第一篇：党的机关公文写作知识
机关公文写作知识
公文写作知识(市政府办公室：孙传志)
写作的基本概念：写作，是我们业务干部和从事管理的工作人员不可缺少的能力。不会写作就不能从事管理，不能胜任业务。至少完全可以说，不会写作，就不能做好一个国家公务人员。
写作，有广义和狭义之分。广义的写作，顾名思义，是指写诗作画作文章。我们这里所讲的写作，仅指写公文(当然包
括专用文章)。这种写作，是针对干部的实际情况提高他们作为干部所需要的最基本的写作能力。
写作是一种什么样的能力?
客观事物经过人们的认识活动，成为思想、感情、信息，要是用文字组成篇章把它表达出来，就是写作。
1、写作的基础是认识能力
写作是用文字表达思想内容的，写出的文章好不好，首先取决于意思对不对，应不应该和值不值得写出来告诉别人。
文章的思想内容是从那里来的?来自对客观事物的认识。思想内容正确及深刻与否，决定于作者的认识能力。即，能否对客观事物以及主观的意念进行科学的认识，从而得到正确的思想。这一方面指有敏锐的感受力和精细的观察力，发现别人没有认识的事物、特征、动向及其意义;另一方面，是对丰富的感性认识进行思考，使之进入理性认识阶段，这就需要运用概念、判断、推理，进行分析、综合、归纳，从而形成反映客观事物本质和规律的思想内容。
2、写作的实质是思维能力的体现
写作，从认识开始直到成文定稿，贯穿着思维活动，认识过程中从感性认识到理性认识就要经过思维，从写作角度看，就是鉴别——去伪存真，选择——去粗取精，联想——由此及彼，分析——由表及里，渐次进入构思阶段。从构思起草到修定成文，仍然是思维活动的继续;它贯穿了命题立意、布局谋篇、遣词造句、修改定稿的全过程。换一个说法，事物反映到头脑，即输入信息，只有经过思维活动的加工才能用文字表达成文章。所以，文章只是思维活动的“物化”结果，写作能力实际是思维能力的体现。
要提高写作能力，就要提高思维能力，主要是两个方面：一是要想得合乎思维规律，即合乎逻辑;二是要想出新的路子、新的深度，能解决新问题，想出新办法。这就是开拓性创造性的思维能力。
3、表达能力也是多方面能力的综合体现。前面讲过，写作能力的基础是认识能力，实际是思维能力，但是认识能力和思维能力却又不等于写作能力。我们这里所讲的写作能力是指书面表达能力，即用文字以适当方式把思想感情表达出来，把信息输送出来的能力。
写作要具备七种能力：★审题能力，★表现中心思想的能力，★搜集材料的能力，★系统地整理材料的能力，★修改文章的能力，★语言表达的能力，★选择文章体裁的能力。
列宁概括的“三大要素”：选择主题，论述主题，文字修饰。
选择主题的能力，就是在现实生活中能选准、抓住有意义的主题，命题作文能正确审题并确立正确的主题。
论述主题的能力，就是能选择材料、运用材料、结撰文章来表达主题。
文字修饰能力，指词章修养，即运用语言文字的能力，不仅符合语法修辞规律，又适应文体，而且能发挥文字的表现力，具有健康的文风。
第一章公文、文件
公务文书，即机关应用文章，是指党政机关和群众团体、企业事业部门用来沟通、协调和处理上下左右之间公务关系、办理机关事务的文章。其中最重要的一类是有法定权威性和约束力的正式公务文书。国务院办公厅发布的《国家行政机关公文处理办法》指出：“国家行政机关的公文(包括电报，下同)，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规，报告情况，交流经验的重要工具。”《中国共产党各级领导机关文件处理条例(试行)》(以下简称《条例》)规定：“党的各级领导机关的文件，是传达党的路线、方针、政策和实施党的领导的重要工具，是指导和商洽工作、请示和答复问题以及沟通情况的重要手段。”党政分开，政府公文和党的文件渐有不同，但都是治理国家、管理社会、开展党政工作、领导各族人民进行四化建设的正式文件，体现了邓小平所说“拿笔杆是实行领导的主要办法”的一个方面。
第一节概述
一、公文的含义
1、含义
按《办法》、《条例》所用名词，国家机关称公文，党的机关称文件。由于共通之处甚多，按习惯皆称为公文。公文是党政机关处理党务政务、人民团体和企事业部门处理行政事务所使用的正式文字材料。
2、我国公文发展沿革线索。
公文随社会发展。公文的形式、特点、功能是历史形成的。当前公文的办法，条例是适应现实需要而有其发展沿革的历史过程。
我国公文起源于原始公社后期，有结绳和图示法。奴隶社会有了成熟的公文。封建社会有发达的公文，门类齐全、格式严整，名文高手如云，当然，冗杂繁琐，弊病也很多，这
第二篇：山东省党的机关公文处理暂行规定
第一章
总
则
第一条
为促进山东省各级党的机关(以下简称党的机关)公文处理工作的规范化、制度化、科学化，根据《中国共产党机关公文处理条例》、《中央文件发布、阅读、管理工作暂行规定》及有关规定，结合我省实际，制定本规定。
第二条
党的机关的公文，是党的机关实施领导、处理公务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线方针政策，发布决策、部署工作、请示和答复问题，报告和通报情况的重要载体。 第三条
公文处理是包括公文拟制、办理、管理、整理归档在内的一系列衔接有序的工作。
第四条
公文处理应坚持实事求是的原则，按照行文机关要求和公文处理规定进行，做到规范统
一、准确及时、安全保密。
第五条
党的机关办公室(厅)主管本机关的公文处理工作。其主要任务：负责本机关公文的制发、收文处理及公文的管理;负责本机关公文处理规章制度的制定与实施;负责公文处理工作的督促检查及安全保密;负责对下级机关公文处理工作的业务指导，组织业务研讨和培训。
第六条
党的机关办公室(厅)设立秘书部门或配备秘书人员具体负责公文处理工作。要建立公文处理工作责任制和激励机制，落实岗位职责，并对工作中做出突出成绩的单位和个人予以表彰。
第七条
党的机关办公自动化、信息化建设根据有关要求结合本单位实际进行。中央、省委文件的网络传输按照中央办公厅、省委办公厅的统一部署组织实施。
第八条
从事党的机关公文处理工作的秘书人员应为中共党员，一般具有大专以上学历;应具有较高的政治和业务素质，勤于学习，作风严谨，遵守纪律，忠于职守，乐于奉献。 第九条
省委办公厅负责对全省党的机关公文处理工作进行业务指导和督促检查。 第二章
公文种类
第十条
党的机关公文种类主要有：
(一)决议
用于经会议讨论通过的重要决策事项。 (二)决定
用于对重要事项作出决策和安排。
(三)指示
用于对下级机关布置工作，提出开展工作的原则和要求。 (四)意见
用于对重要问题提出见解和处理办法。
(五)通知
用于发布党内规章、任免干部、传达上级机关的指示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项。 (六)通报
用于表彰先进、批评错误、传达重要精神、交流重要情况。 (七)公报
用于公开发布重要决定或重大事件。
(八)报告
用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议，答复上级机关的询问。 (九)请示
用于向上级机关请求指示、批准。 (十)批复
用于答复下级机关的请示。
(十一)条例
用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度。 (十二)规定
用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范。
(十三)函
用于机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等。 (十四)会议纪要
用于记载会议主要精神和议定事项。
办法
用于对规范某项工作、活动等提出具体意见和要求。
细则
用于对条例、规定、办法等进行解释或说明，对贯彻条例、规定、办法等作出详细而具体的规定。
第三章
公文格式
第十一条
党的机关公文一般由版头、份号、密级、紧急程度、发文字号、签发人、横隔线、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记组成。
(一)版头
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或加圆括号标明文种组成。联合行文，版头一般用主办机关名称，也可并用联署机关名称。
(二)份号
公文印制份数的顺序号。标注密级的公文应标明份号。 (三)密级
公文的秘密等级。根据秘密程度分为“绝密”、“机密”、“秘密”。 (四)紧急程度
公文送达和办理的时间要求。紧急文件分别标明“特急”、“加急”，紧急电报分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急’’。
(五)发文字号
由发文机关代字、发文和发文顺序号组成。联合行文，一般只标明主办机关的发文字号。
(六)签发人
上报公文应标注“签发人”。“签发人”后面标注签发人姓名。联合上报的公文，同时标注联署机关签发人姓名。
(七)横隔线
隔开公文版头部分与公文主体部分的一条一般为中间带有实心五角星的红色横线。 (八)标题
由发文机关全称或规范化简称、公文主题和文种组成。
(九)主送机关
主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称、规范化简称或同类型机关的统称。决议、决定、意见、规定、会议纪要等文种不标注主送机关。 (十)正文
公文的主体。用来表述公文的内容。
(十一)附件
公文正文的说明、补充或参考材料。公文如有附件，在文尾标注，也可在正文中涉及附件内容处标注“(见附件)”或“(附后)”。
批转的下级机关公文和转发的上级、同级机关的公文，不属公文附件，在批转、转发“通知”之后另页排印，不加附件标注。
(十二)发文机关署名
公文制发机关名称。发文机关署名应使用全称或规范化简称。公文一般以机关名义署名，特殊情况需要以机关领导人署名的，应写明职务。
(十三)成文日期
公文制成的时间。一般署会议通过日期或领导同志签发日期，联合行文，署最后签发机关领导同志签发日期;特殊情况署印发日期。
(十四)印章
公文发生效力的凭据。除有固定版头的普发性公文、无主送机关的公文和会议纪要外，公文一律加盖发文机关印章。
(十五)印发传达范围
公文发放、传达的范围。一般用于普发性公文。 (十六)主题词
反映公文内容、公文主题及公文种类的词。主题词按中共中央办公厅秘书局编制的《公文主题词表》标注。《公文主题词表》中未涉及的词，根据公文内容拟定，后加“Δ”。
(十七)抄送机关
指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。 (十八)印制版记
由公文印发(翻印)机关名称、印发(翻印)日期和印制(翻印)份数组成。
第十二条
公文汉字从左至右横排。公文用纸幅面规格可采用16开型(长260毫米，宽184毫米)，也可采用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)。 第十三条
党的机关公文版头主要形式及适用范围：
(一)《中共XX委文件》
适用于各级党委发布、传达贯彻党的方针政策，作出重要工作部署，转发上级机关的文件，批转下级机关的重要报告、请示等。
(二)《中国共产党XX委员会( )》
适用于各级党委通知重要事项、任免干部、批复下级机关的请示，向上级机关报告、请示工作等。 (三)《中共xx委办公室(厅)文件》、《中共XX委办公室(厅)( )》
适用于各级党委办公室(厅)根据授权，传达本级党委或领导机关的指示，答复下级党委或部门的请示，转发上级机关的公文，批转下级机关的报告、请示，发布有关事项，向上级机关报告、请示工作等。 (四)《中共XX部文件》、《中共XX部( )》
适用于党委各部委发布本部委职权范围内的事项，向上级机关报告、请示工作等。 (五)《中共XX党组(党委)文件》、《中共XX党组( )》、《中共XX党委( )》
适用于各级国家机关、人民团体、企事业单位等部门党组(党委)对本机关和直属单位的党组织部署工作，向上级党委报告、请示工作等。
第十四条
党的机关制发电报，执行电报制发的格式规范。 第四章
行文规则
第十五条
行文应确有需要，可发可不发的公文不发。凡法律法规已有明确规定的不另发文，已全文公开播发见报的一般不另印发文件。
第十六条
行文要注重针对性、可操作性。贯彻落实上级机关文件精神的行文，要结合本地区、本部门、本单位实际提出具体贯彻落实意见，不得照抄照转、层层转发。 第十七条
党的各级机关行文关系根据各自隶属关系和职权范围确定。
(一)向上级机关行文，应主送一个上级机关，如需其他上级和相关的上级机关阅知，可以抄送。不得越级向上级机关行文，尤其不得越级请示问题;因特殊情况必须越级行文时，应同时抄送被越过的上级机关。
向上级机关行文，不得主送、并报或抄送上级机关领导同志个人，不得主送上级机关办公室(厅)。向上级机关的重要行文，不得以本机关办公室(厅)的名义。涉及机关工作情况、请示事项类行文，不以机关领导同志个人名义向上级机关行文。
(二)报党委的文件如有必要同时报政府，主送单位应写“党委、政府”;报政府的文件如有必要同时报党委，主送单位应写“政府并报党委”。
