采购中心管理制度

在充满活力和日益开放的今天，越来越多的场合需要使用制度。制度是维护公平和公正的有效手段，也是我们工作的底线要求。什么样的制度是有效的？以下是小编为您整理的《采购中心管理制度》相关资料，欢迎阅读！

第一篇：采购中心管理制度

采购中心工作制度

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第二篇：政府采购中心档案管理制度

第一章 总 则

第一条 为加强政府采购档案管理，有效保护和利用政府采购档案资源，根据《中华人民共和国政府采购法》和《中华人民共和国档案法》的有关规定，结合我县实际情况，制定本制度。

第二条 本制度所称的档案，是指采购中心开展政府采购业务时，根据法律规定，必须保存的有关文件、图表、声像等不同形式的各种记录。档案资料除特殊情况外均要求为原件。

第三条 政府采购档案是反映政府采购活动的重要记录。采购中心在管理、组织实施政府采购活动中形成的文件材料，都应归入政府采购档案，并保证档案资料的真实性、完整性和有效性，不得伪造、变造、隐匿或者擅自销毁。

第二章 政府采购档案的内容

第四条 政府采购档案具体包括：

(一)项目的前期准备材料。

1.采购项目计划书;

2.采购项目计划批复书(含采购方式批复书);

3.委托代理协议;

4.招标文件论证资料;

5.招标文件确认函;

(二)项目的招标(询价、谈判等)文件材料。

1.已发出采购文件(包括招标、询价、竞争性谈判、单一来源采购的有关文件、资料、样本、图纸等);

2.已发出采购文件的必要澄清或修改的文件;

3.采购公告(包括招标公告、邀请招标函、询价函或者谈判邀请函等);

4.购买招标(谈判、询价等)文件的登记记录(包括不足三家的情况记录);

5.供应商的资格审查情况报告;

6.邀请招标的供应商邀请过程记录;

7.询价及竞争性谈判的邀请对象确定理由等材料;

8.答疑会议记录和纪要;

9.现场踏勘记录;

10.缴交投标保证金情况表;

(三)项目的开标文件材料。

1.收取投标文件的登记记录;

2.参加开标会议的供应商签到名单(或开标情况确认表);

3.开标会议议程(含主持人、唱标人、监标人名单);

4.开标时间、地点、过程的有关记录;

5.评审专家形成过程和名单;

6.投标人不足三家的废标材料记录;

7.不足三家申请继续开标的有关申请、审批材料。

(四)项目的投标(报价等)文件材料。

1.投标文件的正本(包括投标、报价、竞争性谈判、单一来源采购的文件、资料等);

2.已提交投标文件的补充、修改或已经撤回的文件记录;

(五)项目的评审文件材料。

1.项目评标小组(询价小组、谈判小组)组成人员、监督人员及有关工作人员签到表;

2.评审过程记录及打分表;

3.评审报告及附件;

4.项目废标报告及处理意见;

5.评审纪律材料;

6.现场监控录音、录像材料;

(六)项目的中标文件材料。

1.确定采购供应商的文件材料(含采购人对采购结果的确定文件、采购结果通知书等);

2.质疑投诉处理材料(包含供应商质疑书、采购中心质疑答复、投诉处理决定等材料);

(七)项目采购阶段的文件资料。

1.政府采购项目合同(包括合同的订立、补充、修改、终止执行等);

2.项目的验收文件材料;

3.资金支付文件及证明;

(八)其他文件材料。

1.项目工作总结;

2.项目效益评估书;

3.其他与采购项目、采购过程及采购项目完成情况有关的文件材料。

第三章 政府采购档案归集

第五条 政府采购合同签订后，一般应在三个月内，由项目责任人将该计划的全套文件材料进行收集整理。因故不能按期整理的，应由责任人做出书面说明，档案管理人员应定期催办。整理的档案应包括该计划的全部文件材料和记录，包括图纸、效果图、磁带、光盘、磁盘等载体的各类文件材料。采购现场监控系统录制的音像资料，可作为辅助档案资料保存。

