房屋产权产籍档案, 是房产行政管理部门在房产权属登记、调查、测绘、产权转移、房屋变更等房产权属管理工作中直接形成的有保存价值的房产历史纪录[1]。随着房地产物业形态的形成及交易、买卖的变更日趋频繁, 房产交易、抵押、租赁、担保、测绘量迅速增大, 房产档案资料作为确认财产和保护财产不可替代的法律依据, 其重要性日益为社会各界重视。房产管理部门的管理业务和房产档案数量也随之增加[2]。
传统的房产档案管理方式主要采用纸张性质的房产档案, 操作过程以手工处理为主。这种房产档案管理方式越来越暴露出低效、低透明度、高差错率的弊病, 难以满足社会发展和人们对房产档案的使用和需求[3]。因此, 计算机技术应用于房产档案管理, 房产档案数字化, 并采用多种介质存储房产档案资料和实施网络化管理, 实现“数字档案”在某些方面有着原来手工操作不可比拟的优点, 实现计算机技术应用于房产档案管理势在必行。
运用计算机技术管理房产档案, 主要有以下优势。
一是使档案管理更为规范科学, 增加信息的透明度和提高信息效率, 查询更为方便快捷, 方便房产档案利用。
房产档案数字化, 就是建立一个集中扫描录入包含各种分类各个时期的房产档案, 使纸质档案图像化, 并实现实时房产档案数字信息的录入及数据库管理, 实行房产档案的电子化集中存储、索引、管理、查询的系统[4]。
当业主需要原房屋买卖契约或其他资料时, 工作人员只需要在电脑中直接查询并打印即可, 不需要进库房提档。工作效率和准确率显著提高, 避免发生诸如寻找纸质档案耗费大量人力和时间, 甚至由于档案归档时插错地方或档案页受损等原因出现“找不到档案”的现象。
至于房产档案的准确性和安全性方面, 数字化档案具有明显优势。传统纸质档案存在大量安全隐患, 例如纸质档案可能提供添加或涂改相关内容的机会, 或者某些纸张翻阅受损或字迹模糊, 甚至抽出、调换其中某些相关页码等诸多问题。采用计算机数据库管理数字房产档案, 可以从根本上解决房产档案管理部门的“后顾之忧”。
房产档案信息的数字化增加了信息的透明度, 提高了企业和群众对房产的自我保护意识, 在办理房产转移登记及时了解确权、抵押、查封状况, 保护自身合法利益, 同时遏制了社会虚假房产信息和证件的流通。
二是档案信息可以共享, 不再受时间和距离的影响。
房产档案数字化是指利用计算机技术、扫描技术、数据库技术、多媒体技术、存储技术等高新技术, 把各种载体的房产档案资源转化为数字化的档案信息, 以数字化的形式存储, 网络化的形式连接, 利用计算机系统进行管理, 形成一个有序的档案信息库, 及时提供利用, 实现资源共享[5]。
房产档案信息系统的建设, 推动了图形、文档和数据的有机结合, 实现了房产信息的可视化管理, 为房产登记信息向社会开放奠定坚实的基础, 实行产权信息公开查询, 能够准确有效提供具体房产信息, 为国家和地方的相关房产政策提供技术支持, 例如一些地方实行的针对多套房的政策, 房产数字档案能够为房产套数的认定提供快速准确的查询;对于正在讨论实施的房产税政策, 同样需要房产数字档案的普遍应用为前提。房产档案的数字化管理, 为国家和地方房产政策的推行和实施提供技术保障, 能够全面准确提供企业及个人房产信息, 为遏制恶性囤房炒房等行为提供有力技术支持。
三是档案管理更加方便, 文件种类多样性, 并可随时更改存于硬盘或光盘中。
实现电子公文的流转、处理、档案归档及相关事务管理的自动化, 即办公自动化系统。该系统最大的特点是实现了档案的自动存档功能, 实行无纸化操作, 并可在联网的任何一台电脑上查阅信息, 实现文件资源共享。
计算机应用于房产档案管理, 可以利用计算机更加快速高效地满足日常的统计、检索等工作日常查档服务的要求, 还能够能做到随时收集随时入库, 以及进行深层次的开发和利用。通过计算机网络将产权管理、产籍 (档案) 管理、图形管理几部分有机结合起来, 所有环节都在计算机网络里完成, 有利于快捷方便地完成产籍登记、修改、统计、编目、查询、打印等程序, 显著提高档案管理工作效率。
随着办公自动化和信息系统的逐步推广与完善, 计算机技术会越来越多地应用于房产档案管理。但无论使用那一种方式, 都必须符合本单位档案管理工作的实际, 要统筹考虑档案状况、人员配备、经费能力、办公自动化水平、档案管理发展规划等多方面的因素, 以切实提高档案信息资源开发利用能力为目的, 这样才能收到事半功倍的效果。
摘要：随着房地产物业形态的形成及交易、买卖的变更日趋频繁, 房产档案资料作为确认财产和保护财产不可替代的法律依据, 其重要性日益为社会各界重视。在信息社会化逐步深入的今天, 房地产档案逐步实现了信息数据化、管理网络化和服务现代化。这就从计算机技术和管理两方面对房管部门提出了新的要求, 此文从讨论计算机技术在房产档案管理中的的应用出发, 针对其中一些具体问题提出意见。
关键词：房地产档案,信息技术,数字化管理
参考文献
[1] 唐玲玲.刍议房产档案管理数字化[J].科技资讯, 2007, 27.
[2] 叶磊明.档案数字化在房地产档案管理中的应用[J].华章, 2008, 12.
[3] 陈芳.浅析档案信息化在房地产档案中的应用与要求[J].云南档案, 2007, 1.
[4] 李群英, 战恺.房产档案的数字化管理[J].中国档案, 2007, 3.
[5] 温明军.房产档案内容的数字化网络化管理[J].兰台世界, 2005, 11.