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第一篇：办公自动化管理论文
浅析办公室管理中的办公自动化
[摘 要]办公室管理是企业发展的重要组成部分，传统办公室管理需使用大量的人力，而随着科学技术的发展，尤其是计算机技术的应用，现代化办公室管理已无须大量人力，结合互联网技术，还可以实现办公室管理的办公自动化，在提高办公室管理水平的同时还能加强办公室内部各部门间的沟通与交流，以促进办公室管理进一步发展。本文简单阐述了办公自动化的发展历程，分析了办公室管理中应用办公自动化软件的条件及优化措施，希望能够为相关人员提供借鉴。
[关键词]办公室管理;办公自动化;企业发展
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2018.20.031
办公自动化，简称OA，是伴随社会信息化发展而产生的一种新型办公方式，是指将现代化办公与计算机的网络功能进行相互结合而实施办公的方法，包括人机两大要素，可实现文字处理、文档管理、信息交流和决策支持等功能。近年来，办公自动化技术不断发展，其功能也逐步从原来简单的文字校对发展成为现今的信息检索、数据分析等方向。办公自动化在办公室管理中的应用有效提高了办公室管理的效率，促进了办公室管理的信息化发展。
1 办公自动化的发展历程
1.1 起步阶段
办公自动化最初是以結构化数据处理为中心，以文件系统或关系型数据库系统为基础，来进行文件处理以及档案资料管理。在此阶段，办公自动化并未对数据进行开发与应用，尚不是真正意义上的自动化。
1.2 应用阶段
发展至应用阶段，由于网络技术的引进，包括互联网、局域网、内部网络等，办公自动化发展成为以网络为基础、以工作为中心的系统化技术，可实现文件、信息的共享与互动，实现了办公工作的革命性变化，有效提高了办公工作的效率，提高了管理与组织模式的规范性。
1.3 发展阶段
到发展阶段，办公自动化逐步成熟，其应用也从原来的行政办公信息服务逐渐延伸至组织内部的各项管理活动。同时，随着社会经济的迅速发展，办公软件愈发重视客户的需求，为了能更好地满足客户需求，办公自动化的应用范围不断扩大，应用技术水平也不断提高，为办公室管理提供了越来越多的便利，促进了办公自动化的普及与深入应用。
1.4 发展方向
在未来的发展中，随着数字技术的不断成熟，办公自动化势必会朝数字化方向发展，也就是说，办公业务都会在网络环境中开展，不仅需要互联网技术以及相关软硬件的支持，而且还需要物联网技术的支持。
2 办公室管理中应用办公自动化的条件
人、机两大要素是办公室管理中应用办公自动化的基础条件，除此之外，办公室管理中应用办公自动化还需使用其他平台，并建立相应的制度。
2.1 通信平台
办公室管理中所使用的信息、资料、文件等均源于企业内部的各基础部门，为了能实现资源的共享与传输，就必须建立相应的通信平台，将企业内部各部门联系起来，为办公自动化提供信息支持。
2.2 信息发布平台
领导层在做出某项决策之后，需尽快发布此决策信息，以使各基础部门能迅速贯彻与执行。传统办公室管理模式对于小企业而言仍适用，但若企业规模较大，采取传统方式传达信息耗费的时间较长，不利于信息的及时发布与贯彻执行。而利用办公自动化的信息发布平台，则可迅速将企业领导层的决策发布出去，日常也可用于发布某些重要通知。
2.3 工作流程自动化
针对某些重复性较高，而技术含量不高的工作，可利用办公自动化系统完成，如处理日常公文、收发文件、请示报告等。另外，还可以利用办公自动化系统监督和跟踪某些工作流程，以保证工作质量，提高工作效率。
2.4 文档自动化管理
传统办公室管理主要采取手工方式对文档进行管理与检索，此办公方式不仅费时费力，而且还无法保证办公效率。再者，随着企业的发展，企业的文档量不断加大，若未进行良好管理，或管理方式不恰当，不但会导致文档丢失，而且还会增加文档检索的难度。而文档自动化管理，通过利用办公自动化中的各个软件，可采取Word、Excel等方式将文档保存起来，并建立文件夹，使文档能分门别类地被放置，有利保存文档，也有利于检索后期文档。