主送“党委、政府”的文件，由党委办公室(厅)负责办理;主送“政府并报党委”的文件，由政府办公室(厅)负责办理。
(三)同级党的机关、党的机关与同级其他机关必要时可联合行文。联合行文时，联署机关对有关问题应协商一致，未经协商一致，不得使用联合行文名义，也不得各自向下行文。
减少不必要的联合行文。纯属党委或政府职权范围内的工作，一般不以党委、政府或党委办公室(厅)、政府办公室(厅)名义联合行文。
(四)党委及其部委职权范围内的工作，以党委及其部委名义行文;非党的机关的部门或单位以本部门、单位党组织名义向党的机关行文;党委工作部门向下级党委相关部门的重要行文，经党委领导同志审签后，文中可表述“已经X党委负责同志同意”。
(五)向下级机关的重要行文，应同时抄送直接上级机关。
(六)不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题，向无隶属关系的有关主管部门请求批准等，一般用函行文。
第十八条
受双重领导的机关向上级机关行文，应写明主送机关和抄送机关;对于下级机关的请示事项，由主送机关负责答复。上级机关向受双重领导的下级机关行文，应抄送其另一上级机关。 第十九条
向上级机关请示问题，应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。
请示事项涉及其他部门业务范围时，应经协商并取得一致意见后上报;经协商未能取得一致意见时，应在请示中写明。
党委各部委应向本级党委请示问题，向上级党委主管部门请示重大问题，需经本级党委同意或授权。 各级党的机关受理下级机关的请示事项，需要请示上级机关时，另以本机关名义行文，不得以转报形式将下级机关的请示上报上级党的机关。
第二十条
各级党的机关应严格按照行文规则行文。对不符合行文规则的上报公文，上级机关的秘书部门可退回下级呈报机关。 第五章
公文起草
第二十一条
起草公文应做到：
(一)符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关的指示精神，完整、准确地体现发文机关的意图，并同现行有关公文内容相衔接。
(二)全面、准确地反映客观实际情况，提出的政策、措施切实可行。 (三)观点明确，条理清晰，内容充实，结构严谨，表述准确。 (四)文字精练，用语准确，篇幅简短，文风端正。
(五)人名、地名、时间、数字、引文准确。汉字和标点符号的用法符合国家发布的标准方案，计量单位和数字用法符合国家主管部门的规定。
(六)公文中引用的内容必须准确无误，必要时用括号加以标注。引用公文应先引标题，后引发文字号。引用公文标题使用简称时，先用全称，并注明简称。
(七)文种、格式使用正确，主、抄送单位标注及密级划定准确。
第二十二条
公文一般由发文机关起草，也可授权有关部门、单位代起草文稿。
部门、单位代党的机关起草文稿，一般应经党委授权或党委领导同志授意;未经党委授权或党委领导同志授意，有关单位认为有必要以党的机关名义行文时，应先行书面请示党委同意。 下级机关请求上级机关批转公文，应书面写明理由、行文依据和会签情况。
第二十三条
起草重要公文应由领导同志亲自主持、指导，进行调查研究和充分论证，并征求有关部门的意见。办公室(厅)和有关部门要按照领导同志要求，做好公文起草相关工作。
第二十四条
书写公文应使用符合档案管理要求的纸张材料，书面修改和签批公文要使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等，签批、修改时应在公文纸左侧留出装订位置。
第六章
公文校核
第二十五条
公文文稿送领导同志审批之前，应由党的机关办公室(厅)进行校核。党的机关办公室(厅)及部门、单位应设立专门岗位或确定专门人员负责文稿校核工作。公文校核的基本任务是协助机关领导同志保证公文质量。
第二十六条
公文校核的内容是： (一)报批程序是否符合规定; (二)是否确需行文;
(三)文稿内容是否符合党的路线、方针、政策和国家法律、法规及上级机关指示精神，是否完整、准确地体现发文机关意图，并同现行有关公文精神相衔接; (四)涉及有关部门业务的事项是否经过协调并取得一致意见; (五)文稿中所提措施和办法是否切实可行;
(六)文稿中人名、地名、时间、数字、引文和文字表述、密级、紧急程度、印发传达范围、主题词是否准确恰当，汉字、标点符号、计量单位、数字用法及文种使用、公文格式是否符合要求。
第二十七条
文稿如需作较大修改，应与起草部门协商或请其修改。经协商仍不能取得一致意见时，应报请领导同志审定。
第二十八条
联合行文由联署机关的秘书部门进行校核。党委、政府联合行文，公文内容属党委职责范围、起草单位为党委部门的，先由党委办公室(厅)校核办理;公文内容属政府职责范围、起草单位为政府部门的，先由政府办公室(厅)校核办理。
第二十九条
部门、单位代党的机关起草的文稿，统一由本部门、单位专门岗位或有关人员审核，并经主要责任人审签后，再送党的机关办公室(厅)按程序办理，不得直接送党的机关领导同志个人。未经党的机关办公室(厅)审核的文稿，党的机关领导同志不予受理，由党的机关办公室(厅)退有关部门按程序办理。
第三十条
已经党的机关领导同志审定的文稿，在印发之前秘书部门应再作校核。经校核如需作实质性修改的，须报原审批领导同志复审。 第七章
公文签发
第三十一条
公文须经本机关领导同志审批签发。重要公文由机关主要领导同志签发;涉及某一方面工作的公文由分管领导同志签发。经党委会议讨论通过的公文，由主要领导同志或主要领导同志委托的领导同志签发。
党委办公室(厅)根据党委授权制发的公文，一般由党委秘书长或办公室(厅)主任签发。根据公文内容，有的可请党委分管领导同志签发，有的可请党委主要领导同志签发。 第三十二条
联合行文，由其他联署机关的领导同志会签后，送主办机关领导同志签发。党委、政府联合行文，内容主要涉及党委职责范围的，由党委办公室(厅)组织会签;内容主要涉及政府职责范围的，由政府办公室(厅)组织会签。
第三十三条
党委工作部门代党委及党委、政府起草或要求以党委及党委、政府名义转(印)发的文稿，送党委办公室(厅)组织会签;政府部门代党委、政府起草或要求以党委、政府名义转(印)发的文稿，送政府办公室(厅)组织会签。
部门联合代党委、政府起草文稿或要求以党委、政府名义转(印)发文件时，须由各有关部门会签。会签意见不一致时，主办部门应同有关部门协商形成一致意见后再报党委办公室(厅)或政府办公室(厅)，经协商仍不能达成一致意见的，应加以说明并将不同意见一并报送。
第三十四条
领导同志签发公文，应明确签署意见，并写上姓名和时间;若圈阅，则视为同意。圈阅公文应注明圈阅时间。 第八章
公文发布
第三十五条
各级党委机关公文的发布须经党委批准，除党委办公室(厅)根据党委授权可向下级党委行文外，其他任何部门和单位不得向下级党委以及同级党委各部门、单位党组(党委)发布指示性公文。凡越权发布的公文，受文单位不予受理。
第三十六条
党的机关公文按一定的发布层次或根据文件内容和工作需要，在一定范围发布。 中央文件的发布层次一般划分为“发至省军级”、“发至市地师级”和“发至县团级”。文件明确规定具体阅读范围的，以一定形式发布。
省委文件的发布层次一般划分为“发至市”、“发至市级”、“发至县”、“发至县级”。省委明确规定小范围阅读的文件，阅读范围一般以主送形式标注或另附说明。 中央、省委文件需向社会广泛宣传的标注“此件公开发布”。 市级以下党的机关的文件发布层次自行确定。
第三十七条
各级党委文件密级的确定、变更和解除，由党委授权办公室(厅)审核办理，并负责向各地区各部门通报。
第三十八条
公开发布各级党委文件须经各级党委批准。未经批准，任何单位不得擅自公开发布文件全文、摘要和消息稿。
(一)各级党委制发的标注“此件公开发布”的文件印发后，由其党委办公室(厅)适时通知有关新闻单位播发。
(二)未标注“此件公开发布”的文件如需公开发布，有关单位须书面请示文件制发机关，按照先党内后党外的原则，一般在文件印发一个月后，由文件制发机关通知有关新闻单位播发。 第三十九条
党的机关文件的印发按照有关规定组织实施。
(一)中央发至省军级以上的文件由中央办公厅统一印发;发至市地师级以下的文件，由省委办公厅按照中央办公厅秘书局提供的文件样本版式统一翻印，翻印份数报中央办公厅核定。
(二)省委制发的文件由省委办公厅统一印发。其中机密级以下文件通过党委信息网络传输，需要翻印的由受文单位按传输件样本版式统一翻印，翻印份数报省委办公厅核定。 (三)各市委制发的文件由各市委办公室(厅)统一印发或传输。
网上传输和公开发布的文件，印发少量份数，供各受文单位存档。 通过密码通信传输的《中共中央发电》、《中共中央办公厅发电》、《鲁发电》、《鲁办发电》由党委机要局按照文件发布层次和有关规定办理。
第四十条
发行文件严格按照文件印发级别和有关规定执行。
(一)发至省军级的中央文件，发副省级以上及其他相当于副省职级的党员干部所在单位。 (二)发至市地师级的中央文件，发副市(厅)级及其他相当于副市(厅)级以上单位。 (三)发至县团级的中央文件，发到副县(处)级及其他相当于副县(处)级以上单位。 (四)发至市的省委文件，发正市(厅)级及其他相当于正市(厅)级以上单位。 (五)发至市级的省委文件，发副市(厅)级及其他相当于副市(厅)级以上单位。 (六)发至县的省委文件，发正县(处)级及相当于正县(处)级以上单位。 (七)发至县级的省委文件与发至县团级的中央文件分发范围相同。 (八)省委文件注明“可登党刊”的，登《山东通讯》，发至基层党委或党支部;注明“可自行翻印发至村党组织”的，由各市党委自行翻印发至村党组织。
第四十一条
中央和省委文件的发送，省领导同志，省直各部门、各市、有关大企业、驻济高等院校、省驻外机构等单位，由省委办公厅直接发送;市属各县(市、区)及驻地高等院校、中央及省属单位等，分别由各市党委办公室(厅)代发。
第四十二条
省委办公厅负责全省中央、省委文件的核发工作，其中中央文件报中央办公厅核准。发文份数一般每年调整一次。收文单位需要调整发文份数的，一般于年底前向发文单位书面申请，经发文单位同意，于次年初作出调整。
第四十三条
省以下党的机关形成的文件，其印发级别和分发范围自行确定。 第九章
发文办理
第四十四条
公文发文办理包括公文的核发、登记、印制(传输)和分发等程序。
(一)核发
秘书部门在公文正式印发(传输)前，对公文的审批手续、文种、密级、格式等进行复核。 (二)登记
记录发文字号、签发人、印发范围和公文印制(传输)份数等。发文登记须由专人办理。 (三)印制
1.公文字体、字号使用应规范统一。公文版头根据字数多少选用合适的字体。
2.公文中的数字除作为词素构成定型的词、词组、惯用语、成语、缩略语、概数等必须使用汉字外，其他数字使用阿拉伯数字。公文结构层次序数依次用汉字、汉字加圆括号、阿拉伯数字、阿拉伯数字加圆括号。
3.公文必须由机关内部打字(文印)室(所)或经省、市保密委员会办公室(保密局)批准定点的印刷厂印制。涉密公文在印制过程中要采取严格保密措施，尽量减少接触人员，绝密级公文要指定专人录入、校对、印刷、装订。承印单位对印刷废版、废页及不应归档的软盘等必须及时监销。 (四)传输
省委印发的机密级以下文件，对具备密码传输条件的单位实行网上传输。
第四十五条
发送和传递公文进行编号、登记，并严格履行交接手续。发送涉密公文，使用《发文通知单》登记。《发文通知单》一式两联，一联随公文发出，一联留存备查。涉密公文要在封、包、袋上标明所装公文的最高密级、编号和收文单位名称，有时限要求的，标明紧急程度。发送绝密级公文，使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的专用信封，信封的封口及中封处应加盖密封章或加密封条;使用公文袋封装时，公文袋的接缝处应使用双线缝纫，袋口应用铅志进行双道密封。
第四十六条
涉密公文必须通过机要交通、机要通信或指定专人送达，不得通过普通邮政或其他渠道传递;设有机要文件交换站的城市，在市内传递涉密公文，可以通过机要文件交换站进行。机密级以上公文和密码电报，须由机要交通和机要人员专车递送。传递绝密级公文实行2人护送制。
第四十七条
涉密公文通过计算机网络、传真机传输，必须采用加密装置。电传公文不得明电、密电混用。密码电报不得明传、翻印、复制，回复密码电报必须用密传，明电、密电不得混用。因工作需要确需复印密码电报时，须经本机关、单位领导同志批准，由本机关、单位机要处(室)负责复印，并视同原电报管理。
第四十八条
在同一城区内，公文的分发可视情况采取集中交换、直接递送、市内互寄、单位自取等办法进行。
第十章
收文办理
第四十九条
公文收文办理包括公文的签收、登记、分送、阅读、传阅、注办、拟办、请办、承办和催办等程序。
(一)签收
接收公文履行签字手续。收到公文时应逐件清点，以签字或盖章方式签收，并注明签收日期，紧急公文应注明签收的具体时间。签收公文中发现收文份数不符或其他问题，要及时向发文机关查询，并采取相应处理措施。
(二)登记
对公文的特征和办理情况作记载。登记内容主要包括收文日期、份数、公文标题、密级、发文字号、发文机关、分发日期及办理情况等。
(三)分送
秘书部门按照有关规定或根据公文内容确定的范围组织分送。
