1 高校档案管理存在的问题
1.1 管理体制滞后, 档案工作创新面临着许多思想障碍和框框套套
在计划经济体制的影响下, 档案管理深受其影响。在很长一段时间里, 形成了许多诸如思维定势、档案工作与经济工作脱离、档案管理意识不强、档案工作者在继承和创新关系上的犹豫彷徨等思想障碍, 这些都不同程度地影响着档案工作的改革与创新。
1.2 管理手段落后, 整理方法过于繁琐
相较于发达国家来说, 当前我国高校档案管理手段都明显落后于前者, 致使档案管理工作费时费力, 整理方法过于繁琐, 档案人员一天到晚都在忙着整理、收集、分类等, 却无暇进行高校档案的信息开发与利用, 极大地限制了档案工作人员的能动性。当前各高校基本都建立了校园计算机网络 (校园网) , 高校图书馆多数都基于校园网建立了图书信息数据库, 极大地方便了广大师生员工的学习、工作和生活, 但与图书馆相比, 档案馆建立数据库、实现资源共享、方便师生员工查找利用的却很少。
1.3 经费欠缺, 致使档案管理部门设备不全或设施落后
在许多管理工作中, 由于经费不足导致部分工作无法实施, 或无法进行, 或停滞不前等现象是极为常见了。对于高校档案管理部门亦是如此, 档案管理部门的设施设备相对落后、老旧, 非常不利于档案的管理和保管, 同时查阅起来也不方便。
1.4 信息化建设尚处于初级阶段
目前, 从总体来看, 我国的高校档案信息化建设还处于初级阶段, 与机关、银行等部门的档案信息化建设水平相比还存在着很大差距, 如档案信息化建设意识淡薄, 思想观念跟不上形势发展的需要;缺乏统一的档案信息化建设标准规范;信息化基础设施建设薄弱;经费和技术保障还不够有力;信息化安全保障体系建设不完善;档案信息化人才队伍建设需进一步加强等。
1.5 档案资源利用率较低
当前, 由于受传统思想以及现实状况等因素的制约, 高校对待档案工作“重保管, 轻利用”的现象普遍存在。很多学校的档案管理工作仍停留在建档、管档、看家守摊、你查我找的水平上, 档案信息资源没有得到应有的开发和利用, 导致许多很珍贵的、利用价值很高的档案材料常年被束之高阁, 不能发挥其应有的作用。在平时的工作中, 来查阅档案信息的多数为行政部分的工作人员, 而为了学术研究来查阅的, 则屈指可数, 严重忽视了档案信息资源本身的利用价值。这在很大程度上说明了一个问题:即高校档案资源利用率非常低。
1.6 档案管理队伍人员复杂, 流动性太高, 人员素质有待提高
高校档案工作人员真正科班出身的为数不多, 多数是身兼数职, 或半路出家的;多数相关档案工作人员并未受到专业知识技能培训, 懂得利用计算机、通信、网络技术等现代管理手段的档案工作人员也相对较少, 与现代高科技发展的信息时代脱节。
2 提高高校档案管理工作的相应对策
2.1 提高工作思想觉悟, 确定工作重点
档案工作人员要正视档案工作的重要性和意义, 积极展开调查研究, 总结分析, 并在实践中大胆实验, 形成创新成果, 以达到加强和促进档案工作发展的目的;并在工作中确定重点, 找准主攻方向, 大胆实践, 创造性地开展工作。以点带面, 通过工作重点的创新, 带动其他工作的创新。
2.2 创新管理机制
高校首先必须尽快地建立健全档案管理机制, 将档案管理工作纳入长期规划中, 进一步完善当前档案部门的设备设施, 尽早地实现利用高科技手段的现代化管理, 制定档案信息化的发展规划, 加快档案信息化管理;其次, 建立灵活的人才培养机制迫在眉睫。作为具有高知识高文化素质的高校, 必须率先打破传统的常规, 打破论资排辈的不良作风, 给档案工作人员创建一个公平、公正、和谐的创新平台, 工作环境, 以此来调动广大档案工作人员的积极性和创造性, 有利于档案工作的发展、开发与利用;第三, 高校可建立相应的绩效考核, 以此来建立良好的激励机制, 使人才竞争进入和谐、良好的氛围, 工作必有很大的进展, 人才亦会脱颖而出;第四, 通过树立典型, 以此来调动档案工作人员的积极性, 全面推动档案工作的开展, 促进档案工作整体上水平, 上台阶;第五, 要做好档案保管过程中的保密工作, 做到不坏、不脏、不丢、不散、不乱, 认真仔细地保管好档案, 对于查阅、销毁等环节都应严格按规定手续办理, 使用完毕后应及时清对、检查。同时可充分利用现有的资源, 加强高校与高校之间、高校与社会之间的档案资源共享与利用, 共同为社会与高校的发展创造更多的增值服务。
2.3 必须保证档案管理的硬件设施和经费
正所谓“巧妇难为无米之炊”, 对于档案管理部门也是如此。众所周知, 档案利用率的开发和利用, 离不开应有的硬件支持, 离不开信息技术的支撑, 而这些都需要有一定的经费作为后盾。因此, 高校在这方面可设立专款专项。当然, 在充足的经费条件下, 也应注意成本问题, 以免造成浪费。
2.4 加强高校档案的信息化建设
高校档案信息化建设是高校信息化建设的组成部分, 为此我们应尽可能地在这方面多做些努力和建设以应对当前高速发展的信息化社会。
2.5 强化服务职能, 提高工作效率
服务意识薄弱是当前档案管理工作人员所存在的普遍问题, 为此, 高校必须在这一方面都下些功夫, 牢固树立档案管理工作人员的服务意识, 强化服务职能, 大力创新服务手段, 变被动服务为主动服务, 以最新的科学技术实现文档资源共享。同时, 还应积极开拓档案新领域, 不断创新工作, 提高自身的工作质量, 作好档案与档案利用者之间的桥梁, 实现静态档案向动态信息的转变, 不断提高档案信息资源的开发能力。
2.6 强化素质拓展, 打造队伍发展新平台
众所周知, 档案工作的顺利开展, 档案工作的未来发展, 都有赖于档案工作人员的素质, 为此, 加强档案工作人员的素质拓展, 培养档案工作人员的忠诚度是极为重要的工作之一。高校必须在这一方面多做些努力, 为高校档案部门培养一支业务精良、结构合理又忠诚于档案事业的优秀人才, 提高档案工作人员队伍稳定性。
摘要：随着知识经济时代的到来, 高校管理体制改革不断深化, 高校档案管理体制与管理思想, 乃至方式方法都必须做出相应的变革与创新, 以应对当前知识经济时代背景下的需求。本文拟就当前高校档案管理存在的问题进行分析, 提出相应的可行性对策, 以提高高校档案的资源利用率。
关键词：高校,档案管理,问题,对策
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