建筑企业档案就是对于建筑企业中存在的问题进行相应的记录, 并根据具体的时间来进行整理。建筑企业档案管理对于工程项目的整个流程来说有着重要的意义, 但是随着近些年来建筑企业档案管理的不断进行, 管理过程中也不断地凸显出很多问题, 针对这样的问题, 在政府的宏观管理以及企业的微观调控下取得了一定的进展, 但是建筑企业档案管理问题依旧很突出, 很多问题依然是没有得到系统的调整。本文根据现有工程项目的记录现状以及自己多年的经验对这一问题进行分析, 不足之处还望大家批评, 纠正。
一、建筑企业档案管理问题
(一) 对于企业档案管理的意识淡薄。目前, 大多数的施工企业对于企业档案管理重要性认识淡薄, 将实现大多投向于施工生产的过程, 甚至有很多的管理者认为工程施工过程得到了保证, 那么整体的建筑企业就可以得到高效的发展, 对于施工建设与档案管理没有能够整体的进行调整。其实, 建筑工程资料的收集与整理要保持其整体性, 从工程伊始到工程结束都应该保证资料的记录。但是大多数的企业在工程资料的时候, 与正常的工程施工不能保持同步, 部分专业技术的人员将施工过程中的资料管理记录看作为无所谓的东西, 甚至是分外之事, 对于具体的记录任务草草了事。大多数员工在平时对于档案的整理不加重视, 等上级领导部门开启检查的时间, 就开始临时的进行修改, 其最终的效果依然是没办法去良好的进行。同时很多单位不能从根本解决档案管理人员提出的问题不能根本的解决, 有的管理者甚至直接忽视, 上层对档案管理的支持重视不够, 使得工程档案工作难以进行。
(二) 资料管理过程中的问题。其实, 在工程档案管理过程中, 设备与管理过程中存在的问题是一直以来难以解决的问题, 现有的施工档案管理一般分成三个部分:总公司档案管理部门, 分公司档案管理部门和工程项目部资料室。前两者主要凸显出来的问题是专业打理的人员匮乏, 存储的空间陈旧拥挤, 部分工程项目资料甚至没有专门的库房存在, 很多资料毫无条里地放置于地上, 极大地影响了档案的保存与安全。在具体档案整理过程中, 设备落后, 运行比较慢, 不利于整体的档案管理的进行。工程项目部缺乏专职档案管理人员, 大多是由临时人员担任或者兼职, 资料室或者专业的设备稀缺, 归档问题难以去集中进行解决, 所以专业人员的工作繁忙与人员调动, 再加上保存管理不妥善等等, 造成了工程档案过程中的原始资料丢失, 对于日后的工程查询工作极为不便。
(三) 档案整理的时间不及时。其实, 对于工程项目档案管理而言, 整理的及时性很重要, 只有档案做到及时整理才能保证其档案的真实性。具体到工程项目中, 有三次档案的移交, 分别为:在施工过程中造成的资料上交给档案管理部门, 再有工程项目部将资料上交至建设单位, 最终移交至公司档案管理部门。据有关规定, 一般的工程项目会在3个月到6个月之间, 按照移交的具体规定将档案移交, 但是在移交过程中会出现滞后的现象, 当向建设单位移交档案工作的时候速度还可以达到要求, 但是当档案移交至公司的时候拖尾现象就很明显, 甚至很多单位出现了竣工多年但是工程档案没有上交单位的现象。由于缺乏有效的档案管理移交机制, 档案移交出现的问题始终难以得到解决, 如此一来, 企业就无法对于信息进行最及时的应用, 对于工程建设的技术问题解决和企业竞争力都不利。