1.上级机关的发文，凡标注印发级别的，按该印发级别规定的范围及时限要求分送;未标注印发级别的，根据收文内容及有关要求确定分送范围。
2. 下级及其他相关机关的公文材料，经筛选分类后分送。凡需要办理的作办件办理;对于阅件，根据收文内容及相关要求，合理确定分送范围，内容相同的情况报告类公文，可综合后分送。
(四)传阅(批) 秘书部门根据领导同志批示或授权，将公文送有关领导同志阅知或批示。办理公文传阅(批)应有专人负责，并按照传阅(批)范围和一定的程序进行。传阅按领导同志排序由前向后递送，传批按领导同志排序由后向前递送。公文传阅、传批应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，避免漏传、误传、横传。
(五)注办
秘书部门对上级发文提出办理意见。秘书部门收到上级机关的发文，先行按规定的范围和时限要求组织分送，对于需要提出贯彻落实意见的，随时予以注办，提出注办意见，按程序送领导同志审签。领导同志收到阅件已有批示的，按领导同志批示意见办理。
(六)拟办
秘书部门对需要办理的公文提出办理意见，并提供必要的背景材料，送领导同志批示。 主送“党委、政府”的文件，由党委办公室(厅)负责办理;主送“政府并报党委”的文件，由政府力公室(厅)负责办理。
(七)请办
办公室(厅)根据授权或有关规定将需要办理的公文报请机关主管领导同志批示或请有关主管部门研究办理。对需要两个及两个以上部门办理的，应指明主办部门。
(八)承办
主管部门对需要办理的公文进行办理。承办部门接到转办公文后要及时办理，并将办理结果向批办部门报告。
公文办理过程中，凡属承办部门职权范围内可以全权答复的事项，承办部门应直接答复呈文机关，同时抄送批办机关销案;凡涉及其他部门业务范围的事项，承办部门应主动与有关部门协商办理;凡须报请上级机关审批的事项，承办部门应提出处理意见并代拟批复文稿，一并送请上级机关审批。 (九)催办
秘书部门对公文承办情况进行督促检查。催办贯穿于公文处理的各个环节。对紧急或重要公文应及时催办，对一般公文应定期催办，并随时或定期向交办部门反馈办理情况。 第十一章
公文阅读
第五十条
阅读文件严格按照文件印发级别和有关规定执行。
(一)中央发省、部和军队各大单位主要负责同志或党委(党组)书记的文件，供省委主要负责同志阅读，传达范围严格按照文件要求执行。发至省军级的中央文件，供副省级以上及其他相当职级的党员干部阅读;发至市地师级的中央文件供副市地(厅)级以上及其他相当职级的党员干部阅读;发至县团级的中央文件，供副县(处)级及其他相当职级的党员干部阅读。
(二)发至市的省委文件，供正厅级以上及其他相当职级的党员干部阅读。根据工作需要，可传达到副厅级现职党员干部。
发至市级的省委文件与发至市地师级的中央文件阅读范围相同。
发至县的省委文件，供正县(处)级以上及其他相当职级的党员干部阅读。根据工作需要，可传达到现职副县(处)级党员干部。
发至县级的省委文件与发至县团级的中央文件阅读范 围相同。
(三)发至县团级的中央文件、发至县级的省委文件注明可登党刊的，登《山东通讯》，发至基层党委或党支部，供党刊发放范围的党员干部等阅读;公开播报的中央、省委文件，由各级各单位组织党员干部群众传达学习;属于专业性或特殊性文件，按文件标明的范围阅读或传达;中央、省委印发的文件扩大阅读或传达范围的，按扩大后的阅读、传达范围执行。
(四)驻鲁的中央委员、中央候补委员、中央纪律检查委员会委员，以及党内的全国人大常委会委员，可阅读中央发至省军级以下、省委发至市以下的文件。
(五)在基层工作的省委委员、省委候补委员、省纪委委员、党内的省人大常委会委员和省政协常委会委员，可阅读中央发至市地师级、省委发至市以下的文件。 (六)离退休干部按离退休前的职级阅读相应印发级别的文件，一般由党的组织关系所在单位组织传达或在机要阅文室阅读。
(七)企事业单位阅读中央、省委文件的范围按照干部管理权限确定。
(八)担任领导职务的党外人士阅读中央、省委文件，除仅限于党内阅读的外，原则上与担任同级职务的党员干部相同，一般在机要阅文室阅读或组织传达。限于党内阅读的文件，需要向各级民主党派传达的由同级党委统战部负责组织实施。
第五十一条
市以下党的机关形成的文件，其阅读、传达范围自行确定。 第十二章
公文报送
第五十二条
下级机关向上级机关报送公文，统一由其秘书部门编号、登记后报送上级机关办公室(厅)按程序办理。除机关领导同志要求直接报送的公文外，下级机关主送上级机关的公文，不得直接送上级机关领导同志个人。
第五十三条
各级党的机关向上级党的机关报送各类简报类公文，应报上级党的机关办公室(厅)备案，凡未备案的，除特殊情况外，上级党的机关办公室(厅)不予受理。
第五十四条
上级机关对下级机关违反程序报送或报送的行文不规范的公文，可退回下级机关重新报送。
第五十五条
严格按要求的份数报送公文。各市党委、省直各部门党组(党委)等报省委的情况报告35份、请示5份。未明确要求报送份数的，由行文单位根据文件内容确定报送份数。通过党委信息网络传输的电子公文，报送份数与收文单位临时商定。
第五十六条
省以下各级党的机关要求有关单位报送文件份数自行确定。 第十三章
公文管理
第五十七条
党的机关公文由机要秘书人员接收、管理，文件交接和签收要严格履行手续。设立党委(党组)的县(处)级以上单位应建立机要保密室和机要阅文室，并按有关规定配备专职的机要工作人员和必要的安全保密设施。
第五十八条
党的机关公文一般只发组织，不发个人。任何个人不得私自留存、销毁党的文件，未经批准不得擅自携带文件外出。
第五十九条
党的机关公文的印发、传达范围应按照发文机关的要求执行。下级机关需要变更上级机关公文的印发、传达范围，须报经发文机关批准。
第六十条
公开发布的党的机关公文以及电子公文等，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。涉密公文公开发布后即行解密。
第六十一条
建立文件管理责任人制度。各市委秘书长，各部门、单位分管领导同志为文件管理工作的第一责任人。
第六十二条
严格绝密级文件管理，确保绝对安全。
(一)文件实行专人专柜保管，由本单位秘书部门指定1名文件专管人员，负责绝密级文件的签收、保管和清退。文件专管人员名单报省委办公厅备案。
(二)绝密级文件不得传输、复制和汇编。阅读、传达绝密级文件要在符合保密要求的场所进行，文件不得摘录和借阅，其内容不得公开引用，传达时不得录音、录像和记录。
第六十三条
复制、汇编文件严格执行有关规定。机密、秘密级文件确需复制或汇编的，应从严控制并严格履行报批手续。复制和汇编的文件应予编号、登记并视同原文件管理。摘录引用涉密公文内容形成的公文，按原公文的密级和知悉范围管理。
(一)复制、汇编发至省军级的中央文件，由省委办公厅报中央办公厅批准。
(二)复制、汇编发至市地师级以下的中央文件和省委、省委办公厅文件，报省委办公厅批准。
(三)文件翻印件应注明翻印机关名称、翻印日期和份数;复印件应加盖复印机关戳记;文件汇编本的密级按编入文件的最高密级标注，发送范围按编入文件的最高发布层次确定。
第六十四条
存储文件的磁盘、光盘及介质按所存文件的最高密级管理。未经公文制发单位批准，任何单位不得将文件在计算机系统中存储、传输。 第六十五条
会议形成的公文一般在会议结束时即行收回。经会议主持机关准许，与会人员带回本机关的公文，应及时交本机关公文管理人员管理。
第六十六条
各级各单位要建立健全文件清退和销毁制度，对标有密级的文件定期进行清理、清退和销毁。
(一)中央、省委绝密级文件，由省委办公厅按季度统一组织清退。省委办公厅印发清退通知清单，各单位按规定的时限，由文件专管人员通过机要交通或机要通信退省委办公厅。
(二)中央及省委机密、秘密级文件，驻济各单位由省委办公厅直接清退;各市、有关企业及驻地各单位，委托各市、有关大企业党委办公室(厅)负责清退，省委办公厅派员现场检查核实。 (三)中央、省委未标注密级的文件，按内部文件管理，省里不统一组织清退、销毁。
(四)清退的中央、省委文件，其中中央绝密级文件由省委办公厅按退中央办公厅，其他文件由负责清退文件的单位按根据有关规定销毁。
销毁涉密公文，必须严格履行清点、登记手续，并经主管领导审核批准。销毁涉密载体，应当确保秘密信息无法还原。销毁纸介质涉密载体，采用焚毁、化浆等方法处理，粉碎销毁涉密公文，使用符合保密要求的碎纸机;化浆销毁送保密部门指定的厂家销毁，并由送件单位2人以上押运和监销。销毁磁介质、光盘等秘密载体，采用物理或化学方法彻底销毁。
未经清退核实的公文，有关单位和个人一律不得擅自销毁。禁止将公文作为废品出售。
第六十七条
机关合并时，全部公文应随之合并管理。机关撤销时，需要归档的公文按照有关规定移交档案部门管理，其他公文按照有关规定销毁;临时设置的机构，当任务终了时，其公文集中移交同级党的机关办公室(厅)或有关部门管理。
工作人员调离工作岗位或退休时，本人所保管、借用的公文按照有关规定移交、清退。
第六十八条
密码电报按照有关规定管理。省委办公厅通过密码加密传输的文件按《山东省党委信息网公文传输管理暂行办法》管理。
第六十九条
各级各单位于每年5月底前将文件管理情况向上级机关作出书面报告。省委办公厅按通报全省文件管理情况。
第七十条
各级各单位制发文件的管理，自行制定管理办法。 第十四章
公文整理归档
第七十一条
公文办理完毕后，秘书部门应按照《中华人民共和国档案法》及其他有关规定，及时将公文的定稿、正本、有关材料及软盘收集齐全，进行整理归档。 公文整理归档工作接受同级档案部门指导、协调和监督。
第七十二条
党的机关形成的公文，由直接处理公文的部门负责整理，并按归档制度于次年第一季度归档于本机关档案室。两个及两个以上机关联合办理的公文，原件由主办机关整理归档，相关机关保存复制件。
第七十三条
机关领导同志兼任其他机关职务的，在履行所兼任职务过程中形成的公文，由其兼职的机关整理归档。机关以及临时设置机构撤消时，其工作中形成的公文的整理归档按本规定第六十七条要求办理。
第七十四条
上级机关印发的公文，根据工作需要，下级机关及其部门、单位可留存l一2份备查。中央、省委绝密级公文各级各单位一律不留存。 第十五章
公文保密
第七十五条
处理公文必须严格遵守《中华人民共和国保守国家秘密法》及国家秘密载体保密管理的有关规定。公文保密应遵循严格管理、严格防范、确保安全、方便工作的原则。
第七十六条
党内涉密公文的密级按其内容及如泄露可能对党和国家安全和利益造成危害的程度划分为“绝密”、“机密”、“秘密”。“绝密”是最重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受特别严重损害;“机密”是重要的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受严重损害;“秘密”是一般的国家秘密，泄露会使国家安全和利益遭受损害。
第七十七条
发文机关在拟制公文时，应根据公文内容和工作需要，严格划分密与非密的界限。对于需要保密的公文，要准确标注密级，严格限制涉密人员;难于划分密与非密界限无法确定公文密级的，应申请上级或同级保密部门研究确定。公文密级的变更和解除由发文机关或其上级机关决定。
第七十八条
使用计算机打印涉密公文，必须采取保密防范措施。载有涉密公文的计算机软盘、硬盘和光盘等，应与同密级的纸质公文一样按保密要求严格管理。
第七十九条
泄露或出卖党和国家秘密公文、资料，丢失涉密公文或通过计算机及其网络泄密的，应按照有关规定，追究有关责任人的责任。
涉密公文出现失控等，要立即报告本机关领导，并积极采取补救措施。绝密级公文及密码电报出现失控或缺失、泄密，除及时报告本机关领导同志并采取补救措施外，要及时报告上级发文单位和同级保密及公安部门。 第十六章
附
则
第八十条
本规定适用于中国共产党山东省各级机关及部门、单位党组织。过去我省有关党的机关公文处理工作的规定，凡与本规定相抵触的，以本规定为准。 第八十一条
本规定所指“以上”、“以下”均含本级。 第八十二条
本规定由中共山东省委办公厅负责解释。 第八十三条
本规定自印发之日起施行。
第三篇：行政机关公文写作知识
公文，即公务文书，是指党政机关，企事业单位和一切社会团体在处理公务过程中形成的有现行功用和特定格式的文字材料。行政机关公文(以下简称公文)是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，通俗的讲，就是我们平时所讲的文件，它是依法行政和进行公务活动的工具。
一、公文的种类与适用范围公文的种类主要有13个文种，包括：命令(令) 适用于依照有关法律公布行政法规和规章;宣布施行重大强制性行政措施;嘉奖有关单位及人员。决定适用于对重要事项或者重大行动作出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。公告 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。通告适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。通知 适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。通报 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况.议案适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。
