服务是档案工作的性质所决定的, 是档案工作一个永恒的主题。找准档案工作服务的切入点, 做到把正确的信息, 在正确的时间, 以正确的方式, 传递给正确的服务对象, 提供高层次的档案信息服务。新常态下的档案工作要求每一个档案工作者必须与时俱进, 探讨研究档案工作的特点与规律, 优化档案服务的思想理念、服务理念、创新理念, 改进工作方式, 提升档案服务的水平。
一.优化思想理念, 提升档案服务水平
管理理念落后影响档案作用的发挥, 档案管理水平的高低决定了档案作用的发挥程度。
首先, 从思想上优化思想理念, 正确认识管理与服务的关系。“管理”和“服务”并重, 两手都要抓, 两手都要硬。服务到位, 管理才会更顺畅;管理清晰, 服务才会更有针对性。档案工作的特点是繁琐、重复, 每天都在重复着同样的工作内容, 但是只要你用心去做, 你会发现每天都是不一样的, 你每天都会收获进步的喜悦, 如果仅因“要我为人民服务”而服务, 而没有从心底里形成“我要为人民服务”的意识, 这样的“服务”, 自然不会让别人感到你的真情实感, 只有做到“管理”和“服务”双给力, 服务工作才能做实做好。
其次要做好档案管理的基础工作, 因为这是提升服务质量的前提。一是档案管理制度化。建立健全档案材料的归档制度, 自觉执行档案管理的各项制度, 使每项工作都制度化, 保证各项工作井然有序地开展。二是档案管理规范化。提高档案案卷的内在质量, 严格按照各类档案整理《标准》认真细致地做好对每一份文件的鉴别、收集、分类、整理, 鉴定、著录、保管等各个环节, 达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统, 方便利用的要求。三是档案管理现代化。在信息技术飞快发展的今天, 要充分发挥计算机在档案管理工作中的作用, 建立和完善档案数据库, 建立档案资料查阅平台, 逐步实现档案信息资源共享。四是档案管理效益化。在工作中注重实效, 在严格执行保密制度的前提下, 改变传统的管理方式, 坚持热情、主动服务, 利用必要手段和途径, 为档案利用创造有利条件, 实现档案价值由静态服务转为动态服务。五是档案管理人本化。档案利用与保密从根本上说, 既对立又统一, 二者之间是矛盾统一的辩证关系。保存档案的目的, 是为了提供档案给需求者使用, 但并不是说可以无条件地借阅利用, 而是在保护档案所有者权益的基础上, 有时间、地点、范围限制地利用。对哪些档案要保密, 哪些档案不保密, 保密期限的长短等要严格按照有关规定妥善处理, 实现利用与保密二者协调地管理, 准确地掌握, 有效地保密, 充分地利用。
二.优化服务理念, 提升档案服务水平
档案工作服务功能与生俱来, 服务功能随时代而变。新常态下的档案服务工作必须进一步优化服务理念, 树立开放意识、超前意识、参与意识和跟踪意识, 在服务内容和形式上不断适时调整, 把服务工作做实做好。
(一) 坚持原则。档案管理需要很强的原则性。管理的过程就是履行单位的规章制度以及相关的政策、法规。在这些刚性政策、法规与制度面前, 必须做到以制度为准绳, 忠于职守, 坚持原则。
(二) 提高业务能力。档案管理必须与时俱进。但要适应新常态, 实现新作为, 胜任档案管理工作, 管理人员必须树立终身学习的理念, 增强学习的内在自觉性, 除了加强档案业务新理论、新知识、新技术、新方法学习外, 还要掌握网络新技术、计算机新知识、文秘写作、安全保密等知识, 使自身理论知识、专业技能和实践经验不断得到补充和完善。对工作中遇到的困惑与疑问, 要勤于思考, 善于学习, 对工作中遇到的困惑与疑问, 不断提升多角度思考问题、多路径解决问题的能力。
(三) 端正工作态度。态度决定一切, 端正工作态度需从以下三个方面努力:一是正确认识档案服务工作的重要意义。态度决定行为, 因此优质的服务首先是态度问题, 要求我们每一个档案工作者增强服务意识和工作的主动性、前瞻性, 对工作表现出热情、尊重和关注。责任感是一个人做好任何一件事都不可或缺的品质。要切实增强自身的政治责任感和职责使命感, 以强烈的事业心、严肃认真的工作态度和一丝不苟的工作作风, 严格按照工作程序处理好每一项事务, 扎实做好本职工作。二是热爱自己的岗位, 热爱本职工作, 具备做好服务的强烈愿望和主动精神, 不断增强事前、事后服务意识, 本着高度负责、一丝不苟的态度, 遵照习总书记提出的“服务态度不仅要勤、要诚, 还要灵活”的要求, 着力提升服务水平。
(四) 提升工作效率。档案管理的目的之一是为了提高效率, 减少漏洞。档案文件资料纷繁复杂, 程序日复一日, 单调重复, 要时刻牢记自己的责任, 在工作中做到整理规范、存放规范、借阅规范, 把工作落实到档案保管运行所涉及的重点部位、重点人员和重点环节上, 分清层次、认真思考、厘清轻重缓急, 积极探索档案管理工作的特点和规律, 努力提升工作效率。
三.优化创新理念, 提升档案服务水平
随着网络时代的到来, 档案管理面临着新的机遇与挑战, 档案管理正处于传统手段和现代技术交替重叠当中, 传统的经验式管理、手工操作和科技含量不高等一系列体制、模式、理论与现代信息化管理有许多不相适应之处, 仅靠几种目录、几间库房就可包容的档案管理时代一去不复返了。时代给档案管理部门和人员提出了新的要求和挑战, 档案工作者应该从以下几个方面优化和提升创新理念, 跟上时代前进的步伐。
一是观念创新。思想观念的创新是工作内容创新的前提, 管理创新必须确立现代化管理意识, 特别是档案管理知识化、网络化、社会化, 把创新作为档案工作的管理目标, 逐步改变以往“重藏轻用”的落后观念。突出强化两种意识:一是要有积极的信息转化意识。二是要进一步强化档案利用的效率意识。
二是管理创新。按档案管理规律建立一套符合本单位需要的科学的档案组织管理制度, 其含义是指按档案工作一般规律要建立健全文件归档制度、档案整理制度、档案鉴定制度、档案保管制度、档案利用制度等, 用制度规范档案管理工作。全面提升档案管理工作。
三是方法创新。档案管理的工作方法创新, 其内容就是要扩大档案工作的外延, 深化档案工作的内涵, 把过去只是单一管理档案的档案室扩大为集档案、资料、情报、信息等为一体的“档案信息中心”。从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换, 充分发挥档案工作的信息支撑作用。
四是服务创新。信息化时代, 档案工作的服务方式、内容, 与传统档案利用服务相比, 发生了巨大的变化, 档案工作人员首先要树立主动服务的理念, 档案管理人员要面向用户, 走向用户, 想用户之所想, 急用户之所急, 有针对性地策划、设计出不同层次的服务内容和范围、形式, 对电子文件信息资源进行开发、加工和转化、变被动服务为主动服务, 甚至超前服务, 促进档案管理由静态服务转为动态服务。
摘要：服务是档案工作的出发点和归宿点。处于传统手段和现代技术交替叠加之中的档案服务工作如何适应时代的需要?本文结合工作实践, 以优化档案服务的思想理念、服务理念、创新理念为切入点, 探讨提升档案服务水平的途径和思路。
关键词：优化,提升,档案,服务
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