第一篇：办公室实务范文
办公室 实务答案
1.办公室布置要注意(D.各种沟通、保密)。2.文员在进行办公室布置时，以下哪些行为是不适宜的?(C.较大的物品放在稍高于眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方)。
3.以下关于文员对办公室布置的情况，哪一个是错误的?(B.办公桌抽屉里的物品摆放要注意放置整齐，东西可放得满一些)。4.传真机的使用哪一项是不对的?( B.随时随地可向对方发送)。
5.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的?(A.接通电源可立即复印操作)。6.以下关于录音机的使用哪一项是不适宜的?(A.录音时需将监听开关至于“ON”位置)。
7.以下关于投影机的使用哪一项是不适宜的?(D.应设置电脑的桌面屏幕保护功能)。
8.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责?(B.制造)。
9.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的?(B.让员工们随意领取办公用品)。
10.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的?(B.文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力)。
11.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的?(D.可以按照文员自己的习惯进行工作)。
12.文员必须管理好自己的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?( C.每天把工作安排得超出工作时间，给自己压力)。 13.以下关于文员管理好时间的说法，哪一个是不正确的?(D.把零散工作安排在安静、有效的时间段里去做)。
14.以下文员对办公室零用现金管理的行为中，哪一项是不适宜的?(C.标准的零用现金单据有一个签名)。
15.文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪一项是不恰当的?(A.最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要)。16.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的?( A.传达可以根据上司主要意思，夹进自己的意见)。
17.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的?(B.应该有自己的个性，尽可能使别人服从自己)。
18.以下接打电话的行为中，哪一项是不适宜的?(C.应随时使用手机在飞机上、饭店里、
大剧院等进行联系)。
19.以下哪个接打电话的行为是不正确的?( A.受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击)。
20.文员在接打电话时，正确的做法是(B.在电话机旁随时放着电话记录单和笔，一有留言就能立即记录下来)。
21.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪一项是不适宜的?(B.打出电话，而对方无人接听，等铃声响了
二、三下可挂电话)。22.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的?(C.按私人公务标准分拣)。23.文员在拆邮件时，不正确的做法是(A.拿到信件后在桌子上磕几下，然后用手撕开)。24.邮件的寄发不要考虑以下哪个因素?(D.爱好)。
25.文员打印寄往欧美国家的信封，收信人内容的打印顺序应该是(C.姓名、部门、地址、国名)
26.传真机最好用来传送以下哪种邮件?(D.感谢信)。
27.以下关于握手的礼节，不正确的是(C.双方有很多人时，可以交叉握手)。
28.文员从事信访工作，在处理顾客或其他人的来信时，不应(C.处理信件按照“分级负责、归口办理”原则，进行转办、交办或自办)。判断题
1.文员作介绍，若年龄、地位都相同，应从较亲近的人开始介绍。( 对)2.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。(对)
3.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自己决定优先顺序。(错)
4.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为“归档"，有归档范围和要求，但没有期限。(错)
5.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自己的看法。如果上司不加采用，应说服上司。(错)
6.如果要拒绝别人，最好是依照自己和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰。(对)7.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒。(错)
8.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每
一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。(对) 9.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情。(对 ) 10.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可。(错 ) 11.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务、私事方面的协助、财物管理及其他活动。(对 )
12.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位。(错 )
1.社交场合很讲究次序礼仪，一般(B.以右为尊 )
2.办公室人员在社交活动中应如何选择话
题，哪些是属于合适的话题? (A.有共同利益的话题)
3.邮件的寄发不要考虑以下因素(D.爱好) 4.文员做会议记录时，可以在会议记录中(C.与发言者用词不一致但意思完全一致) 5.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的? (C.按私人公务标准分拣)
6.传真机最好用来传送以下哪种邮件? (A.一般的图纸)
7.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责(B.制造)
8.文员在处理信访工作时，由收信人(单位)复信的情况是以下哪一种(A.初次写信，或有过激言行的)
9.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议。(C.圆桌型)
10.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷。如问函与复函等用(A. 按通讯者特征立卷)
二、判断题(正确打“√”，错误打“×”。每小题1分，共10分)
1.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(对)
2.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但像核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(对)3.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。(错)
4.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达。(错)5.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响。(错)
6.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读。(对)
7.男女之间，男士先伸手了，女土才能与之相握。(错)
8.按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话。(错)
9.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入。(错)
10.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员;若同时到职，就先介绍年纪较轻的人。(对)
三、简答题(每小题10分，共20分)
1.什么是受意?受意有几种?办公室人员应怎样运用受意方法?
答：1)受意是文员接受和领会上司意图。(2)一种是直接受意。(3)另一种是间接受意。(4)文员要善于领会上司意图，按上司意图办事。(5 )但要防止把上司酝酿过程中的意图当作上司的授意，把上司的质疑、设问误认为上司的指示。(6)要做到:备好记录本，记录下指示要点。(7)注意倾听,用心判断指示的用意。
(8)必要时可以提问,直至明了意图为止，但不要打断谈话。(9)如有不同意见,可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式、态度。
(10)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2.公文的完全格式包括哪几项?请写出这些项目。
答：(1)版头、发文字号、印刷顺序号。2)密级、紧急程度。(3)签发人姓名。(4)公文标题。(5)主送机关。
(6)正文附件。(7)发文机关、成文日期、机关印章。(8)注释 、阅读(发送)范围。(9)主题词。(10)抄送单位、印发说明。
四、设计题(每小题10分，共20分)
1.小李是刚到公司的文员，公司办公室内电话机，还给她新文件架、各种笔、墨水、复印纸(2刀)，要求小李整理好办公桌放置在适当的位置。小李应该怎么做?
答 ：电话放在办公桌左边，便于左手摘机，右手做记录;电脑放在右边;新件夹放需要翻译的资料，在文件夹上贴上相应的标识条;各种笔、胶水、剪刀、印盒等文具分门别类放在文具用品盒内;参考书应该放在桌子上面或伸手可以拿得到的抽屉里;公司印章放入办公桌带锁的抽屉内;墨水放置在储物架底层，复印纸放在下面几层。
2.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌、技术入股，上海代表团一行10人将于8月下旬来访，商议合作的具体事宜，办公室主任请小李作好准备。假如你是小李，怎样设计这个接待方案?
答 ：(1)接受任务(2)了解来宾(3)制订计划
(4)预订食宿(5)迎接来宾(6)商议日程(7)安排会谈(8)陪同参观(9)送别客人10)接待小结
案例分析题
1.新加坡利达公司销售部文员刘小姐要结婚了，
陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?