第四篇：行政机关公文写作知识讲稿（定稿）
公文写作专题讲稿
在科学技术突飞猛进，经济竞争日趋激烈，人类社会步入信息化时代的今天，公文在为党政机关、人民团体和企事业单位实施领导、处理公务、沟通信息、联系事务、传达决策中发挥着越来越重要的作用。今天，主要和大家交流学习公文写作的三个问题：一是公文基础知识;二是常用公文写作;三是公文归档管理。下面，分项简述。
第一部分 公文基础知识
一、公文的定义
公文，即公务文书的简称，是处理公务、管理事务的一种书面文字工具。公文属于应用文。公文有广义和狭义之分。广义的公文，是指党政机关、社会团体、企事业单位为处理公务而形成的文字材料。狭义的公文，是指党政机关处理公务时所使用的公文。
二、公文的特征
1、鲜明的政治性。
2、法定的作者。即有依法成立并能以自己的名义行使权利和承担义务的组织。
3、法定的权威和特定的格式。
4、现实的效用。
三、公文的作用
1、上传下达、互通情报。
2、作为工作依据和凭证。
3、宣传教育。
4、规范行为。
四、公文的种类
公文的种类即文种。我们习惯上理解的公文分为两大类：一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文;另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。
1996年5月3日，中共中央办公厅印发的《中国共产党机关公文处理条例》，规定党的机关公文分为14类文种：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、会议纪要、函。2000年8月24日，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》，规定政府行政机关的公文分为13类文种：命令(令)、决定、公告、通告、通知、通
- 1(3)报请性公文。是下级机关用以向上级机关汇报、请示工作的公文，这类公文是上行文。如报告、请示等。
(4)知照性公文。是用以向有关方面告知情况，关照事项的公文。这类公文既有下行文，也有平行文。如公告、知照性通知、通报等。
(5)联系性公文。是用于各单位或各机关之间联系工作的公文。如函等。
(6)实录性公文。主要指真实地记录会议情况和议定事项的公文。如会议记录、电话记录、会议纪要、大事记、值班日志等。
此外，公文的分类方法还有一些，比如，按照传阅范围限定与否，把公文分为内部文件和公开发布的文件两种。
六、公文的体式
公文的体式主要是指公文的构成要素、格式及其印装规格。
(一)公文的构成要素
一份完整的公文，我们通常把它分为眉首、主体、版记三部分。一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、印制份数等部分组成。这些项目有些是公文的必备要素，有些则是可以略去的。置于公文首页红色反线(宽度同版心，即156mm)以上的各要素统称眉首;置于红色反线(不含)以下至主题词(不含)之间的各要素统称主体;置于主题词以下的各要素统称版记。
1、“眉首”部分
(1)秘密等级和保密期限
涉及国家秘密的公文应当标明秘密等级和保密期限。保密期限应视文件内容而定，如“机密★一年”、“绝密★三个月”不等。其中，“绝密”、“机密”级公文还应当标明份数序号。秘密等级用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行;份数序号用七位阿拉伯数码标注在文件首页版心左上角第一行，即“1”编为“0000001”。
不涉及保密内容的普通文件，则没有这个项目。 (2)紧急程度
紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特级”、“加急”、“平急”。紧急公文的紧急程度用3号黑体字标注在文件首页版心右上角第一行;如需同时标注秘密等级、紧急程度，应先标紧急程度后标秘密等级。
(3)发文机关标识
由发文机关全称或规范化简称后加“文件”组成;如“马蹄镇人民政
- 3《中华人民共和国全国人民代表大会公告》。
公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。
在红色反线下空2行，用2号小标宋体字，可分一行或多行居中排布;回行时，要做到词意完整，排列对称，间距恰当。
(2)主送机关
主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。标题下空l行，左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格;最后一个主送机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。
上行文一般只写一个主送机关，如果还有其他机关需要掌握有关情况，可以抄报的形式发送公文。下行文有专发性的和普发性的两种，专发性的公文是专门向某一个机关下发的公文，这种公文的主送机关也只能有一个;普发性的公文是指内容的涉及面较广，因而须向多个机关发文，这种公文的主送机关不止一个，在排列主送机关名称时，要确定一个合理的顺序。有时，一份公文的主送机关有许多个，为使行文简洁，可用泛称泛指受文机关，甚至可以不写主送机关。
(3)公文正文
主送机关名称下l行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文是一份公文的核心部分。在一份比较复杂的公文中，正文一般包括开头、主体、结尾三个部分。
(4)附件
公文如有附件，在正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体字标注附件顺序和名称，附件名称不用书名号，附件之后不用标点符号。附件一般应与主件装订在一起，附件首页左上角注明附件顺序号。如附件与正文不能装订在一起，其附件首页版心左上角应注明正文的发文字号和附件的顺序号(形式为“××〔2003〕××号附件1”)。
(5)成文日期
成文日期是公文生效的时间，用汉字书写，即“大写”，不能用阿拉伯数字与汉字混用，同时年、月、日要齐全，“零”写为“○”(党的机关公文用阿拉伯数字)。成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。电报以发出日期为准。
(6)公文生效标识
公文生效标识是证明公文效力的表现形式。包括发文机关印章或签署人姓名。公文生效标识有两种情况：一种是单一发文印章标识，另一种是
- 5主题词的标引应先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文件形式的词。一个文件的主题词，除类别词外，最多不超过5个，最少不少于2个。
(2)抄送机关
公文如有抄送，在主题词下一行;左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号;抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐;在最后一个抄送机关后标句号。如主送机关移至主题词之下，标识方法同抄送机关。
(3)印发机关和印发日期
位于抄送机关之下(无抄送机关在主题词之下)占1行位置;用3号仿宋体字。印发机关左空l字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。印发机关不是指公文的发文机关，发文机关已有明显的“红头”标识或在公文标题中显示。这里的印发机关是指公文的印制主管部门，一般应是各单位的办公室或文秘部门。有的发文机关没有专门的办公室或文秘部门，也可标识发文机关。
(4)印制份数
在印发机关和印发日期下一行，用3号仿宋体字右空1字，不加反线。 (5) 版记中的反线
版记各要素之下均加一条反线，宽度同版心。 (6)版记的位置
版记应置于公文最后一页，版记的最后一个要素置于最后一行。
4、页码
用4号半角白体阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm。单页码居右空l字，双页码居左空1字。空白页和空白页以后的页不标识页码。
5、公文中的表格
公文如需附表，对横排A4型表格，应将页码放在横表的左侧，单页码置于表的左下角，双页码置于表的左上角，单页码表头在订口一边，双页码表头在切口一边。
(二)公文的构成格式
1、公文用纸主要技术指标
公文用纸一般使用纸张定量为60g—80g的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为85%—90%，横向耐折度≥15次，不透明度≥85%。
2、公文用纸幅面及版面尺寸
- 7
第二部分 常用公文写作
一、公文写作的基本要求
不同种类的公文，有着不同的具体要求和写作方法。但是，不论哪一种类的公文，都必须做到以下几点：
1、要符合党和国家的方针政策、法律法规和上级机关的有关规定。
2、要符合客观实际，符合工作规律。
3、要符合保密制度的要求。
4、要遵循行文规则和发文程序。一是文种选用要正确。二是行文关系要妥当。三是制发程序要合理。
一份公文的制发过程，一般包括以下几个步骤： (1)拟稿。草拟公文应当做到：
①符合国家的法律、法规及其他有关规定。
②情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，字词规范，标点正确，篇幅简短。
③公文的文种应当根据行文的目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。
④拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。
⑤人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。
⑥结构层次序数，第一层为“
一、”，第二层为“
(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”。
⑦应当使用国家法定计量单位。
⑧文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。
⑨公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。
(2)核稿。公文送负责人签发前，应当由办公室或文秘部门进行审核。审核的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本细则的规定等。
(3)签发。以本单位名义制发的上行文，由主要负责人或者主持工作的负责人签发;以本单位名义制发的下行文或平行文，由主要负责人或者由主要负责人授权的其他负责人签发。
- 9通告的正文一般包括发布通告的目的或根据、通告事项及结语三个方面的内容。
撰写通告须注意三点：一要写得通俗。由于公告、通告的读者范围十分宽泛，读者对象常常是广大群众，因此在起草这类文件时，要特别讲究语言的简明和平易，要使用通俗易懂的语言把事项交代清楚。二要写得具体。公告、通告事项的说明，不能笼统、而要具体，要使人们易于了解行文意图，以此突出公告、通告的实用性。三要写得清楚。公告、通告往往采用分条列项的形式将事项写明，层次分明。
3、通知
适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。
按其内容和功用的不同，可将通知分为批示性通知、指示性通知、告知性通知和任免通知等。
(1)批示性通知。批示性通知有三种:一为“颁发”、“发布”或“印发”型通知，二为“转发”型通知，三为“批转”型通知。
“颁发”、“发布”或“印发”型通知是指用来颁发行政法规和规章或印发有关文件的通知。
“转发”型通知，如《县人民政府办公室关于转发市人民政府办公室开展第二次全国人口普查工作通知的通知》。
“批转”型通知是批示转发下级机关发来的公文的通知，其写法与“转发”型通知基本相同。
(2)指示性通知。上级机关宣布要求下级机关办理或执行的事项，但限于发文机关的权限，或因其内容不宜用命令 (令)或指示的，可用指示性通知。这类通知又称规定性通知或布置性通知。如：《县人民政府办公室关于立即停止使用“三金”牌化肥的通知》。
(3)告知性通知。告知某一具体事项，可用告知性通知，这类通知是机关日常工作经常会用到的公文文种。
(4)任免性通知。主要用于任免人员。
4、通报
适用于表彰先进，批评错误，传达重要指示精神或者情况。
根据通报的具体用途的不同，可将通报分为三类，第一类是表彰先进的表彰性通报;第二类是批评错误的批评性通报;第三类是传达重要精神或情况的传达性通报。
5、报告
适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。
