国有企业人事档案是一个人在单位的“印迹证据”, 记载着一个人从学校到各个工作岗位不同的经历、思想品德、工作状态、业务能力、表彰奖励、社会关系等各方面的重要信息, 涵盖一个人的工资待遇、出生年月日、技术职称、职务、社会劳动保障、组织关系等等, 是全面看待、科学使用人才资源的重要依据, 是维护干部职工合法权益的可靠凭证, 是研究组织人事工作规律的重要资料, 对组织人事工作具有规范、检查、监督的作用。
一、人事档案管理工作对国有企业的重要性
(一) 印迹作用。通过人事档案, 可以直接有效地证实当事人的学历、经历各个不同的工作岗位、技术职称、思想品德、业务能力、社会关系、奖惩等情况。之所以说充分认识到做好人事档案管理工作的重要性, 是因为人事档案保存了一个人不同历史时期的原始材料, 也是一个人社会历史忠实地完整地记录, 上面留有组织公章、个人手迹或印鉴等标志, 有着其它材料不可替代的法律效力, 同时有助于化解单位遗留下的矛盾和扯皮问题。
(二) 证据作用。1.选拔领导干部提供依据:通过查阅人事档案, 可以了解当事人以往的工作轨迹、学历、年龄、奖惩、思想品德等基本情况, 并且将现状考察与查阅档案材料中的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机结合, 从而更加历史地、全面地、准确地评判一个人, 真正做到知人善任、选贤举能。2.晋升职称提供依据:根据人事档案记载的当事人的年龄、学历、工作年限、奖惩情况、业务水平等基本情况, 结合本人现有的著作、论文等理论刊物, 为当事人晋升职称提供依据。3.调整工资提供依据:人事档案记录着每一个人的学历、工作时间、技术职称、职务任免等基本信息, 为用人单位调整工资提供有力、准确的依据。4.重新择岗提供依据:随着现在社会主义市场经济的飞速发展, 劳动者的用工形式及择业态度发生了巨大的变化, 那种在一个单位工作一生的“铁饭碗”状态部分人已经不愿意适用, 劳动合同制的全面推行, 加速人员流动速度, 流动方式更加灵活, 以寻求更加适合自己, 待遇更加优厚, 更能发挥自己潜能的岗位, 用人单位就会查阅当事人的人事档案, 根据人事档案记载的基本信息结合其它方面决定是否任用。5.国有企业改组提供依据:国有企业在市场经济的推动下, 改组的越来越多, 国有企业的人事档案起着举足轻重的作用, 许多人事遗留问题都涉及查询人事档案, 人事档案管理的重要性也产生了刚性需求。
人事档案是用人单位在了解人、使用人的过程中形成并经组织认可的文件材料, 是人才信息的重要载体, 是客观反映当事人德、能、勤、绩等情况的真实记载, 是一个人成长轨迹的体现, 是人才的主要信息来源, 对核实和评价一个人提供了最基本、最权威的依据。是社会公共信息非常重要的一个组成部分, 作为人生经历的记载, 与当事人的一生如影随形, 其重要性是毋庸置疑的。
(三) 学习借鉴作用。随着时间的推移, 老一辈国有企业的精英、带头人, 已经相继离开工作岗位, 后人学习他们的无私奉献精神, 改革创新精神, 于是, 他们的人事档案就起着至关重要的作用。
二、国有企业人事档案管理中存在的问题
(一) 企业对人事档案管理思想上重视程度不够。少数国有企业认为人事档案工作就是一般的事务性工作, 不能给企业创造经济效益, 甚至认为“档案无用”, 对人事档案工作从思想上不够重视, 只要不丢失, 不泄密, 需要时能查阅就行了;在人事档案管理场所、工作经费、人事档案管理人员配备等方面没有保障, 存在人事档案管理硬件设施不完善、陈旧落后等现象, 以致忽略人事档案管理工作, 致使人事档案材料收集和补充以及更新缓慢, 不能及时、准确地反映个人的信息。有的国有企业领导虽然口头上也说人事档案工作是多么的重要, 但往往只是落实到口头上, 并没有落实到实际行动上。
人事档案管理工作没有认识到是企业管理工作的重要组成部分, 人事档案管理不善就无法维护好企业利益与职工的权益, 当企业的一些单位破产后, 一次性安置人员因为人事档案的丢失等原因, 职工的身份因为缺失原始记录, 得不到正确的安置而引发矛盾产生影响, 为国有企业的再经营造成不良的影响。
