬件环境对数据正常使用的支持度;明确规定电子档案安全管理的职责要求和措施方法, 采取计算机病毒防治、系统漏洞扫描防护、防火墙加载、访问控制等手段阻止非法入侵, 从而提高数据库网络平台的安全性。数据存储备份的安全:数据存储主要可采用磁盘阵列等计算机数据系统进行, 这是系统安全保障最重要的辅助措施, 可为受损系统提供有效的恢复手段。在系统存储的基础上, 做好移动硬盘、光盘等不同载体中数字化信息的存储工作, 关注防光、防湿、防尘、防磁的防护, 妥善保管电子档案的备份载体。电子档案利用的安全。严格设定网络系统内档案数据的利用控制标准, 针对不同利用者的职责分配不同审批流程和使用权限, 确保档案数据的有效保管和系统的安全运行。
摘要：档案工作作为重要的文化事业部门, 在日益强调信息开放和政府信息公开的同时, 也要牢牢把握保密工作, 确保国家信息安全。笔者结合实际工作经验提出通过强化依法治档观念、强化项目全程管理、强化数字化信息管理等措施来提升档案数字化中保密工作, 确保档案信息安全。
关键词：档案,数字化,保密
参考文献
[1] 吴雁平.内包, 还是外包?——对档案数字化工作的思考[J].档案管理, 2012 (05) :20-23.
[2] 田欣.对信息化条件下档案保密工作的思考[J].陕西档案, 2014 (03) :26-27.