答：(1)该问的没有问(指对方情况，手套的需要量)(2)该记录的没有记录(对方的姓名、公
司、电话号码) (3)该说的没有说(没有及时向上司汇报)(4)不该说的却说了(价格上的自作主张，不向上司请示) (5)不懂得保护自己(即使自己自作主张拒绝了对方，犯了错误，也没必要告诉上司，使自己陷入被解雇的境地) (6)电话礼仪方面，铃响了没有自报家门(7)不等对方说完，就“啪”挂上电话2.文员小曹向分管营销业务的孙副经理请示了业务处理的意见后认为此业务是他引介的，小曹应先同他通气。 请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办? 答：(1)小曹犯了多头请示的错误。遵照领导职权分工、单向请示的原则，既然向主管领导请示了，就应按孙的意见办，不应多头请示(2)在工作中不应过分亲近或疏远某领导，以至落到尴尬的境地(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹应向他说明只能按职权分工办事，求得谅解后，按孙的意见办 (4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导分别自我检讨，再建议两位商议一个方法遵照执行(5 )如果矛盾不能统一，应向总经理请示，遵照总经理的意见办，并请他对孙或张作解释。这时文员执行主要决策人的意见。(2)该记的没有记录(对方的姓名、公司、电话号码)
第二篇：办公室实务案例分析
2.案例分析
因为要赶经理下午开会要的一份材料，一上班，秘书孙琴就急急忙忙坐到放在办公室角落里的电脑前，专心致志地准备起材料来。忙碌了一会，她感觉有些异味，扭头一看才发现办公室窗户没开，她刚打开窗户，电话响了，孙琴三步并作两步跑到了自己的办公桌前，拿起电话，是一个客户找经理的电话，孙琴告之经理不在，对方要求留言，孙琴赶忙去找可以用来记录的纸笔，在抽屉里翻找没有，又在堆满文件、报刊及各种物件的办公室桌上寻找，终于在一堆零食下面找到了纸笔。记录完毕，孙琴将其放到了临窗的经理的办公桌面上，然后又回到电脑前。刚坐下来，营销科的一位员工来请孙琴帮他找一份文件资料并要求复印，孙琴起身走到靠门的文件柜前找资料，可发现光线太暗，看不清楚，又走到另一侧开灯，再回来找资料。文件找到，孙琴利索地走到办公桌旁的复印机旁，很快就印好了。回到电脑前在键盘上敲了没几下，突然，沙沙一阵响声，孙琴一抬头，发现天好像要下雷阵雨的样子，眼看着自己放在经理桌面上的电话留言被风吹到窗台上了，孙琴赶紧过来“抢救”，可一着急，不知道被什么绊了一脚，“呼”的一声，她和风扇一起摔了个大跟斗，原来，前两天办公室的空调坏了，还没修，因为天气热，孙琴用插板连接电插座，在电脑旁边放了台风扇，孙琴就是被电线绊倒的。
讨论与分析：
孙琴在办公环境的管理方面存在哪些不足?需要做哪些改进?
3.实务训练
完成“项目任务”中公司新办公室平面布局图的设计，并简要说明设计的理由或依据。 实训说明：
(1)本部分实训可在课堂上进行，也可在授课后集中实训。
(2)实训时，全班可先分若干个设计小组，每组推选一名主设计人，组织讨论、设计。
(3)在各组充分酝酿、练习的基础上，通过抽签方式，请l～3名学生(主设计者)代表各组上台在黑板上完成宏利公司新办公室的平面设计任务。
(4)每个小组完成项目任务后须由主设计者向全班学生简要说明设计的理由或依据。
(5)教师组织学生共同评议，找出各组在设计上的优势和不足，以期以点带面，触类旁通。
(6)教师总结。
4.课后拓展
组织学生到当地某公司企业办公室参观访问，了解该办公室环境管理的相关内容，直观感受企业办公室的布局和室内布置的特色。
第三篇：办公室实务考试资料
一，选择题
1.在办公室的布置方面，(离入口最远)的位置是上座。
2.的文员工作以及办公室环境等方面，下面选项中哪种行为不合适宜?(较大的物品放在稍高天眼光平行的层面上，用标签贴在各种物品的下方)
3.文员必须管理好自已的时间，以下利用时间的行为中哪一项是不适宜的?(每天把工作安排得超出工作时间，给自已压力)
4.为了防止办公室出现“瓶颈现象”，下列做法中，哪项工作应该改进?(工作人员工作尽可能专门化，单一化)
5.以下哪些接打电话的行为是下正确的?(受到通话对方极大的责难，应针锋相对回击) 6.在公务专用信件书写礼仪方面，一般在收函单位或个人称呼后习惯用(台安，钧安)
7.按照美国人类学家爱德华，霍尔博士对交往空间距离的划分理论，45CM～120CM，应该是(个人区) 8.文员做会议记录时，可以在会议记录中(与发言者用词不一致辞但意思完全一致) 9.上司决定参加基某个会议时，文员不应该(只在便签上写好会议名称)
10.在某些情况下，文员在安排日程计划表时可能获得上司的完全信任，取决于两点：一是掌握足够的知识，了解业务的轻重缓急;另一是具有(说话的技巧)，了解要求约会者的心理。 11.文员打印寄往欧美国家的信封，收件人内容的打印顺序应该是(姓名部门地址国名) 12.有时应上司要求，文员参与会见或会谈，以下哪些内容不是文员的任务(发表意见识)
13.邮件送到单位所租的信箱，由文员开启，取出邮件带回办公室，以下哪些事情与文员的工作要求不一致(应提高办事效率，把取邮件与其他事一下起办)
14.以下哪些接打电话的行为是不正确的(受到通话对方极大的责难，应针织回击)
15.文员根据上司指示，向对方要求约会时，以下哪些做法是错误的(如果上司出差可以在他回来的当天安排约会)
16.以下关于名片的使用方式，哪些是错误的(名片只能当面递送，寄去是不礼貌的) 17.文员要做好档案收集，应该收集的文书资料是(下级单位报送的报告，统计报表等) 18.值班人员还应该做发以下哪类事情(签发文件) 19.接受忠告的反应应该是(切勿感情用事) 20.以下哪些不是办公室事务管理的特征(决策性)
21.在使用复印机的过程中，以下哪项内容是不恰当的(接通电源可立即复印操作)
22.以下文员对办公室零用现金管理的行为中。哪项是不适宜的(标准的零用现金单据有一个签名) 23.文员按照“优先顺序”处理工作，以下哪一项是不适宜的(可以按照文员自已的习惯进行工作) 24.文员传达上司的指示时，哪一项做法是不适宜的(传达可以根据上司主要意思，夹进自已的意见) 25.以下文员应遵守的电话礼仪中，哪项是不适宜的(打出电话，而对方无人接听，等铃声响了二三下可挂电话)
26.以下文员应遵守的参加宴会的礼仪中哪一项是不适宜的(未用完一道菜时，应将刀叉平行排放在盘子上右侧，叉尖向上，刀刃向内)
27.以下关于预订工作的行为中，哪一项是不适宜的(不一定要弄到确认旅馆预订的传真或其他书面形式的证明)
28.文员协助举行宴会时，不用考虑(有无休息室) 29.以下关于说话要领中，哪项不适宜(由过程先说)
30.将同文多页沿边取齐后均匀错开，从首页到末页，在页边加盖一完整公章，可以证明文件各页确实是同时形成，以杜绝日后篡改之嫌疑，这是(骑边章) 31.社交场合很讲究次序礼仪，一般(以右为尊)
32.办公室人员在社交活动中应如何选择话题，哪些是属于合适的话题(有共同利益的话题) 33.邮件的寄发不要考虑以下因素(爱好) 34.以下哪些标准不是文员分拣邮件应该遵守的(按私人公务标准分拣) 35.传真机最好用来传送以下哪种邮件?(一般的图纸) 36.以下哪些不是文员在准备办公用品时的职责(制造)
37.文员在处理信访工作时，由收信人单位复信的情况是以下哪一种(初次写信，或有过激言行的) 38.以下哪一种类型适合自由谈话，或是收集创意的会议(圆桌型)
