在当今快速变化和不断变化的今天，我们都与制度有直接或间接的联系，制度是我们需要遵守的规则或行动准则。那么，制度如何发挥其最大的作用呢？以下是小编为您收集的《公司文件档案管理制度》，供大家参考，更多范文可通过本站顶部搜索您需要的内容。
第一篇：公司文件档案管理制度
公司文件档案管理制度
公司人事档案及技术档案管理制度
总则： 为保证公司文件的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、借阅、统计、销毁等工作，维护档案的完整和安全，特制定本制度。
适用范围：适用于公司各种文件、记录、档案资料的管理。
一. 文件的收集
公司需收集文件的范围：凡是公司在工作中形成或使用的、办理完毕、具有查考利用价值的文件、各种记录、出版物以及各种图表薄册、照片等都要齐全完整地收集，具体内容包括：
1.上级机关召开的需要贯彻执行的会议的主要文件材料及上级机关颁发的要求公司执行的文件;(主要收集部门：行政部)
2.上级领导视察、检查公司工作时的重要指示、讲话、题词、照片和有特殊保存价值的录音、录像等材料;(主要收集部门：行政部)
3.公司经济活动中与外单位的来往信件、合同、协议。((主要收集部门：行政部)
4.会议文件，包括本公司重要会议形成的文件、纪要、决定等;(主要收集部门：行政部)
5.公司制订的计划、统计、预算、决算及工作总结;;(主要收集部门：行政部)
6. 公司的请示与上级批复文件(主要收集部门： 行政部)
7.公司各职能部门在工作中形成的工作计划、总结、报告;(主要收集部门：行政部)
8.公司的统计报表、统计分析材料(包括计算机电子盘片等)、财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料;(主要收集部门：财务部)
9.公司内部组织机构在工作中形成的重要文件材料;
10.公司领导在公务活动中形成的重要信件、电话记录;以及公司对外交流的文件、协议、报告等;(主要收集部门：行政部)
11.公司基本建设工程施工竣工、购置大中型设备的文件材料，公司直接管理的科研、建设项目的科技文件材料;(主要收集部门：财务部、行政部)
12.公司成立、合并、撤销、更改名称、启用印信及其组织机构、人员编制等文件材料;(主要收集部门：行政部)
13.公司的历史变革、大事记、年鉴、反映公司重要活动的剪报、声像材料、荣誉奖励证书、有纪念意义和凭证性的实物和展览照片、录音、录像等文件材料;(主要收集部门：行政部)
14.公司制定的章程、制度等文件材料;(主要收集部门：行政部)
15.公司干部任免(包括备案)、调配、培训、专业技术职务评定、聘任、员工名册、报表以及职工的录用转正、定级、调资、解雇(职)等工作及干部奖惩等文件材料;(主要收集部门：行政部)
16.公司员工档案转移的介绍信及存根;(主要收集部门：人力资源及行政部)
17.公司财产、物资、档案等的交接凭证、清册;(主要收集部门：财务部、行政部)
18.公司重大活动中形成的请示、报告、计划、考察总结、重要简报、会议纪要、记录声像材料、有参考价值的资料、互赠礼品清单、工作来往文件等;(主要收集部门：行政部)
20.公司营业执照、税务登记证等重要文件(主要收集部门：人力资源及行政部)
21.各项目完成后专业图文的最终版本电子版，最终定稿版硫酸图、总院图审批复稿件。(主要收集部门：晒图室)。
二.立卷归档
文件立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷，保证档案的齐全、完整，能反映公司的主要情况，以便于保管和利用。
1.平时归卷
1.1 各专业都要建立健全个专业的文件、图书等材料，由各部专业集中统一保管。
1.2归档的文件材料必须按立卷，业务范围及当年工作任务，编制文件材料的编号类别。
1.3文件承办人员应及时将办理完毕或经领导人员批存的文件材料，收集齐全，加以整理后归档。
1.8卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后;正件在前，附件在后;印件在前，定稿在后;其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。
三.档案保管
1.档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2.胶片、照片、磁带要专柜密封保管，胶片和照片、母片和拷贝要分别存放。
3.底图入库要认真检查，平放或卷放。
4.库藏档案要定期核对，做到帐物相符。发现破损变质及时修补或复制。
四.档案借阅
1.借阅档案必须当面查点清楚，并办理借阅手续。借阅的案卷要注意爱护，不得丢失、损坏、涂改，要如期归还。
2.借出的档案要注意保密，不得将档案带入宿舍或公共场所，不得让无关人员翻阅。
3.借阅时间最长不得超过一个月，却因工作需要到期不能归还者，要说明情况，办理续借手续。
4.归还档案时，由档案管理人员当面查点清楚，并在借阅登记簿上及时注销。
5.凡需借阅、抄录绝密级重要数据资料，必须经公司领导批准，否则一律不准借阅、抄录、复印。
6.底图一般不予外借。
五.档案销毁
经确定需销毁的档案，由档案管理员编造销毁清册，经公司领导及有关人员会审批准后销毁。销毁的档案清单由档案员永久保存。
六. 档案保密
1.档案工作人员要严守机密，档案存放要单独设锁，无关人员不准接触。
2.不得传播、议论有关机密问题。
3.档案资料不准带到公共场所。
第二篇：公司文件档案管理制度及流程
一、目的
加强文件档案管理，规范公司文件档案的收集、归档程序和方法，确保公司档案的完整性、准确性和系统性。提供符合公司需求和保证管理体系有效运行的证据。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、 档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、 档案管理：就是指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、 职责
1、 行政人事部：
1) 负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作， 并负责督促指导部门档案管理;
2) 建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况;
3) 收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4) 负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案