(四) 工程项目的档案质量较低。其实, 工程项目档案的整理要做到资料与事物相符合, 数据与实际相协调, 每个环节都不可以擅自对数据和资料进行修改, 因为每一个流程都需要进行审批以及手续盖章, 力求做到准确系统化。但是, 工程项目档案管理现状是, 很多相应的规程都没有办法去按照标准执行。有一些项目因为害怕事情琐碎而对项目的资料不进行完整的记录, 对于整理规范GB/T50328—2001规定的没有正常的执行, 大多数的归档方案不完整、不及时, 很多建筑工程项目所备案的资料与真实的工程是不同的, 弄虚作假现象更是层出不穷。
二、建筑企业档案管理对策
(一) 强化企业档案管理人员的培训。在企业档案管理过程中, 管理者对于整体的档案收集整理来说都有重要的地位, 甚至说直接地影响着影响着建筑企业的正常运行。可以说管理者是建筑企业竞争能力的主要承担者, 但是, 现阶段建筑企业档案出现问题最主要的原因就是管理人员的整体能力与素质的下滑。为了使建筑企业运营更加地具有竞争力, 我们就要不断地提高管理者的专业能力以及专业的素养, 定期开展知识讲座, 对于管理者的专业性不断地进行提高, 一方面促进员工专业知识的提高, 另一方面也要促进他们对于知识的运用能力, 通过定期考核来不断地提高他们的学习积极性。
(二) 建立健全工程项目规章制度。俗话说得好, 没有规矩不成方圆。工程项目档案对于企业自身的重要性自己特殊性使得具体运营起来难度颇大, 工程巨大, 人员琐碎, 无疑是对我们更多的挑战, 为了更好地加速大家工作的效率, 必要的制度显得尤为迫切。一方面, 我们要不断的依据自身企业面临的问题对档案管理进行补充, 另一方面也要加大制度的执行能力, 通过执行小组来不断地提高企业员工的积极性, 每一个环节都要做到有效的把握, 对档案管理部门日常的档案管理, 档案管理每一个环节的移交工作等都做到有制度可以依存。这样一来, 有了监管制度大家会更加认真地工作, 进而提高工作的整体效率。
(三) 丰富档案管理的方法。档案管理方法单一也是目前我们存在的问题, 因为越来越多的数据方法单一面对可能出现效率低下问题。为此, 企业应该积极地寻找改革的方式与途径。档案管理工作涉及的范围比较广, 涉及的人员众多, 如果一味地采取原始的方式方法, 就会加大整体的工作量, 所以, 我们不妨扩展自己的管理模式。例如, 企业可以定期的展开部门座谈, 在座谈中对各部门的问题以及工作进行相关的介绍, 以便在日后的工作中更加有效的执行。同时, 也可以不定期采取突击检查, 随时掌握员工管理的进度与方向, 严格排查浑水摸鱼的问题。
三、小结
在我们对于建筑工程项目档案进行管理时遇到了很多的问题, 部分单位档案项目人员的素质较低, 工程项目的档案质量较低, 档案整理的时间不及时, 资料管理过程中的问题, 对于企业档案管理的意识淡薄, 这些问题造成了现有建筑工程竞争力的减弱。为此, 我们必须采取一定措施来改变这些问题。一方面, 我们要加强建筑的档案管理, 强化档案管理人员的培训, 对于建筑企业档案管理制度进行完善, 加强对于文件的及时性整理, 以此达到建筑企业的竞争力提高。
摘要：随着我国城市化进城的不断推行, 我国的建筑业也得到了长足的发展, 可以说作为建筑行业发展的重要见证, 建筑企业档案是建筑企业发展的重要组成部分。而管理好建筑档案对于建筑行业有重要的意义。工程项目的档案质量较低, 档案整理的时间不及时, 资料管理过程中的问题, 对于企业档案管理的意识淡薄使得建筑企业档案管理难度增加。本文主要从我国建筑行业档案管理过程中显现出来的问题进行具体的探讨, 并根据这些问题进行对策分析, 帮助促进建筑行业对于人们生活生产的发展。
关键词：建筑企业,档案管理,问题及对策
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