制度是共同遵守的办事规程或行动准则。制度对实现工作程序的规范化、管理方法的科学化,起着重大作用。以下是小编为您整理的《建筑公司档案管理制度》，供需要的小伙伴们查阅，希望能够帮助到大家。
第一篇：建筑公司档案管理制度
建筑公司档案管理制度
档案管理制度
1.档案管理目的
为了完善公司现代化、规范化，系统化的管理制度，全面加强公司各部门之间的档案、文件、信息等内容的综合管理，促进档案管理工作能为公司各部门的各项工作更好的服务，公司根据《中华人民共和国档案法》和相关法律、法规，制定本公司的档案管理制度。
2.档案管理范围
2.1 此管理制度适用于本公司所有档案的管理工作。
2.2 本制度中所称的公司档案，是指公司在各项建筑施工;经营运行和管理活动中形成的对国家、社会和公司有保存价值的文字、数据、图样、图表、声像等不同形式的文件或记录。具体的主要分类包括：文件档案、声像档案、电子档案等。
3.档案管理机构及职责
3.1 公司档案工作实行二级管理。其中：一级管理是指公司综合部的统筹管理;二级管理是指各部门对本部门档案资料的整合管理。
3.2 综合部对公司各部门上交的档案进行管理。
3.2.1 公司依据《档案法》等有关法律，法规和方针政策，制定公司文件材料的归档及保管、利用、鉴定、销毁和移交等有关规章制度。
3.2.2 综合部负责监督，指导公司各部门档案的形成、积累、整理和归档工作。
3.2.3 统筹规划公司各部门的档案工作，并建立独立的档案室，负责公司档案收集、整理、保管、鉴定和收发使用工作。
3.3 各部门应该指定专人负责内部的档案管理工作--收集、整理、保管本部门的档案资料，并建立档案目录，以方便入档时能够及时、有效的备案和日后查找复核工作。
3.3.1 坚持平时整理。根据本部门不同种类文件材料的形成特征，制定案卷目录，合理分类存放，便于利用和归档。
3.3.2 负责本部门文件材料的形成、积累、保管和整理归档工作，保证归档文件材料完整、准确、系统。
3.3.3 归档案卷做到组卷合理，页码编写准确，案卷目录清楚，案卷标题简明扼要。
3.3.4 保管好本部门应归档的案卷，保证文件材料的安全和保密。
3.3.5 接收档案员的指导规划，按规定时间向档案室移交档案。
3.4 档案管理人员负责档案的日常管理工作，对文件、材料等的安全性、保密性负责，并且忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
3.5 档案管理人员变动时，综合部部长要对档案交接负有监交责任，且应该在《档案案卷移交目录》上签字确认。
3.6 会计类档案将由财务部统一归档保管，以方便财务核对和审批工作。
4.档案管理原则
4.1 档案室必须具备防盗、防水、防火、防潮、防尘、防鼠、防高温、防强光、防泄密等安全条件。
4.2 归档资料要进行登记，编制归档目录。档案要分类、分卷装订成册，保管要有条理，主次分明，存放科学。
4.3 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。需要长期借出的需经档案管理员上报经理批准。
4.4 任何人不得拒绝归档，对不按规定归档而造成文件材料损失的，或对档案进行涂改，抽换，伪造，盗窃，隐藏和擅自销毁而造成档案丢失或损坏的直接责任者，按照公司相关规定进行处理。
4.5 归档文件的密级，按照《保密工作管理规定》的相关条款确定，绝密类档案应单独入柜保管，严防丢失和泄密事件的发生;涉及知识产权，专利技术和商业秘密的档案重点保管。
4.6 借阅归档时如发现档案资料丢失、损坏、缺页等情况，档案管理员立即向综合部部长报告，经查清责任后并视严重程度做出相应处理决定。
4.7 借用存档文件资料时，档案员应视借阅文档的密级，要求借阅人填写《档案借阅登记簿》等相应记录，认真完善各种借阅手续。借阅人必须保证档案的保密工作，不得遗失、损毁或扩散阅读范围。
4.8 公司档案资料不许外部人员借阅。特殊情况下，外单位来人查阅本公司档案，需持单位介绍信并经总经理签字批准，方可查阅，不得抄录或借出。
4.9 企业对保管期限已满的档案进行鉴定，对确无保存价值的档案登记造册，按档案管理规定经总经理批准后，由销毁档案材料的所属部门负责人进行监销。
5.档案管理办法
5.1 档案档号的编制：
5.1.1 档号编制原则：档号是存取档案的代号，排架的依据，它反映公司档案分类体系和物理位置，必须符合唯一性、合理性和稳定性要求，并能适应计算机管理。
5.1.2 档号编制方法
■档号基本结构组成是由公司标志、分类号、(一级分类、二级分类)年度号和案卷号组成。
5.2 档案保存期限：
5.2.1 档案的保存期限原则划分为永久保存、长期保存、短期保存三种。
5.2.2 工程档案(土建技术、质量、安全、经营;水暖、电气、外分包等文件档案、电子档案、声像档案)列为永久保存;人事档案列为长期保存;会计类档案资料保存期应按会计制度有关规定执行。
5.3 档案的归档
5.3.1 归档范围：可根据实际情况进行归档，具体应由公司各部门的负责人确定编制。
5.3.2 归档要求：
■公司各部门每年的文件档案必须第二年一月连同目录一式两份交由公司档案室归档;工程项目可以分阶段或者全部竣工验收后连同目录一式两份归档;电子档案由各部门形成、整理后，拷贝在耐久保存的介质中，连同相应的文字性说明一起于年终时向档案室移交;声像档案一般在年终由形成部门向档案室归档，对于会议形成的声像归档，会议结束后半个月归档。档案交接时，双方当面点清，并同时在《档案案卷移交目录》上签字。
■已经归档的图纸、文件材料如果需要修改，要报送给档案管理部门《文件更改申请单》，连同原文件一并存档、备案。未经许可不得私自涂改。
