2014年, 中共中央办公厅、国务院办公厅联合印发了《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》, 做好档案工作, 不仅是当前社会各项工作的需要, 而且是维护党和国家历史真实面貌的重大事业。《意见》提出了新形势下加强和改进档案工作的新要求, 包括完善档案工作体制机制, 建立健全覆盖人民群众的档案资源体系, 方便人民群众的档案利用体系, 确保档案安全保密的档案安全体系, 以及加大对档案工作的支持保障力度等五个方面。面对新形势新任务新要求, 高校要与时俱进, 开拓创新, 加强档案基础业务建设, 改进档案工作方法和技术, 提高档案管理规范化、存档信息化、服务大众化的水平, 推动档案工作的持续发展。
一、高校档案工作现状
(一) 学校各级领导高度重视。一直以来, 高校各级领导对档案工作给予了很大的关心与支持。档案一般由一名校领导分管, 成立档案馆或档案室, 配备相应的专职人员, 档案经费专款专用。档案工作被列入学校工作的年度计划和总结, 各级领导经常现场调研, 定期了解档案工作情况, 及时解决档案工作中遇到的实际困难, 确保档案工作所需的人员、经费、设施和设备到位, 档案工作不断发展。
(二) 强化督导和培训。高校有一套健全的档案工作网络, 建立了较完善的学校、单位 (部门) 、兼职档案员三级档案管理体系, 为做好档案工作打下了坚实的基础。为保障档案工作网络的规范有序, 高校有意识地加强对专兼职档案员的督导和培训。专职档案员定期参加档案行政管理机构举办的业务培训, 更新工作理念和管理方法, 掌握最新的档案技术。对兼职档案员则是年度培训和随时指导相结合, 培训档案有关知识, 对档案资料的收集、鉴定、整理、利用等业务进行手把手的辅导。
(三) 推行“前端控制, 全程管理”理念。所有文件资料在发文盖章时, 均保存一份正稿、签发稿和草稿, 文件资料年底以部门为单位进行汇总、立卷、录入档案系统、移交、归档。对于科技项目档案或专项业务档案, 则推行“四同步”管理, 项目结束或竣工后归档。集中收集与平时收集结合的方式, 保证了学校产生的有保存价值的文件资料收集齐全。整理方面, 按照高校档案分类法, 准确分类, 整理有序, 装订美观, 安全保管。
(四) 积极开展档案利用服务。档案工作始终围绕学校中心工作提供优质服务。如:提供大量涉及学校定位、财政拨款、人员定编等档案文件, 维护学校合法权益, 有效解决债务、产权等各种纠纷;协助纪检、监察处核查各部门处级干部签署合同和经手的规章制度;为学校周年庆典、人才教育教学评估等工作提供参考和凭证资料;查阅学籍档案提供学历认证, 为历届毕业生提供核实学历、学籍证明等等。档案工作为师生提供了大量的查阅服务, 成为了学校工作不可缺少的参谋助手。
(五) 加大档案资源编研开发。档案编研一直是高校档案工作的重点之一。高校一般有组织机构沿革、大事记、基础数字汇编等基础编研资料, 学校特色编研资料和专题材料、发文汇编等等。档案部门认真总结档案编研经验, 在学校范围内征求意见, 分析需求, 有针对性地开发档案信息资源, 编纂新专题。档案编研在学校人才培养、科研和社会服务中发挥重要作用。
(六) 积极推进档案信息化建设。档案信息化建设是提高档案管理质量和水平的重要抓手, 也是时代发展的要求。高校通过购买或合作开发档案管理系统, 档案目录电子化率达100%, 近年来许多高校开始实行OA办公, 电子文件即时归档。而且, 学校对存量档案进行数字化扫描, 逐步实现全文网上检索利用。
二、高校档案工作存在问题
近年来, 高校档案工作取得了较大的发展和进步, 然而, 在新形势下, 高校档案工作尚存在一些问题。
(一) 档案制度有待完善。高校档案收集范围和档案保管期限的相关规定, 需要重新定义和修改。专职人员岗位职责考核制度、兼职人员岗位职责和依法治档制度、档案工作依法检查制度、档案信息安全管理制度等有待建立和完善。