39.以本单位与外单位就某些问题的往来文书为标准立卷.如问函与复函等用(按通讯者特征立卷) 40.办公室布置要注意:(各种沟通,保密) 41.传真机的使用哪一项是不对的(随时随地可向对方发送) 42.在会议开始前和进行过程中,文员的以下哪项活动是不恰当的(作会议记录时离开会议室接听电话) 43.以下文员订购和储备办公用品的行为中，哪一项是不适宜的(让员工随意领取办公用品) 44.以下文员的工作顺序中，哪一项是正确的(文员也应具有适当判断情况，机智应对的应变能力) 45.文员必须管理好金钱，学会节约开支，以下行为中哪项是不恰当的(最好到价格便宜的商店去购买，质量并不重要)
46.文员必须具有合作精神，以下合作方法中哪一项是不适宜的(应该有自已的个性，尽可能使别人服从自已)
47.以下关于交互式电话会议的功能中，哪一项是不具备的(审查功能)
48.以下关于文员的宴会礼仪中，哪一项是正确的(吃西餐时用左手把汤盘靠近自已一边方向稍稍提起，再用汤匙轻轻由里向外舀去)
49.文员制作日程安排计划表时，以下哪一种情况应避免(日程安排计划笔记本如果已经使用一年以上，可以废弃)
二.判断题
1.办公室的灯光照明要避开自然光，最好用人工灯光(×)
2.办公室工作人员对工作认真负责的主要表现就是样样事必躬亲(×) 3.同时介绍很多人时，可从右至左，按顺序介绍。(√) 4.文员在工作时间如需要补妆，应随时随地进行。(×)
5.文员应有效利用时间，可以把重要工作如写报告等与其他工作安排在一起去做(×) 6.日常交往中的上下级角色关系不应淡化(×)
7.如果需要与来访者确定会面时间，应先征求来访者方便的时间，查看上司的时间表，如果这一时间有空，就可答应下来(×)
8.女性文员坐下后，臀部在椅子上只坐三分之二，后背离椅背有一个拳头大小距离(√)
9.要发问或有意见时，应该等上司说完话之后再发问，可以提出自已的看法，如果上司不加采用，应说服上司(×)
10.列入保密范围的公文，应在产生的同时，由制文机关确定密级和保密范围，密级和保密期限的变更和解密(√)
11.文员应避免不必要的通信和邮寄，尽可能把频繁的联系集中起来分批进行。(√)
12.如果会客室的门是推开的，文员应先小步走进会客室，等客人进入后，再轻轻关上门(√) 13.文员作介绍，应先介绍地位高的人，再介绍地位低的人(×)
14.假如上司不准备参加某个会议，应立即将会议通知丢掉，以免干扰其他事情(×)
15.代表会议依法定期召开，与会代表必须达到法定人数方为有效，因此文员应仔细核对出席人数(√) 16.文员对支票管理要谨慎，支票簿与印章应该一同锁入抽屉(×)
17.交际应酬要讲究时效，若时机错过再来补救，不但无法表达诚意还会破坏彼此关系(√) 18.不要在酒宴上评论或附和别人对某人的议论，也不可评论菜肴的优劣(√)
19.文秘人员对上司主要工作的辅佐主要有提神醒脑的服务，私事方面的协助，财物管理及其他活动(√) 20.凡是单位撤消，原公章应立即停用，不用通知有关单位(×)
21.值班人员要认真填写值班接待登记表或值班日志，直接解决不了的问题要报请领导批示或转交有关部门处理(√)
22.档案是指使用过的，文件中所指事情已经办理完毕，具有保存价值的文书(√)
23.办公室人员值班工作的制度的交接制度，请示报告制度和安全，保密制度，但没有岗位责任制度。(×) 24.合适的话题可以有双方都感兴趣的，有共同利益的话题，比较高雅的话题和夸耀自已的话题(×) 25.受到直属上司以外的指派时，假如是文员自已能够安排办理，而且不会影响到直属上司所指示的工作就可以接受，否则要向直属上司请示后再作决定(√)
26.宴请的请柬一般要提前一至二周发出，以便客人及早安排，已经口头约定的就不要补发请柬了。(×) 27.无论何种礼服都应考虑宴会的地点，时间，形式。请帖上指定打黑领结，便表示穿无尾正式礼服。(√) 28.拜访长辈或地位较高人士时，可先请人递上你的名片，以作通报。(√) 29.办公室环境布置的目的之一是为了建立挡驾制度。(√)
30.没有两位办公室人员一天的工作内容是完全相同的，但象核对文员的日志与上司的日志的事项是否一致则是典型的工作。(√)
31.文员第一次做一项工作时应该快一些，如果错误可以再做一遍。(×)
32.文员传达上司信息时，可以把上司的话语加多或减少，以个人的口吻来转达(×) 33.在阳光明亮的教室和会议室内使用投影机，效果不受影响(×)
34.文员对报纸和杂志的处理，可以挑出上司喜欢的报纸和杂志放在他的办公桌上，其他的放在报刊架上供大家阅读(√)
35.男女之间，男士先伸手了，女士才能与之相握(×)
36.按英美国家习惯，文员接待来访者，应该站起来与来访者讲话(×) 37.如果会客室的门是拉开的，文员进入会客室后，才能让客人进入(×)
38.介绍地位相同的人时，应按照到职的先后，先介绍新进的职员，若同时到职就先介绍年纪较轻的人(√) 39.文员作介绍，若年龄地位都相同，应从较亲近的人开始介绍(√)
40.如果是你主持会议，则要做好笔记并把每次会议纪要的打印件存放进一个会议文件夹，如果以后出现问题，可以查看笔记，证实某一天你曾给某人安排了某件工作等。(√)
41.如果不小心发生日程安排计划重复的情形，就要排定能够动用的空档，自已决定优先顺序(×) 42.文书部门立好的案卷，必须逐年移交给档案室集中保管，称为归档，有归档范围和要求，但没有期限(×)
43.如果要拒绝别人，最好是依照自已和对方的人际关系程度，分别使用表示方法，以避免因为拒绝而发生不必要的困扰(√)
44.宴请的菜谱应符合对方的饮食习惯，但必须有反映我国传统风味的土特产品，如茅台等烈性酒(×) 45.如果上司一年之中交往很多，但很难记住每一个人和每一次见面的情况，文员应把有关资料输入电脑，准备交往提示文件。(√)
46.假如对方所要求的日期已经被预约，除非有相当的确认，文秘人员切不可独断地拒绝，应该问明上司的意思，因为或许那是件必须取消原定约会的重要事情(√)
47.为来自外地的与会者安排宾馆住宿，最方便的安排是在同一家宾馆为与会者预定房间，只要弄清有多少人数即可(×)
三.简答题
1.会议纪要的概念，会议纪要有什么作用，形式是怎样的?
会议纪要是用来记载，传达会议情况和议定事项的一种正式公文。它是在会议记录的基础上概括，提炼而成，择要反映会议的精神和情况。
会议纪要具有沟通情况，交流经验，统一认识，指导工作的作用。 可以用于向上级汇报会议情况;也可以分发给平级或下属单位，以传达会议精神和议定事项，或要求与会单位共一同遵守，执行。
有两种形式：(1)议决性会议纪要。是与会者经过商议，对某些问题作出一致决定，需要共同遵守，执行时写下的文字依据。(2)周知性会议纪要。用于传达会议情况，传播信息，交流经验而作的纪实性文件。 2.什么是文员的挡驾方法?主要的挡驾法有哪几种?一般应怎样做?
对于上司不必要接见的来访者，不必要参加的邀请性活动，不想接听的电话，由文员出面阻挡或谢绝。文员没有必要把真正原因告诉对方，只需要礼貌地，委婉地达到阻挡或拒绝的目的即可。(1)电话挡驾。上司不愿接的电话，文员要告诉对方，暂时不能接或上司不在，将内容记下，转告上司。上司不能接的电话，要另约时间，或将内容转告。(2)来访挡驾。先问清来由，判断有无必要引见给上司，或先作请示。(3)会议，活动挡驾。对无必要的会议和活动文员要替上司委婉地谢绝。 3.单位印章主要有哪些?印章的刻制和使用有哪些规定?
