第一篇：公司档案室管理规定
公司档案室管理制度
公司档案管理制度(暂行)
一、总则
1、为了规范公司档案管理，做好档案的保密及使用工作，特制定本制度。
2、本制度适用于公司及所属各单位、部门的档案管理。
3、本制度最终解释权归公司办公室，办公室负责本制度的修订完善。
二、档案管理机构的设置及基本要求
(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、公司设立档案室，隶属于办公室，并设置档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。公司制定明确的档案管理员岗位职责，档案管理员必须严格履行职责。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为A级和B级，档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号，并建立电子与纸张分类目录。
(二) 各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，制定明确的资料管理员岗位职责，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司档案管理制度，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。
三 、档案分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、复写纸。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨年度的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨年度会议文件放在会议开幕年立卷;跨年度的规划放在第一年立卷;跨年度总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目、计划总结类目、会议记录类目、财务类目、基建类目等)。
2、公司档案大致分为以下几类：
(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等;
(2)文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件;
(3)制度类：管理制度汇编;
(4)合同类：分司与员工的劳动合同和业务合同两种;
(5)计划总结类：分年度计划及总结等;
(6)会议纪要类：董事会议纪要等;
(7)财务类：财务会计的凭证、报表、财务分析等;
(8)基建类：公司基建项目的各种资料。
(四)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级
2名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不宜任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，以免混淆。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
四、归档及保存年限
(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档，在一个卷内要按问题或者文件形成的时间，系统的排列并填写《卷内目录》。
(二)归档的同类文件资料在卷内应按保存期限分别装订，保存期限分为定期和永久。定期按文件材料的保持价值分为1年，5年，10年。
1、永久保存：
(1)公司章程、合同
(2)股东名册
(3)组织规程及办事细则
(4)董事会及股东会记录
(5)财务报表
(6)政府机关核准文件
(7)不动产所有权及其他债权凭证
(8)工程设计图
(9)公司规章制度
(10)其他经核定须永久保存的文书
2、10年保存：
(1)预算、决算书类
(2)会计凭证
(3)其他经核定须保存10年的文书
3、1年至5年保存：
(1)期满或解除之合约
(2)其他经核定保存5年的文书
(3)员工与公司合同期满不在签约或解除之合约
4、1年以下暂时保存：
(1)结案后无长期保存必要者。
(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
五、档案日常管理
(一)借阅
1、借阅手续：
(1)各部门经办人员因业务需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅条向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
(2)档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
(3)档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需借阅部门负责人书面请示，办理有关的审批手续。
5、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
(二)销毁
1、每年保管期限已满的档案由档案员编制纸质和电子的《档案销毁清册》，报公司负责人审核批准，并指定其监销人后方可进行销毁。《档案销毁清册》需注明：销毁档案目录、公司负责人意见、档案人签章、监销人签章、销毁时间。
2、销前，按照清册清点;销后，在清册上签名盖章，并将监销情况报告本单位负责人。《档案销毁清册》需永久保管。
3、保管期限已满但仍不能销毁的档案有下列四种：未结清的债权债务;未了事项;正在项目建设期间的建设单位、经核定仍有保存参考价值者。应单独抽出立卷，直到事项完结时为止。
(三)移交
1、需要进行移交的档案，需由档案员编制《档案移交登记表》，报公司负责人审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
(四)保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。
3、爱护档案室的一切设施设备，任何人未经许可不得使用及随意翻动。
六、附则
(一)在本制度框架下，公司各部门可根据实际状况制订更为具体的实施细则，
但不得与本制度发生冲突，经报办公室备案后，与本制度具有同等效力。
(二)本制度自印发试行
附表 档案员职责
1、负责收集、统计、整理、立卷、鉴定、保管公司档案;积极开展档案的提供利用工作;
2、认真学习档案管理的相关规定、技术和业务知识，掌握归档的基本方法，保证档案质量。
3、定期擦拭档案架，保持档案清洁，以防虫蛀腐朽，如有破损或褪色的资料，应当及时进行修补和复制，装订部分过窄或有字迹的资料，要用纸加以衬边。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐，对字迹难以辨认的资料，应当附上抄件。
4、归档要注意整洁，归档前要先对文件资料进行分类，再把文件资料按类别分组后分别装入卷宗，以便归档时所有资料都能随手而得，避免盲目查找。
5、做好保密工作，并采取防盗、防火、防水、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光等措施。
6、每年进行一次档案清理，编制或更新《档案保管手册》做好文件索引，以便查找。