的安全;
5) 提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通;
6) 负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
2、 其他各部门相关人员：
1)负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政人事部;
2)向行政人事部移交合同或文件资料原件或复印件;
3)负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4)财务部负责按规定独立建档保管财务档案资料;
3、 各部门档案主管人员
1)负责部门档案的管理。
4、 各部门负责人
1)负责对部门档案管理监督检查。
五、 工作程序
1、档案资料的收集
1)各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制
部门《文件(合同)管理记录目录》 。
2)各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目
录》每季度向行政人事部移交。
a) 归档范围及移交时间：每季度结束后次月 10 日前。 b) 档案资料的标识
各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见后。 c) 档案资料的日常管理：
⑴ 电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于指定电脑硬盘内。 ⑵ 文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》 ，以便检索利用。
⑶ 文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在文件/档案柜中。
d) 档案借阅
(1)借阅档案要履行借阅手续，填写《借阅审批单》 。借阅档案原件只限在公司内，
不能带出;必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准;
⑵档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须
当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级;
⑶借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续;
⑷借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘
抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏;
e) 档案销毁
⑴对已失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门 总经理批准，批准后方可销毁。
⑵执行销毁任务时，必须由行政人事部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目
录上签字。最后，把销毁目录和批准手续文件，一并存档永久保存。
2、 档案管理细则
1)档案资料的归档范围
⑴公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;
⑵公司收到的公文， 如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、 规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
⑶本公司与其他单位来往的文书及权益文书等;
⑷公司领导的批示、指示等;
⑸重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简
报、会议记录等;
⑹反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等;
⑺公司的各种工作计划、计划考核 / 总结、报告、统计报表及简报;
⑻本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
⑼本公司干部任免的文件材料、 员工奖励、处分、考核的文件材料、 本公司员工劳动、
工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
⑽本公司发布的各类广告、宣传材料;
⑾本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等;
⑿外出公务活动(如学习、 考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料;
⒀财务档案资料;
⒁各种实物档案;
⒂ 其他具有利用和保存价值的文件资料。
3、档案资料的归档要求
⑴归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等
必须齐全。
⑵ 一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按二份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政人事部以影印本归档。
⑶声像档案摄录必须详细记录事由、时间、 地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件。
⑷子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存，并做好电子文件存储设备信息的
备份工作。
⑸各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，
并保持其完好无损。
4、档案资料的归档时间
⑴即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档：
a) 公司规定的密级文件;
b) 重要文件，如政府批文、核准文件、证照等; c) 合同、协议书等正本及过程资料;
d) 公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料; e) 其他认为需要即时归档的资料。 ⑵定期归档