2.5 辅助办公
辅助办公所涉及的内容较多，诸如会议、车辆、书刊、物品等的管理均可利用办公自动化实现，日常办公也可利用办公自动化实现，必要的是须先输入这些信息，或采取专门的管理软件，与办公自动化实施联动。
2.6 信息集成
不管是哪个单位，其都拥有大量的业务系统，其中也包括单位的信息源，为实现以企业信息源为基础的自动化管理，就需对办公自动化与业务系统实施集成，确保相关工作人员能迅速获取整体信息，以提高其反应速度与决策的科学性。
2.7 分布式办公
分布式办公是针对规模较大的企业或单位而言，此类企业或单位通常拥有较多的分支机构，常需跨地区或移动办公，此时就需分布式技术的支持。
3 办公室管理当中应用办公自动化的优化措施
现办公室管理中对于办公自动化的应用已非常广泛，应用形式也多种多样，包括应用于简单的办公事务、信息管理、管理决策支持、云计算应用和物联网技术的应用等，促进了办公室管理的自动化发展，也提高了管理水平。但在实际应用的过程中，为了能充分发挥办公自动化的作用，还需对其进行适当优化。
3.1 重视人员的业务培训
办公室管理人员是办公室管理的生力军，也是办公室管理中应用办公自动化效率与效果的核心，业务能力及技能水平会直接影响办公室管理中办公自动化的开展与应用。以互联网与电子信息技术为基础的办公自动化，具有更新快、技术要求高等特征，办公室人员若无法紧跟办公自动化发展，不能滿足办公自动化开展的需求，就会影响办公自动化应用的效果，也无法充分发挥办公自动化的作用。另外，办公自动化不但要求办公人员掌握现代化硬件与软件设备的使用方法，而且还要求办公人员了解一定的管理、统计、社会等学科知识。为此，必须重视办公人员的业务培训，以提高办公人员的办公自动化技术应用能力。办公人员需熟练掌握常规办公软件的使用，包括Word、Excel、PPT等，同时还要能熟练运用本专业的办公软件，如电子信息专业的C++、制图专业的CAD、美工专业的Photoshop等。企业管理人员应为办公人员提供培训机会，为办公人员营造良好的培训环境，以激发办公人员主动学习，不断提高自身的综合素质。例如，在引入新的办公设备或办公系统之后，可组织办公人员进行集中培训，以了解新的办公设备或系统的用途，并掌握其操作方式。另外，还可以通过“以老带新”的方式，将新进员工与老员工组成一对“帮扶组”，使新进员工能尽快熟悉办公环境，掌握各类办公设备或系统的使用方法。针对表现好、进步快的办公人员，应给予物质或精神奖励，以激励员工，不断提高员工的整体办公业务素质。
3.2 加强技术创新
办公自动化在历经多年发展之后，现已形成了一个相对完善的网络办公体系。与此同时，伴随办公室管理业务及相关技术的发展，办公自动化必然也须进行创新。就企业方面来看，办公自动化对于办公室管理而言至关重要，要想持续发挥办公自动化在信息收集与查询、决策支持等方面的作用，就必须逐步引入行业最先进的技术，以升级企业的办公自动化系统。例如，应引进容量大、运行速度快且具强兼容性的硬件设备，以保证办公自动化系统运行的稳定性;应加强各项技术系统整合，以提高办公室管理的办公自动化程度，为企业开展各项工作提供技术支持。
3.3 提高硬件质量，改善硬件环境
硬件设备是办公室管理中开展办公自动化的基础，为能推动办公室管理的办公自动化进程，就有必须提高硬件质量，改善硬件环境。目前，办公自动化主要依靠计算机、互联网、数字化设备等对文书、档案进行自动化管理，硬件质量的好坏直接影响着软件运行的安全性与稳定性，进而会影响办公室的自动化管理。因此，首先应重视提高硬件质量和改善硬件环境。不管是软件，或是硬件，其都是由人操作的，为确保应用效果，就有必要引导相关工作人员掌握硬件设备的正确使用方法，培养其使用现代化设备的意识，并适当引入性价比高、性能好的硬件设备，以促进办公自动化工作顺利开展。
3.4 提高文书档案的安全性