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第二篇：公司档案借阅规定
公司档案分为原件档案、复印件档案、电子档档案三种存储方式，以保证安全。非必要一律按照复印件档案借阅，借阅规定如下：
第一条借阅档案(包括文件、资料)必须在档案借阅登记簿登记后方可借阅，秘密级以上的档案文件须经经理级领导批准方能借阅。
第二条案卷不许借出，只供在公司内部使用。
第三条借阅期限不得超过一星期，到期必须归还，如需再借应办理续借手续。
第四条借阅档案的人员必须爱护档案，要保护档案的安全与保密，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影、转借或损坏。否则，按违反公司《保密协议》，追究当事人责任。
第五条借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告领导、寻求补救方案。
第六条外单位借阅档案，应持有单位介绍信，并经总经理批准后方能借阅，但不能将档案带离公司。
第七条外单位摘抄卷内档案，应经总经理同意，对摘抄的材料要进行审查签章。
第八条本规定自××××年××月××日起实施。
第三篇：公司档案管理制度
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。
一、 总则
(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。
(三)公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、 职责
(一) 行政部门
1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理;
2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况;
3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导
公司的档案管理工作;
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5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通;
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
(二)其他各部门相关人员
1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门;
2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件;
3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
(三)各部门主管人员
1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
(四)总经理
1、负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、 工作程序
(一)档案资料的收集
1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件(合同)管理记录目录》;
2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交;
A、归档范围及移交时间 B、档案资料的标识
行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 C、档案资料的日常管理
a)电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
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b)文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。
c)文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
D、档案借阅
a)借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出;必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准;
b)档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级;
c)借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续;
d)借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏;
E、档案销毁
a)对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
b)执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
(二)档案管理细则
1、档案资料的归档范围
a)公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;
b)公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
c)本公司与其他单位来往的文书及权益文书等; d)本公司领导的批示、指示等;
e)重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
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f)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等; g)公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报; h)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
i)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
j)本公司发布的各类广告、宣传材料;
k)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; l)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料; m)财务档案资料; n)各种实物档案;
o)其他具有利用和保存价值的文件资料。
(三)档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全;
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件;
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作;