(二) 档案意识有待加强。存在档案意识淡薄、责任心弱的现象, 有些重点项目建设未能与档案工作做到“四同步”, 部门预立卷制度执行和开展较难。
(三) 档案信息化建设有待加快。学校档案信息化建设虽取得了一定成效, 但电子文件的归档管理、党群、行政类永久保管的档案扫描工作尚未启动, 学籍档案数量庞大, 数字化扫描进度慢。档案全文数据网上检索利用尚需权限, 并未全面开放。
(四) 档案信息资源整合利用不够。校内部门之间缺乏系统协调意识, 各个部门的信息化各自为政, 采用的软件系统不一致, 数据标准不统一, 缺乏统一的信息资源管理平台, 导致校内大量数据的重复建设和资金浪费, 形成多个“信息孤岛”, 资源无法共享, 也增加了以后档案数据兼容、对接和归档的难度和成本。
三、高校档案工作持续发展的对策
(一) 开展档案规章制度的废、改、立工作。认真贯彻落实《意见》有关部署和任务, 高校要进一步开展档案规章制度的废、改、立工作, 修订各类档案制度, 制定档案信息安全管理及档案管理应急预案, 建立专兼职档案员岗位责任制及奖惩制度, 建立健全检查、考核、评估制度等。
(二) 重视档案的形成积累, 做到“四同步”。继续加强对档案工作的领导和重视, 把档案归档工作列入单位 (部门) 岗位责任考核范围, 纳入相关人员的工作职责。重大基建项目、教学评估项目、科研课题、研究项目等要严格做到“四同步”管理, 逐步规范文件档案材料的形成、积累、收集和整理工作。
(三) 持续推进档案信息化建设。按照高校档案信息化建设方案的规划, 档案信息化建设与学校信息化建设同步发展, 档案管理系统与OA办公系统无缝对接与整合, 加强电子文档的收集、管理, 加快学籍档案、党群、行政类重要档案的数字化扫描工作, 持续推进档案信息化建设。
(四) 加快档案资源整合。高校档案信息资源的整合和开发利用尚处于初级阶段, 发展的空间比较大。
要统筹规划, 整体协调, 加大经费投入。按照“整合资源, 共建共享”的原则, 将学校内部所有的资源体系整合, 纳入统一的开发平台, 实行统一的技术标准, 逐步将高校教务系统、学籍系统、科研系统、设备系统甚至财务系统的数据都与档案系统对接, 真正实现纸质文档与电子文档的同步归档。对所有档案资源进行再开发、再挖掘。与此同时, 建设能够支持多方访问与个性化利用服务平台, 实现档案信息资源的开发和共享, 最大限度地发挥现有资源的作用。
(五) 优化信息化人才队伍。首先, 构建专业的技术队伍。档案管理人员除了具备档案基本知识外, 还要具备一定的计算机水平, 熟悉计算机操作、录入、网络、数据库、图像处理等方面的知识, 不断更新知识结构, 活到老学到老。其次, 强化业务培训。开展面对全校各个层次的档案信息技术培训, 重点提高师生的信息技术运用能力。再次, 借助于高校网络技术部门或外包服务机构在设备、技术、专业人才方面的优势, 采取合作或购买技术支持服务, 优化档案人才队伍结构, 提高信息化建设的效率。最后, 多开展校际间的技术交流, 开阔眼界, 相互促进和提高。
(六) 完善档案安全管理工作。做好安全保护工作是档案最重要的基础工作之一, 高校继续强化档案安全意识, 开展安全专项督查, 加强基础设施建设, 保证档案实体和档案信息的安全、系统和完整。
在以知识和信息为主要特征的时代背景下, 高校档案工作的关键是创新, 管理创新, 技术创新, 利用模式创新。在创新中求发展, 迎接新挑战, 开创新局面。
摘要：面对新形势、新任务、新要求, 高校应从完善档案制度、重视档案形成积累、推进信息化建设、加快资源整合、优化人才队伍和完善档案安全管理体系等方面, 进一步推动档案工作的创新发展。
关键词：高校,档案工作,现状,问题,对策