办公自动化固然给办公室管理带来了很多便利，但同时也带来了一定的安全风险。为此，必须采取针对性的有效措施，以确保办公室信息的安全性。一般情况下，采取微缩技术将带有印章、手迹或字迹模糊的文书进行图像性质的文件转换，再利用计算机系统对其进行加密，即可有效避免信息丢失或被篡改，同时此方式还能有效节约文书档案的存储空间，便于后期查阅。日常工作中可使用路由器或者防火墙设置内部网络的安全防范，并将内部网络与外部网络进行隔离，以保证办公室内部网络的安全性，避免信息丢失或被窃取。此外，还要注意定期查杀病毒，以免信息遭到破坏或泄露。
4 结 语
办公室的管理水平与效果在很大程度上会影响单位的形象与管理效能。办公自动化是当前办公室管理的重要技术手段，为了帮助单位塑造良好的外在形象，提高单位的管理效能，就必须重视办公管理中的办公自动化，一方面要从思想上重视办公自动化的地位与作用;另一方面要为办公自动化的应用创造良好的外部条件，以加快办公室管理自动化的进程，从而既能够提高办公室管理人员的工作效率与规范性，还能加强办公室内各部门间的沟通，以提高部门间的协调能力。
主要参考文献
[1]郭英俊.办公自动化在办公室管理中的应用探讨[J].企业改革与管理，2017（9）.
[2]张光武.办公自动化在办公室管理中的应用分析[J].电脑编程技巧与维护，2016（8）.
[3]郭毅.办公自动化在办公室管理中的应用探究[J].企业文化，2016（4）.
作者：胡明慧
第二篇：浅议办公自动化在办公室管理中的创新
随手在网上搜索词汇“计算机”,竟在很短的时间内出现相关信息1亿多篇,输入词汇“办公自动化”,出现了超过2千万篇的相关信息。在网络的招聘信息中,绝大多数在招聘信息中都会提出熟悉辦公自动化软件,能够熟练操作计算机。这些天文数字,说明随着科学技术和社会经济的迅猛发展,特别是计算机技术、网络通讯技术、多媒体技术的发展和广泛应用,办公自动化已经越来越成为我们日常办公、管理工作不可缺少的条件。作为信息化爆炸时代的我们,如何积极适应办公自动化发展的要求,运用现代化的技术设备和科学管理手段来提高我们工作质量和效率,实现工作、管理现代化和决策科学化,这对各行各业的人员提出了新的思考。
一、 办公自动化的特点
办公自动化是利用先进的科学技术,不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备之中,并由这些设备与办公人员构成服务于某种目的的人机信息处理系统。其目的是尽可能充分利用信息资源,提高生产效率、工作效率和工作质量,提高辅助决策能力,更好地实现既定目标。随着信息技术的成熟,办公自动化为我们的生活工作学习带来的便捷是不言而喻的,主要呈现出以下几个特点:①智能化。面向日常事务处理,辅助人们完成智能性劳动,如:汉字识别,对公文内容的理解和深层处理,辅助决策及处理意外等。②集成化。软硬件及网络产品的集成,人与系统的集成,单一办公系统同社会公众信息系统的集成,组成了“无缝集成”的开放式系统。③多媒体化。包括对数字、文字、图像、声音和动画的综合处理,及各类信息通过数据通讯网,在计算机间进行交换和自动化处理。以往的办公方式在某种程度上束缚了人类的创造力和想象力,埋没了人类的智慧和潜能,使人类耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作,手工处理的延时和差错,这正是现代化管理中应该注意的弊端。用先进的、现代化的工具代替手工作业,无疑是生产力发展的方向。办公自动化对以往的办公方式的变革,正是适应了人类的普遍需求,也顺应了技术发展的潮流。
二、 合理利用办公自动化对现代办公室工作效能的有效促进