- 11请示中虽然也可以陈述情况，但这是次要的，是为请示事项的提出服务的。 第二，内容含量不同。综合性报告大都涉及多个事项，即使是专题性报告，也往往涉及一个事项的几个方面，内容含量较大、篇幅较长;而请示的撰写则强调一事一文，内容单
一、篇幅较短。
第三，行文时机不同。报告可以在工作进行之前行文，也可以在工作进行当中行文，而更多的是在工作完成之后行文;而请示则必须事前行文，不能“边干边请示”，更不能“先斩后奏”。
7、函
适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题;向有关主管部门请求批准和对下级机关答复审批事项。函既可以在平行机关及不相隶属机关之间使用，也可以在上下级机关之间使用。
按行文方向的不同划分，可将函分为去函和复函。
按内容的不同划分，可将函分为知照函、催办函、邀请函等等。目前，经常使用的有四种，即商洽性函、询问性函、答复性函和请求性函。 (1)商洽性函。机关之间商量或接洽工作，可以使用商洽性函。 (2)询间性函。机关之间询问问题，征求意见，可以使用询问性函。 (3)答复性函。机关之间回复问题，可以使用答复性函。
(4)请求性函。机关之间请求帮助或配合工作，以及向有关主管部门请求批准，可以使用请求性函。
撰写函须注意三点：一是文种选用要正确。二是内容要简洁。一份函一般只能写一件事。三是措词要得体。
8、会议纪要
适用于记载、传达会议情况和议定事项。
会议纪要是一种实录性公文，是在对会议讨论的事项加以归纳整理的基础上，将其反映出来的公文文种。会议纪要是会议文件，但并非所有的会议都要形成会议纪要。通常只有大中型会议或比较重要的会议，才要求写会议纪要。
按其内容和功用的不同划分，可将常见的会议纪要分为指示性会议纪要、通报性会议纪要、消息性会议纪要。
按会议性质的不同划分，可将会议纪要分为日常行政工作会议纪要、大型专题工作会议纪要。
会议纪要有两大特点：一是纪实性，二是提要性。
撰写会议纪要，须把握以下要求：一要做好会议记录。会议纪要必须真实、全面地反映会议情况，而不能凭空杜撰或随意取舍材料。作好会议记录是写好会议纪要的基础。二要突出会议要点。“纪要”即记录要点，写
- 13
2、信息
信息，是行政机关内部的一项专门性工作，属于办公室工作的一个组成部分。写好信息，要做到三点：一要吃透上情，摸清下情。二要实事求是，尊重客观。编写信息时必须真实准确，一就是一，二就是二，既不能夸大，也不能缩小。对一些关系重大的信息素材，还要经过核实，数字要准确无误，结论要符合实际，办法要切实可行。在这里假不行，模棱两可、似是而非也不行。三要讲究文字，条理清楚。信息的编写要中心突出，有主有次，语言文字规范。实际写作时，要尽量避免和克服七种通病，即“七忌”：一忌面面俱到，二忌语言不简，三忌穿靴戴帽，四忌结构松散，五忌详简不当，六忌语标不对，七忌行文不规。
一般情况下，信息标题有四种写法，即数字型，“××县首季引进农业项目资金2.74亿元”;词汇型，如“××县三项承诺打造亲民政府”;杂合型，如“国庆期间全市餐饮企业实现销售收入××万元，同比增长××%”;短语型，如“××县政府办实行“8+
2、5+1”学习制度打造学习型办公室”。信息基本结构形式有以下几种：①动态类信息，包括下级贯彻落实上级某一重要指示精神的情况，机关的重要活动、重大部署、工作动态、社情灾情、突发事件等，基本结构形式为：“做法—效果”，或“情况—处理结果”。②经验类信息，即介绍可资借鉴、有推广价值的工作经验的信息，基本结构形式为：“成果—做法—经验”或“做法—经验—成果”，或是把“成果”写进导语中，主体就是“经验”或“做法”介绍。③问题类信息，即反映领导机关需要关注或加以解决的各种问题的信息。基本结构形式为：“问题—原因—建议(意见)”，或“问题—原因”，或“问题—建议(意见)”。④意见类信息，是指某地(单位)或某人对某些事情的看法和见解的信息，基本结构形式为：“意见—理由”或“事由—意见”等。不论是哪种信息，都力求短小精干，要在几百字中把一个问题讲具体、讲透彻、讲准确。做到能几百字表达清楚的，不用一千字，能用一千字说明问题的决不用一千几百字。
3、计划
计划是某一个单位、部门或个人，对预计在一定时期内所要做的工作或所要完成的其他任务加以书面化、条理化和具体化的一种文书。
计划的种类很多，但不论哪种计划，一般都应当包括分析基本情况、明确任务要求及提出具体措施等几项内容，也就是要讲明“做什么”、“怎么做”及“什么时间完成”等事项。
计划通常是由标题、正文和落款几个部分构成的。
(1)标题。标题一般包括单位名称、适用期限和文种名称等几个项目，
- 15 讲话稿，是指领导同志在各种会议上，或利用广播电视等宣传工具发表讲话的书面材料。
讲话稿的种类很多，常用的欢迎词、欢送词、祝酒词、开幕词以及各种会议上的致词、中心发言稿等，都属于讲话稿。
撰写讲话搞，须注意四点：一是针对性要强。二是主题要集中鲜明。三是内容要吸引人。四是语言要通俗生动。时下，写领导讲话稿越来越难：一是难在“多”上;二是难在“新”上;三是难在“度”上。
写好领导讲话稿，须记住“四句话”：第一，关门“当领导”。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意。可以说，这是文稿的“生命线”。这就要求我们在文稿的立意上，尽可能地领会领导意图，体现领导意图，实现领导意图。如何把握领导意图?一是从党和国家的大政方针中学习。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。三是从领导者思考的热点问题中发掘。四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。第二，少说“普通话”。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。思想越丰富，听者就越入神;鼓动性越强，领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说“普通话”。一是把握分寸。二是把握场合。三是把握对象。第三，执笔“三分主”。拿出“几分”勇气，站在“领导”角度，亲身感受和体会。具体来讲，一是注意观点的创新。二是注意结构的创新。三是注意语言的创新。第四，大胆“秘密抄”。“秘密”就是要“暗暗下功夫”，“抄”就是学习和积累。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就能实现它的价值了。积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。
第三部分 公文归档管理
一、收文办理
收文办理指对收到公文的办理过程，包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。
收到下级机关上报的需要办理的公文，办公室或文秘部门应当进行审核。审核的重点是：是否应由本单位办理;是否符合行文规则;内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定;涉及其他单位或部门职权的事项是否已协商、会签;文种使用、公文格式是否规范。
收到上级机关下发或交办的公文，办公室或文秘部门提出拟办意见，送负责人批示后办理。送负责人批示或者交有关部门办理的公文，办公室
- 1718 -
第五篇：机关公文及常用文种写作知识讲稿
[投稿]欢迎原创稿件投稿 [将本站加入收藏夹]
大家好!按照局统一安排，今天由我和大家一起共同学习机关公文以及常用文种的写作知识。在开始之前，首先说明两点：一是这次所讲的公文主要指行政机关公文，党的机关公文的不同点穿插说明;二是希望大家以听为主，以联系工作思考为主，大量的内容将发到局域网，供大家参考。结合我局实际，今天我们主要学习三个方面的内容：第一讲， 机关公文的格式和行文规则;第二讲，常用公文和文种的写法;第三讲，怎样写好机关公文。因个人水平有限，有不正确和不到位的地方，请大家批评指正。 第一讲 机关公文的格式和行文规则 公文在我国历史上由来已久，新中国成立后，公文的范畴比过去扩大了。目前人们习惯上理解的公文分为两大类：一类是党政机关、企事业单位、群众团体在办理公务中形成和使用的通用公文;另一类是外交、军事等领域使用的专用公文。我们这里主要是讨论行政机关的通用公文处理问题。 行政机关的公文(包括电报，下同)，是行政机关在行政管理过程中形成的具有法定效力和规范体式的文书，是依法行政和进行公务活动的重要工具。从这个定义中，我们可以看出机关公文的重要作用。就我局来讲，要传达贯彻国家矿产资源管理的方针政策、法律法规，对矿产资源勘查开发活动实施监督管理;要组织、协调、指导和监督地质灾害防治工作;要向上级请示问题、汇报情况，要答复矿业权人的请求事项等等，都离不开公文这一重要工具。可以说，离开了这个工具，我们的行政管理和行政执法活动将寸步难行。我相信，大家一定有比较深切的体会。 那么，行政机关的公文具体包括哪些种类呢?根据国务院2000年8月发布的《国家行政机关公文处理办法》规定，共有十三类，十四种。大家可以参照学习。党的机关公文种类：决议、决定、指示、意见、通知、通报、报告、请示、批复、公报、条例、规定、函、会议纪要等14种。 在长期的工作实践中，为了能用最少的语言，表达最多的内容和信息，机关公文逐渐形成了固定的格式和运行传递的制度，并在《国家行政机关公文处理办法》中有明确的规定。掌握公文的格式和运行要求，是做好公文处理工作的一个基本条件。现在，我们分别进行简要的介绍。
一、公文的格式 根据规定，公文一般由发文机关、秘密等级、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成。 一份完整的公文，我们通常把它分为文头、主文、文尾三部分。这里，我们结合下图逐项予以说明：
(一)文头部分。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。注意：发文字号的年份要用阿拉伯数字完整填写，不能把“1997”写成“97”，让人误解为“1097”或“2097”等;括号要用六角括号“〔〕”，而不是“()”或“[]”;机密以上的公文要印文件份数序号;一般上行文需要标注签发人姓名。 这里，大家要注意请示的格式：一是上报公文的发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm，留出的空白供上级机关批示文件使用。二是上报公文需要标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字;签发人用3号仿宋字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第1行，其他签发人姓名从第2行起在主办单位签发人姓名之下按发文机关顺序依次顺排，下移红色反线，应使发文字号与最后一个签发人姓名处在同一行。
(二)主文部分。从标题一直到印章，都属于主文部分，是公文最重要的部分。请大家注意的内容有：
1、标题。除法律法规外，一般不加书名号，不加标点符号。同时，制作标题时，既要反映文章的主题，文题相符;又要规范格式，不能把词组、名称人为地分行。
2、主送机关。普发性下行文主送机关较多，一般使用泛称。上行文的主送机关一般是一个。请示、批复、意见、函的主送机关只能是一个。没有特指主送机关的公布性公文，如公告、通告等，不写主送机关。
3、正文。内容较多时，分层序码的规范顺序是：“一”、“
(一)”、“
1、”、“(1)”、“ ”。
4、成文时间。以领导人签发日期为准，联合行文以最后机关领导人签发日期为准。同时要用汉字而不能用阿拉伯数字。“零”写为“O”。
5、印章。务使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
(三)文尾部分。这一部分内容虽然不多，却是我们容易忽视的地方。
1、主题词。是经过规范处理的用来标引公文主题内容的词，主要作用是便于电脑存储和文件检索。按规定，公文应当依据国务院办公厅秘书局印发的《国务院公文主题词表》标注主题词，实际情况是县级以下机关的公文，对标注主题词未做硬性要求，但上行文要按上级机关要求标注。 具体标注中应注意掌握选词原则。一份文件主题词不能超过5个。顺序是先标类别词，再标类属词。在标类属词时，先标反映文件内容的词，最后标反映文种的词。各主题词之间空1格，不加标点。如《国务院关于加强水土保持工作的通知》，就要先标类别词“水利”，再标类属词“水土保持”，最后标文种“通知”。另外，主题词表中没有的词，我们叫“自由词”，在必须标注时，应在该词后加“△”符号。如《关于张龙之等4名同志任职的通知》，其主题词为：干部任免 张龙之等△ 通知。
2、附注。主要用于说明其他项目不便说明的事项。可以解释名词术语，可以说明发至级别。请示应注明联系人姓名和电话。附注应加括号，位置居左空2格，在成文时间下一行。
(四)公文排版规格。《办法》规定，公文用纸采用A4型纸，幅面尺寸为：210mm×297mm。公文页边与版心尺寸： 公文用纸天头(上白边)为：37mm±1mm 公文用纸订口(左白边)为：28mm±1mm 版心尺寸为：156mm×225mm(不含页码) 排版规格：正文用3号仿宋体字，文中如有小标题可用3号小标宋体字或黑体字，一般每面排22行,每行排28个字。