单位印章主要有单位印章，套印章，钢印，领导人签名章，其他印章。
印章的刻制有两种情况：一种是由上级主管机关刻制颁发;另一种由本单位法人代表申请，经主管部门批准，公安部门登记后，由专门刻制厂刻制。
公章一般由指定的文秘人员统一使用，其他印章也应专人专用;加盖公章，是哪一级的公章，须经哪一级的负责人批准，并审核签名;将盖用文件名称，编号，日期，签发人，领用人，盖章人等项详细登记;加盖印章必须做到用力均匀，使印章端正，完整，不歪斜，更不能颠倒;凡以单位名义发出的公文，信函等都必须加盖单位公章方能有效。
4.国务院所规定的行政公文共有13类14种：命令，决定，公告，通知，通告，通报，议案，报告，请示，批复，意见，函，会议纪要。
5.来信受访的范围包括：国家机关，主管部门或新闻单位转来的信件;职工，群众直接给机关，单位领导的信件。
程序和基本要求是：及时拆封，认真阅读，逐项登记，认真处理，及时复信。 6.口头报告的基本方法是：不要失去报告的适当时机;不要弄错报告对象及顺序。
要求：报告时机原则上最好是在完成被指示工作之时，但有时也要在尚未完成之时先作期中报告，有时因上司太忙不妨预先约好时间;要直接向指示工作的上司报告;报告的顺序基本上是先说结论，接着依照必要说明理由及经过;由于上司都很忙所以一定要简明扼要流畅;如报告过于复杂，应事先以5W2H的原则检查是否有遗漏;如果觉得仅仅以口头报告对方，对方不易明了，或者报告项目很多时，可以制作“报告备忘录”提出来。
7.受意是文员接受和领会上司意图。受意有直接受意和间接受意两种。要做到：备好记录本，记录下指示要点。注意倾听，用心判断指示的用意。必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话。如有不同意见，可以公开提出，但要言之有理，并要注意方式，态度。接受指示后，要不失时机地贯彻实施。 8.公文的完全格式包括：版头，发文字号，印刷顺序号，密级，紧急程度，签发人姓名，公文标题，正文，附件，发文机关，成文日期，机关印章，注释，阅读发送范围，主题词，抄送单位，印发说明。 9.进言是指文员主动对上司提出意见，建议，批评或规劝。 进言的意义和作用：参谋作用，补缺作用，增进关系作用。 进言的方法和要求：适事，适时，适地，适度。
10.文书的立卷特征是指文秘或档案人员把文书按照某些共同特征组合成案卷。
可以按照以下几种特征立卷：按问题特征立卷，按作者特征立卷，按文种特征立卷，按时间特征立卷，按地区特征立卷，按通讯者特征立卷。
四.设计题
1.文秘人员经常要代替上司选择礼品，向他人赠送礼品，在处理这些事情应考虑什么怎样做?(1)在赠礼前必须搞清赠礼目的(2)要清楚赠礼对象身份，爱好，文化背景，性格习惯等(3)在日历上应该清楚地标明节日活动的安排以引起上司的注意，时间如何取决于当地的购物环境(4)除非上司有特殊的要求，不必送太昂贵的礼物，只要用心为对方选择适当的礼物即可(5)要看对方的实际情况选择礼品，做到恰如其分，适合对方。(6)赠送的礼物应去掉包装上的标价，并请商店用精美包装纸重新包装一下(7)如果不是亲自送礼，应该在礼物的外包装上写上赠送者的姓名或附上名片，贺卡。(8)文秘人员应准备一张节日礼物名单，上司可以在上面作一些增减，表示是否同意作提的建议或者提出一些其他的意见，以及标明价格范围(9)为了避免所送礼物的重复，文秘人员应为所有接受上司礼物的人做一张卡片记录。 2.文秘人员在单独或随同上司旅行结束后，要做好哪些工作?
(1)整理好旅行过程中所有的单据凭证，送上司审阅，签字后向财务部门报销，或者结算预支的出差费用。(2)回到公司上班后，应将出差过程以及有关事务写出工作汇报，如是与上司同行的，可根据上司的原始记录整理出报告，送上司过目或批准，然后存档备案(3)尽快恢复正常工作和生活状态，继续旅行前未完的工作(4)对在出差时结识的有关人士，单位等的情况做好记录，以便将来有用(5)对在旅行过程中给予帮忙和照顾的有关部门和人员，分别去函或去电表示感谢。
3.小李是刚到公司的文员，公司在办公室内有各种文件柜„„小李应该怎么做?
电脑放在办公桌右边，电话机放在办公桌左边，新的文件架放在左边或右边根据情况而定方便就行，各种笔胶水放在文具盒里，剪刀放进抽屉里，参考书需要翻译的资料放文件架上，公司印章印盒放到带锁的抽屉里，墨水放进文具盒里，复印纸2刀1刀入在储物架上1刀入在文件架上。
4.安徽某企业欲与上海某企业合作，上海以品牌技术入股„„假如你是小李，你怎样设计这个接待方案? (1)首先致电上海企业，询问10人的职务，年龄，性别(2)询问来访乘什么交通工具来，以便于接送(3)询问来访者在食宿上有何要求(4)准备一辆12-15座的商务车(5)根据对方的文化，小李要组成一个10人的接待小组，并通知到每个人。(6)准备好会议室，做好布置工作，买点茶叶水果等。(7)根据对方要求预订客房，并亲自去实地察看(8)伙食准备(9)陪同参观(10)送别客人(11)接待小结 5.麦格公司为了解新产品的科技含量和市场„办公室人员应如何准备和开好为次座谈会?
(1)邀请结象必须对新产品和科技含量和市场竟争力有较多的了解，有丰富的知识，独立的见解敢于发表意见(2)座谈人数7到8人至多20到30人，不能过多(3)文员要跟组织人密切配合，坐在不注目的地方进行记录(4)不严格规定时间(5)准备必要的饮料，茶点。 6.科达公司召开中层干部„请计算会议成本
2×3{(G平均工资+S平均另外收入)×T时间｝n+后勤开支
7.某公司为了推销自已的产品，做好宣传和营销前的准备工作„如果你是办公室人员，领导责成你承办这个座谈会，你该如何做?
(1)座谈会邀请对象必须是新产品所在领域的专家和学者，能独立思考，有主见又敢于发表意见者(2)座谈会以小型为主，人数以七八人为宜(3)座谈会上文秘人员应与主持人密切配合(4)主持人负责引导，组织，可不做记录(5)详细的记录应由文秘人员在不引人注目的座位上去做(6)座谈会的时间不必严格规定，可长可短(7)会场应准备些饮料，茶点，边吃边谈，可使气氛轻松
8.康桥宾馆位于本市南京西路45号，是个中型宾馆„办公室主任让小付拟一个会议通知，他应该考虑哪些问题?
(1)会议的名称(2)出席会议者的姓名或组织部门的名称(3)日期时间(开始到结束的预定时刻(4)地点(具体在几楼几号会议室)(5)议题(或者议事日程)(6)主办者的联络处，电话号码等(7)开会所在地，建筑物名称，几楼，电话号码(必要时可附上地图)(8)注意事项，是否备有餐点，有否停车场，或当天应备的资料等
9.某个下雨天，在利达公司内召开的新产品推介会结束了„办公室人员在会后应该做些什么工作?(1)要替搭车回去的人安排车子(2)在接待处暂时代为保管的衣物，不要遗失或被人错领冒领(3)有留话时切记务必传达(4)检查会场有无物品遗漏(5)要为参加会议的人送行(6)文秘人员离去前，要检查烟灰缸字纸篓有无易燃的东西，如有则必须加以熄灭(7)桌椅早先若有移动，必须还原，清洗烟灰缸，茶具等并收拾妥当，倒去垃圾(8)携带进会场的资料和会议用品要记得带回(9)关紧门窗并上锁(10)通知会场和管理单位，会议已经结束
五.案例分析题
1.小王处理邮件的做法是否正确?如果不正确，正确的做法应该是怎样的?