(二) 人事档案日常管理存在诸多不规范。1.场所环境和设施等硬件严重不足:个别单位没有专用档案室, 人事档案资料随便找个柜子存放;有的单位人事档案数量多、存放档案的办公室面积小、阴暗潮湿, 极易引起人事档案材料霉变、虫蛀, 影响人事档案的完整性及美观整洁。2.管理不规范:有的不按规定转运档案, 随便涂改、调换、毁灭档案材料的现象时有发生, “工龄改长、年龄改小、党龄改早”等现象仍存在, 有的人事档案不能实事求是地反映当事人的基本信息;还有的单位“档案室”实际上成了杂品库, 人事档案室不专用, 使人事档案工作处于无序管理状态, 人事档案缺乏应有的长期性和连续性的发展规划, 造成人事档案管理中的混乱局面, 严重的甚至使许多档案损毁和遗失, 使人事档案管理工作带来麻烦。
(三) 人事档案内容建设亟待提高。人事档案的主要内容是学历、工作经历、职称评审、入党入团、职务任免文件、奖惩、年度考核等材料, 其内容老套、信息单一。针对当今市场经济的用人环境, 这样的人事档案无法对一个人做出系统的、全面的、完整的评价, 参考价值小, 不利于优秀人才的挖掘和使用, 诚实守信是安身立命之本, 随着国家对公民诚信重视程度的提高, 档案内容应由单一的基本信息向多元化方向转变, 人事档案内容除了传统内容外, 还需增加个人道德品质、诚信记录、工作态度、技术创新、专业论著、科研创新、专利、团结协作精神、工作业绩等内容。
(四) 人事档案管理信息化水平偏低。有的国有企业人事档案管理手段仍旧采取传统的手工方式进行管理, 使得人事档案管理上的一些纰漏一直延续, 对人力财力上的浪费仍然存在;有的国有企业人事信息系统存在信息过时、与档案纸质材料记录不一致等问题。
三、采取六项措施做好国有企业人事档案工作
(一) 领导重视。领导重视是做好国有企业人事档案管理工作的前提。只有将人事档案管理工作列入议事日程, 存放档案的场所、设施、人员配备、待遇等才能得以落实, 为人事档案管理工作创造有利条件, 提高工作积极性和工作效率。
(二) 健全人事档案管理机构, 配置专兼职人事档案管理人员。成立人事档案管理机构, 配置专职或兼职人事档案管理人员, 落实管理人事档案人员待遇, 定期组织管理人事档案人员进行业务技能素质培训, 充分调动管理人事档案人员的主观能动性和创新性。
(三) 端正工作态度。国有企业人事档案管理人员工作态度直接决定人事档案管理的工作质量、工作效率, 人事档案管理人员要树立敬业精神, 干一行, 爱一行, 精益求精地将人事档案工作做好。
(四) 加强硬件设施建设, 争创一流管理水平。加强硬件设施投资, 配备、购置、更新必要的设备, 切实改善、提高人事档案管理的硬件条件和管理手段。
(五) 把好“入门关”。需要入档的材料、表格、各种证书等内容要真实、准确、规范、完整。
(六) 规范化管理。人事档案装订工序, 做到规格统一;人事档案室要做到防潮、防盗、防火、防霉、防蛀、防尘;建立健全人事档案各种管理制度, 大力提倡电子化、信息化管理人事档案。
总之, 人事档案管理工作在国有企业管理中是不可缺的工作之一, 自国有企业诞生至今几十年的发展历程也凸显了它的重要价值, 与国有企业同命运, 共呼吸。随着经济飞速发展, 社会不断进步, 国有企业人事档案管理手段也要随之提高, 引进先进化的管理模式, 使国有企业人事档案管理工作制度化、规范化、信息化, 充分发挥人事档案在国有企业的效用、价值。
摘要：人事档案是人力资源储备及获得人才信息的主要来源, 也是选人用人、促进人才合理流动、科学配置和合理使用人才、全面考察了解、正确评价和使用人才的重要依据, 是国有企业发展的根本保证。做好人事档案管理工作, 对人才资源的高效合理利用起着至关重要的作用, 以更好地为国有企业决策、提升人力资源管理水平以及促进国有企业发展提供帮助。
关键词：人事档案,国有企业,重要性