二、行文规则 公文行文方向有四个：上行(请示、报告)、下行(通知、通报)、平行(函)、泛行(通告、布告)。这里，我们应注意以下几点：
1、一般不得越级请示，因特殊情况必须越级请示的，应抄送被越过的上级机关。所谓特殊情况指：重大紧急事项，不越级请示要误时误事;被直接上级机关长期搁置而又急需解决的问题;与直接上级机关意见分歧一时难以协调统一，而又急于处理的事项。
2、请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他机关，应当用抄送形式。如果写几个主送机关，可能是谁都不批复，或者是几个单位都批复，但批复意见又不一致，难以贯彻执行。
3、请示应一文一事，同时，不得抄送下级机关。
4、报告中不得带请示事项，也不得越级报告。 第二讲 常用公文和文种的写法
基层常用的公文有通知、通报、报告、请示、意见、函、会议纪要。其他文种有：述职报告、调研报告、工作计划、工作总结、领导讲话等。现结合我局实际，主要讲以下几种：
一、决定的写法 1.表彰决定：这类知照性决定，就是把决定事项简要地传达给有关单位，极少有要求执行的具体意见，它的内容比较单纯，主要是决定依据和决定事项，即使有号召或者鼓动性的结尾，也很简短。在写法上往往开门见山，直接陈述，篇段合一，语句简练、明快。
2.处分决定的写法有所不同，应写受处分人的身份、错误事实、错误性质、根源、本人对错误的态度、处分内容等。
3.关于重大行动或重要事项的决定。这类决定用于安排较大范围的重大行动或重要事项，一经发出，震动较大。如：《国务院关于全面推进依法行政的决定》等。这类决定大都经过一定的会议讨论通过。它的写法更强调把道理说清楚、讲透彻，以便尽可能地统一认识，增强执行决定的自觉性。
4、变更或撤消性决定。如：《关于撤消XX厂“文明单位”称号的决定》。
二、通知的写法
通知是使用得比较多的一种公文。大多是下行文，有一定的指挥、指导性和广泛性。大多数类型的通知对受文对象总是有所要求，提出需要执行或办理的事项。通知还有明显的时间性，有些通知，如会议通知，只是在指定的一段时间里有效。大部分都遵循的要求是：依据—目的—文种承启语—事项—要求。 按《办法》通知可以分为批转和转发性通知，传达、要求执行、周知性通知及人事任免通知三种。一些同志在使用通知时存在这样几个问题：一是标题繁琐。比如出现几个“关于”或“通知的通知”等情况;二是转发和批转性通知的按语部分文字过多或态度不明确;三是要求执行或周知性的通知的引言部分未能表明行文的目的和所依据的事由。因此，我们在拟制通知时应当注意以下几点： 1.标题。一般由发文机关、事由和文种三部分组成，只使用一个介词“关于”再加事由和通知即可。如：《甘肃省人民政府关于印发 1997年国民经济和社会发展计划要点的通知》。在起草层层转发的通知时，要尽量把标题写得简明些。可以采取两种办法解决：一是对各个转发通知都提出了具体要求的，可以综合改写为一个新的“通知”，贯穿全部内容或主要精神。二是对非政策性文件，几个转发通知又无新要求的，可以减少中间层次，直接转发。如：关于转发市计委“关于转发省计委„关于转发国家计委办公厅《关于批转(<××日报>)发行工作会议纪要的通知》的通知‟的通知”，如果改写为：××市计委关于转发国家计委办公厅批转《××日报》发行工作会议纪要的通知，就简明多了。 2.批转和转发性通知。这类通知是针对被批转或转发的公文而发的，通知成了主件，原公文成了附件，正件、附件一起，组成了批转性或转发性通知。正文包括两个部分：转发对象和批注意见。转发对象要写明被批转、转发的公文名称及原发文单位。批注意见要写明对所转发公文的态度、意见和执行要求。批转性通知的批语和转发性通知的按语，可长可短，应看具体情况而定。有的照批照转，只极为简要地表明态度、作出评价、提出要求。如：“省经贸委《关于1998年经济运行调控方案》已经省政府同意，现转发给你们，请认真贯彻执行。”有的强调重点，在写明态度、评价和要求之后，再结合实际情况，对所转发公文的重要意义或者某一方面的精神，突出加以强调，以引起重视。有的补充完善，对所转发的公文除作出基本肯定外，还就其本身不够完善的地方作些补充、说明。但一般情况下，批语和按语不易过多，以免与转发、批转文件内容重复。 3.要求执行和周知性通知。引言部分一定要写清楚行文的缘由、意义、目的和所依据的法律、法规、政策。
4.要根据转发公文的不同情况，恰当使用习惯用语。如表态的“同意”、“原则同意”、“基本同意”等词语;提出要求希望的“希遵照办理”、“请认真贯彻执行”、“请研究执行”、“请参照执行”、“供参考”、“请研究试行”等词语。 5.任免通知。除法定机关的主要领导人外，其他任免一般采用“通知”。任免通知正文只写明经某级组织决定，任命(或免去)某人担任某项职务即可。有的还写明任期和待遇。
三、通报的写法： 通报可分为表扬性通报、批评性通报、情况通报等。
(一)表扬性通报：正文一般包括先进事迹及其意义、先进经验、表彰决定、希望和要求四个部分。 先进事迹是这类通报的主要内容。在直述式通报中，这部分内容直接在通报中叙述，写得详细些。在转述式通报中，这部分内容已出现在通报的附件中，就不必再重叙述先进事迹了，只须概括地强调或突出要点。直述式通报在介绍先进事迹时，应做到：第一，要把时间、地点、人物、事件、结果简明地交代清楚。第二，要实事求是，不能任意夸大、渲染。第三，要重点突出，涉及能体现先进的精神境界和突出通报中心的，就把事实写得详细些，无关紧要的可一笔带过或略而不记。先进事迹的意义和先进经验，是通报的主旨。着重表彰先进事迹的通报，应在介绍事迹的基础上，说明其意义。 表彰决定是写明领导机关对先进表彰奖励的决定，它通常写在通报的末尾部分。 希望和要求，既包括对被表彰者的勉励和期望，又包括对广大群众的号召和希望。这一部分要发掘先进的典型意义和时代精神，针对当时形势需要有感而发，力求符合实际，有针对性，概括、鲜明、不千篇一律。”
(二)批评性通报：这类通报的内容除在一定范围内公布对某单位、某人、某事的批评处理外，着重是要从被通报的事件中吸取教训，以典型事例对群众进行教育，以防类似事件的发生。其惩戒作用十分突出。这类通报，有的是批评错误、公布处分决定，行文较短。有的除批评错误、宣布处分外，侧重于分析情况，总结教训，指导改进工作，篇幅就要长些。正文包括错误事实、根源和教训、处理决定、希望和要求四部分。
(三)情况通报：分为叙述情况;分析情况，阐明意义;提出意见和要求。情况通报也是我们在工作中使用较多的一种通报种类。如《关于2004探矿权年检有关情况的通报》。
四、报告的写法 报告种类多种多样，大致可分为工作报告、情况报告、答复报告、报送文件的报告(如《关于上报会计报表的报告》)等。 1.工作报告。这是用于汇报工作进程、总结工作经验、反映工作问题、提出工作意见的报告。这类报告是报告中应用最为广泛的一种。它的正文，一般包括基本情况、主要成绩、经验体会、存在问题、今后意见等几部分。格式上，每一部分可标出序数分项写，或列出小标题来写。根据需要，工作报告可以写成综合性的，也可以写成专题性的。 综合性的工作报告，它是不同阶段、不同范围的全面工作总结或汇报。可以是各方面的综合工作，或者一个系统、一个部门的全面工作。如《XX局XX年工作总结》 专题性的工作报告强调专一性，它是就某一项或某一方面的工作向上级机关所作的报告。它可分为总结经验的专题工作报告和研究工作的专题工作报告。前一类就是呈报上级的专题工作总结，它不需要答复，后一类通常是就落实、开展、加强、发展、改进、改革某项工作向上级作的专题报告。它不一定在工作结束后才写，常常是在工作进程中，待工作告一段落时写好，待上级答复、批转。如《关于X省清理整顿公司工作的报告》以及我局地质灾害现场会经验材料。
2.情况报告。这是对工作中的重大情况、特殊情况、新情况进行调查了解后，向上级作出的报告。它不需要答复、主要是让上级了解、掌握情况，以便根据情况采取措施，指导工作。向上级提出工作建议的报告，也属这一类。如《XX市商业局关于百货大楼重大火灾事故的报告》。
3.答复报告。这是答复上级机关的查询、提问或汇报执行上级机关某项指示、意见的结果的报告。正文包括答复依据、答复事项两部分，写法比较自由。有的先写依据，后答复;有的边写依据，边答复。如《XX市财政局关于市民政干部学校有关情况的报告》。
五、请示的写法
请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否?请指示”、“当否?请批复”、“以上意见如可行(或如无不妥)，请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：
第一，要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示。不要动辄请示，把矛盾上交。 第二，要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。
第三，要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。 第四，它的格式也包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由，不能光写“请示”，以提请上级机关注意，及时处理。 注意：写请示，语言要谦逊，态度要诚恳;原因要说明，不批准的后果要表达，要让上级感到不批准就说不过去。
六、意见的写法
意见是《办法》中新增加的文种。主要用于对重要问题提出见解和处理办法。从行文方向看可以是上行文，也可以是下行文。作为上行文，可用于向上级机关报请批转或转发有关事项。作为下行文，可用于领导机关或某些重要问题提出处理的方针、原则和措施、办法。 意见一般由引言、正文和结尾三部分组成。引言要写明提出意见的事由、依据和目的。正文部分是意见所提出的具体见解和措施办法，可采用小标题或围绕问题分条列项进行撰写。结尾，对贯彻意见提出具体要求。意见的标题由发文机关、事由和文种组成。
七、函的写法 函的应用范围比较广泛，在上下级机关之间、平级机关之间或不相隶属的机关单位之间，涉及各方面的公务联系，都可使用。
较为正规的公函，格式可分为三部分：
开头，包括标题、编号和受文单位。标题可由发函单位、事由、文种组成。
正文是函的主要部分，要看不同用途来确定写法。去函要把商洽的原委、询问的问题、请求的事项、告知的情况等写清楚，以便得到对方的支持、理解或回答。复函，要针对来件所询问的问题、商请的事项给予明确答复，不能含糊其词，模棱两可，不着边际。
结尾包括结束语及署名、日期。结束语如去函的“为要”、“为盼”、“为感”、“为荷”，复函的“待此复函”、“此复”等。也可不写结束语，正文写完即结束。 撰写函件应注意：
第一，要写得内容专
一、集中、中心突出，一般要一函一事。
第二，要有分寸。对上应尊重，对下应谦逊，对平行或不相隶属机关，应以礼相待。语气应力求平和、礼貌。要摒弃不必要的客套、无须讲的道理、空洞的套话。
第三，恰当使用习惯用语。
八、会议纪要的写法
办公会议纪要的标题，可写为会议名称加纪要。专题会议纪要的标题可写为事由加会议纪要。如：关于减轻农民负担问题的会议纪要。一般政府机关的办公会议、常务会议都有固定的文头。如：甘肃省人民政府省长办公会议纪要、甘肃省人民政府常务会议纪要等。正文可以分为两个部分。 第一部分简要叙述会议组织情况，可以写出会议时间、地点、主持人、出席人员、列席人员(办公会议的列席人员通常写在正文之后)等。若会议只有一个议题，可以写明专题研究讨论的议题名称。如：专题研究了农业问题等。
第二部分是写会议精神和议定事项，这是纪要的主要部分。这部分可以写对议题的讨论情况、各种意见、建议、会议作出的决议、决定，布置的工作、任务，将要采取的措施和要求等。 若只有一个议题，常采用贯通式的纵式结构，不分条款。专题会议纪要也可采用这种写法;若多项议题，可依会议议程的先后顺序安排组织材料。
撰写会议纪要应注意：
第一，会议纪要是对所有会议材料的概括、综合和提炼，因此，要定好纪要必须做好处理材料的工作。要广泛搜集会议材料，全面掌握会议情况;要按照会议精神和领导工作意图，对材料进行分类和筛选;要对选用的材料进行分析和综合，围绕中心组织好材料。
第二，纪要篇幅不宜过长，语言要简明扼要。纪要常用第三人称进行叙述，如“会议认为”、“会议强调”、“会议指出”、“会议号召”、“会议决定”之类。
第三，会议纪要必须全面准确地反映会议情况和基本精神，其内容必须真实、准确。因此，会议记录人员一定要聚精会神，尽最大努力作好会议记录。
九、述职报告的写法
(一)述职报告的特点
述职报告是党政机关，人民团体、企事业单位的干部，向主管领导部门、人事部门或选区的选民，或本单位的职工群众，陈述自己在一定时期内工作实绩、问题和设想的自我述评性的报告文书。主要特点是：自述性、自评性、报告性。 自述性，就是要求报告人，自己述说自己在一定时期内履行职责的情况。因此，必须使用第一人称。