a) 部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政人事部; b) 部门每年 3 月底前归档上文件与资料，并移交公司行政人事部;⑶电子声像档案的归档
a) 重要电子声像档案应实时进行、随办随归。
b) 一般电子声像档案归档应定期完成，一般每三个月一次制成光盘脱机保管。 c) 每年 3 月底前必须向行政人事部移交上一的所有归档电子文件数据集，行政人事部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
5、档案交接
⑴部门内档案交接
部门档案管理人员(兼)工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》 ，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政人事部见证。
6、档案移交公司的流程
a) 经办部门检查文件或档案，编制移交清单;
b) 行政人事部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对; c) 档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上(一式两份)签字，双方各保存一份;
7、档案保管
⑴档案编号
a) 档案按类别应赋予统一名称， 其名称应简明扼要， 以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊。
b) 档案分类各级名称经确定后， 应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
c) 档案分类编号内应预留若干空档， 以备将来组织扩大或业务增多时， 随时增补之用。
d) 档案分类及编号的增补、 修订等由行政人事部结合工作和部门要求，任何部门和个人不得随意修改。
e) 建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
8、附则：本办法由公司行政人事部制定并负责解释。
六、 相关记录
1、 《文件(合同)管理记录目录》
2、 《文件档案移交目录》
3、 《档案移交清单表》
4、 《档案借阅审批单》
5、 《档案分类编号表》
6、 《档案管理流程》
组织实施修订。
文件(合同)管理记录目录记录编号 :
日期：
序号
文件(合同)编号
标
题
需抄送的相关部门
接 收 部 门
原 / 复
接收人
备
注
移交目录记录编号 :
日期：
序号 文件(合同)编号 标 题 名 称 页数 原 / 复 备 注
移交单位
收件单位
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。移交人 日期
日期
记录编号 :
移交 性质 档案 类别
档案移交清单表
日期：
档案所属 年 度
□离职□调岗
□归档
保管期限
数量
永久
长期 短期
合
计
移交说明
接收意见
移交人(部门) 经办人：
移交日期：
年
月见证人：
注：本表一式贰份，移交人、收件人各执一份。日
移交人：
接收人：
接收人(部门) 经办人：
接收日期： 年
日期：
年
月月
日
日
档案借阅审批单
记录编号 :
日期：
借阅部门
借阅人
借阅部门经理
总经理
副总 行政人事部 部门经理
使用目的
序 号 借 阅内 容 复印 借阅
备注
归还日期
档 案 目 录
卷宗号：
目录号： 立卷类目号
部门：
日期：
案卷顺序号 案卷标题 起止日期 卷内张数 保管期限 备注
档案分类编号表
LYJ+部门 +类别 +年份 +编号文件
部门
类别 行政 XZ
财务 CW
市场部
SC
客服部
KF
质量部
ZL
生产部
SC
电子 商务 DS
销售区域
XA;SB;HB;SX;HN
外发公文
WF
收到公文
SD
会议资料 HY 发展计划 JH 制度文件 ZD 合同协议 HT 月度文件
YD 财务档案 XZWF
XZSD
XZHY
XZJH
XZZD
XZHT
XZYD
——
——
——
——
——
——
——
——
CWHY
SCHY
KFHY
ZLHY
CWJH
SCJH
KFJH
ZLJH
CWZD
SCZD
KFZD
ZLZD
CWHT
SCHT
KFHT
ZLHT
CWYD
SCYD
KFYD ZLYD
CW+账目名称前两个字手写字母编写：例如成本————
——
SCHY
SCJH
SCZD
SCHT
SCYD
——
——
——
——
DSHY
例： XAHY
DSHY 例： XAJH
DSZD
例： XAZD
DSHT 例:XAHT-2016001
DSYD
例： XAYD
CWCB
档案管理流程：
相关部门 / 部门负责人
行政人事部
分管总监 / 总经理
执行相关 档案管理制度
建立、完善 档案管理制度
收集资料
鉴定
整理编目
立卷归档
配合完成监督
检查工作
对不符合项进行
整改
否
审核验收 是
保管利用
监督检查
完成检查报告
否
审核验收 是
第三篇：文件档案管理制度
为保证工程部文档书籍的完整，便于查找利用，做好收集、立卷、保管、等工作，维护文件档案的完整和安全，特制定本制度。
一、档案管理人员必须切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作，保证文件档案资料的齐全完整，使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
二、工程部各组别须将随机的各类资料及时交予档案管理员，以便管理员适时做好资料的分类整理工作。
三、凡是工程部在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本工程部生产经营活动相关的事文等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
四、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架，科学排列，便于查找，避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜要保持整洁卫生，要定期检查、经常核对文件档案资料，发现问题及时处理、报告并做好相关记录，确保文件档案资料的完整与安全。
3、做好档案柜内“五防”(防盗、防火、防尘、防潮、防鼠虫蛀)工作。
4、查阅档案时，严禁吸烟，严禁在文件材料上划线、打勾、作记号、折角等，严禁涂改和拆撕档案.