第六条 政府采购档案不符合要求的，责任人应尽快补齐相应材料，保证档案的完整、真实、有效。政府采购档案需要补齐时，由相应责任人整理有关文件材料，说明补齐原因及有关信息。

第四章 政府采购档案的管理

第七条 政府采购中心依法做好政府采购档案管理工作，指定专人负责政府采购档案的管理并建立岗位责任制度。

第八条 档案管理人员应加强归档档案的管理，在政府采购合同签订、交付验收和结算完成后，按照归档内容要求，负责收集、整理、立卷、装订、编制目录，并保证政府采购档案的标识清晰有效，确保政府采购档案安全保管、存放有序、查阅方便。

第九条 政府采购档案按照编号顺序进行组卷，卷内档案材料按照政府采购工作流程排列。

第十条 政府采购档案文件材料用纸规格一律采用国际标准A4纸。大型工程图纸、设计效果图、光盘、磁盘等无法装订成册的可在档案中统一编页，单独保存。档案包装应使用无酸卷皮卷盒。

第十一条 政府采购档案的保存期限为从采购结束之日起至少十五年。

第五章 政府采购档案的使用和销毁

第十二条 查阅、复印政府采购档案，应经过单位负责人批准后，由档案管理人员抽调档案，交查阅人查阅;需复印的，由档案管理人员按指定页码复印。

第十三条 外借政府采购档案，应经过单位负责人批准后方可办理外借手续，外借时间一般不超过三天。 外借档案归还时，档案管理人员应按外借时登记的内容核查档案，并办理归还手续。

第十四条 档案使用者应对档案的保密、安全和完整负责，不得传播、污损、涂改、转借、拆封、抽换。

第十五条 保管期满的政府采购档案，应按以下程序销毁：

(一)档案管理人员提出档案销毁清单及销毁意见，并登记造 册;

(二)销毁意见报单位负责人审核批准，同时报同级政府采购监管部门和档案行政管理部门备案;

(三)销毁政府采购档案时，应邀请政府采购管理部门人员参加现场监销;

(四)销毁政府采购档案前，销毁单位和参加现场监销人员，应认真核对清点销毁的档案，销毁后应在销毁清册上签名。

第六章 监督检查

第十六条 政府采购监督管理部门负责政府采购档案工作的指导、监督和检查。

第十七条 采购中心应积极配合政府采购监督管理部门对其政府采购档案的检查。

二OO八年八月

第三篇：采购中心政务公开制度

1、公开政府采购项目

(1)办公用设备类：计算机及外部设备、计算机网络工程、打印设备、数码一体速印 机、高速油印机、复印设备、传真设备、录像设备、空气调节器、办公用家具、办公用品;

(2)交通工具类：汽车、摩托车、其它机动车辆;

(3)医疗卫生设备类：超声诊断仪、医用放射线设备、医用磁共震设备、进口设备、其 它设备;

(4)新闻出版类：摄影设备;

(5)通用机电类：电梯、锅炉、中央空调;

(6)建筑装潢材料类：建材、装潢材料、其它材料;

(7)其它设备类;

(8)服务类：会议、大型接待、国际机票、汽车加油、汽车保险、汽车维修。

2、公开审批制度

根据《政府采购制度暂行办法》的精神，市行政机关、实行预算管理的其它机关、党政组织及事业单位、社会团体使用财政性资金和政府性贷款购买货物或者服务都必须实行集中、统一采购。各单位申请购买的物品必须是经业务处室审核且已纳入预算内外收支计划虽未纳入预算内外收支计划，但经批准追加支出的项目。凡规定范围内不执行政府采购制度的单位，其支出项目市财政局一律不予拨款。凡擅自购置属于政府采购项目物品的单位，其会计主管人员及会计人员一律不予办理报销。