自评性，就是要求报告人，依据岗位规范和职责目标，对自己任期内的德、能、勤、绩、廉等方面的情况，作自我评估、自我鉴定、自我定性。对工作的走向，前因后果，要叙述清楚，评得恰当;所叙述的事情，要概叙，让人一目了然，并从中引出自评。但要强调：切忌浮泛的空谈，切勿引经据典的论证，定性分析必须在定量证明的基础上进行。
报告性，就是要求报告人，明白自己的“身份”，以被考核、要接受评议、监督的身份，履行职责做报告。语言必须得体，应有礼貌、谦逊、诚恳、朴实、掌握尺寸，不可夸夸其谈，哗众取宠。 要注意将“工作总结”同述职报告区别开来。工作总结，可以是单位的、集体的、也可以是个人的，其写作角度是全方位的，即凡属重大的工作业绩，出现的问题，经验教训，今后工作设想等都可以写，而述职报告却不同，它要求侧重写个人执行职守方面的有关情况，往往不与本部门、本单位的总体业绩、问题相掺杂。
(二)述职报告的写法 述职报告一般由标题、抬头、正文、落款四部分组成。 1.标题 述职报告的标题，常见的写法有三种： ①文种式标题，只写《述职报告》。
②公文式标题，姓名+时限+事由+文种名称，如《××19××至19××试聘期述职报告》、《19××年至19××年任商业局长职务的述职报告》。
③文章式标题
用正题，或正副题配合，如《19××年述职报告》、《思想政治工作要结合经济工作一起抓——××造纸厂厂长王××的述职报告》。
2.抬头
①书面报告的抬头，写主送单位名称如“××党委”、“××组织部”或“××人事处”等。 ②口述报告的抬头，写对听者的称谓如“各位代表”、“各位委员”、“各位同志”，或“各位领导，同志们”。
3.正文
述职报告的正文，由开头、主体、结尾三部分组成。
①开头
开头，又叫引语，一般交代任职的自然情况，包括何时任何职，变动情况及背景;岗位职责和考核期内的目标任务情况及个人认识;对自己工作尽职的整体估价，确定述职范围和基调。这部分要写得简明扼要，给听者一个大体印象。
②主体
主体，是述职报告的中心内容，主要写实绩、做法、经验、体会或教训、问题，要强调写好以下几个方面：
对党和国家的路线方针政策、法纪和指示的贯彻执行情况;对上级交办事项的完成情况;对分管工作任务的完成情况;在工作中出了哪些主意，采取了哪些措施，作出哪些决策，解决了哪些实际问题，纠正了哪些偏差，做了哪些实际工作，取得了哪些业绩;个人的思想作风、职业道德，廉洁从政和关心群众等情况;写出存在的主要问题，并分析问题产生的原因，提出今后改进的意见和措施。
这部分，要写得具体、充实、有理有据、条理清楚。由于这部分内容涉及面广，量多，所以宜分条列项写出。“条”、“项”要注意内在逻辑关系安排好。
③结尾
结尾一般写结束语。用“以上报告，请审阅”、“以上报告，请审查”、“特此报告，请审查”、“以上报告，请领导、同志们批评指正”等作结。
4.落款
述职报告的落款，写上述职人姓名和述职日期或成文日期。署名可放在标题之下，也可以放文尾。
十、调查报告的写法：(毛泽东〈兴国调查〉) 调查报告大致可分为三类：综合调查报告(社情调查)、专题调查报告(研究型、总结型、探讨型、披露型)、考察报告。特点是：以事喻理，重在说明;材料求实，刻意求真;形式多样，适应性强。
在调查研究，获取大量材料数据的基础上，可以着手写调查报告。一般分为前言、正文、结语三部分。
(一)前言。包括的内容：一是说明调查的缘起和目的—调查什么，解决什么问题;二是说明调查的对象和范围;三是调查的经过—时间、地点、过程等。
(二)正文。可分为横式结构和纵式结构两种： 一是横式结构，将内容概括为若干平列的部分，分别说明和阐述。
二是纵式结构，将内容按事情发展的顺序或内部逻辑关系进行组织，前面的内容是后面的前提和条件，后面的内容是前面的发展和结果，次序不能颠倒。 在写作时要注意做到：既要实事求是，全面反映情况，又要有鲜明的倾向性，防止材料罗列;要详略得当，点面结合，有概述、有典型，防止以偏盖全;要以说明、叙述为主要表达方式，用事例和数据说话，防止过多的议论和说理。
(三)结语。可以是前面内容的概括和补充，也可以是对策和建议。文字可长可短，但要提供有实际价值的东西。 调查报告，重在事实清楚，说明充分，观点突出，对策有效。
十一、工作总结的写法
总结，就是对过去一定时期内的实践活动包括工作、学习、思想等方面进行回顾、分析、评价，以得出经验教训或引出规律性的认识而形成的一种文书。它主要回答的是“做了什么”、“怎么做”、“做到什么程度”的问题，是我们在工作中最常见、也最难以掌握的一种文书。大体上分为综合性总结和专题性总结。
综合性总结又叫全面总结，展现的是一个地区、一个单位整个工作情况的全貌。一般按照基本情况、成绩收获、存在问题、经验体会、今后意见几个部分来写。如政府工作报告、单位工作总结等。
专题性总结是对某项工作、某项活动或某个问题所做的专门总结，内容单纯、集中、详尽、具体，有一定的思想深度，往往起到典型引路、推动全盘的效果。如依法行政工作总结等。
(一)总结的结构形式。常见的有：
1、分点式。将内容按性质和主次分点平列，各点之间有一定的逻辑关系，有事例、有分析、有结论，优点是行文简洁、生动活泼，但很难把握。一般用于带全局性的专题总结。
2、小标题式。将内容分为若干个小标题，按成功的原因、经验，或者阶段性标志来写。多用于专题总结。
3、条目式。内容以工作项目分列为一个条目，每个条目都分为基本情况、成绩、存在问题、今后要求等。多用于问题比较复杂、工作繁多的综合性总结。
4、板块式。这是我们常用的基本格式。就是把内容分为基本情况、成绩经验、问题教训、方向设想等部分，按照“总—分—总”的思路进行安排。目前，我局总结采用的是这种格式。
5、全文贯通式。既不分条列项，也不用小标题，而是按一定的顺序全文贯通、一气呵成，多用于专题总结。但也难以把握，写不好就成了大杂烩。
(二)总结的组成。不论那种格式，都包括标题、正文、落款，而正文也包括开头、主体、结尾三部分。
1、开头。也叫前言、导语，主要概述基本情况、总的评价，给人以总体印象。要求是简单精练、突出重点、有吸引力。
2、主体。主要包括：
一是过程和做法。讲清楚原计划做什么?采取的办法和措施，工作步骤、主要环节。这里要突出对新的、复杂的工作的总结，起到启迪和借鉴的作用。
二是成绩和经验。这是衡量一篇总结价值的地方。成绩指取得的物质和精神成果，经验是取得这些成绩的原因和方法。要详实、具体、言之有物;要条理清楚，或按逻辑关系、因果关系、时间顺序，或以主次轻重为序。既有一般情况，又有典型事例、统计数据、对比说明;要力求上升到一定的理论高度。
三是问题和教训。写问题时，要注意找准一些明显的“瓶颈”问题，也要找准一些关系全局的深层次问题。
(三)写总结注意事项。一要从总体上分析都有那些工作?这些工作在全局中的地位?各个方面的关系等等，然后再列提纲;二要抓住关键，通过对大量材料的研究，找出带有规律性的东西。而不能罗列材料，记流水帐，这样的材料没有生气。如有些汇报事例列的很清楚：X年X月X日干什么，X年X月X日干什么;三要叙议得当，准确清楚，善于安排和摆布材料。也就是说，要把材料放在最能说明观点的位置上。 十
二、领导讲话的写法 时下，不少人感到领导讲话稿越来越难写。这个难，我体会一是难在“多”上。随着思想的解放，发展的加快，开放的扩大，领导方式的转变，领导的公务活动越来越多，涉及的领域越来越宽，撰写领导讲话的任务也就越来越重。二是难在“新”上。由于一些新的事物、新的观点探讨的性质较强，可供参考的内容不多，比较难写。三是难在“度”上。有些命题，有时感到难以把握，或难以准确把握。这个难，充分说明领导的思维越来越活，听众的口味越来越高，形势发展越来越快。我觉得下面几句话，可能会给我们一些帮助： 第一句话，关门“当领导”。一篇文稿的成功与否，首先取决于领导是否认可，是否满意。可以说，这是文稿的“生命线”。这就要求我们在文稿的立意上，尽可能地领会领导意图，体现领导意图，实现领导意图。具体地讲，就是要求我们在写作构思过程中，一定要进入“忘我”境界，忘记自己的身份，关起门来做领导，从领导的角度去思考问题。如何把握领导的意图呢?一是从党和国家的大政方针中学习。特别要注意了解每个时期突出强调的方针政策，因为领导意图从本质上讲是党、国家和人民意志的具体体现，把握住这个方面就会把握住领导的总体思路。二是从一个时期领导的工作重点中捕捉。领导活动是领导意图的具体体现，了解领导活动动态，有助于加深对领导意图的理解，同时有利于把领导意图具体化。三是从领导者思考的热点问题中发掘。要掌握领导日常谈论的重要思路和观点，并对其连贯思索，这样对领导的思想情况就会有系统、整体的理解。四是从领导的思维方式和讲话习惯中领悟。根据个人的思维习惯、讲话习惯写作，使文稿与讲话者的特征基本吻合起来，以求达到更好的效果。最好是当面征询领导对一些热点、难点、疑点问题的有关解决措施，澄清一些模糊问题。这样可避免写出文稿后再作较大改动，甚至推倒重来。bsp; 第二句话，少说“普通话”。领导讲话具有明显的权威性、思想性、鼓动性。权威性可以说是固有的，因而思想性、鼓动性如何，是一篇文稿成功与否的关键环节。思想越丰富，听者就越入神;鼓动性越强，领导就越满意。文稿要体现较强的思想性、鼓动性，必须少说“普通话”。就像“烧菜”一样，必须有特点、讲口味，才能赢得“消费者”。少说“普通话”，就是要讲领导想说的话。有的领导喜欢文风平实，语言纯朴;有的领导讲究文辞、偏爱语言的对仗工整;有的注重文稿的思辩性、逻辑性;有的强调文章内容的实在。作为文秘人员，一定要对领导的文风爱好透彻了解，因人而宜，写出符合领导“口味”的文稿来。少说“普通话”，就是要讲群众想听的话。在考虑领导身份的同时，也不能忽视听众的身份。要针对听众的不同身份，注意运用符合听众身份的语言，并适当地穿插一些符合听众习惯的事例，这样才能使讲者“动情”、听者“入神”。如在机关干部会议上的讲话，要讲究点文采，理论性、逻辑性可以强一些。如果听众是基层干部和群众，就要注意语言的平实，必要时引用一些民谚俗语，这样，才有可能拉近与听众的心理距离，收到较好的效果。少说“普通话”，就是要讲反映真实情况的话。这里有两点必须把握住：一是分寸的把握。不讲没有做或做不到的话，不讲夸大的话，不讲“过头话”。二是场合的把握。领导讲话必须考虑效果。只适宜在一定范围或部分人员中讲的，就不要在全体人员大会上讲。 第三句话，执笔“三分主”。有了这“三分主”，我们展示才华就有了机会、就有了空间。做好这“三分主”，重在创新。创新是一切工作进步的动力，是事物发展的要求。起草领导讲话稿也不例外。讲话稿只有创新，才能打动读者，才能发人深省，才能更好地传达意旨。具体来说，一要注重观点的创新。观点是讲稿的生命和灵魂。绝不能当“二道贩子”，贩卖别人的东西。要善于思考，在理论与实践的结合中，在上级决策部署与本地实际的结合中发现问题，提练观点。要善于“沙里淘金”，面对浩瀚的材料，善于鉴别，善于去伪存真，去粗取精。要善于从老问题中挖掘新内容，从多角度去分析它、把握它，从中挖掘出新的观点，“化腐朽为神奇”。二要注重结构的创新。讲话稿起草不同于文学创作，它在结构上有一定的模式和规范。但结构是为主题服务的，为了满足主题的需要，在结构安排上就不能凝固僵化，而要有所创新，让听众容易把握脉络，给听众产生一种美感。三要注重语言的创新。讲话稿固然要求平实、朴素，但这绝不等于排斥语言生动和创新;固然不需要像纯文学创作那样讲究辞藻华丽、讲究绘声绘色、讲究灵活动感，但也绝不能灰头土脸、味同嚼蜡。适当运用一些修辞手法，可以大大增强文稿的可持续性、新鲜感。 第四句话，“秘密地抄书”。有人讲，“秘书，秘书，就是秘密地抄书”。这句话大有讽刺的味道，但我们也可以把它从另外一种角度去理解。“秘密地”就是要“暗暗地下功夫”，“抄书”就是学习和积累。这两条对我们来说至关重要。第一位的是学习。不学习必定落后于形势，落后于领导，落后于同事;第二是积累。积累永无止境。有时积累的一些材料可能平时用不上，但在关键时候能用上一个观点、一个事例、一句话，就实现它的价值了。积累的重中之重是储备观点，要注意积累一些有战略性的思想，有备无患，需则用之。比如，王义政市长在现场会上的致辞，是我在参考其他领导讲话基础上拿出来的;第三是功夫。古人说“功夫在诗外”，就是要热爱文稿工作，有热情才有激情，有激情才有灵感，有灵感就有好文稿了;要苦下功夫，耐得住寂寞、吃得了苦;要有责任心，比如说核对校正问题，文稿写得再好，如果校核上出现一两处错漏，效果就会大打折扣。
第三讲 怎样写好机关公文
对于经常与文字打交道的人说，掌握文章写作的一般规律，具备各种常用文体写作的基本能力，把握公文写作的具体细节，是我们必备的素质。咱们局长对如何写文章讲了两句话，我觉得十分精辟：第一句是：“万变不离其宗”，就是说，写文章的目的是表达观点、说明问题，因此应围绕观点和主题运用多种有效的构思;第二句是：“把握时代语言”，就是说在语言的组织上，必须紧跟形势，体现出时代特征。比如每年都有工作总结，如果仅仅变些数字，材料的谋篇布局没有新意，语言表达还是老生常谈，这样的文章就不会有吸引力。下面简单谈一谈公文写作中的一些基本常识和需要注意的几个问题。
一、做好准备 “巧妇难为无米之炊”。只有准备充分，起草公文才能奋笔疾书，一气呵成，反之就只能不知从何处入手，“十步九回头”，写了撕、撕了写，别别扭扭，很难写出“高屋建瓴，势如破竹”的公文来。那么，起草公文需要做好哪些准备呢?
