现如今, 在人类的经济活动中, 对档案的使用越来越多, 档案信息与企业的经济利益息息相关, 企业也越来越重视对档案的管理工作, 在保存好档案的同时, 积极开发和利用档案信息, 使档案信息更好的应用到企业的生产运营过程中, 并为企业带来更多的经济流入。
一、档案对企业的重要作用
(一) 档案是企业的决策依据。档案是企业以往经济活动的记载和成长历程的鉴定, 档案清楚、全面的记录了企业的各项经济活动。以往的档案记载对今天的企业生产活动和重大决策具有一定的参考和借鉴价值。如果没有这些记载资料就不能很好的了解企业的发展历程, 对曾经失败的经济活动不能吸取经验教训, 可能导致错误的再次发生。有了这些资料, 就可以避免历史悲剧的重演, 总结以前的规律并对现在的经济活动起到重要的参考价值, 使企业做出更加正确的决策。
(二) 档案是维护企业合法权益的重要依据。档案作为对历史过程的记载, 不仅可以使人们更好的了解公司的发展过程, 对经济活动决策具有参考价值, 而且对于企业的经济纠纷等事故也提供了有力的法律依据。为企业维护自己的合法权益提供了直接证据。这些资料都是以前根据真实的活动内容记录下来的, 它的可信度是不容置疑的。
(三) 为企业创造了良好的经济条件。档案记录了很多真实的经济数据, 根据这些经济数据, 企业可以很好的预测未来的经济活动的发展方向。合理的利用企业的现有资源, 确定企业的产品生产量, 制定有效的生产方案。因此说, 档案为企业的经济发展创造了有力的条件, 给企业带来了更多的经济效益。
二、企业档案管理工作的实施策略
(一) 根据企业的发展做好档案的管理工作。做好档案管理工作之前一定要做好档案的收集整理工作, 尽量保证档案的信息量足够大, 涉及内容足够广, 整理存放有条理, 以备日后的使用做好准备工作, 一些重要的档案资料, 一定要做好备份工作, 对于计算机保存和磁盘保存的资料一定要做好环境保护工作, 以免资料受损或丢失。档案的编辑工作是档案保管中的一项重要内容, 只有将收集来的档案进行合理的编辑和整理, 才能方便日后的使用。随着经济的快速发展, 传统的档案编辑工作已经不能满足现在的企业需求。因此对档案的编辑工作提出了新的要求。档案编辑工作人员要积极做好档案的编辑工作, 当企业需要时可以快速准确的查找到所需内容, 为企业的发展提供及时有效的档案资料。
(二) 做好档案信息的开发工作。随着科学技术的发展, 互联网的普及, 现在的档案管理由原来的人工操作转变为电脑操作。录入、查询、编辑、统计等都由计算机完成, 降低了人们的劳动强度, 提高了人们的工作效率, 为企业的发展提供了更大的帮助。由于计算机的使用, 提高了档案的收集速度、传递速度、档案的使用频率及档案的存在价值, 使档案对企业的经济建设做出了巨大的贡献。档案频繁出现在企业的经济活动中, 如:招投标活动、生产数量预测、企业的发展战略等。导致企业对档案越来越依赖。目前我国正处于市场经济转型的关键时期, 对信息的需求越来越大, 内容涉及日益广泛, 对信息质量的要求不断提高。必须提高工作人员的工作效率, 因此, 要改变传统的处理方式, 充分利用计算机网络带来的便利条件, 做好档案信息的收集整理工作。
(三) 提高人们对档案的保管意识。随着企业对档案的越来越重视, 企业的档案管理工作应该有本着“统一领导、分级管理”的原则, 责成各档案形成部门设立专门的人员对档案资料进行管理, 确保档案的完整、准确、系统、安全, 促使档案管理工作更好的服从经济的发展规律, 更好的为企业的发展服务。同时企业应该培养一批专业的团队, 不仅负责档案信息的收集和编辑工作, 还可以根据档案资料进行准确的分析和开发, 并更好的应用到企业的生产运营中, 为企业带来更大的经济效益。紧跟时代发展的步伐, 并最终实现对档案的高水平管理和现代化管理。实现信息的快速收集、传递、分析和反馈, 完善档案的管理体系, 健全的档案管理制度, 并在实际工作中加强对制度的实施监控。
三、结束语
档案资料是企业所拥有的一笔无形的财富, 与企业的经济利益有着密切的关系。伴随着档案在经济活动中发挥的重要作用, 企业应该重视自己的档案管理, 挖掘档案潜在的价值, 使档案更好的为企业服务。加强企业档案管理人员的道德素质, 并跟随科技发展的脚步, 利用现代的管理方法, 将档案信息应用到企业的各个环节, 为企业创作更大的财富。
摘要：档案是对一件事情的最原始记录, 是非常重要的历史资料, 是一笔价值连城的宝贝。档案主要分为两大类, 基础档案和以备日后开发再利用的档案。随着经济的发展, 档案在企业的经济发展中发挥着越来越重要的作用, 因此应该加强对档案资料的管理。
关键词：档案信息,档案利用,档案管理
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