1 引言
单位的档案在它的发展过程当中占据着非常重要的地位。这能够决定决策管理方式改进以及人力资源的调整的方向, 作为这些的准则。管理的方案, 管理方式以及管理制度或者是管理人员的个人素质等这些方面都会对档案管理工作造成一定的影响。因此, 这些方面都应该合理科学的执行。根据现如今的信息技术的发展, 档案管理的工作应该顺应时代, 因此这个工作必定越来越具现代化以及电子化。本文笔者将对这个工作的现代化以及电子化进行探究。
2 档案管理现代化和电子化发展的必要性
档案中一般都记载着单位的平常的工作详情, 并且对于之后的工作总结以及提高工作效率有着重要意义。所以, 档案管理工作在平常的工作中也占据着重要地位。因此, 如果工作人员能够充分提高档案管理的水平, 达到档案管理工作的现代化以及电子化的目的, 那么就能够大大提高档案管理工作的效率。现如今的档案管理已经渐渐与传统的纸媒进行脱离。电子档案能够有效提高对信息的存储以及处理效率, 并且减少存储的现实空间。在进行档案文件处理的过程当中, 电子档案能够更加高效, 并且需要时可以直接进行调取, 并且能够更加方便进行信息筛选, 一次性处理信息的速度也更快。电子档案的使用能够有效提高对信息的选择以及存储能力, 并且大大提高信息准确性。即使发现在这个过程中出现了错误, 电子档案也能够更加迅速的进行改正。这点比较传统纸媒档案要更加方便。
3 我国单位档案管理中的弊端
我国现如今的档案管理方法大多是利用传统的管理方法。新型的电子档案管理依旧残留着很多的不足。在档案管理的工作中, 档案形式并不规范, 很多工作人员并不能够适应这种新型的管理形式, 并且也没有足够的新型管理方式的能力。所以, 在平常的工作当中, 他们可能会忽视电子档案, 并且进行错误的操作, 这会导致档案的质量不能够得到明显的改善。并且由于工作人员的操作产生了误差, 电子档案保存的一些内容不够完全, 并且存在的数据差误也很大, 导致档案的真实性以及准确性都受到影响。并且也给其他人入侵档案的机会, 这最终会导致政府机构受到很大的损伤。总体而言, 档案管理的工作, 管理人员个人的素养与工作的质量有着密切的联系。因此, 政府机构更应该提高对这些管理人员的能力的培育, 提高他们的专业素养。另外一个不足之处就是电子档案管理工作的系统过于落后, 与时代的发展相脱节, 导致信息搜集不够全面, 对信息的处理也不够准确, 产生过多的漏洞, 从而影响电子档案的现代化以及电子化发展。
4 单位档案管理现代化和电子化发展策略
4.1 健全档案管理制度, 提高工作人员的专业素养
档案管理工作人员的专业素养以及个人能力都有着较大的差异。因此, 政府机构在对他们进行培训时要运用因材施教的教学方式。政府机构可以根据每一个工作人员的个人情况, 开展多层次、多种方式的培训, 贯彻落实学以致用的基本理念。对于城管单位来说, 政府机构应该给那些管理人员提供学习的机会, 加强他们自身的专业技能以及综合的个人素养。并且在对他们的技能培训过程中, 政府机构应该全面发挥新技术, 充分利用新理念, 积极改变城管档案管理人员的传统观念, 采用现代科技, 深化管理理念。对于那些管理工作者来说, 他们更应该充分发挥自身的管理能力。因此, 政府机构应该建立完善的管理制度, 充分明确他们的基本工作职责, 并且落实相关的责任, 保证每一个工作人员能够高效地完成自身的工作职能。除此以外, 政府机构更应该加大对管理人员的培训程度, 定期对他们的综合素质进行考核, 并且要将档案的重要性, 深入他们的思想, 充分掌握相关的管理技巧, 推进电子档案管理的发展。当然管理工作不仅仅包括了相关管理的一些知识, 还包括了其他的知识。例如, 哲学, 历史以及社会心理学。所以, 政府机构在进行对人员培训的过程当中, 不仅仅要重视对他们的专业技能的培养, 还应该注重提高他们其他方面知识的了解。现如今, 计算机技术被逐渐运用到档案管理的工作当中, 而且这对他们的技能要求很高, 因此, 政府机构更应该加强他们对计算机操作的熟练程度, 加强相关方面的培训。这能够保障档案管理工作顺利进行。
4.2 实现档案保存和查询的电子化和现代化
在现如今信息化时代中, 档案管理工作不仅仅面临着一些问题, 还显示出了一些机遇。传统的纸质档案已经被时代所淘汰, 在逐渐增多的档案信息管理当中, 管理者应该充分利用现代技术, 促进管理现代化以及电子化的转型。但管理这份工作自身的专业要求较高, 对管理工作人员的技能要求也很高, 并且这个工作具有很强的综合性, 因此, 为了达到档案管理工作的高质量的目标, 就应该提高工作人员的管理能力。当然管理这份工作十分复杂, 对工作人员的劳动力要求也更大。并且随着档案数量逐渐增多, 工作人员会面临着很大的挑战, 如果依旧利用传统的档案管理方式, 这无形增加了他们的工作负担。而利用计算机等现代化的技术就能够有效提高档案管理的效率, 大大节省了人力物力以及时间。根据信息化以及智能化的特征, 工作人员能够减少相关的操作, 充分利用现代科技的优势, 让整个工作都变得更加合理化, 科学化。计算机的充分利用让手工录入以及查询都达到了电子化的发展。
摘要：随着现代科技逐渐发展, 各个领域都已经将信息技术以及其他的网络技术和先进的科技结合在一起。城管单位也应该利用更加先进的管理形式, 充分达到档案管理现代化的目的, 并且有效促进档案管理工作能够和现代社会步伐相一致。本文笔者将探究城管单位档案管理现代化以及电子化发展。
关键词：城管单位,档案管理,现代化,电子化
参考文献
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