电力企业办公室是一个综合性的办公机构,担负着文件起草、公文传递、督办协调、信访接待等微观服务任务,又担负着执行、调研、参谋等宏观管理职能。办公室是企业承上启下、协调左右、联系内外的“桥梁”和“纽带”,是企业与外界联系沟通的窗口。随着电力体制改革步伐的不断加快,电力企业市场化的不断深入,企业对内对外沟通协调力度不断增加。在新形势下,办公室工作的地位和作用日显重要,内外部环境对办公室工作的要求也越来越高,企业发展中面临的种种现实矛盾和需要,迫切要求办公室不断采取新方法,转换新思路,把自己的工作定位于更好的为企业发展服务上来,站在企业发展的前沿,掌握企业发展的难点,把握企业发展的趋势,在促进、推动和导向企业发展中起重要的辅助作用。结合工作实际,笔者就做好新时期的电力企业办公室行政管理工作进行了一些思考。
1 强化机制建设,增强内部管理的规范性
俗话说“没有规矩,不成方圆”。在新形势下加强和改进办公室工作,首要任务是要努力完善各项机制制度,优化细化工作流程。要建立起流转科学、运行规范的各项制度并严格执行,坚持用制度管人管事,按照一定的程序有准备、有步骤、有条不紊、循序渐进地进行,不断规范办公室内部管理,办公室的工作作风才能有效改观,工作效率才能不断提高。
首先要加强办公室制度建设。针对办公室日常工作中容易出现问题的环节和工作中存在的漏洞,建立健全科学合理、具体实在、切实可行的制度。国家电网公司目前正大力推广应用协同办公系统,该系统功能强大,涵盖了办公室工作方方面面,如何快速转变观念,从以往的单一收发文件的OA系统中迅速过渡到功能复杂的新系统中。办公室应从公文的草拟、校核到签发,督办的起草、反馈到结束,信访的登记、传阅到处理等日常工作,都要建立和不断完善相应的规章制度和操作程序,使每一项工作依规办理,照章行事,大大提高工作效率。其次要建立目标考核机制,对办公室每个岗位的职责任务、目标要求、工作程序、考核标准等做出明确、具体的规定,做到职责明确。同时要制定激励措施,鼓励大家积极履职,多作贡献。对违反办公室制度的人和事,要严格按照制度规定进行处理,对于造成严重后果和影响的,要严格实行责任追究制。真正做到奖优罚劣,褒勤惩懒,从根本上减少和杜绝工作中的推诿现象,提高办公室制度化、规范化、标准化水平。
2 加强自身建设,增强工作学习的主动性
办公室工作千头万绪,涉及面广,综合性强,办公室人员不仅要正确高效地处理好日常事务,还要当好领导的参谋、助手、电力企业办公室具有其自身行业特点,办公室人员如果没有电力系统的基础知识,日常又不注重加强学习和更新认识,就难以胜任办公室工作,无法充分理解并正确执行领导的决策和充分发挥参谋助手的作用。要胜任电力企业办公室工作,不仅要学习、掌握办公室管理的专业知识和办公自动化技术,还要注重对电力企业新知识、新问题的学习研究,着力加强自身建设,提高自身的综合能力,以适应办公室管理科学化、现代化管理的需要。
首先要多积累。平常要注意加强电力系统基础知识的学习,研究电力政策法规,掌握电力系统基本常识。特别是没有电力系统相关知识学习经历的人员,更要加强这方面的学习,避免在工作犯常识性的错误。要增强学习的主动性和实效性,在工作中不断积累经验,学习中不断增长见识,为提高办公室业务能力和工作水平打下坚实的理论基础。其次要多实践。办公室工作不能闭门造车,要理论联系实际,多到生产一线“补氧”,多向有经验的运行、检修、继保等专业人员学习请教,了解电力企业前沿的生产技术和变革,通过在实践中锻炼,多出思路、多参决策、多献良谋,不断提高自身素质,提高办公室业务工作水平。
3 增强协调能力,提高工作绩效的实效性