3、公开办理程序

(1)政府采购项目和政府采购资金实行先预算后采购、先集中后支付的原则。

(2)采购单位应根据部门预算中政府采购预算和单位项目实施进度，按月申报采购项目及月度用款计划。

(3) 财政局业务处室在受理采购单位申报时，根据批准的政府采购预算，结合财政收入进度、单位预算外资金收入结存及单位申报的采购资金金额，经局负责人批准，向采购单位批复用款计划，并送达预算科、预算外资金管理中心和政府采购中心。

财政局业务处室在批复用款计划时，政府采购资金属一般公用经费中列支的，根据年初预留的资金计划直接批复;属于财政专项资金列支的项目，须经局负责人批准后，批复

用款计划;申报的项目属未列入部门预算中政府采购预算的采购项目，采购单位需办理调整或追加采购预算计划。

(4) 政府采购中心接到采购预算计划后，接受采购单位的委托书，根据不同的采购方式组织采购。

(5) 采购项目确定后，政府采购中心及时组织采购单位与供应商签订合同，同时将采购结果报告相关业务处室，业务处室应在2日内办理资金拨付审批手续，分别转交财政局预算处、预算外资金管理中心。

(6) 采购结束中标供应商履约后，采购单位根据合同约定需要付款时，应当向财政集中支付中心提交支付申请和有关采购文件。采购文件主要包括：财政部门批复的采购预算计划、中标通知书、采购合同(副本)、验收结算书或质量验收报告、合法票据、供应商银行账户及要求的其他资料。其中，合法票据及金额需经政府采购中心审核确认。

4、公开服务承诺

(1) 行政事业单位购买属于政府采购目录的物品，符合政策规定，且有预算并及时编制季度政府采购执行计划，资金及时足额到位的30天内完成采购。

(2) 严格执行泰州市政府采购中心《采购操作流程规范》。

(3) 认真执行政府采购行为规范和廉政建设制度，自觉接受群众监督，如存在违纪或违诺之处，则请群众举报，举报电话：××××××××(纪检)。

第四篇：采购外协管理中心职责

1. 根据公司有关原材料采购标准，收集供应商信息，进行综合评比，选择合格的材料供应。

2. 负责对工程项目的材料采购，供应工作，保证质量、效率和满意度。 3. 编制材料采购成本控制策划及预算并与商务计划调度中心及财务部进行合议审定。

4. 负责采购成本控制在限额指标之内。

5. 负责材料供应商招投标评审及材料采购合同的管理。

6. 负责公司与材料供应商的结算工作。

7. 负责建立、健全各项目使用材料台帐，控制工程材料成本。

8. 参与工程标书和工程承包合同的评审，参与材料有关的不合格品的评审。 9. 建立内部客户管理制度，收集和了解其他部门对采购供应工作的要求。 10. 负责本部门档案资料的收集、整理、传递，保证档案资料的完整、安全、有效。

11. 负责参与商务计划调度中心制定统筹计划、安排财务预算、采购计划等计划制定工作并提出合理化建议。

12. 负责采购原材料的物流配送工作，合理安排物流配送车辆，降低物流配送成本。

13. 负责外部分包单位信息收集，厂家评定等工作。

14. 负责项目洽商变更成本控制的审核及厂家评审等工作。

15. 负责对劳务分包合同、设备租赁合同评审工作。

第五篇：XX集团采购物流中心基础管理制度

XX集团采购管理中心管理制度

目的：为了规范采购作业管理，确保采购工作顺畅和推进集团化统一采购的进行，特制定

本制度。

适用范围：集团公司及各子公司的采购管理业务。

采购管理基本原则

XX集团采购管理工作，实行两级制管理，即一级集团公司采购管理中心，掌控对采购活动管理的权力和责任，对大宗采购计划和采购协议的审批、采购品种和来源的审核等;二级各分公司采购部，掌控采购活动的执行全过程。