5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。
(四)档案资料的归档时间
1、即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件;
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b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等; c)合同、协议书等正本及过程资料;
d)公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料; e)其他认为需要即时归档的资料、
2、定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部; b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部;
3、电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归;
b)一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管;
c)每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
(五)档案交接
1、部门内档案交接
部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
(六)档案移交公司的流程
1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单;
2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对;
3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上(一式两份)签字，双方各保存一份。
(七)档案保管
1、档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊;
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b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅;
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用; d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改;
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
(八)附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。
公司图书资料管理制度(备用)
1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购;
2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购;
3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管;
4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续;
5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存;
6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。
六、 相关记录
1、《文件(合同)管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
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第四篇：公司档案管理办法
编号：XG/SB-005-2010 档 案 管 理 办 法 2010.06.25 发布 2010.07.01 实施 西林钢铁集团有限公司设备工程部 发布
档案管理办法
第一章
总
则
第一条
为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本管理办法。
第二章 档案管理
第二条
公司设备工程部档案室负责全公司科技、财务、文书档案的管理职能。 第三条
按照归档范围的要求，各单位、部门负责归档文件材料的收集和整理工作，按照各种档案归档时间的要求，定期交档案室集中管理。
第三章 档案的归档范围及要求 第四条 归档的要求
一、归档的文件材料必须完整;
二、归档的文件材料必须准确地反映企业生产、科研、基建和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程;
三、归档的文件材料必须层次分明，符合其形成规律。
第五条 归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料; 党委：
1、本企业员工参加各级代表大会、重要发言、提案等;
2、党委会议记录;
3、党委换届选举任免文件;
4、党、团工作总结、计划;
5、表彰先进党组织、优秀党员材料;
6、纪检、监察中形成的重要材料;
7、工会总结、会议记录;
8、企业年鉴 办公室：
1、办公会议、领导班子会议记录;
2、组织机构改革;
3、上级领导、机关来企业视察检查形成的提词、讲话、声像等形成的材料;
4、本企业重要的工作会议、讨论通过的决议材料;
5、本企业各部门编制调整、名称变更，启用、更换印章;
6、本企业重大的体制改革形成的材料;
7、工作总结和计划、长远规划;
8、领导班子离任审计材料;
9、本企业规章制度;
10、本企业与下属部门及外单位签订的有长远利用价值的合同、协议;
11、办公室主办，拟定、起草的请示、报告与上级机关的指示、批复;
12、本企业编制的年报(大事记);
13、上级机关或同级机关制发贯彻执行的文件。
二、本企业建设项目文件材料：
1、可行性研究、任务书：
项目建议书及批复，可行性研究报告，环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复，设计任务书、计划任务书、可行性研究报告的批复。
2、设计基础资料：
3 工程地质、水文地质、勘探报告、地质图、勘探记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明，地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重点设备安装测量定位观测记录。
3、设计文件：
总体规划设计、方案设计、初步设计、技术设计、施工图设计、设计预算书、关键技术试验、设计评估、鉴定及审批。
4、项目管理文件：
征用移民文件，计划、投资、统计、管理文件，招标投标、承发包合同协议，专项申请、批复文件。
5、施工文件: 建筑施工文件，设备及管线安装施工文件，电气、仪表安装施工文件。
6、监理文件、资料：
监理合同协议、监理大纲、监理规划及监理细则，施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料审批。