五、工程部内部员工因工作需要查阅档案资料，须到档案管理员处领取档案室钥匙即可进入查阅;外单位人员要查阅、复印工程部档案，必须经工程部领导批准后，方可查阅。
六、档案、资料的原件一般不外借，特殊情况需要外借时，须经分管领导批准，办理外借手续并限期归还。借出的档案材料的原件，借用人要妥善保管，不得毁坏和遗失，按期归还，如有损坏、遗失，由借用人负责。
工程技术部
第四篇：文件档案管理制度
一、所有文件、信函、简报及其它资料等，统一由质安部专人实行规范管理。
二、项目部收文程序是：各部门在接受到相关文件时必须先交质安部，由质安部负责统一登记、编号，呈送领导阅批，不得遗漏、延误和丢失。文件传阅完毕后，一般由质安部保存，相关部门保存复印件。
三、项目部发文程序是：各部门根据项目经理批示意见起草文件，文件起草后，按报批程序报项目经理、总工签发。质安部必须按照领导签发稿认真校对，并统一编号，统一印制。凡未经项目经理签发的文件，质安部不予编号;文件印制必须规范、清晰、整洁，盖章后，要连同签发稿、附件等一式三份入档保存。
四、质安部要注重提高公文质量，格式规范，字迹工整，确保公文的权威性和严肃性。各部门的文件要妥善保管，不得随意丢放。印制涉密文件、材料过程中形成的废页、废件应及时销毁。
五、各部门不得擅自复印、摘印涉密文件和资料。
六、外单位查阅档案资料时，须说明查阅的范围及用途，经项目经理、部门负责人批准后方可查阅。本单位人员查阅文件档案时，阅后及时归档。
七、对违反保密纪律，丢失文件档案造成失密、泄密的人员，给予批评教育。情节严重的，要追究其法律责任。
第五篇：档案文件管理制度
第1章总则
第1条目的。
通过对公司内部文件控制流程进行管理，使文件管理控制工作更加系统、科学、规范、高效，以保证各部门及人员及时、正确地使用有效文件，提高工作效率。
第2条适用范围。
本制度中的“文件”包括公司日常运营过程中产生或所需的文件资料、公司业务往来公文以及公司对内发布的所有流程、制度、作业标准与规范、作业指导书等。
第3条管理职责划分。
(1)各级主管副总主要负责所辖职责范围内的文件进行审核、批准工作，其中，总经理(或管理者代表)还承担着对公司各类体系文件进行定期评审的职责。
(2)总经理办公室主要负责公司一级文件的组织编制、审核，以及二级文件的会审组织工作。
(3)综合管理部负责本制度的编制、解释与修订工作，并由其行政专员负责公司营运、资质类文件资料的保管;其中，综合管理部下辖体系文件管理室，并由其文控员专职负责公司各类体系文件的统一编号、收发、存档、作废等管理事宜。
(4)各职能部门负责对各归口职能和分管业务线的有关文件的编制和副本保管工作。
第2章公司内部文件编码细则
第4条公司内部文件的编码主要由以下五个部分组成。
(1)第一部分：公司代号，代码为×××。
(2)第二部分：层级分类代码，代码分别为
1、
2、
3、
4、5。
(3)第三部分：大类代码，代码分别为综(综合管理类)、制(生产制造类)、市(市场营销类)、研(研发类)、其(其它类)等。
(4)第四部分：小类分类代码，代码分别为目标(目标计划类)、人力(人力资源类)、办公(办公类)、总务(总务后勤类)、保卫(保卫类)、生产(生产类)、质管(质管类)、项管(项目管理类)、产研(产品研发类)、其(其它类)等。
(5)第五部分：文件流水号，代码为001～999。
第5条公司内部各级文件编码示例如下(以综合管理部文件为例)。
(1)一级文件：×××1—001。
(2)二级文件：×××2—综—001。
(3)三级文件：×××3—综—行政—001。
(4)四级文件：×××4—综—行政—001。
(5)五级文件：×××5—综—行政—001—001。
第3章公司各级文件编制、审核、审批规定
第6条公司一级文件，由公司总经理办公室组织相关人员进行编制。一级文件编制完成后，需经总经理办公室主任审核后，交由公司总经理审批。
第7条公司二级文件，由各业务归口部门协同流程协同作业部门共同编写。二级文件编制完成后，由总经理办公室组织相关部门及人员进行会审。经会审后，二级文件需交总经理审批。
第8条公司三级文件，若其覆盖范围超过2个(含2个)职能部门，其编制工作由各归口管理职能部门组织，并交主管副总审核后，交总经理审批。具体分工如下。
(1)目标类、计划类三级文件由总经理办公室负责组织编制，交分管运营副总审核。
(2)人事、行政、总务类三级文件由综合管理部负责组织编制，交分管行政副总审核。
(3)财务类三级文件由财务部负责组织编制，交分管的财务副总审核。