一要提高个人的思想修养和学识储备。一方面，正确的世界观、政治观、道德观、艺术观、美学观、历史观、伦理观、文化观对作者的文风、作品的质量至关重要。古人说：“志高者意必远。”写作者树立了正确、远大的理想，写作时才能正确地“言志”，做到文意深远。另一方面，“读书破万卷，下笔如有神”，作者只有博览群书，对各方面的知识才能融会贯通、运用自如。同时，公文写作要求的学识既要博，也要专，假如写经济方面的材料，没有经济学理论作基础，写政党建设的材料，没有政党理论作基础，那是写不出好材料的。所以，平时我们要强化自己的思想境界修养，要增进自己多方面的文化科学知识的素养。
二要掌握领导意图、语言风格。所谓“领导意图”，就是领导对撰写某一公文的目的和打算。如果在起草公文前，不了解领导意图，只能是自作主张，瞎写一气。所以，在公文写作前，必须把领导意图搞清楚。对领导意图，了解得越具体越好，越透彻越好。当然，有时领导对领导意图不可能谈得那么具体、那么透彻，这要靠平时对近期领导关注问题的掌握程度了，要靠充分发挥主观能动性了。有了领导意图，写作就有了“尚方宝剑”，就知道写些什么了。“语言风格”就是领导讲话风格和习惯。如果不了解领导的语言风格，讲话稿写的再好，与领导行不成共同语言，领导也不会欣赏。这就要求我们通过参加会议等多种途径掌握领导的语言风格。
三要学习有关文件和报刊，深刻领会中央和上级党委指示精神。中央和上级党委指示精神，是各级党政组织工作的指南。掌握了这个指南，工作就能沿着正确方向前进;离开了这个指南，就会迷失方向，甚至会走到斜路上去。只有深刻领会中央和上级党委指示精神，才能在公文里正确体现，才能保证上级指示精神的贯彻和落实。所以，在起草公文前，我们必须通过学习，把近期中央和上级党委指示精神领会深透，把准当前时代的
脉搏。这是非常重要的。
四要了解实际情况。各级机关的任务，就是要做好中央和上级精神与当地实际结合的文章。只有了解当地实际情况，才能做好上下结合这篇文章，才能有针对性地提出问题和解决问题。要了解当地实际，就要多翻阅一些资料，经常深入下去，搞些调查研究，事物是不断发展变化的，现代化建设日新日异，新情况、新问题、新事物层出不穷，这就需要我们经常地了解当地实际，把握新鲜事物，否则，就容易犯“照抄、照搬、照传”的毛病，就容易发生“言之无物，空话连篇”的弊端。这是公文写作的大忌。
五要统筹兼顾，科学组织。在遇到写大材料，一人准备汇报材料来不及的时候，就需要多人合作，共同完成。经验的做法就是采取“统—分—统”的组织写作方法，即：统一研究写作提纲，分头去写，最后一人统稿。市委、市政府的秘书部门比较常用。
二、谋篇布局
文章谋篇布局的好坏，直接影响表达效果，所以在确立了公文的主题后，就要围绕主题对整个公文结构进行谋篇布局，考虑文章的组织构造及它们之间的逻辑联系，使其“首位开阖，繁简奇飞，各极其度。”
(一)基本要求
一是完整连贯，首尾圆合。所谓完整是指文章的结构布局有头有尾，首尾对应，通篇一体。要求文章的部分与部分之间，片断与片断之间，前言与后语之间，都要紧密连接，以一贯之，结构严谨、完美。二是疏密相间，错落有致。我们在安排层次和段落时，长短要适当搭配，其密度不要均等，要根据公文主题表达的需要，有详密、有疏落，使全篇布局疏密相间，错落有致。总之，要有的放矢，合理安排，才能使公文错综其势，舒缓自如，给人一种抑扬顿挫、节奏铿锵之感。三是波澜起伏，曲折变化。“文似看山不喜平。”文章布局应该崇曲忌直。谋篇布局的波澜起伏和曲折变化，反映了客观事物的错综复杂和发展变化，同时，也能满足读者、听者的审美要求。但是，必须合乎法度，既要出人意外，又要在情理之中，要使开合、起落、曲直、伸缩等等，恰到好处。
(二)基本内容 文章的结构包括内部结构和外部结构两种。
1、内部结构。所谓文章的内部结构，就是文章思路的内在逻辑结构。在叙述性文体里，称之为“线索”;议论性、说理性文体里，称之为“脉络”。不管什么文体，只要有一贯到底的思路，一脉贯通的逻辑，它就必然有一缕贯穿的线索和脉络。思路是线索和脉络的基础;线索和脉络是思路的表现形式。文章的主题、人物、事物、中心事件、感情等都可以为线索，如《项链》以项链这一事物为线索，《红楼梦》以爱情悲剧为中心线索等，线索无形地穿梭着全文的人物、事件和景物，构成严谨的艺术整体。作为我们行政机关，平时处理的公文主要是说理性质的文体，基本遵循“提出问题——分析问题——解决问题”的脉络形态，它自身必须要具有条理性、贯通性和严谨性，即：分清先后顺序，有条不紊地表达思想;合乎逻辑，合乎人们的思维形式，使文章流畅贯通;思想脉络细密周严，没有缝隙，没有漏洞。
2、外部结构。所谓外部结构，就是文章的外部存在形式。它的主要内容包括：一是层次和段落。层次是指文章各部分内容表达的次序，它着眼于思想内容的划分，段落是行文时自然形成的基本单位，它侧重于文字表达的需要。层次和段落既有区别，又有联系：层次着眼于思想内容的划分，段落侧重于文字表达的需要;一般来讲，层次大于段落，即几个段落表达一个层次，但也有时段落的划分恰好与层次一致，二者相等;层次安排方式有总分式、并列式、递进式和对比式，根据作者的思想或者线索来决定，段落划分强调的是集中、完整和匀称。二是过渡和照应。过渡和照应是使文章内容前后连贯的一种重要结构手段。过渡在文章中起承上启下的作用，它使先后相关的两个层次和段落上下连贯，前后衔接。照应就是文章前后内容关照呼应，能使结构严密，脉络连贯。三是开头和结尾。古人语“起句当如爆竹，骤响易彻，结句当如撞钟，清音有余。”所以“虎头龙尾”是好文章的半壁江山，当然，怎样开头和结尾，应从文章的整体出发，有利于主题的表达和全文各部分的和谐。公文开头多用开篇点题式：开门见山，起句发意，直接揭示主旨，落笔入题，说明缘由，交代作者写作的缘由;开头总说，提摄全文，先揭示文章的中心，然后再分说。公文、特别是领导讲话稿的结尾方式一般有两种：醒明主旨，篇末点题;展望未来，鼓励斗志，向人们提出希望，发出号召，指明方向，鼓舞人们为实现目标去努力奋斗。
(三)如何谋篇布局 要锻炼思路。谋篇布局是思路的表现形式，所以，我们写文章要提高谋篇布局的能力，根本的是要认真锻炼思路，加强思维活动的逻辑性、条理性的训练。毛泽东曾说：“写文章要讲逻辑，就是要注意整篇文章、整篇讲话的结构，开头、中间、尾巴要有一种关系，要有一种内在联系，不要互相冲突。”只有对内容经过精心思考，对文章的谋篇布局做到胸有成竹，再动笔写作，才能写出结构严谨，逻辑性、条理性强的文章。要列好提纲，或打腹稿。这是起草公文的一道重要工序。按提纲写稿子，有许多好处：可以帮你组织材料;可以使你想问题更周到;免得一面写一面想，吃力不讨好。列提纲，一定要在掌握领导意图和吃透“两头”的基础上进行。提纲列的越细致越好，不要光列大题目，还要列小题目，就连每个小题目里各写几层意思，哪一层意思放在哪一个题目里面，每一层意思用哪些材料也要考虑清楚。比较简短的公文，可以不列提纲，但一定要打好腹稿。打腹稿，虽然不一定形成文字，但对文稿的谋篇不拘也要想明白。有了好的提纲或好的腹稿，文章等于完成了一半，起草公文就会得心应手。
三、语言的锤炼
准确、简洁、鲜明、易懂是公文语言的基本要求。
准确。公文代表着领导机关或领导集体的声音和意见，不准确，含糊不清，摸棱两可，执行的标准就不好把握，就不好执行。
简洁。毛泽东同志说：“文字要简短，使他们顷刻之间能看完;要精警，使他们一看起一个印象。”公文必须简短扼要，特别是领导讲话一定要注意多用短句，忌用长句子，不要用过多修饰，把意思讲明白就可以。
鲜明。公文，表达要清楚、明白，无论赞成或反对什么、提倡或禁止什么、肯定或否定什么，都要非常确切地表述和说明，使人心领神会，一目了然。还要简洁易懂，不能用那些华丽而不易懂的辞藻;不能用那些自己生造的语言;不能有“学生腔”、“文学腔”;不讲空泛的“普通话”，多讲实实在在的“地方话”，多用群众语言。 有文采。我们说，一般情况下公文的语言风格讲究简洁、平实。但并不是说一定要形成那种干巴生硬、缺乏生气的八股文章。古人讲：言而无文，行之不远，就是这个道理。马克思《共产党宣言》中开篇一句：“一个幽灵，共产主义的幽灵在欧洲游荡”就极其生动;毛泽东的著作，唐诗、宋词、汉文章信手拈来，恰到好处，各种排比句、比喻运用自如，使所要表达的思想更深刻、更生动。所以，我们在追求内容到位的同时，也要努力写出富有文采的好文章来。
四、日常公文写作需注意的几个细节问题
1、公文写作的标题。标题实际上就是公文的题眼，是观点及公文逻辑结构的集中体现。按照层次大小划分，标题可以划分为大标题、小标题，一级标题、二级标题等。标题的确立应根据公文的中心思想和层次要求具体确立，一篇文章的标题与标题之间应层次分明、逻辑严谨、相互照应。 wenmi.net 公文的标题既要求紧扣文意、层意、段意，不能跑题、偏题和以偏盖全，又要求语言简洁精练，有些公文，比如讲话的语言必须体现领导同志的感情色彩和风格要求。在公文写作中，有时公文的内容较多，人们看起来、听起来，留下印象的内容并不多，所记下来、留下印象的大多是文章的题目和各个标题，所以公文好的标题或标题群，能引人入胜，起到事半功倍的效果。
2、公文写作的观点。好公文的关键是要有新意和创意，按部就班，对着葫芦画瓢，体现不出个人的观点是写不出好公文的。所以公文写作者平时必须通过经常学习党政理论和相关专业知识，深刻领会上级政策，经常调查研究了解当地实际，多上下结合深入思考来提高自己的“悟性”，身在外而心在内，虽不是领导，但多从领导的角度来思考问题。同时，在执笔时，注意要以工作为中心，以思路为纽带，把多个观点、观点群有机联系起来，做到主次有位、先后有序，既前后园合，又错落有致。
3、资料、语言方面的取舍。修改过程中的取舍。对于初稿，一定要进行修改，通过缜密的思考，根据公文的性质，进行语言锤炼，看看哪些材料可以去掉，哪些必须保留，哪种表达方式更为精妙和符合领导语言风格。对于引用的材料，关键把握一点：拿来主义，以“有用”为原则，吸其精华，去其糟粕。简单的引用，无疑于一件单色的衣服补上了一块花补丁，补丁虽好，但影响了整体的和谐。所以，对借鉴的材料一定要加以认真改造，根据公文主旨和文章的逻辑结构，对引用的材料进行再加工，与实际情况结合起来，与公文的整体逻辑结构和语言、语气统一起来，做到天衣无缝、锦上添花。
4、提倡自己动笔写文章。随着电脑的普及、电子政务的发展，无纸化办公成为办公室发展的趋势，但动笔仍然不可或缺。从健康的角度考虑，长时间坐在电脑前，对眼睛、肌体的健康无疑会造成很大的伤害，需要动笔。从思考的程度考虑，动笔写作时作者的精力更为集中，思考问题的深度、广度更深更大，而长时间坐在屏幕前，容易造成疲劳，精力分散影响思考程度，往往写不出思路连贯、一气呵成的好文章。