不正确。(1)河南分公司邮件转交销售科的，应制作签收单要求小李签名，并注明时间(2)把上司亲启信件先保存下来，并通知发信人已收到告诉对方何时可能得到答复(2)12日回来就参加会议不妥当，不宜在总经理邮差回来的当天安排活动(4)在回信上签上自已的职称某某人的文秘员，发出前复印一份，留待上司过目(5)发现附件缺少，应在信封上写上缺少的附件的名称和数量，接着应及时打电话或写信与寄信人联系(6)没有订购的东西不能签收(7)在移交邮包等物品时，要先打印一份清单，注明收到日期请接收人员在上面签字，并保存好
2.请将下列文件分别组成三至四个案卷，并拟制案卷标题
1.4.5.成一卷 标题：市教委关于，东方学院关于招生工作的通知，请示，批复 2.6.7.8成一卷 标题：东方学院关于招生工作系主任调整开学工作的会议纪要决定通知 )3。12成一卷 标题：东方学院招生工作计划，工作总结
9.10.11成一卷 标题：东方学院各系关于开学准备工作加强学生思想工作提高教学质量的报告 3.陈小姐被解雇是因为上司说她犯了五个错，分别是什么?她在电话礼仪方面还犯了哪些错?(1)没有及时请示，擅自地回绝客户(2)打电话无记录，事后没有及时向上司汇报(3)无询问来电者的单位，姓名，电话号码(4)该问的没问，没有约请面谈(5)接电话很死板，不热情不礼貌 4.请你分析小曹这样做对不对?错在哪里?面对这种情况小曹应该怎么办?
(1)小曹犯了多头请示的错误，请示要单一，要对口，小曹只要向孙经理请示就可以了
(2)在工作中不应过分亲近或疏远领导，以落到尴尬的境地(3)两位领导都作了指示，如果张通情达理，小曹向他说明只能按职权分工分事，求得谅解后按孙的意思办(4)如果不能求得谅解时，小曹应向两位领导自我检讨，再建议两位商议一个方法尊照执行(5)如果予盾不能统一，应向总经理请示，按总经理的意见办，请他对孙或张作解释，这时文员执行主要决策人的意见
5.你认为小赵在这两件事上做得怎么样?他有什么失误，他应该怎么做才对。
(1)不能说“总经理外出了，有什么事请跟我说吧”办公室人员不能替上司做主(2)接待不访者应细心倾听，不应边看报表边听(3)对提出建议的来访者，应认真记录，汇报上司(4)应热情不能对来访者冷嘲热讽(5)对言辞激烈的来访者应有礼有节，宣传政策(6)应尽快为总经理解围，可以请保安或打110 6.小沈和小陈的穿着打扮，言谈举止是否正确，正确的做法应该是怎样的?
(1)小沈和小陈的穿着打扮不符合工作环境，不符合特定的会谈工作要求(2)小陈的穿着打扮干扰谈判，影响工作，破坏工作场所安静(3)小沈的穿着突出自已影响了古经理的形象(4)小陈用手拿茶叶不卫生，引起客商不满，使得谈判一开始就不顺利(5)小沈应对领导的作风，性格有所了解，有针对性地弥补领导的不足，古总经理与客商争执，她应采取补救措施，可以将上司借故引开，并示意上司忍耐些，使谈判继续，而不是指责客商(6)小沈受到上司批评，即使是过头话，也应保持冷静不反驳，应理解上司的难处，找适当的机会用适当的方式说明情况，交流思想或感情
7.从这个案例，可以为我们文秘人员的信访工提供哪些有益的启示?
(1)信访工作也不完全是被动地等人们写信，打电话或告上门来，文秘人员也应注意到社会上的反馈(2)有些事涉及本单位的利益或信誉，应及时向领导汇报，采取主动出击的方法(3)文秘人员虽不是专业人员，不能解决技术性的问题，但是文秘人员应具有细心，敏感的工作方式和作风，能从其他角度帮助领导解决问题
8.为什么A公司庆祝活动未取得预期效果?如果你是A公司的文秘人员，你应如何组织这次活动?如发现已预订包房被他人所用，应怎样处理?
(1)A公司负责预订的文秘人员没有对预订的时间地点进行确认，准备工作不充分导致活动没有取得预期效果(2)应把这次活动的细节详细列出，每个项目由专人负责(3)由专人负责预订，初步确定以后上司汇报，再向娱乐总汇负责此事的人确定，活动前一天或前两天，再和对方确认一下时间，日期，地点(4)案例中领导和嘉宾应由公司派车接送(5)在活动开始前半天，文秘人员应提前到场布置会场，落实有关细节，如有问题，可提前发现和解决(6)如发现已预订包房被他人所用，不应争执过长时间(7)应立即联系附近其他饭店，宾馆，先安排领导和嘉宾前往(8)可在活动项目上增加一些内容予以补救(9)有必要的话，可向娱乐总汇进行索赔
9.假如你是刘小姐，对接下去可能发生的各种情况，应如何处理?假如放映机在十点十分还未送到，你还应做些什么?(1)请租凭公司告知送货员的联系方法，想办法联系送货员(2)如果联系不上送货员，向总经理汇报，请示该如何办?(3)马上向总经理报告，不得擅自决定调整会议议程(4)得到总经理指示，可能把资料放映的时间往后推移半个小时或一小时(5)联系新的租赁公司加急送一台放映机(6)召开大型会议，各种准备工作，包括音响，电子类装置应至少提前一天安排(7)租借会议厅应全面考虑内外部环境和设施，包括噪音问题，停车场等(8)不能仅凭电话联系，应实地查看(9)重要设备应考虑备用 10.你认为小李的举止是否合乎礼仪?为什么?小李应怎么做才是正确的?
(1)主人和客人之间，应主人先伸手(2)在替客人拿行李前应征求同意“我替你拿可以吗”
(3)哪些行李可以放入行李箱中出要征得同意(4)司机开车，汽车的位置礼仪是“右为上，左为下，后为上，前为下(5)客人应坐后排，小李应坐副驾驶座(6)客人公司的一些内部情况，个人收入，福利和家庭情况等是不合适的话题(7)应与客人谈一些合适的话题，如天气风土人情新闻等
第四篇：办公室实务形成性考核册
办公室管理形成性考核册 一
一、办公用易耗品主要包括哪些?
办公用易耗品主要有： 1.信封、纸张; 2.软盘、光盘等; 3.铅笔
4.圆珠笔;
5签字笔或钢笔; 6.修正液或修正带; 7.印盒;
8.各种小型机器，如订书机(包括订书针)、打孔机、装订机(包括装订线)、日期号码机、切纸机、计算机、拆信器、碎纸机等; 9.小刀; 10.日历等;
11.其他，如标签纸、直尺、三角尺、透明胶带、粘胶带、绳带、图钉、橡皮筋、大头针、纸夹等。
国内电视大学学生交流社区，提供学习资料下载，交流，电大就业指导等。本题在书上有明确答案，得分率很高。主要认真阅读教材，就能答对
二、简要阐述文员工作的三个步骤，相互关系如何?
