1 签订一份严谨的工程合同是减少纠纷的前提
1.1 强制推行合同范本, 避免合同拟定的随意性和隐藏风险
科研设计单位工程业务种类多而分散, 各研究设计所喜欢依据习惯和经验签订合同, 有技术转让、技术服务、可研、咨询、设计、总包、购销合同, 虽然形成了一些习惯的版本, 但无论从合法性、全面性、严谨性上来说, 都达不到划清责任、规避风险的要求, 这种各自为战、各行其是的合同风格给审批者带来很大负担, 也给合同执行带来困扰, 更给企业带来经营风险, 即便推行了范本, 但也少有人采纳, 归结原因如下:
(1) 嫌范本厚, 条款多, 认为好多条款发生的概率小, 没必要面面俱到; (2) 合同双方合作友好, 充分信任, 觉得不会发生不愉快的事情; (3) 采用对方的版本
对于一个少则百万、多则上亿的工程项目, 其时间跨度、地域跨度、建设各方利益、专业复杂性都决定了合同本身的复杂性和风险性, 根本不是寥寥数语能覆盖的, 所以, 在科研设计单位, 强制推行合同示范文本制度, 是非常必要的。其中常用的《建设工程设计合同示范文本 (专业建设工程) 》, 《建设工程施工合同》通常也称为建筑安装工程承包合同;《建设工程施工专业分包合同》, 《建设项目工程总承包合同示范文本》, 内容全面、详实、公平、公正, 可以减轻撰写合同条款的负担, 杜绝显失公平的条款和违法条款, 减少签约的盲目性和上当受骗事件, 最大程度的避免了条款短缺, 解释不清的情况, 即使发生纠纷, 也容易举证。
2 摒弃轻管理、重技术的传统思想, 重视并加强合同和合约的动态管理
2.1 建立合同交底制度, 避免合同执行偏差
科研设计单位较施工单位在项目管理经验和人员配备上都不足, 往往重技术、轻管理, 十分注重“技术交底, 图纸交底”工作, 而忽略“合同交底”工作。合同交底就是, 从项目经理到项目各级人员, 一起分析、分解合同, 并对合同内容、规定、程序熟悉掌握, 灵活运用的过程。我集团有些总包项目的执行人员不看合同, 吃不透合同精神, 导致合同执行偏差, 错失变更、索赔机会的事情常有发生。
2.2 设立专职或兼职的合约管理人员, 负责工程档案的收集和管理
很多科研单位在干工程项目中, 不了解原始资料的重要性, 非常轻视信息和资料管理, 不愿投入人力, 配备专人负责收集、整理和保存在合同实施过程中产生的, 由业主、分包商及项目的管理人员提供的原始资料, 建立这些文档与对这些文档进行管理对工程的索赔与反索赔有着重要的意义。
3 文件收发应注意授权及签认, 为今后结算和索赔留下证据
1) 对于发包人下发的文件, 应要求发包人盖公章或授权代表 (工地代表) 签字, 否则应拒收或拒绝在对方的发文登记上签字。
2) 应做收文登记。在收文登记表中, 应有“收件时间”及“发件人”签字栏。
3) 对于我方发出的函件, 应做发文登记, 并要求接收文件的人员在“收件人”一栏签字, 以证明对方已收到我方发出的函件及收到的时间。
4) 对于发包人发送及接收函件的人员, 应要求出具相应的授权。
5) 承包人应与发包人订立以下协议或补充条款:
本合同中所列的地址、传真或邮箱地址, 均为可以送的地址或可送达的方式。一方按上述地址通过交付邮递、发出邮件、发出传真等方式向另一方发出任何与本合同相关的通知或函件, 均为已送达对方, 即便另一方拒绝签收也视为送达。以确保在对方拒绝接收的情况下, 我方发出函件的有效性。
6) 如果对方即不指定接收文件的人员也不与我方签订有关函件送达的条款, 又对我方发出的函件拒绝签收, 则应适当采取录音、录像或公证等形式留存相关证据, 为以后的工程结算、索赔及诉讼等做充分的准备。
4 加强签证的管理
