随着高校人事档案管理工作的复杂化, 数字化成为了高校人事档案管理工作发展的一个重要目标。高校人事档案数字化管理主要是指通过以计算机技术、网络技术、数据库技术为依托的数字化管理系统, 实现人事档案材料的数字化搜集、处理、存储和利用等, 改变传统的手工管理模式, 对人事档案资源进行数字化整合, 进而达到提升人事档案数字化管理效率的目的。从目前的情况来看, 高校在开展人事档案管理数字化建设过程中还面临着一些困境, 需要高校相关部门和人员采取积极有效的对策加以解决。下面就针对这一问题展开探讨。
一、进行高校人事档案数字化管理的意义
在信息化时代, 对高校人事档案进行数字化管理具有积极的意义。第一, 开展高校人事档案管理数字化建设有助于提高档案管理工作效率。不同于传统的手工管理方式, 对人事档案进行数字化管理能够大大减轻工作人员的工作量, 并节约大量的时间。工作人员只需将档案数据资料进行数字化录入就可以实现资源的长期反复利用, 既缩短了手工检索时间, 又有助于实现人事档案资源的共享, 进而提高人事档案管理工作的整体效率。第二, 进行高校人事档案数字化管理有助于实现档案信息资源的整合共享。在传统的高校人事档案手工管理工作中, 由于工作内容复杂繁琐, 往往会造成人事档案资料在收录整理过程中出现重复或遗漏, 而通过数字化管理能够有效避免这类现象的发生, 通过人事档案数字化管理系统, 能够使人事档案管理过程变得规范有序, 实现包括人事信息、师资管理、教职工业绩考核、薪酬管理等在内的各模块的有机整合, 实现档案信息数据的完整性和一致性。第三, 进行高校人事档案数字化管理有助于实现档案资源的长期保存。传统的人事档案管理模式是以纸质资源为依托的, 会因为长期翻阅使用而造成档案资源的损坏, 不利于长期保存。通过数字化管理能够实现高校人事档案资源的数字化存储, 使档案文件在保存时间上更加长远。
二、数字化背景下高校人事档案管理面临的困境
(一) 技术还不成熟, 后期维护困难。目前制约高校人事档案管理数字化建设的一个关键因素就是相关技术还不成熟, 导致后期维护困难。高校人事档案材料复杂多样, 包含了教职工的履历、学历、职称、薪酬、职务变化等多项内容, 部分材料可能由于各种原因填写和保存的不够规范, 在进行数字化录入的时候往往会由于技术支持不到位造成错误, 或者一些图像类的资料数字化转换质量不高, 影响了数字化人事档案资料的完整性和有效性。另外, 由于高校教师在学历、职称等方面会发生变化, 使得人事档案信息具有动态性的特点, 如果后期不能对数字化档案管理系统进行及时地更新维护, 非常不利于管理效率的提升。
(二) 缺乏现代化的档案工作者。从目前的情况来看, 很多高校都缺乏专业性强、综合素质高的人事档案管理人员, 大多都是由其他科教师来兼任的, 他们缺乏专业的档案数字化管理知识和技能, 在工作中只能处理最简单和最基本的档案管理查阅工作, 计算机操作水平低, 对于人事档案信息资料的检索、分类处理、数据分析等工作都不能胜任, 缺乏现代化的人事档案管理理念, 难以满足高校人事档案数字化管理的需求。
三、数字化背景下加强高校人事档案管理的对策
(一) 建立高校人事档案数字化管理平台。为了提高高校人事档案管理的有效性, 学校有必要建立一套完善的数字化管理平台, 选择或者开发适合自身人事管理实际情况的档案数字化管理软件, 保证软件的规范性、兼容性和实用性, 并且具备满足高校人事档案管理的基本功能需求, 保证数字信息的畅通传输, 从而提高档案数字化管理效率。
(二) 完善高校人事档案数字化管理制度。高效的人事档案数字化管理工作需要一套完善的制度作为支撑和指导, 这就需要高校根据自身的实际情况加强对人事档案数字化管理的工作流程、工作标准和规范、管理制度等内容进行细化和完善, 保障人事档案数字化管理工作能够按照流程和标准有序规范开展。针对高校人事结构相对复杂的状况, 学校可以对人事档案进行分级管理, 明确各学院、各系科相关工作人员的职责权限, 为人事档案资料的准确性和真实性提供保障, 实现高效的人事档案精细化和数字化管理。另外, 人事档案管理人员还可以将部分档案信息直接发给教职工本人, 让他们通过登录个人账户来进行核对, 进而提高档案信息的真实性和准确性, 档案数字化管理的效率也从根本上得到提升。
(三) 加强高校人事档案数字化管理队伍建设。针对目前高校人事档案管理队伍综合素质不高的现状, 需要高校加强队伍建设, 培养一批满足人事档案数字化管理需求的高素质人才。首先, 学校要加强对现有档案管理工作人员的教育培训, 加强档案管理专业知识和技能的传授和指导, 不断提高其专业素养。其次, 高校要加强对人事档案管理人员计算机、网络技术、数据库操作技术等相关知识技能的培训, 使其成长为高素质的档案管理复合型人才, 满足新时期高校人事档案数字化管理的需要。
总之, 高校人事档案数字化管理工作是一项相对复杂和专业的工作, 通过数字化管理能够有效提升人事档案管理的效率, 实现教职工档案的长期保存。
摘要：本文首先阐述了进行高校人事档案数字化管理的意义, 然后对数字化背景下高校人事档案管理面临的困境进行了分析, 进而对如何解决这些困境提出了几点针对性的对策。
关键词：高校,人事档案管理,数字化
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