电子计算机在办公室中的应用范围是很广泛的,从大的方面说,主要可用于计划、物资、生产、人事及劳动工资、行政管理等方面。在计划管理方面,电子计算机应用于日常工作计划管理的极大好处,主要体现在对日常工作计划质量大幅提高;有效地利用计算机管理,能促使计划快速完成;能精确地进行成本核算,对预计结果能准确作出预测;同时,合理地使用计算机能及时地发现问题。在办公物资、生产管理方面,合理地利用电子计算机可以达到有效地对物资的流通、存储进行信息控制管理,使其保持在最佳状态;能够完整记录各种物资本身情况及存储情况,变动和查询都很方便,大大地节约了人力物力,同时使损耗大大降低。在人事及劳动工资管理方面,利用计算机可以对本单位的所有人员实行有效的档案管理,可以随时调用每个工作人员的档案记录情况,清楚地了解每个人的知识结构、工作履历、劳动业绩,以及爱好、特长,从而做到对每个人用其所长,发挥最大积极性,节约资源的同时更便于管理操作,减少了大量的人力,而且准确性大大提高。在行政管理方面,利用计算机进行日常事务的管理,可以把管理者从事务中解放出来,降低管理成本,提高工作效率。
三、 办公自动化在办公室管理中的有效、合理应用
办公自动化能够提高工作效率和工作水平,如何利用办公自动化来应对办公室工作的复杂性和多变性,以极大地提高工作速度和工作效率,使得我们在工作中能很好地实现文字处理、信息传递、存贮与检索的现代化,避免办公自动化为我们的工作带来的弊端,需要我们每个人的实践、探索,以使得我们在工作中处理办公事务时灵活高效。
(1)更新观念,加强培训,提高人员素质和水平。在很多人眼里,办公自动化主要是处理一些公文、收发电子邮件,实现纸面作业计算机化。殊不知,办公自动化大有学问,涉及行为科学、管理科学、社会学、系统工程学等学科,办公自动化的应用已成为现代各行各业管理现代化的标志之一。实现办公自动化,运用新的办公手段,实现高效的办公管理,就要求办公人员必须具备相应的素质与技能,它对办公人员的业务素质提出了严格要求。如不迅速提高信息化业务素质,就不能适应现代社会发展的节奏,就不能适应办公自动化的要求,将会被淘汰。特别是现在提出的无纸化办公,OA系统的出现,对现代办公室工作人员提出了更高的要求。部分企业单位已经完全进入到了网络化办公的时代,文件的收发、传阅、执行完全靠计算机来完成,如没有过硬的信息办公自动化素质,就会在办公室工作中出现种种失误,使工作得不到及时有效地解决和处理。所以,要推进办公自动化,首先要求办公室工作人员打破传统的思维模式,接受新的信息技术,加快自身信息化素养的提高,尽快跟上时代步伐,提高对办公自动化的认识,走出认为办公自动化不如手工、纸笔、容易出错、安全性不高的误区。我们要确立发展意识、服务意识,而且必须定期组织培训提高工作技能,熟练掌握计算机知识、网络知识、电子公文知识、操作技能及相关法律法规,为建立和实施办公信息管理的自动化提供保障。
(2)加强科学管理理念。办公自动化,在某种程度上来说也可以看做是一种以信息处理为主要特征的办公活动。它的基础是计算机技术和通信技术,而物化人类思维中科学管理的内容是实现办公自动化的关键,它体现管理智慧,并能真正意义上去实现办公自动化。在具体的实施中要用科学的管理理念规范工作人员的工作流程,建立一个符合现代化管理的组织体系,制定具体的管理办法和规章制度,尤其是在安全性、保密性方面应作出严格规定。注重办公工作的科学管理与现代化信息技术设备的结合。从领导分工、办公室工作人员职责和工作绩效等方面加强管理,做到职、权、责有机结合,提高办公自动化的应用效率,最大限度地发挥其作用。
(3)加强技术不断创新,更好地为我们的工作服务。随着计算机技术的发展,办公自动化从最初的汉字输入、字处理、排版编辑、查询检索等单机应用逐渐发展成为现代化的网络办公系统,通过联网将个体办公工作系统联成一个群体办公系统,再通过远程网络将多个系统联结成更大范围的办公自动化系统已经成为办公自动化发展的必然趋势。而多媒体技术是办公自动化发展的又一趋势,办公自动化系统引入多媒体技术,使之处理语音、图形、图像功能加强,更能够满足办公要求,提高办公信息处理的应用范围和价值。同时网络的安全性是一个亟待解决的大问题,当今各行各业对信息的价值有了更深的认识,因而对信息的存储和保密也就更加重视。然而,病毒的破坏、黑客的入侵等都将对系统信息以致命的打击。这就需要我们在使用中要不断完善、创新,使办公自动化能更好更安全地服务于我们。
四、 办公自动化的前景