1、采购工作本着保证供应、质量合格、价格合理、库存最低的原则。

2、在质量、价格、合作条件适宜的前提下，坚持以本地区采购为主。

3、计划外采购或特殊、急用物品的采购，各部门应知会财务部并报总经理审批同意后，方可采购。

4、凡购进原物料，尤其是定制品，采购部门应坚持先取样品，征得使用部门同意后，方进行定制或采购。

5、大宗采购(标准：待定)和长期定货，必须签订购销合同，并报请集团公司批准。

6、公司坚持采购活动运营与采购分离的原则，营运部门没有采购的权力，但有监督权。

7、各分公司采购相关人员，实施集团公司派遣制度。

8、凡不按上述规定采购者，财务部应一律拒绝支付货款，并上报给集团公司处理。

一、制定采购计划

(一)由公司各部门根据每年物资的消耗率、损耗率和对第二年的销售预测，在每年年底编制采购计划和预算报财务部审核，并根据每月的实际情况进行调整但不能超出预算范围;(各部门月采购计划，应在财务月度资金计划中体现)

(二)计划外采购或临时增加的项目，并制定计划或报告财务部审核，同时报请总经理批准;

(三)采购计划一式四份，自存一份，其它三份交财务部。

(四)采购计划编写应清楚、明确并分解到每个月份(现金采购：项目、规格、数量、金额等;协议采购：应以中小分类形式提报)。

(五)此采购计划只做为财务月度资金计划的参考，不作为采购部门实施采购活动的依据;采购申请表和菜品计划验收表是采购部门进行采购活动的唯一根据。

二、审批采购计划：

(一)财务部将各部门的采购计划和预算汇总，并进行审核;

(二)财务部根据公司本年度的营业实绩、物资的消耗和损耗率、第二年的营业指标及营业预测做采购物资的总预算;

(三)将汇总的采购计划和预算报总经理审批;

(四)经批准的采购计划交财务经理坚督实施，对计划外或超预算未经批准的采购要求，财务部有权拒绝付款。

三、采购计划的申请：

(一)采购申请、审批：由使用部门根据采购计划、工作需要提出采购申请，填写“采购申请表”(见附表1)或“每日菜品计划验收单”(见附表2)(注意：填写清楚明白，尤其是采购物品的技术描述;一式两或三份)，报请主管经理、财务经理、总经理审批。

1.餐饮/酒店菜品(蔬菜、肉禽、豆制品、海鲜、鱼及其它等)采购计划审批流程; 附图1每日菜品/(粮油、调味品、其它)采购计划审批流程图

*使用表单“每日菜品计划验收单”。

2.餐饮/酒店主食、调味品等(米、面、油、餐饮辅料、能源等)采购计划审批流程(审批流程图同附图1);

*使用表单“采购申请表”。

3.物业采购计划审批流程

附图2物业采购计划审批流程图;

*使用表单“采购申请表”。

采购申请表/菜品计划验收单未经审批，采购员有权拒绝采购。

(二)紧急情况采购的审批流程：只针对于计划外、临时发生、情况紧急，不能正常执行审批程序的采购工作。

1.由使用部门负责人由总经理授权，向财务部门请示批准后;

2.由采购部门进行紧急采购;

3.采购钱款由财务部先行借款或使用采购备用金，事后由使用部门及时补签相关审批手续、核销财务借款。

(三)采购员应在采购期限完成采购任务，采购员没能采购到的商品。

1.在限定时间内，由采购员进行二次采购;

2.与采购申请部门进行沟通协商，寻找替代品;

3.确实在目前情况下(时间、区域)，无法采购到的商品，由采购员负责跟综寻找，发现货源时由使用部门重新申请采购。

四、采购验收入库：

(一)采购物品由采购员或供应商、库管员、运营人员(直接进入营业的物品)共同进行验收(执行辽宁XX集团的验收标准)，合格(质量、数量)后办理入库，并打印入库单(一式三份，自留一份、采购员或供应商一份、上交财务会计一份)采购员(供应商)、库管员、运营人员签字确认。