施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔及付款报审，开(停、复、返)工、许可证、中间验收证明书，设计变更、材料、零部件、设备代用审批。
协调会审记录、监理工程师指令、指示，来往函件，工程材料监理检查、复检、实验记录、报告，监理日志、监理周报、备忘录，各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录。
工程质量事故、施工安全事故报告。工程进度计划、实施、分析统计文件、变更价格审查、支付审批、所赔处理文件。
7、工艺设备文件：
产品检验、检测记录，设备材料采购合同、出厂质量合格证明，设备、材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单，设备图纸、使用说明书、零部件目录。设备安装调试、测定数据、性能鉴定。
8、科研项目;
9、生产技术准备、试生产：
4 开停车方案，设备试车、验收、运转、维护记录，安全操作规程、事故分析报告，产品技术参数、性能、图纸。
10、财务、器材管理：
工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明。
11、竣工验收文件：
项目竣工验收报告，工程设计总结，工程监理总结，项目质量评审材料，工程审计文件、材料、决算报告。竣工验收会议决议文件、验收证书及验收委员会明册、签字。
12、建设用地规划管理：
国有土地使用证、房屋所有权证、建设用地规划许可证、建设工程规划许可证、建设项目选址意见书。
三、会计档案归档具体包括：
1、会计凭证类：原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他会计账簿。
2、会计账簿类：总账、明细账、日记账、固定资产卡片、辅助账簿、其他会计账簿。
3、财务报告类：月度、季度、财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。
4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料。
四、本企业所属单位和派出机构应报本企业的文件材料;
五、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
六、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
七、本单位执行、办理的外来文件材料; 第六条 归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。 第七条
下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、各车间设备大修、改造形成的文件材料(包括图纸);
三、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
四、企业产权变动过程中形成的文件材料;
五、其他临时活动中形成的文件材料。
第八条 借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入施工现场。
第四章 档案的利用
第九条 案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第十条 查阅文书、财务、科技档案，由借阅单位主管领导签字，经设备工程部部门负责人签批后方可借阅。
第十一条 借阅期限不得超过15天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。
第十二条 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。
第十三条 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登
6 记;对重大或重要项目的查阅，要做好利用效果的反馈工作。
第十四条 对于归档范围内的归档资料各单位各部门负责收集并交由公司档案室同一管理，纳入考核。
第十五条
各单位应严格执行本规定，将归档资料完整、准确地收集好，并及时送交档案室统一管理，为西钢做大做强的飞速发展提供高质量的服务。
附加说明
——本文件编制人：李 俊 ——本文件审核人：王树礼 ——本文件批准人：刘继友
——本办法2010年首次发布，原XG/SB005-2006《设备技术档案管理办法》同时废止。
第五篇：公司档案管理办法
公司档案管理办法
第一章 总 则
第一条 为了规范和进一步加强对公司档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用公司档案，更好地为公司发展服务，根据集团公司的有关规定，结合公司档案管理工作的实际情况，制定本办法。
第二条 本办法所称的公司档案，是指公司及其工作人员在生产经营活动中直接或间接形成的与公司生产经营活动相关的、对公司有保存价值的包括但不限于(文件、资料、图纸、数据、电文、邮件、信函)等不同形式的历史记录。
第三条 公司及其职能部门、分支机构、关联公司中的一切工作人员都有保护公司档案的义务。
第四条 公司股东会、董事会应当加强对档案工作的领导，把档案事业的发展建设列入公司计划和远景规划。
第五条 公司档案管理工作实行垂直领导、集中管理的原则，维护档案的完整与安全，满足公司及各方面的利用。
第二章 档案管理部门及其职责
第六条 公司根据档案管理工作的实际需要，设立专门的职能部门(以下简称档案管理部门)负责收集、整理、保管和提供利用公司档案，并对分支机构、关联公司的日常档案工作进行监督和指导。
档案管理部门直接向公司(总)经理负责并汇报工作，其具体职责如下：
(一)与公司法律事务部拟定档案管理的具体实施办法及公司档案事业的发展规划，报公司董事会研究决定后，组织实施;
(二)对本办法的执行情况进行监督检查，查处档案违规行为，对违反本办法的相关工作人员提请公司董事会追究其法律责任;
(三)监督、指导公司及其分支机构、关联公司档案材料的形成、积累和归档工作;
(四)做好档案存放地点的防盗、防水渍、防潮、防虫蛀、防尘、防鼠害、防高温、防强光等工作;
(五)对归档的材料应当进行登记、整理、分类编目、划分密级、编制检索工具、销毁等工作;
(六)公司董事会依据本办法确定的其他职责。
第七条 档案管理部门应当配备必要的档案管理人员，并由公司(总)经理指定其主要负责人，负责档案管理部门的全面工作。
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公司档案管理办法
档案管理人员应当忠于职守，遵守工作纪律及公司的各项规章制度，并具备一定的专业知识。
对在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩显著的个人，由公司给予精神和物质上的奖励。
第三章 档案的管理
第八条 下列文件资料、数据电文等属于公司档案的归档范围：
(一)技术信息，是指与公司产品的研究开发、生产制造等有关的技术决窍、生产方案、工艺流程、设计图纸、化学配方、技术情报等方面的信息资料，包括但不限于：
1、研究开发部门在产品的研制过程中形成的产品配方、菌种培养等;