办公自动化的发展取决于办公活动的需求和实现这种需求的可能性。如何把最新的技术用于办公,去适应未来的办公模式,是办公自动化研究的任务。办公自动化是一个不断发展的概念,因此办公自动化建设是一个长期的任务。把人们从繁重、机械、重复性的劳动中解脱出来,已成为办公室工作人员的迫切要求。因此,有效的办公自动化系统可以使部门内部成为一个庞大办公室,各个部门在资源共享的基础上协作,便于明确每个部门及个人的职能,使之发挥更大的功效,服务于现代人类。
知识经济的竞争,已成为当今世界多格局国际竞争的制高点。办公自动化的发展,应该是更好地为知识管理服务,它的建设是基础性、长期性和经常性的。其建设和应用不仅是提高管理效率的重要途径,而且是实现信息化的必然结果和时代发展不可阻挡的潮流。
(西安教育电视台)
作者：刘亦照
第三篇：办公自动化与文书档案管理
【摘要】文书档案是档案工作的重要组成部分。本文针对如何应对办公自动化给文书档案管理带来的不利影响，提出了进行办公自动化系统内、外网隔离和提高档案人员的综合素质等方法，以有效的克服办公自动化给档案管理带来的不利影响，更好的为文书档案管理工作服务。
【关键词】办公自动化;文书档案;管理
文书档案是档案工作的重要组成部分，随着改革形势的发展，如何提高文书档案管理水平，及时、准确、系统、完整地提供档案信息，以满足各方面的需求，适应日趋发展的新形势，这是文书档案工作的新课题，而文书档案管理的自动化为档案工作揭开了新的篇章。下面就应用办公自动化的文书档案管理问题谈一点粗浅的认识。
一、应用办公自动化进行文书档案管理的主要优点
1.使办公效率大幅提高
计算机强大的信息处理能力也是正确运用办公自动化的最大优点。在以往的档案管理工作中，工作人员过多地依赖于手工操作，要求收集完整、齐全，避免漏写、漏抄;用笔规范、耐用，字迹工整、清楚;分类、统汁准确无误，结果又费时，又费力。在应用了计算机软件处理后，使文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序，因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。
2.文件和文字信息得到充分交流与共享
在原始的手工操作管理中，企事业单位由于不能做到信息共享，使得大量信息闲置在文件柜中，不仅造成资金和资源的浪费，还造成文件和信息查找困难。运用计算机技术对档案进行管理后，档案管理由案卷级深入到文件级，由单途径管理发展为体系管理，由对档案外部特征(目录)管理到内、外部特征(目录和内容)合并管理。随着计算机及其网络技术的进一步发展，实现档案信息与载体分离利用，可与其他信息系统建立共联，提供信息的横向与纵向、历史与现实记录，从而极大地提高档案利用工作的质量和效率，可以对所调阅的信息资源做出适时响应和脱机处理，可以保证很高的查全率和查准率，可以不受空间的限制。并且通过网络服务这个宽广的平台，了解其他档案工作部门概况、工作的重点和最新、最快的档案管理信息动态。
3.电于文件保存的稳定性更强
与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要长得多。纸张的耐久性取决于纤维素的性质，纤维素在一定的条件下容易受到破坏：如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等情况下，可发生水解和氧化反应，在档案工作过程中稍不注意就可能发生不可挽回的损失。而电子文件则不同，随着电子技术日新月异，贮存、读取电子文件的设备日趋成熟，我们可以根据不同的需要，选择不同的电子载体，如VCD、DVD光碟，小容量的闪存U盘，大容量的移动硬盘等等。这些载体的普遍特点都是存、读方便快捷，易于传递，且贮存时间长，受外部环境影响小，不易损坏，具有很强的稳定性。
4.提高了文件传递的速度和安全性