本题主要考核本课程的第二章第1点的“文员工作指导思想”这一知识点。文员工作分为三个步骤：计划、实施和检查。
1.计划的步骤，要充分了解即将开始的工作内容，并思考以什么方法进行效率会最佳。 2.实施的步骤，要注意：同时检查是否按照当初所拟定的顺序进行;上司所指示的工作无论是哪一种，都要正确地实施;配合上司预期的期限。
3.检查的步骤，要分析计划和实绩的差异，并把以前进行过的工作或别人做过的工作和目前自己所从事相同性质的工作加以比较分析。
三者的关系为：先作计划，付诸实施，然后检查结果，围绕“计划——实施——检查”这样一个滚动的过程开展。三者相互联系形成一个循环。
文员首先要仔细制定计划，然后根据这个计划去实施，并严格检查其结果，使得这个结果对下一次的计划有所帮助和启示。
同学们在回答这道题时，需要注意本题一共有两个问题。不仅要求你阐述三个步骤是什么，而且还要说明三者之间的关系如何。
三 、按照“优先顺序”处理工作原则，虚拟一份半天或一天工作(或家务)计划书。本题主要考核本课程的第二章第1点的“按照‘优先顺序’处理工作”这一知识点。按照“优先顺序”制定计划书时，要按以下三个步骤进行：
1.将自己要做的事情分为：A.是否应该做的事?B.是否做或不做都无所谓的事?C.是否不可以做的事?对于A要集中精力做，对于B和C可以从计划中删掉。 对于A类事情再进行分类，分为：
2、 重要并且紧急的事(优先做);紧急但是并不重要的事(第二做);重要但是并不紧急的事(第三做);虽有做的价值，但是既不重要也不紧急的事(可以请他人代劳)。
3.与上司形成默契，可以直接找上司商量、请示。 本题的例子请同学们见教材第28页。同学们可以参照教材上的例子，自己制定一份计划书，不要抄袭。
四、从下列文员工作方法中，任意选择一种或两种，谈谈你的工作体会或对此工作方法的认识。
1.请示方法和报告方法; 2.计划方法和总结方法; 3.受意方法; 4.传达方法;
5.进言方法;
6.变通方法和挡驾方法; 7.分工方法与合作方法。 答：
1、受意就是文员接受和领会上司的意图。可以分为直接受意(即领会上司在会议讲话、文件批示、工作部署或与文员谈话时，直接就某一问题或某项工作所发表的意见和想法等，易于文员判断和领会)和间接受意(即上司在平时随便交谈的情况下，或与其他人员谈话种就某一问题、某项工作发表的意见和看法等)。 受意方法要注意：
(1)善于领会上司意图，不要曲解上司意图;(2)备好记录本，记录下指示要点;(3)注意倾听，用心判断指示的用意(4)必要时可以提问，直至明了意图为止，但不要打断谈话;(5)如有不同意见，可以公开提出，但要言之成理，并要注意方式、态度;(6)接受指示后，要不失时机地贯彻实施。
2.结合实际谈体会。
我曾经经历过一件事情，使我充分认识到，在受意时，充分做好记录的重要性。
才开始工作时，我到一家房地产公司当文员。有一天，总经理把我叫到办公室让我写一份公司的简介，内容要包括四个部分——公司的历史、公司的现状、公司的硬件和软件配备、公司取得的成绩。当时，我没有经验，没有带上记录本，记录下指示的要点;事后，又怕显得自己没有能力，而没有去请示总经理。只好凭自己大脑中的记忆写，结果写出来的简介根本就不行。后来，我再次向总经理询问，并备好了记录本做好了记录，根据总经理的授意，才写出了各方满意的公司简介。
从这个事情中，我体会到了在受意时，做好记录的重要性。
办公室管理形成性考核册<二>
一、从文员工作的角度对比说明打电话和接听电话的异同。
同：
1.都应先问好，再传达自己的信息;
2.都应保持耐性、热情的态度;
3.通话结束，应让对方感受到自己愉快的心情; 4.都应简明扼要表达自己的意思。
异：
1.打电话应首先查清楚对方的电话号码;接电话应等电话铃响2—4声就接听。 2.打电话应将重点部分在挂电话之前再确认一遍;接电话则没有这一步。
二、怎样做好为领导筛选电话的工作，主要做法有哪些?
1、询问对方来电目的，询问对方是什么人，如果是推销的，可直接拒绝。
2、平常做好来电目录，对特殊的人，特殊的号码进行登记。
3、最好有一本各单位的，和其它单位领导人的电话号码本。
4、如果领导不在，需要传话的话，记录下来，以防忘记。
三、简要回答邮件分拣的一般标准。
(1)按照收件人的姓名分拣; (2)按照邮件的重要性分拣; (3)按照收件部门的名称分拣。
四、怎样处理上司不在时的邮件?
1、如果上司习惯于每天给办公室打电话，就应该把内部信件和外来的信件分开，同时把每封邮件的内容大致记录，这样就可以随时向上司汇报;
2、如果上司没有每天给办公室打电话的习惯，应该主动打电话把需要上司亲自处理的邮件告诉他，或者传真一份给他;
3、如果上司离开时间较长，应把所有邮件——无论是私人邮件还是商业邮件——都通知给他;
4、尽可能多处理一些邮件，在给上司的通知中应清楚地说出邮件的主题，或者把邮件交给公司其他人处理;
5、把寄给上司的邮包连续编号(如3—
1、3—
2、3—
3、3—4)，这样就会知道所寄的邮件上司是否全部收到了。如果上司外出不止一地，在邮包上编号就显得尤为重要了;
6、如果上司正在度假，并且不让秘书转交邮件时，可以把需要上司亲自处理的邮件先保存下来，并在对发件人回复的信中告诉对方何时可以得到回复;
7、把积压的邮件分别装入纸袋，标上“需要签字的邮件”、“需要某某处理的邮件”、“需要阅读的邮件”、“报告”、和“一般阅读材料”(上司可能想读的各种 3 各样的广告出版物)。
五、怎样妥善处理上司拒绝接见的来访者的来访? 答：
1.上司正在开会时; 2.上司繁忙时;
3.上司即将外出时;
4.远道来访或有重要事情的来访时。
办公室管理形成性考核册<<三>>
一、提高会议效率，文秘人员应注意哪些方面，请列出相关要点。
1、遵循法律法规、
2、合理确定会议目标、
3、确定必要的与会者、
4、减少会议数量、
5、缩小会议规模、
6、简化会议程序、
7、缩短会议时间、
8、控制会议经费、
9、分析会议成本。
二、日程安排计划表的种类大致有几种?
试以其中一种为例，编制一份××预定表。本题主要考核本课程的第八章第4点的“日程安排计划表的种类和管理”这一知识点。以下为参考答案：
1.日程安排计划表的种类：` (1)年预定表。是企业在每例行的主要业务活动，及有关公司的活动事项一览表，所记载的活动事项有股东大会、董事会、公司创立纪念日、年休假等。一般于年初将整个的活动事项整理成表，再通知各部门。
(2)月预定表、周预定表、日预定表。
月预定表是从年预定表中抽出一个月的预定计划，以一个月为单位，填写该月要进行的会议、面谈、出差、访问等预定计划
周预定表是一个月预定计划中的一周计划，此预定计划比月预定表更详细。 日预定表则是从周预定表里写出一天的预定计划，进一步以时间为单位，详细地预定从早到晚的业务活动。
2.各种预定表的编制请同学们参照教材P.166—P.170上的例子，编写。 年预定表：
一月
5 日(星期一)
开工典礼 8 日(星期四)
董事长视察 二月
2 日(星期二)
常务董事会 9 日(星期一)
公司纪念日 25日(星期三)
成本会议三月
2日(星期一)
常务董事会 3日(星期二)
分行经理会 25日(星期三)
成本会议
三、文秘人员应为上司商务旅行做哪些准备工作，请列出工作要点。
答：
准备旅行计划和旅馆信息 制定约会计划
为商务洽谈收集资料 决定旅行用品
四、文秘人员对上司主要工作的辅佐主要包括哪些方面?