办公室管理要从整体系统来把握,才能提高管理效率,而提高管理效率则主要靠协调,综合协调是一门艺术,也是一门科学,是办公室的重要职能。要做到上传下达,沟通内外,及时向领导传递信息,协助领导执行决策,推动企业工作有序开展,就必须发挥好办公室的综合协调作用。在电力企业实际工作中,由于各部门、各单位的职责不同,理解问题和处理问题的层次和角度不同,往往存在着局部利益和整体利益之间,不同局部利益之间的各种矛盾和分歧,这些矛盾和分歧时常造成工作上的推诿、扯皮,这就需要办公室按照一定的原则和领导的要求,综合分析矛盾和分歧产生的原因,认真协调各方面的关系,努力解决存在的问题,使预期自标得以实现。
做好综合协调工作,一是要注重协调的高度。办公室人员平时应注意做好资料的积累,对上级的指示、规定,电力行业当前的任务形势,与本单位相关的动态方面的资料等等,都应有全面、足够的储备,在工作中紧紧跟上领导的思路,要站在大局的高度,领导的角度去思考、筹划、安排和处理问题。二是要拓宽协调的广度。注重发挥各方面的积极性,善于对上加强联系,积极向上级汇报反映企业工作中的难点,争取上级部门的支持。对内加强管理,在协调过程中,按原则、按规矩办事,消除不同价值取向、不同利益需求所产生的矛盾。对外搞好协调,随时向党委、政府汇报电力企业在发展中遇到的突出问题和困难,并寻求政策支持。对下做好服务,树立牢固的服务观念,对下级呈办的各类办件不拖不拉,迅速处理,力争做到“热心办、马上办、办得好”。不断提高服务质量和服务水平。三是要把握协调的量度。要正确把握协调的艺术性和科学性,既要超前服务,又不能“瞎忙添乱”;既要为领导分忧解难,又不能越俎代疱;既要理直气壮,又不能颐指气使,做到及时协调、正确协调、善于协调,使办公室的协调作用发挥得更加充分,更加有效。
4 营造优良环境,增强工作氛围的和谐性
和谐是办公室一切工作的基础,要提升办公室工作的整体水平,必须在内部营造一个和衷共济、精诚团结、合作共事的良好氛围。要坚持以人为本,推行人性化管理,体现关心和仁爱,要让办公室员工切身感受到,加班虽多,工作虽苦,但是心情舒畅,工作开心。通过营造良好和谐的氛围,使办公室队伍始终保持蓬勃的生机和旺盛的战斗力,适应新形势办公室工作的要求。
塑造和谐的文化氛围,一是要讲团结。办公室人员一般工作经历、文化层次、性格爱好等方面都有所不同,工作中由于对人对事的理解不同,难免会发生一些小摩擦,办公室人员要善于处理这些摩擦与矛盾,要严于律已,宽以待人,相互理解,待人接物态度要温和,既要善于团结人,又要善于被团结。二是要讲协作。在工作中,牢固树立“全局一盘棋”的思想,坚持一切从工作实际出发,互相协作,互相补缺,大家心往一处想,劲往一处使,自觉地把各自的工作放在办公室工作的全局中考虑,日常工作做到分工明确、权责合理,突击性工作做到分工不分家,时时事事以大局为重。三是讲成才。国家电网公司正在大力开展全员职业生涯规划,着力于为员工打通成才通道。要使办公室保持积极向上、团结协作的良好氛围关键是加强人才队伍建设,努力构建人才成长环境,把那些思想政治素质高、业务能力强、工作作风硬的优秀人员选拔到领导岗位上,让员工能力得以充分展现,潜力得到充分挖掘,才能创造一个高效率的工作环境和全体员工你追我赶,干事创业的良好氛围。
5 结语
以上几点是我在电力企业办公室工作实践中的浮浅体会,办公室作为传达政令、协调全面的岗位,工作的政策性、技术性、程序性、综合性等都很强,办公室的工作在具体实践中仍存在不同的问题,需要深入研究和解决。要使办公室工作做得扎扎实实富有成效,还必须在工作中加强学习、不断开拓创新、总结和提高。
摘要：电力企业办公室是一个综合性的办公机构,具有其自身行业特点。不仅担负着文件起草、公文传递、督办协调、信访接待等微观服务任务,还担负着执行、调研、参谋等宏观管理职能。随着电力体制改革步伐的不断加快,电力企业市场化的不断深入,内外部环境对办公室工作的要求也越来越高。如何在新形势下做好电力企业办公室工作,本文丛强化机制建设、加强自身建设、增强协调能力、营造和谐氛围四方面进行了思考。
关键词：电力企业,办公室,机制建设,自身建设,协调能力,和谐氛围
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