一、电子政务与机关文件管理
电子政务包含多方面的内容, 如办公自动化、部门间的信息流转、电视会议、公民网上信息公开、电子化社会经济统计等等。很显然, 电子政务不是简单的“上网”, 而是要利用电子手段将政务工作进行重组和再造。电子政务的目标是为了提升运行效率, 增强服务功能。
机关文件, 是指党政群团等社会组织在工作中形成的各种文本。比如, 《国务院关于进一步推进相对集中行政处罚权工作的决定》《关于公布2015年度全省水路运输诚信企业名单的通知》《洋浦区出租汽车经营服务管理规定》《关于公布起重机械制造、安装改造维修鉴定评审人员考核结果的函》等等, 都属于机关文件。
机关文件管理就是指这些文档、电子表格、图形和影像扫描文档的存储、分类和检索。文件管理的关键问题就是解决文件的存储、文件的安全管理、文件的查找、文件的在线查看、文件的协作编写及发布控制等问题。
二、电子政务下的机关文件管理问题
目前, 通过电子政务提高政府管理质量和创新效率, 已成为国内各级政府的共识。但实际上, 随着电子政务的推广, 机关文件管理越来越受到政府的重视, 但是经常会碰到以下的问题:纸质文档保管难, 海量信息无法全部电子化;文件检索系统不科学;归档文件版本不一;网络文件安全问题出现;部门文件无法共享等。
总结来看, 出现这些问题的原因主要有三个方面:
(一) 文件管理滞后。电子政务在建设初期的资金投入很大, 业务应用的广度和深度却有限, 机关文件工作是作为档案公共事业的组成部分, 却由机关档案室来独立承担管理工作不尽合理, 满足公众需求水平的内动力不足。有些机关只强调近期固定资产投资, 马上投资建设文件库, 短时间内采购设备, 却没有专业人员维护, 同时缺乏后期更新的远见卓识, 这都严重影响了电子文件中心的效率和质量。
(二) 文件标准弱化。目前, 我国电子政务标准化建设滞后, 很多地方只能制定符合本地实情的规范, 各部门做电子政务的时候都有自己的思路和方法, 根据分工和预算安排, 文件管理标准不尽相同。特别是长久保存和方便利用这方面, 标准不一, 这些标准的科学性、通用性有限, 使电子文件遭受失真、失存的危险。
(三) 文件安全凸显。文件的管理要创新, 采取的工作方式之一就是电子化, 但是如果文件安全得不到保障, 网络泄密甚至犯罪就可能出现, 导致政府的管理效率和公众形象受到损害。很多机关的文件管理系统不具备电子文件自动归档并安全保管与提供利用的功能。突出问题不能得到解决, 即电子文件的集中、规范管理以及加工利用问题尚未解决。如果不能及时与政务协同办公系统同步实施运行, 将会造成大量珍贵、重要的电子公文遗失, 给保管、保存、开发利用以及为领导决策、各部门提供利用服务等带来极大隐患。
三、创新机关文件管理体制的对策
时至今日, 电子政务的本质就是及时把政府的决策、服务内容、工作程序和办事方式向社会公布。我们应在国家层面上开展国家级文件管理工作, 积极摸索一个可行的标准, 统一技术上的问题, 在细节上由使用者来把关, 甚至可以修改, 为地方机关文件管理提供示范。为推动电子政务的发展, 创新机关文件管理, 应该采取下列策略:
(一) 定位明确。当前必须认识到电子政务与办公自动化的差别, 档案文件管理的目标就是实现电子文件长久存储和便于利用。有的机关档案室把电子文件中心功能定位于长久保存和利用, 而有的则暂时存储, 有的定位于信息公开, 有的定位于文件备份。因此, 机关文件管理要遵循一定的系统原则, 首先考虑电子化的目的, 然后再发挥各要素的功能, 综合各方面的资源优势, 使得电子文件管理体制最优化, 文件管理最科学。
(二) 统一规划。我国机关文件管理可用的标准并不多, 地方很少制定出新的电子文件管理标准。可以借鉴国外先进经验, 对全国政府机关文件管理进行统一规划, 制定统一标准, 采用国际标准, 不但可以减少重复劳动, 还可以加快电子文件管理发展的进程, 我们要汲取与电子文件管理有关的国际标准, 合理地引用到政务工作中来。
(三) 建设数据库。这是电子政务工程的关键, 也是机关文件管理工作的突破点。必须打破各级政府和部门之间相对信息封闭的现状, 重视对机关文件资源的不断开发、更新和维护。电子政务的终极目标就是建设数字档案馆, 在文件中心的基础上, 进一步实现信息化、智能化、保密化, 通过开发海量信息云, 整个政务体系内的文件资源, 为相关部门或人员提供资源共享。
摘要：电子政务是新型的政务管理系统, 而机关文件是政务活动的重要载体。发展电子政务有利于机关文件创新, 既要从理论上认识到文件管理的新内涵, 也要从实践中求实创新。
关键词：电子政务,机关文件,档案,管理
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