1.提神醒脑的服务。
上司早上到公司上班或外出返回，以及工作告一段落， 4 文员可适时端些饮料或准备湿毛巾使上司消除工作疲劳、舒缓心情，使上司能精神焕发地工作。 2.私事方面的协助。
协助的方法应视实际情况，其一是与业务有关的部分，另外是上司身边的纯粹私事： 1)特别指示事项的时候——虽然是上司的私事，但以为关系到上司的形象问题，所以文秘人员必须从头到尾替上司办理这些琐碎的事，使上司得到充分的便利。
(2)纯私人性请求时——遇到这种情形，就把它当作上司利用文秘人员是下属同事的关系来协助他解决私人的事务。 3.财物管理。包括：
(1)薪金收入管理——薪金收入达到一定的金额，或有两种以上收入来源者，以及薪金以外有超额的收入，都需要按税法申报。特别是稿费、版税、演讲费等副业收入多的时候，由文秘人员保管单据，以备申报所得，或直接替上司办理申报手续。(2)支票往来的管理——最主要的是保管支票簿、支票专用印章。文秘人员应将支票簿与印章分别收藏，以避免被盗用冒领。 4.其他。如每年的各种节日，上司收到礼物，有时要文秘人员代写致谢函，并做纪念保管。)
五、举办一般规模的宴会，需要做哪些工作，请列举相关要点，并选择其中某一项工作，做出较为具体的说明。
答：
1、.根据参加宴会的人选地点，定档次 2.发请帖
3.确定参加人员，订餐
4.到举办宴会时间的前一天在进行一次人员核实。不能到到的人员再次邀请。 5.到时间正式进行。
文秘人员应在宴请开始的前一天通过电话了解情况，一切是否按照计划执行，可以采用倒计时的方法，将以上内容再细化成更详细的表格，逐项确定时限，要求负责人完成进度，在宴请的当天，文秘人员必须亲自检查每一项工作是否妥善安排，有否临时发生的问题，如有应尽快给予解决，文秘人员在宴会当日应负责招待的工作，迎客、带路，宴会结束分送纪念品礼物，以及送客，要提醒客人带回代办保管的物品，会后协助收拾会场。
办公室管理形成性考核册<<4>>
1、简要阐述社交话题的选择原则。 合适的话题包括：
(1)谈话双方都感兴趣的、有共同利益的话题，如合作意向等; (2)一般人喜闻乐见的话题，如天气、时事新闻、体育报道等;
(3)显示地方或民族色彩的话题，如本地的经济建设、风景名胜、历史名人、风土人情等; (4)比较 5 高雅的话题，如古典音乐、书法、绘画、中外名著、展览会、新闻任务等; (5)积极、健康的生活体验的话题;
(6)风趣、幽默的小故事，无伤大雅的笑话，有时也能活跃气氛。 不合适的话题包括：
(1)应当忌讳的话题。如个人私生活等。
(2)令人不快的话题。如疾病、残疾、死亡、凶杀、丑闻、惨案等。
(3)过于敏感的话题。如个人的特殊的生活习惯、宗教信仰和政治观点的分歧等。 (4)自己不甚熟悉的话题。如对于专业问题略知皮毛就不应随意发挥。 (5)夸耀自己的话题。
(6)庸俗的、色情的话题。
(7)不宜谈论的保密的话题。如涉及商业机密的话题。
二、印章的使用主要有哪几种形式，其中落款章、骑缝章、更正章的使用范围如何?
1.印章的使用的主要形式为： (1)落款章;(2)更正章;(3)证见章;(4)骑缝章;(5)骑边章;(6)密封章;(7)封存章。
2.落款章、骑缝章、更正章的使用范围：
(1)落款章加盖于文书作者的落款处，用来表明作者的法定性和文件的有效性。 (2)骑缝章用于带有存根的公函、介绍信，加盖在正本和存根连接处的骑缝线上。 (3)更正章用于文书书写中的错字、脱字、冗字、倒字进行改正后，作为法定作者自行更正的凭信。
三、简要阐述收文处理的程序及分送的基本原则。
1.收文处理的程序：
签收和拆封——登记——分送——拟办——批办——承办——催办——注办。) 2.分送的基本原则：
(1)属于方针政策性的，关系本机关工作全局的指挥性文件或重大问题的请示、报告之类的文件，均应先送办公部门负责人或机关领导审阅或处理; (2)属于机关日常事务性的已有明确分工的文件，或早有批示规定和有规可循的例行公文，按主管业务的分工范围分送给有关部门或承办人阅办;) (3)分送给机关领导阅批的文件，要先填好“公文处理单”，连同文件一并送批; (4)便函、请柬、介绍信、广告、启事等，不作登记，直接交具体负责人办理; (5)在文件份数少时，阅办阅知部门(或领导)多的情况下，应按先办理、后阅知，先主办、后协办，先正职、后副职的次序分别审阅处理，并以秘书为轴心，进行轮辐式传阅
四、按照文书立卷特征立卷，主要有哪几种类型?简要说明按照问题特征立卷的基本含义。
6 1.类型：
(1)按问题特征立卷;(2)按作者特征立卷;(3)按文种特征立卷;(4)按时间特征立卷;(5)按地区特征立卷;(6)按通讯者特征立卷。
2.按问题特征立卷的含义：
将反映同一问题的文书组成案卷，这种方法能反映对某一方面或某一具体问题的相互联系和处理情况，运用最广泛。 同学们回答第一个问题时，应在以上要点的基础上进行一定的说明和阐述。回答第二个问题时，应举例说明。
五、简要说明电子文件归档的基本方法。
1、将应归档的最终版本的电子文件存入磁光介质上，脱机后可以存放于别处。
2、采用数据压缩工具对网络上应归档的电子文件进行压缩，然后刻录入磁光介质上，但采用的压缩工具的过必须统一规范。
3、将确定要归档的电子文件在网络环境下进行一次备份操作，然后将其存放在磁光介质上
4、采用双套制归档。
第五篇：某星级酒店综合办公室管理实务
部门慨述
协助总经理管理好总经理室的日常行政事务;协助总经理协调好各部门工作;主持酒店行政会;审核管理好行政费用开支;审核签章及酒店法律事务协调;组织制定、修改、充实各项规章制度，做好招聘、培训工作;制定酒店工资结构、员工福利的标准;管理酒店人事档案及酒店后勤工作 ，确保酒店经营活动正常进行。
一、具体工作内容：
1、全面领导办公室工作并具体主持酒店行政事务工作。
2、负责召集部门例会并做好记录。
3、审核批准酒店1000元以下行政费用开支报告。
4、审核上报酒店1000元以上行政费用开支计划。
5、负责酒店防火、防盗及交通安全管理工作。
6、管理酒店员工食宿问题。
7、负责对外经济合同的审核签章及酒店法律事务协调。
8、管理好总经理室人员编制。
9、负责对外联系的工作计划的制定与实施。
二、岗位职责：
A、行政办公室主任：
1、协调各部门的工作，协助总经理监督，检查对各项方针政策、上级指示的落实与执行情况。
2、掌握市场情况，收集行业信息，为总经理决策提供咨询，当好参谋。
3、安排总经理办公会议，并减产会议决定事项的执行情况。
4、按照总经理的意图，组织起草综合性的报告，规划、总结、请示、通知等信涵，并审查签发前的文稿。
5、领导本部门工作人员做好文件的归档、收发、打字、接待、用车管理和印章管理工作。
6、抓自身管理、本部门的学习、考评等提高工作效益。
7、协调、平衡各部门关系，发生矛盾，应及时疏导，调查研究，明确责任，必要时报告总经理处理。
8、组织制定酒店行文管理的各项规定，努力使公文规范化、科学化、提高办事效率、
9、完成总经理临时交办的各项工作。
B、行政主管：
1、按合同实施物资采购和小型用品采购;
2、计划安排好酒店员工午餐;
3、协助主任做好日常工作及管理好酒店环境卫生和绿化工作
4、安排好外来宾客的食宿和活动
5、具体办理酒店车辆的年检、年审、保险、维修并与管理部门做好联系工作;
6、办理酒店员工的暂住证、体检证;
7、负责与保安部联系有关工作;
8、办理上级领导交办的工作。
三、行政办公室纪律管理制度：