(4)生产制造类三级文件由生产部组织编制，交分管的生产副总(或厂长)审核。
(5)市场营销类三级文件由营销部及相关部门组织编制，交分管的营销副总审核。
(6)供应类三级文件由采购部及相关部门组织编制，交分管的运营副总审核。
第9条公司
四、五级文件的编制、审核、审批规定如下表所示。
略
第10条除部门、车间内部文件外，其它公司内部文件在内容审核后，必须交综合管理部或体系文件管理室进行有关文档格式、文件内容重复性与冲突性的二次审核。二次审核合格后，各文件编制部门方可送交相关批准人批准。
第4章文件发放管理规定
第11条所有公司内部发布的文件均需由综合管理部制定分发号，加盖“受控”章才能发放。每份文件不同的复印件必须注明不同的分发号，以便追溯。
第12条体系文件需由体系文件管理室文控员负责发放管理工作，其它内部文件的发放由综合管理部行政专员负责实施。
第13条根据文件发放批量划分，文件发放主要两种情况：大批发放与零星发放。
(1)大批发放时，应建立《公司内部文件配置、发放与回收登记表》，并报各文件归口职能部门的分管副总审批。
(2)零星发放时，应建立《公司内部文件发放与回收登记表》。
第14条文件领用人应在《公司内部文件配置、发放与回收登记表》或《公司内部文件发放与回收登记表》上签名后，方可领取注有分发号和“受控”状态标识的文件。
第15条领用部门领到文件后，应及时建立《收文登记表》。
第16条文件发放完毕后，综合管理部行政专员或体系文件管理室文控员应及时对文件进行分类、归档保存，并更新《公司内部文件清单》。
第5章公司内部文件使用与借阅规定
第17条文件使用部门应及时向相关人员进行文件内容宣贯、培训，将文件放置在适当的位置(场所)，确保相关人员能够及时、正确地使用文件。
第18条当出现以下情况时，使用部门可填写《文件领用、借阅申请表》，申请更换或增发。
(1)文件破损严重影响使用时。
(2)根据使用需要须新增、改版时。
(3)文件丢失需重新领用时。
第19条《文件领用、借阅申请表》需经综合管理部审批后方可实施更换或增发。更改或重新领用时，使用原文件分发号;增发时，应按原分发号顺序新增一个分发号。
第20条公司内部文件借阅规定如下。
(1)当其他公司或个人需借阅文件时，应填写《文件领用、借阅申请表》，经综合管理部或体系文件管理室批准后，行政专员或文控员方可办理借阅手续，并负责催讨。
(2)借阅时最长时间不得超过半个月。
(3)公司内部各部门、各车间需借阅文件时，应经综合管理部或体系文件管理室审批和登记后，方可办理借阅手续。借阅时，行政专员或文控员要负责明确借阅期限与催讨工作。
第6章公司内部文件更改、回收、作废与评审规定
第21条公司内部文件在使用时若遇到下列情形之一的，应进行修改。
(1)公司现行文件与有关国际标准、国家标准、地方标准和法规及行业标准相冲突时。
(2)文件内容与客户的需要相矛盾或不能满足客户的要求时。
(3)文件的内容不正确、不适合或操作性不强时。
(4)有更合适、更先进的或更具可操作性的产品标准、操作方法、管理手段时。
第22条文件修改程序规定如下。
(1)公司一级文件修改或其它各级文件大批修改时，公司应专门成立文件修改小组进
行运作，修改完后的审核、批准、发放使用以及旧文件回收均按本制度的相关条款执行。
(2)文件需要更改时，由文件编制部门填写《文件变更审批表》并附具体修改内容，交文件原审核人审核、原批准人批准后方可进行文件更改。
(3)文件更改由综合管理部行政专员或文控员按《文件变更审批表》负责组织实施。更改可采取划(改)或换页等方式，同时要做好修改状态标识的更改，在修改处加盖“更改”章，更改应覆盖该文件发放的所有场所。如采取换页的形式，应将原未更改的页面回收。
第23条文件回收与作废规定如下。
(1)当文件改版或修改时，会产生大量的作废和失效文件。行政专员或文控员应做好作废文件的回收、登记和标识区分工作。
(2)作废文件应进行定期处理。行政专员或文控员应填写《作废文件审批表》交部门主管批准后方可处理，将作废文件保留一份，并另加盖“作废存留”标识，归档保存一年备查，其他的进行销毁。
第24条文件评审规定如下。
(1)综合管理部经理应定期组织行政主管、行政专员等相关人员做好文件评审工作。
(2)文件评审的时间可与体系文件的管理评审相结合，评审内容包括现有文件的充分性、适宜性和有效性，确定文件修改清单和文件新增清单，以持续改进文件的可操作性和科学性。
第7章附则
第25条本制度由综合管理部编制，解释权归综合管理部所有。
第26条本制度经行政副总审核、总经理审批后，自发布之日起开始执行。