2、生产部门在产品制作过程中形成的工艺流程、设备采购安装资料等;
3、在厂房、设备等建筑安装使用过程中产生的各种设计图纸、技术参数等;
4、其他具有保存和利用价值的技术信息。
(二)经营信息，是指在公司的生产经营活动中产生的，除技术信息之外的其他反映和控制生产经营管理活动的信息资料，包括但不限于：
1、公司申请设立、变更、终止、注销、解散、歇业、清算等过程中产生的;
2、公司股东会、董事会、监事会在公司存续期间形成的;
3、公司各职能部门，如财务、人事、法律、保卫等在经营管理中制作形成的;
4、公司的营销部门在产品销售过程中积累的客户资料、销售渠道等;
5、其他具有保存和利用价值的经营信息。
(三)反映和记载公司技术信息和经营信息的其他信息资料，包括统计报表、摄影片、照片、录音带、录象带、缩微胶片、计算机软盘、光盘等。
第九条 公司应当对所保管的档案材料采取下列管理措施：
(一)建立科学的管理制度，逐步实现保管的规范化、标准化，便于对档案的利用;
(二)配置适宜安全保存档案的专门库房，配备防盗、防火、防渍、防有害生物的必要设施，确保档案的安全;
(三)根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理;
(四)根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的技术设备，实现档案管理的现代化。
第十条 对公司规定的应当立卷归档的材料，各相关部门及其工作人员应当自档案形成之日起三十个工作日内将整理好的档案材料，经该部门负责人审查确认后，向档案管理部门移交，由档案管理部门进行整理、立卷、归档，集中管理。
任何个人都不得将应当立卷归档的材料据为己有或者拒绝归档。
经档案管理部门核实，专业性较强或者需要特别保密的档案，可以延长移交期限，但最长不得超过六十日;由于保管条件恶劣可能导致不安全或者严重损毁的档案，可以提前移交。
公司规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
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公司档案管理办法
第十一条 归档的材料，应当做到合乎标准、字迹工整、内容规范、图形清晰、数据准确、符合档案保护的要求。
档案管理部门在对归档的各种材料进行验收时，凡不符合要求的，有权要求有关部门及其工作人员限期更正，否则不予归档。
第十二条 禁止档案管理人员擅自变更、修改公司档案，确需变更、修改的，应当报公司(总)经理批准同意。
档案应当妥善保存，定期检查和鉴定。对破损或者变质的档案，应当及时修复;档案毁损或者丢失，应当采取补救措施。
第十三条 保密档案的管理和利用，密级的变更、解密和调整，必须按照公司有关保密的规定办理。
第十四条 档案的保管期限分为永久、定期两种，定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。档案具体保管期限由公司董事会研究确定。
第十五条 保管期满的档案材料可以按照以下程序销毁：
(一)由档案管理部门提出销毁意见,编制档案销毁清册,列明销毁档案的名称、卷号、册数、起止和档案编号、应保管期限、已保管期限、销毁时间等内容;
(二)公司(总)经理在档案销毁清册上签署同意意见;
(三)档案管理人员在销毁档案前,应当按照档案销毁清册所列内容清点核对所要销毁的档案材料。销毁后,应当在档案销毁清册上签名盖章,并将销毁情况报告公司(总)经理。
未经公司(总)经理批准同意，任何人不得以任何借口擅自销毁档案材料。
第十六条 保管期满但未结清的债权债务档案材料和涉及其他未了事项的档案材料,不得销毁,应当单独抽出立卷,保管到末了事项完结时为止。单独抽出立卷的档案,应当在档案销毁清册和档案保管清册中列明。
第十七条 禁止出卖公司档案。档案复制件的交换、交接、转让，按照公司规定办理。
第四章 档案的利用
第十八条 本办法所称档案的利用，是指对档案的查阅、复制和摘录。 利用档案应当在档案室进行，但借阅档案材料的除外。
利用档案材料，严禁在档案上涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或者损毁。
第十九条 公司工作人员持工作证、身份证等合法证明，可以利用档案;分支机构、关联公司需要利用公司档案的，其工作人员应当出具由该单位主要负责人签字并加盖单位公章的介绍信，持工作证、身份证等合法证明。
上述工作人员利用公司档案，应当填写有关单据，依照利用权限经相关领导签批，或者经公司(总)经理批准同意。
若须借阅档案材料应当报经公司(总)经理批准同意，并办理登记手续。借阅期限一般不得超过三十个工作日，期满应当及时归还;若届时未利用完，应当办理续借手续。
第二十条 档案管理部门应当充分利用现有的档案材料，及时、准确地为公司的各项工作
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公司档案管理办法
提供服务。
第五章 法律责任
第二十一条 公司工作人员，当然包括档案管理人员，有下列行为之一的，由公司依据与其签订的劳动合同及保密协议的有关约定追究其违约责任，并可以要求其支付一定数额的违约金及损害赔偿金;涉嫌犯罪的，通报国家公安、司法机关，依法追究其刑事责任：
(一)损毁、丢失档案的;
(二)擅自提供、抄录、公布、销毁档案的;
(三)涂改、伪造档案的;
(四)擅自出卖、转让、赠送档案的;
(五)拒绝移交档案或者将档案据为己有的;
(六)不按规定归档或者不按期移交档案的;
(七)擅自扩大或者缩小档案收集范围的;
(七)知道或者应当知道所保存的档案面监危险而不采取措施，造成档案损失的;
(八)玩忽职守，造成档案损失的;
(九)对档案造成损害的其他情形。
第六章 附 则
第二十二条 公司财务部门的会计档案管理办法根据国家有关规定，参照本办法执行。 第二十三条 本办法自发布之日实施。此前公司发布的有关档案管理方面的规章制度与本办法不一致的，以本办法为准。
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公司档案管理办法
附件：
档案管理人员工作细则
一、在公司(总)经理的直接领导下，负责公司档案，尤其是技术秘密资料的保管、分类、借阅、督促返还等工作。
二、审查档案借阅单上的签字是否齐全，签字人是否超越权限，对不符合借阅条件的不准借阅，否则出现的一切后果由出借人负责。
三、负责将档案进行分类、编号登记工作。
四、对借出的档案，要监督借阅人在规定的时间、地点和特定的环境下使用，否则，有权中止借阅人的借阅期限。
五、在借阅人归还技术秘密资料时，仔细检查封条是否开封，并询问借阅人是否利用复印、扫描、打印等手段私自留存备份，在登记簿上登记扩散项目。
六、档案室采用二人二锁同开机制，随时关门，禁止外人私自进入，防止泄密。
七、每月月底进行资料盘点，对未返还的进行督促，对破损的部分进行修补。
八、掌握技术秘密资料的密级，对资料载体的保管性能、存储的注意事项要知悉。
九、档案应当摆放整齐，标识准确、清晰、齐全。
十、注意安全防盗，上下班前后要检查门、窗是否关闭锁好，有无撬过的痕迹。 十
一、做好防火、防雨、防潮工作，防止档案受潮、水浸、鼠咬。 十
二、遇有特殊情况，及时向公司(总)经理汇报。
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