随着我国各项管理事业的不断发展, 档案管理越来越趋于复杂化, 为了档案现代化管理的需要, 有些大的事业单位将档案管理分为两个子系统, 一个为档案实体管理系统;另一个子系统为信息管理子系统:档案实体管理子系统分又为档案收集、档案整理、档案鉴定、档案保管和档案的统计等工作环节;档案信息子系统又分为信息的制作编辑和信息的输出两个部分, 信息的编辑制作由目录的编制、文献汇编的编辑和编写参考资料等构成, 信息的输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借以及出版、展览等多项服务活动构成, 整个档案管理系统及其子系统在运行中相互之间都具有反馈机制。
一、事业单位档案管理的作用
档案工作是一项具有管理性的工作, 也是一项服务性质的工作, 他不是一项创造财富的工作, 也不是由档案工作人员和档案机构所产生, 而是由其它管理部门在发展和管理过程中所形成的历史文件, 是对这些历史文件进行科学地管理, 因此档案管理是一项管理工作。但是档案管理工作不只是管理, 也是事业单位不可缺少的一个组成部分, 通过为其它部门提供信息服务, 因此又具有服务性。同时档案工作也具有特殊性, 因为档案记录这个阶段的历史记录, 档案管理工作都必然为一定的经济性、政治性、文化性, 因此档案关系到国家政治利益和经济利益, 一部分档案是保密的, 是不能开放的, 但大多数档案则要在规定期满后才开放, 这也是档案管理的特殊性。事业单位的档案是国家档案的一部分, 因此在管理上要遵循集中统一管理的原则, 维护档案的完整与安全, 便于利用的原则。集中统一指国家全部档案要由国家设立的各级各类档案保管机构分别集中保存, 并制定统一的法规进行管理。维护完整有两方面的含义:一是从数量上要保证档案齐全, 不致残缺短少;一是从质量上要保持档案的有机联系, 不能人为割裂分散或零乱堆砌。档案是历史的见证, 都反映一定的历史事实, 不允许任意篡改或修正, 所以维护档案的真实性, 保持档案的原貌, 也是档案管理工作必须遵循的原则之一。
二、现代化档案管理存在的问题
(一) 档案管理的标准不健全、不规范, 增加了档案管理的难度。目前, 国内各个事业单位的管理都各不相同, 就是同行业在管理方面也是参差不齐, 使用的软、硬件也不尽相同, 因此档案的格式、内容没有一个统一标准, 结果导致各个事业单位档案管理制度各有不同, 给档案管理增加了很大的难度。在国内, 各个事业单位的档案管理都存在保存的档案内容不完整、不全面和不清晰的现象, 给查找工作带来很大的难度, 同时给国家事业单位档案管理事业和资源建设工作产生不利的影响。
(二) 事业单位档案管理资金投入较少, 阻碍了档案管理的发展。目前在一些事业单位的档案室, 大部分使用的设备比较陈旧, 有些项目仍维持在人工查找的阶段, 一些高清晰度的图片无法打印出来, 很大程度上影响了档案管理的健康发展。现代化的档案管理离不开高科技的管理设备, 但大多数事业单位的领导对档案管理资金投入不大情愿, 认为是多余的, 因为事业单位的资金量是很有限的, 在档案管理方面投入大量的资金不如将资金投入到扩大再生产上, 能创造更大的效益。
(三) 在事业单位档案管理方面缺少高水平的技术人才。一方面, 一些事业单位的领导不想在档案管理方面投入过多, 因此一些单位档案室的管理人员年纪偏大, 素质偏低, 已无法适应当今社会的发展, 同时有个别的事业单位领导把不适合其它工作的人员调入档案室工作, 认为那里的工作不重要, 素质低点也无关紧要, 因此很大程度上影响了现代档案管理的发展。另一方面, 一些高水平的技术人才不喜欢去档案室工作, 主要是档案室的岗位工资偏低, 没有太大的发展空间, 得不到有关部门的重视。
三、提高事业单位档案管理水平的措施
在前面说过, 档案管理是事业单位管理的组成部分。档案管理虽然不能创造效益, 但它是对各个阶段的历史记录, 档案管理工作都必然有一定的经济性、政治性、文化性, 应该引起事业单位领导的高度重视。
(一) 加强事业单位的档案管理, 使档案管理制度化、规范化、标准化, 向着现代化发展。要建立健全事业单位档案管理的制度, 加强档案制度化管理力度, 对该存档的资料一定要完整、全面, 对之前的大量存档的历史文件, 进行认真地筛选, 对有历史意义的文件输入计算机数据库, 以方便查找, 做到规范化、标准化, 向着档案管理现代化方向发展。
(二) 提高相应的资金投入, 实现档案管理现代化。在投资方面, 要加大对档案管理的投资力度。当前随着我国经济的快速发展, 对档案管理的要求不断提升, 没有现代化的档案管理设备是无法实现的, 主要表现在计算的软、硬件方面, 一方面为了用户方便查找有关的资料, 部分资料可以做到在网上公开查找。另一方面可以按照档案的保密程度, 按照相关规定程序进行查找, 实现更好地为国家建设服务的宗旨。
(三) 提高档案管理人员的素质, 加大人才的投入。在提高人才素质方面, 一方面要对现有档案管理人员进行相关的技术培训, 采取走出去、请进来的方法, 使现有档案管理人员的素质逐步提高。另一方面要高薪聘请专业技术人才进入档案室工作, 包括引入应届专业对口的大学毕业生, 发挥他们在档案管理方面的特长, 在短时间内使档案管理工作水平快速提升, 达到国家要求的管理标准。
摘要：本文就事业单位档案管理现代化进行研究和探讨, 使档案管理更好地适应事业单位的发展。
关键词：事业单位,档案管理,现代化
参考文献
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