一、深化文化理念
“顾全大局、周到服务、勤学善思”一直是院办公室的文化理念。在文化理念的指引下, 院办公室全体人员在开展办公室工作时, 能够从大局利益出发, 在细微处见精神, 努力协调各方关系, 统筹兼顾各种情况, 做好联系的纽带和沟通的桥梁。在服务各级单位和领导时, 能够适时出谋划策, 做到热情周到服务, 充分发挥了参谋助手的作用。为了更好地履行办公室岗位指责, 更好地开展各方面工作, 院办公室采用推荐读书或提供培训条件的方式为全体人员充电, 全体人员利用业余时间努力涉猎各方面知识, 不断加强学习, 提高自身素养。院办公室成员能够在日常工作中不断思考, 突破固有形式的束缚, 不断探索工作的新思路、新方法。院办公室注重对工作的总结提炼, 为进一步规范办公室工作行为, 制定了“礼貌相迎, 笑颜询问;认真倾听, 仔细记录;能办速办, 高效迅速;若不能办, 出谋相助;推心置腹, 换位思考;热情相送, 周到服务;团结配合, 沟通协作”共计56字的办公室工作规范。办公室工作行为规范是办公室文化理念的重要支撑和保证, 通过行为规范的倡导和推行, 约束了全体人员的工作行为, 提升了工作水平, 进一步提高了团队的凝聚力。
二、加强团队建设
院办公室在平时的工作中不断增强团队的凝聚力, 增强团队成员的归属感, 在日常工作中充分发扬民主, 让团队成员积极参与决策, 鼓励成员加强彼此的沟通交流, 随时向领导反映问题, 互通信息, 化解矛盾。在重大活动和重大接待的过程中, 注重培养团队成员的合作意识, 以共同的目标激励团队成员互相依存, 同舟共济。在业余时间, 根据团队年轻的特点, 不定期组织交流活动, 提供团队成员彼此沟通了解的机会, 营造了团结和谐的气氛。
三、维护公共关系
院办公室通过业务往来、接待活动、对标交流等方式, 积极与地方政府、集团公司以及兄弟单位建立良好的合作关系。近年来, 先后与中核集团福清核电有限公司、核工业计算机应用研究所等多家兄弟单位开展了对标交流, 在提高自身业务的同时, 更增进了兄弟单位间的沟通联系。近年来, 院办公室接待了张德江、王岐山、刘延东等多位党和国家领导人, 直观展示了原子能院形象, 取得了良好的效果。利用原子能院接待活动多, 重要领导来院频繁的工作特点, 建立了公共关系资源数据库。每次接待活动结束后, 都会对数据库进行更新完善, 对接待工作进行总结, 保证接待水平不断完善和提高。
四、优化工作环境
院办公室内部氛围和谐, 全体人员互相帮助, 积极协作, 形成了精诚合作、团结向上的良好氛围。在办公环境方面, 院办公室重视软硬件设施的配备和办公环境的完善。各种存档文件、规章制度定期整理更新, 便于工作时查询学习。对讲机、桌签、装订工具等接待用品存放在固定地点, 便于接待时随取随用, 保证了接待工作的效率和质量。组织开展了科技综合楼办公室6S管理, 较大幅度地提高了办公环境的整齐规范程度, 营造了整洁、和谐的办公环境。
五、完善管理体系
院办公室实行岗位责任制, 在每一个岗位设置了岗位职责。院办公室制定并定期完善会务、督办、公文处理、用印等管理制度。目前, 制定的管理制度已达20余项。在平时工作中注意工作流程梳理, 把各种规范性要求贯穿于办文、办事、办会各项工作之中。对重大会议、重大活动、重大事项、公务接待等综合协调的每一个细节都全面权衡、仔细斟酌、准确把握, 保证工作规范有序。
公文智能交换系统的引用是对公文管理体系的有效完善, 其取代了原有文件人工签收手段, 实现了文件流转实时查询, 可以实现对纸质文件交换全过程自动监控管理, 大大提高了文件流转效率, 确保文件交换过程的安全、保密、准确、及时。在上级单位检查中, 这套系统的应用多次得到好评。
为提高工作执行力, 优化工作流程, 推动经验积累, 院办公室创建了办公室SOP (标准作业流程) , 用于推动工作流程化、标准化、规范化。目前已经编制了包括职能部门工作计划管理等9项SOP, 待SOP体系完善后, 预计将建立近20项SOP。同时, 还创建了办公室行动事项表, 用于指导工作人员分步骤实现既定的任务目标。行动事项表的完成情况纳入院办公室对于个人的绩效考核。此外, 院办公室年度工作计划中, 每一项目标任务都定责到人, 每项工作的完成情况同样纳入个人绩效考核。目前, 院办公室已建立了完善的考核程序和办法, 对各个岗位起到了考核激励的积极效果。
提高办公室管理水平是一个永恒的话题。新的形势对办公室参谋助手、管理规范、服务水平等都提出了新的要求。办公室要不断提高全员素质, 努力建设一支“来之能战、战之能胜”的工作队伍, 规范各项规章制度, 切实改进工作作风, 全面提升办公室管理水平。
摘要：中国原子能科学研究院办公室按照活动目标, 分步骤、分阶段切实落实办公室工作, 通过活动的开展, 院办公室在文化理念、团队建设、管理体系等方面取得了较大的进步, 基本形成了制度健全、管理有序、协调高效的运转机制, 工作效率和工作质量有了显著提高。
关键词：管理,办公室,工作