一、机关照片档案管理过程中存在的问题
(一) 收集工作较困难。机关档案管理部门对文书类档案管理的重视程度较高, 而往往忽视了对照片档案的管理, 因而造成照片管理的效率低下。机关的档案管理部门在搜集档案时往往只对各个部门的文书类档案进行收集, 而对照片档案的收集较少。一般而言, 档案管理部门参与机关各类活动的概率较小, 因而不会主动地对机关各个部门的照片进行收集和管理。此外, 部分机关档案管理人员的管理意识较为薄弱, 不能将照片档案进行完整保存, 照片档案管理存在较大的随意性, 导致照片档案收集困难, 照片档案不能得到统一的管理。
(二) 规章制度不完善。我国大部分机关档案管理部门已经建立了照片档案管理制度, 但是仍然存在许多不完善的地方, 照片档案管理尚没有得到统一和规范, 使照片档案管理的执行力度不强。一些机关档案管理部门没有对照片档案的管理细则进行明确规定, 照片档案的管理范围和要求等细节也没有进行统一规定, 监督部门不能对档案管理部门的具体工作进行有力地监督, 档案管理部门对照片档案进行管理的责任不明确, 导致工作人员管理照片档案的积极性较低, 制约了机关照片档案管理工作的开展。
(三) 整理工作不规范。照片档案是一类特殊的专门档案, 其性质有别于文书类档案, 档案管理人员只有认真学习其管理方法, 才能实现照片档案管理效率的提高。例如, 机关举办的活动种类较多, 相应地照片的种类、时间、类型较多, 在一定程度上增加了工作人员管理照片档案的难度。此外, 数码相机的使用使纸质版和电子版的照片存在管理不科学的问题, 机关缺乏一套规范统一的管理标准, 使照片档案管理工作存在较大的混乱, 不能实现照片档案的科学管理。
(四) 保管工作不到位。照片档案主要包括电子数据、底片、照片等形式, 是一类包括电子数据、感光材料等多种特殊载体的档案。一些机关的档案管理部门不具有保存这类特殊载体的设施和装备, 也不具备恒湿、恒温等特殊要求的管理空间, 大部分照片档案同其他文书类档案被放在一起进行保管, 大大缩短了照片档案的保存时间。保管工作不到位使照片档案管理的有效性降低。
二、提高机关照片档案管理工作有效性的对策
(一) 完善管理制度。提高机关照片档案管理人员对照片档案管理工作重要性的认识, 使照片档案管理人员按时对照片档案进行收集、整理、归档和管理, 提高照片档案管理工作的有效性。除了对照片档案管理的重要性进行宣传之外, 机关监督部门应加强对档案管理部门的指导和监督, 通过进一步完善照片档案管理工作的制度法规, 进一步明确档案管理人员的责任, 通过提高相关人员的重视程度, 使档案管理工作得到顺利开展。
(二) 明确管理范围。提高照片档案管理质量的关键是加强对机关各类照片的收集工作。机关档案管理人员应根据单位的规定, 主动做好各部门的照片收集工作。机关应通过培训和教育的形式对相关管理人员进行培训, 提高他们的管理水平和能力, 使其按照片的时间、地点、活动内容等要素进行分类管理。具体来说, 照片档案管理部门应对本单位有价值的活动、会议等有价值的照片进行保存, 实现照片档案管理的真正目的。
(三) 提高管理质量。档案管理人员应严格按照本单位相关规章制度的要求对照片档案进行收集和管理, 对本单位意义较小或者没有意义的照片进行删除, 同一个场景的照片选择一张质量较好的进行保存。每一类型的照片档案应当规定具体的保管期限, 不同年度的照片应分类进行保存, 对照片的具体内容应进行详细的说明, 管理人员应编制统一的照片档案目录, 按照目录对每一类型的照片进行妥善保管。
(四) 做好安全保护。机关照片档案管理部门应做好照片档案的安全保护工作, 保证照片档案的完整性。机关照片档案管理部门应对照片档案管理场所的温度和湿度进行测量, 保证照片档案管理场所具有适合照片档案保存的环境。机关照片档案管理部门应在完善照片档案管理制度的基础上, 加大对先进管理设备和管理技术的引进力度, 克服引起照片档案损坏的各种不利因素, 实现照片档案的安全管理, 提高照片档案管理的科学性。
三、结语
机关照片档案管理作为机关档案管理工作的重要内容, 存在收集工作较困难、规章制度不完善等问题, 只有从明确管理范围、提高管理质量等方面努力, 才能实现照片档案的有效管理。
摘要：照片档案管理是机关档案管理活动的重要内容, 但在管理过程中存在较多问题, 制约了机关照片档案管理工作的顺利开展。鉴于此, 本文分析了机关照片档案管理存在的问题和对策, 希望能为机关照片档案管理效率的提高提供理论借鉴。
关键词：机关照片,档案管理,有效性
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