五、核销及付款

(一)付款：

1.采购员采购的大宗物资的付款要经财务经理审核，经确认批准后方可付款;

2.支票结帐一般由出纳根据采购员提供的准确数字或发票填制支票，若由采购员领空白支票与对方结帐，金额必须限制在一定的范围内;

3.按公司的财务制度，付款元以上者有采购合同的，要使用支票或委托银行付款结款，元以下者无采购合同的，可支付现金。

4.超过元要求付现金者，必须经财务部经理审查批准后方可付款，但现金付款必须在一定的范围内。

(二)采购核销：

1.采购员核销必须凭相关人员签字齐全的入库单(验收单)、采购申请表第二联、发票，经出纳审核是否经批准或在计划预算内，核准后方可给予核销。

2.采购员若向个体户购买商品，可通过税务部门开票，因其他原因卖方无发票者，应报请部门经理和财务经理批准后方可给予报销。

六、市场调查(考行)管理

(一)运营部人员(餐饮、酒店、工程维修)每周至少一次市场调查。调查后要填写“市场价格调查表”(见附表3)、写明调查人员，调查时间、地点及调查结果，由全体人员签字后交财务进行价格比对。

附图3 市场价格调查反馈流程图

*使用表单“市场价格调查表”

(二)选择的调查时间、地点：以批发市场早市开市期间为调查区间，不能选择雨、雪天及极端天气情况后的当日或次日调查。市场调查以供货商所在的市场为准。

(三)调查的方法和程序：调查人员应遵循先蔬菜、鲜货、后干杂调料、粮油、酒水的原则，单项货品的调查不应低于三家。调查中要坚持集中调查的原则，调查时应实行看、闻、摸等手段、必要时可进行采样。对被调查的商品要详细的了解产地、规格、品种、生产日期、保质期等。在询价后要进行讨价还价，切记只记录买方一口价;

(四)除实地调查外，当地的报刊、杂志、电视等所刊出的价格，同行报价也是调查的手段和依据;

(五)调查结果由调查小组结合实地调查结果和咨询结果进行综合讨论通过;

(六)零星物品的调查由总经理委托其他人(采购人员除外)实施。

七、采购的定价原则，

(一)对供货商所提供物品的定价：在市场调查的基础上，每周进行议价一次，菜品的采购价格应每天进行议价;

(二)定价程序：由采购经理、采购人员根据市场调查的结果与供货商议价后予以确认，并由总经理、营业部门负责人、采购人员签字以书面形式告知库管、财务执行;

(三)价格管理原则：(依据各分公司实际而定)

1.对于供货价格实行最高限价制，根据不同的货品，设置最高限价范围。

2.实行定期议价制，依据市场的变化时时与供应商进行议价。

八、供应商资信的管理

(一)对每一个与辽宁XX集团合作的供应商都要建立详细的供应商基础资料即“供应商基础资料表”(见附表4)。

(二)供应商基础资料表要及时进行更新，并且要每月日要上报财务管理中心和集团采购管理中心备案。

采购部业务操作

1、按使用部门的要求和采购申请表，多方询价、选择，填写价格、质量及供方的调查表;

2、向经理呈报调查表，汇报询价情况，经审核后确定最佳采购方案;

3、在经理的安排下，按采购部统一确定的采购方案着手采购;

4、按公司及本部门制定的工作程序，完成现货采购和协议采购;

5、货物验收时出现的各种问题，应即时查清原因，并向经理汇报;

6、货物到货后，将货物送至仓库验收、入库，办理相关的入库手续;

7、将到货的品种、数量和付款情况报告给有关部门，同时附上采购申请单或经销合同;

8、将货物采购申请单、发票、验收单(入库单)或采购合同一并交财务部校对审核，并办理报销或结算手续。

附表1采购申请表

附表2 每日菜品计划验收单

附表3 市场价格调查表

附表4 供应商基础资料表