日常公文办理过程中，办理人员私存文件或文件在传递过程中丢失的情况时有发生，文件传递的传统手段是靠邮政系统传送时间受距离长短的限制。同时，文件还可能因为其他原因造成丢失或延误，给档案人员归档和其他人员检索利用造成很大不便，在应用计算机网络技术下，直接通过网络工具进行传递，大大提高了文件传递的安全性和时间性。
二、办公自动化给文书档案管理带来的问题
1. 对档案综合管理人员要求更高
对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理，绝不是仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的，更不是仅懂得电子计算机技术或数据通信技术的人员就能完成的，这就对管理人员技术和素质水平提出更高的要求。实现档案信息办公自动化，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅仅满足于一般的计算机操作水平，从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案信息处理复合型人才就更奇缺，大部分档案人员现代技术水平偏低。尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。
2. 电子文件保密性受限制
电子文件的内容不仅易于变化，而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在“原稿”上增删改，但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多，从而使人们感到把握其内容原貌的困难。电子文件不再具有特定的字迹，人们可以根据需要以不同的字体、字号将电子文件输出，无法从字迹上分辨其原始性，而且不能为每一份电子文件盖印或亲自签名，也就无法借助印章或签署的字迹来判断一份电子文件是否为原件。以上的种种问题都对电子文件的保密性提出了严峻的考验，随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密。
三、如何应对办公自动化给文书档案管理带来的不利影响
文书档案的办公自动化应用在发展过程中有利有弊，就其对现代档案工作的贡献来说，利是远远大于弊的。针对在实践应用过程中遇到的一些问题，可以运用如下应对方法：
1.进行办公自动化系统内、外网隔离
在内部办公自动化网络和外网之间，设置物理隔离，以实现内外网的隔离是保护办公自动化网络安全的最主要、同时也是最有效、最经济的措施之一。第一层隔离防护措施是路由器。路由器滤掉被屏蔽的IP地址和服务。可以首先屏蔽所有的IP地址，然后有选择的放行一些地址进人办公自动化网络。第二层隔离防护措施是防火墙。大多数防火墙都有认证机制，无论何种类型防火墙，从总体上看，都应具有以下五大基本功能：过滤进、出网络的数据;管理进、出网络的访问行为;封堵某些禁止的业务;记录通过防火墙的信息内容和活动;对网络攻击的检测和告警。
2.提高档案人员的综合素质
一是从硬件建设和投入上下功夫，不断改善硬环境，提高档案人员业务技能。事实证明只有在不断增加现代化硬件设施投入的基础上，档案人员才能通过对这些设备(施)的了解、学习直至熟练运用达到增加业务技能、提高管理水平的效果。二是以“自学为主，培训为辅”模式逐步形成可持续终身教育机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高。通过不断学习获取知识是提高素质的根本途径，要对本单位的档案人员建立学习激励机制，把档案业务学习成绩作为业绩考核的一部分。三是加大档案部门间、区域间系统合作工作的力度，要不断扩大自己的交际面。通过交流，多学习兄弟单位和科(室)利用档案资源进行转化、知识创新的经验，运用网络、现代通讯等高科技手段，不断增加档案部门和档案人员的信息源和创新思维。
参考文献
[1]张文亮.关于电子档案文件管理的思考[J].云南档案，2008，(9).
[2]唐雪妍.浅谈电子档案的管理 [J].兰台世界，2006，(11).
作者：吴艳红