1、上班着制服及配戴员工名牌。不能穿超短裙与无袖上衣和休闲装。
2、坚守岗位不串岗;
3、上班时间不看书、看报，不玩电脑游戏;不打磕睡及做与工作无关的事;
4、不准在岗位上化妆;
5、接待来访和业务洽谈应在会议室进行;
6、不准因私事占用电话;
7、不经同意不准随意上网，更不能用酒店的电脑发送私人邮件或上网聊天，未经批准不得使用酒店其他部门的电脑;
8、所有电子邮件的发出，必须经部门经理的批准;以酒店名义发出的邮件需经总经理或主管副总经理的批准;
9、未经总经理或部门经理的授意，不能索要、打印、复印其他部
门的资料;
10、不迟到、早退;
11、平时加班、请假需经部门经理批准;
12、更要严格遵守打卡制度，不论任何理由，不得代他人打卡，违者开除。
13、无工作需要不得随意进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务室、会议室及接待室。
四、印章使用管理制度
1、酒店印章由集团驻店经理保管，各部门的印章应由各部门经理或各部门指定人员保管。未经领导批准，印章保管员不得委托 他人代管，并且不得带出办公室使用;
2、以酒店名义签署的意见书、协议书、合同书，各部门以酒店上使用酒店公章。
3、未经允许，不得私自使用酒店公章。
五、电脑室岗位职责
1、业务培训：
(1)组织对电脑操作人员、前台收银员的技术培训、考评员工工作质量和工作效率;
(2)结合电脑、收印机操作过程中出现的各类问题，组织制定相应的注意事项和操作规程;
(3)更多地掌握电脑新技术，参加有关电脑的学术活动，不断提高业务能力，更好地为酒店服务;
2、硬件维护：
(1)负责酒店电脑设备、收银设备的管理和维修，及时组织排除各设备出现的故障，修理更换损坏的零件;
(2)负责酒店电脑设备、收银设备的日常保养，定期检查、清洁各设备及线路，防止尘埃、虫害的损害，确保各设备正常运行，以保证酒店营业的需要;
(3)对酒店各电脑设备的更新换代及技术引进提出可行性建议，并负责组织实施。
3、软件维护
(1)处理电脑系统、收银机在使用过程中出现的故障，确保运算数据的正确性和系统正常运行的可靠性;
(2)按电脑使用部门的要求，逐步实行自编软件，修改、扩充、
完善电脑系统的功能，以适应酒店业务发展规律的需要;
(3)扩大电脑应用范围，为各部门装置电脑，开发设计管理程序。
(4)管理电脑室内部事务，包括工作安排、调配、检查、落实等。
(5)完成总经理临时交办的其他工作。
六、会议管理规定
1、酒店会议是由：办公例会、日常工作会议组成。
2、最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项作出研究和决策。
会议由酒店总经理主持、参加人员为：总经理、副总经理、各
部门经理等领导。
3、酒店办公例会是为贯彻落实作出的决议、决定召开的会议。会议由总经理组持，参加人员为：各部门经理及有关人员。
4、酒店办公例会由酒店行政办公室组织。应于会前3天将主要内容通知于会人员，会后14小时之内整理、发布《会议纪要》。(1)会议纪要的形成与签发
A、公例会会议纪要、决议，由行政办整理成文。
B、行政办根据会议内容需要在限定时间内完成纪要的整理工作。
C、会议纪要和决议形成后，由与会的酒店成员签字确认。
D、纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》，审批单内容包括纪要编号、发放范围、主管领导(或主持会议的领导)审批意见。 E、纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接受人签字。
F、纪要应分类存档，并按重要程度确定保存限。
(2)会议纪要作为酒店的重要文件，备忘已研究决定的事项，发给与会人员，以便对照核查落实。
5、日常工作会议由会议召集人填写《会议申请单》，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关及行政办公室。
七、酒店每周例会制度
1、部门领导例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理及各部门经理级人员参加。
2、主要内容：
(1)总经理传达上级主管部门有关部门文件和总经理室有关精神。
(2)各部门经理汇报工作情况，以及提出需要提请总经理或其他部
门协调解决的问题。
(3)总经理对各部门工作进行讲评，布置和安排下周工作。
(4)其他需要解决的问题。
3、例会参加者在会上要踊跃发言，允许持有不同意见、不同见解、不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行。
4、严格会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布前，不得私自泄露会议记录。
八、日常部门经理例会制度
1、部门经理必须提前五分钟到达会场。
2、与会期间，所有人员必须保持安静，认真听取总经理的指示。
3、各部门经理按顺时针方向逐个限时汇报本部门的工作情况，各部门经理汇报应用规范语言，汇报内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请总经理指示。总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录。
九、档案管理：(见工作流程)
十、人事经理岗位职责：
1、组织制定人事计划，经酒店总经理批准后执行。
2、负责酒店人事工作，掌握业务计划，拟定工作计划，及时向有关部门领导汇报并共同研究、讨论。
3、抓好管理工作，经常深入基层，掌握情况，合理安排使用干部，发现人才，及时提出调整意见。
4、组织本部门工作人员学习，提高管理水平和业务能力，做到管理规范化。
5、根据用工计划组织招聘工作，负责招聘、辞退、停薪留职员工的审核，负责员工内部调配的审核，
6、结合酒店实际，制定本酒店工资、奖金、福利标准，报领导审核批准;负责工资、奖金、福利、加班夜班费及各种津贴报表的审核。
7、负责审核、办理各类休假期的期限和有关费用报销标准;
8负责人事档案的管理工作。
9、完成总经理交给的其他各项工作。
十一、培训管理制度
培训内容：
(1)员工培训应根据其所从事的工作，以专业对口培训和岗位培训
为主;
(2)管理人员应充分了解政府的方针、政策规定、学习现代管理理
论和技术，提高市场预测能力、控制能力，决策能力;
(3)专业人员和财务人员、工程人员，厨师等，应接受各自的专业
对口技术培训，提高专业技能。
(4)基层管理人员应通过培训充实知识，提高实际工作能力。
2、培训形式
(1)脱产学习。主要是培养有发展前途的骨干力量。
(2)半脱产培训。主要是专业对口培训。
(3)业余培训。鼓励员工积极参加各种不同类型的，与本职工作有
关的培训。
十二、酒店总值班制度
1、由总经理办公室负责安排。值班者为：部门经理以上的管理干部。
2、值班时间为：晚上八时至次日早上八时。值班时应巡视酒店各公共场所，检查酒店防火、防盗设施、设备等是否完好，有无事故苗头。
3、值班人员应检查各部门当值人员履行职责情况，负责处理违纪行为。
4、当值时间不得无故离开酒店，不得做与当值无关的事情。
5、当值时应尽职尽责，及时处理酒店当晚发生的各种问题，遇有重大的突发性事件，应在第一时间内向总经理请示、汇报。
6、做好值班记录。