工程签证的重要性不言而喻, 加强签证管理是我们需要高度重视的问题。
(1) 应该严格按照合同约定的程序进行签证, 否则就会影响其效力。
(2) 签证的内容应尽量规范、明确, 避免歧义
(3) 在向发包人取得签证时, 要由发包人具有相应权限的人员签认, 避免因签证主体权利限制而签证无效。
(4) 在向监理等发包人委托的第三机构取得签证时, 要依据工程合同中对监理等人员的授权进行签证, 避免因监理等权利限制而签证无效。一般来说, 监理均具有工程质量、工程进度等监督管理的权利, 但对于涉及工程价款、工期调整、工期顺延等
5 严格执行合同中的程序及时限条款, 避免权力丧失
示范文本中关于变更、索赔程序及期限的规定都有具体的时限要求, 如“承包人未在前述28天内发出索赔意向通知书的, 丧失要求追加付款和 (或) 延长工期的权利;发包人逾期答复的, 则视为认可承包人的索赔要求”对于合同中的此类条款, 应引起高度重视, 在工程变更、洽商、索赔过程中严格按照合同约定的程序和期限提出请求, 避免权利丧失的法律风险。
(一) 工程开工时间的确定
合同约定以发包人下达的开工令或开工通知为为准。而实践中存在着发包人下达开工令时, 施工条件还不具备或未取得建设审批手续, 以及在发包人下达开工令前承包人就已进场施工的情况。那么在这些情况下如何确定开工时间的就有些复杂。根据目前的司法实践及归纳如下几点:
(1) 因发包人原因导致开工通知发出时开工条件尚不具备的, 以开工条件具备的时间确定开工日期。那么哪些条件是发包人应当提供或应具备的开工条件?通常来说包括:正式的施工图纸, 三通一平满足。如果发包人未取得施工许可证, 承包人是否可以以发包人不具备开工条件为由拒绝开工?答案是否定的, 也就是说如果其他开工条件均已具备, 则承包人不能以此为由要求延后开工。
(2) 因承包方原因导致实际开工时间推迟的, 以开工通知载明的时间为开工日期;
(3) 既无开工通知也无其他相关证据能证明实际开工日期的, 以施工合同约定的开工时间为开工日期;
(4) 承包人在开工通知发出前已经实际进场施工的, 以实际开工为开工日期。这一点则需要引起高度重视, “提前进场施工存在的法律风险”。
(二) 工程实际竣工时间的确定
关于工程竣工时间的确定, 与开工时间的确定一样, 他直接涉及或影响到承发包双方的主要权利义务。
当事人对建设工程实际竣工日期有争议的, 按照以下情形分别处理:
1) 建设工程经竣工验收合格的, 以竣工验收合格之日为竣工日期;
2) 承包人已经提交竣工验收报告, 发包人拖延验收的, 以承包人提交验收报告之日为竣工日期;
3) 建设工程未经竣工验收, 发包人擅自使用的, 以转移占有建设工程之日为竣工日期。
而工程实践当中会存在着这样的情况, 承包人提交竣工验收申请的时间与四方验收签字的时间不一致, 那么很多人会认为应当以承包人提交工程竣工验收申请之日为实际竣工日。这样认为不能说是完全错误, 因为有些施工合同中就是这样约定的。如果施工合同中确有这种约定, 则约定有效, 即工程经验收合格则承包人提交竣工验收申请的时间为竣工时间。但如果合同中没有此类约定, 则应以四方验收人员签字的时间作为竣工时间。这一点要引起高度重视, 为了规避此类风险, 可以在合同中约定“工程经验收合格则承包人提交竣工验收申请的时间为竣工时间”;另外竣工验收报告的内容尽量由自己填写, 而只由其他三方单位签章。
摘要：工程建设项目本身一次性, 复杂性和大额性的特点, 造成工程造价控制是项目管理四大控制中, 最容易出现纠纷的管理过程, 本文从项目建设方管理者的角度, 分析探讨如何减少结算纠纷的出现。
关键词：科研单位,工程建设,纠纷
参考文献
[1] 中华人民共和国合同法