高校学生档案是学生在校学习期间的真实记录, 同时也是高校广大教师和管理人员辛勤劳动的成果, 高校学生档案管理工作直接影响到学校整个工作的开展, 因此, 正确认识高校学生档案管理方面存在的突出问题, 做好学生档案管理工作, 并有效发挥学生档案的重要作用, 对深化教学改革, 提高教学质量和教学管理水平, 为国家培养社会主义现化代建设接班人具有十分重要的意义。
1 当前高校学生档案管理中普遍存在的问题
1.1 对学生档案管理工作不够重视
高校在目前愈来愈严重的招生压力下, 只重视教学管理的建设并投入大量的人力、物力, 而对于学生档案管理工作则不够重视, 甚至轻视。显然, 这是因为高校领导对学生学籍档案的重要性缺乏认识。学生学籍档案是是教学管理的依据, 同时又是学校教学和学生管理工作的重要组成部分, 二者相互影响、相互制约, 缺一不可。由于认识偏颇, 再加上学生档案数量大, 来源、内容形式复杂, 给档案管理工作带来了一定的困难。
1.2 学生档案管理人员素质参差不齐
目前, 大部分高校学生档案管理工作没有档案管理专业的管理者, 很多高校是由学校的老师兼管或者由学生干部来管理, 由于这些人缺乏相应的档案管理的专业知识, 所以经常出现建立学生学籍档案不严肃认真, 归案材料内容不完整甚至缺失, 工作效率很低, 严重影响了学生档案的质量, 既不利于高校的教学工作的开展, 也严重影响了学生今后的就业与发展。
1.3 学生档案管理的硬件设施条件差
许多高校由于经济条件、教学环境等的制约, 没有标准的存放档案的库房, 随意找间屋子或者干脆把档案存放在教室办公室的柜子里。这样档案库房的温度、湿度难以控制, 而且由于通风条件不好, 在温度、湿度适宜的条件下, 各种虫害和微生物就得以繁殖, 它们轻者能将档案文件蛀食成洞或纸张上出现霉斑, 重者能将档案文件蛀成碎片, 使文件全部遭到损害, 无法利用。
1.4 学生档案没有得到充分有效的利用
学生从入学到毕业, 档案材料几乎没有被开发利用过, 使老师不能通过它很好地了解每个学生的特点做到因材施教, 更谈不上有针对性对其进行职业生涯规划辅导。只有在毕业生择业时才被用人单位调阅, 丰富的档案资源被闲置, 没能发挥更多的作用。由于学校档案管理只是满足于装进袋子, 锁进柜子, 只停留在你查我调的单一阶段, 所以很难有效地发挥学生档案的应有作用, 大学阶段的原始材料不齐全的档案材料对毕业生本人、对社会用人单位选拔使用人才, 都会带来一定的不良影响。
2 改进学生档案管理工作的具体措施
2.1 强化学生档案管理的意识
首先要大力宣传和贯彻《档案法》和《普通高等学校档案管理办法》, 增强学校领导和广大师生的立档意识。要把学生档案工作纳入议事日程, 把学生档案建设当作全校一项基础性、常规性的工作常抓不懈。同时, 还要不断提高对档案管理工作重要性的认识, 树立学生档案管理有助于促进学生的全面发展、提高学校管理水平和教育质量的观念;树立学生档案科学化管理有助于高校人才培养制度形成的理念;树立学生档案科学化管理有助于学生就业聘用与自主择业工作开展的理念。另一方面, 应加强学生档案材料的收集, 规范学生档案的整理。在档案管理工作中逐步树立高校学生档案资料的收集、整理、建档、归档以及合理开发利用的循序渐进过程的意识。
2.2 提高学生档案管理人员的素质, 加强管理队伍建设
高校档案管理人员是档案工作的业务主干, 其素质的高低直接影响到档案工作能否顺利开展, 建立一支强有力的高素质学生档案管理专兼职队伍, 是提高档案管理质量的重要保证。首先, 档案管理人员要具备过硬的思想政治素质、高度的爱岗敬业和奉献精神, 更要具备较深厚的档案管理理论的功底, 熟悉并掌握档案学、档案管理学、档案保护技术等相关的专业知识;其次, 还必须具备高尚的职业道德和工作责任心, 这是做好学生档案工作的关键;再次, 加强业务培训, 学校及上级有关部门积极为管理人员的业务培训创造条件, 提高其思想政治素质和业务水平, 做好学生档案管理工作, 以适应新形势下学生档案管理的需要;最后, 学校要经常组织大家学习理论和党的方针、政策, 学习先进人物的事迹材料;积极创造机会, 让学生档案管理人员都能接受档案业务现代化管理等各方面的培训;让档案管理人员有机会接受专业的培训, 拓展思路, 吸取好的经验并且紧跟时代的步伐, 从而能够提高档案工作的质量。
2.3 加强高校学生档案管理的硬件设施投入, 逐渐实现学生档案管理的网络化
有条件的高校应该建立专门的学生档案库房, 同时各高校都应该引入档案管理的现代化设备, 采用以计算机为核心的现代技术, 有计划、有步骤地把学生档案分类归档, 实现学生档案的网络化管理。利用成熟的多媒体技术, 将档案文件中的文本、照片、录音、录像和艺术作品等进行数字化处理, 制成学生电子档案, 建立档案信息数据库, 实现档案信息存储的电子化和检索的网络化, 这样不仅可以节省大量的人力资源, 而且可以大大方便学生档案的检索查阅, 提高档案的利用率, 也为学生就业提供便利条件。
2.4 提高学生档案的利用率, 规范学生档案内容
学校档案管理人员必须根据当前高等教育发展的新形势, 认真研究学生档案信息资源的开发与利用的新方法, 最大限度地发挥其价值。在知识、能力、人格、素养等方面发现学生的优点和长处, 以便于教师在教导方面因材施教。这对于加强学生教育, 帮助学生成才, 指导学生就业都有重要作用。此外, 高校应该明确学生档案材料的归档范围与要求, 使反映学生综合素质的各种材料能够及时归档, 这样高校可以全面考察了解学生, 也为老师选拔学生干部和对学生进行管理提供了材料依据。最后, 还应该加强学生档案的全程管理观念, 对学生毕业后的档案进行跟踪调查, 以便学校根据这些反馈信息, 及时合理地调整招生计划, 改革专业设置和教学方案, 为在校生今后顺利就业提供依据。
3 结语
学校的档案工作是教育事业的重要组成部分, 是维护党和国家历史面貌的一项重要事业, 也是研究改进、提高教育事业的不可多得的宝贵史料, 而学生档案则是学校档案中一项重要的组成部分。针对高校学生档案管理工作面临的诸多问题, 作为高校档案工作者, 有必要对学生档案管理工作进行重新审视, 积极探索适应社会发展的学生档案管理之路, 真正做到学生档案服务于学生、服务于企业、服务于社会。
摘要：学生档案, 是学生在校期间道德品质、政治思想和学习生活各方面的真实记载, 又是学校整体档案的重要组成部分, 同时也是学生就业时用人单位的重要参考资料。面对目前学生档案工作中存在的问题, 改进学生档案管理工作, 充分发挥学生档案的作用, 对高校档案管理工作及学生今后的发展都具有重要的意义。
关键词：学生档案,档案管理,问题,措施
参考文献
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