■归档的文件资料，必须是原件，原件出于报批不能归档或相关企业需保留的，综合部保存复印件。
5.4 工程竣工档案管理：
5.4.1 工程竣工验收后十五日内，项目部将竣工工程的内业资料整理、编目，并上报各相关主管部门审核合格后，装订成册，上交综合部，办理档案移交手续。
5.4.2 项目部必须将在上交建设单位的竣工档案时所办理的档案交接单上交综合部，归档存放。
5.4.3 档案借阅时填写《档案借阅登记表》经主管领导签字，方可借阅。在借阅的过程中不允许在原始资料上作标记、涂改及拆卷、抽出材料。借阅完毕后按原样及时送回档案室。
5.4.4 年终档案归档结束后，将存档情况上报总经理。
5.4.5 定期检查档案存放情况，发现问题及时处理并上报公司领导。
5.4.6 档案一律存放在柜内，档案按工程竣工时间分区，按工程分类，按专业分号。按先后顺序整齐存放，并填写《竣工档案登记明细表》，档案号一竣工时间一工程名称一专业一顺序号。
6.档案分类管理说明
6.1 文件档案的管理：
6.1.1 文件档案主要是指公司各种有价值的凭证信函，文字记录和业内资料等内容。
6.1.2 公司各部门负责本部门归档文件材料的收集，保管，整理和立卷，并定期交档案室集中管理。
6.1.3 归档的文件材料必须完整、准确、系统，文件书写和载体材料必须耐保存，文件材料整理符合规范。
6.1.4 档案资料如因特殊情况，需修改，复印，摘抄，涂改等，属绝密或机密文件的必须由总经理审批，属秘密文件的必须由公司主管领导审批，各部门保密文件由各部门部长审批。
6.1.5 归档的文件档案以打印方式或手写方式形成，手写方式必须使用钢笔或碳素笔。
6.1.6 文件档案纸张的规格以A4纸为标准，特殊类型的纸张经整理后达210mmx297mm尺寸标准。
6.2 电子文档的管理：
6.2.1 收集、积累要求：
■记录了重要文件的主要修改过程，有查考价值的电子文件应被保留。当正式文件是纸质时，如果保管部门已开始向计算机全文处理的转换工作，则与正式文件定稿内容相同的草稿性电子文件应当保留，否则可根据实际条件或需要，确定是否保留。
■保存与纸质等文件内容相同的电子文件时，要与纸质等文件之间，相互保证准确、可靠的标识关系。
■在"无纸化"计算机办公或事物系统中产生的电子文件，应采取更严格的安全措施，保证电子文件不被非正常改动。同时必须随时备份，存储于光盘或移动硬盘类能够脱机保存的载体上，并对有存档价值的电子文件制作纸质拷贝件保留。
■用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。
■用扫描仪等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩方法，则应将相关软件一并收集。
■用计算机辅助设计或绘图等获得的图形电子文件，收集时必须保证其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件和各种数据。
■用视频设备获得的动态图象文件，收集时必须保证收集其压缩方法和软件;用音频设备获得的文件，收集时必须保证收集其属性标识和相关软件。
■由计算机多媒体技术制作的文件，其中包含前面所示的两种以上的信息形式，收集时必须保证参数准确、数据完整。
■通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，收集时必须连同专用软件一并收集。
■计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的各类参数、管理数据等应与电子文件一同收集。
6.2.2 收集、积累方法：
■及时按照要求制作电子文件备份。
■每份电子文件均需在电子文件登记表中登记。
■电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。
■电子文件登记表如果制成电子表格，应与备份文件一同保存，并附有纸张打印件。
6.2.3 归档要求：
■把带有归档标识的电子文件集中，制成归档数据集，拷贝至耐久性的载体上，至少一式二套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，复制第三套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。
■本标准推荐采用的载体按优先顺序分别是：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。禁用软磁盘作为归档电子文件长期保存的载体。
■存储电子文件的载体或包装盒上必须贴有标签，标签内填写编号、日期、名称、密级、保管期限、硬件及软件环境等信息。
■将相应的电子文件机读目录、相关软件、其它说明等一同归档并附归档电子文件登记表。
■需要长期保存的电子文件应当把归档电子文件与相应的机读目录存在同一载体上，如果是自行开发的应用软件，也应将软件及相关数据存在同一载体上。
■原电子文件数据集的载体在完成电子文件归档后，保留时间至少一年。
6.3 声像档案的管理：
6.3.1 声像资料的收集整理，原则上要保存声像资料原件(底片)，重要资料要附文字说明。
6.3.2 文字说明的编写要求：
■基本内容应包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
■应能准确解释档案材料的内容，概括其反映的全部信息，标注项目正确齐全。
■照片的自然张应由档案管理员按拍摄时间顺序编写文字说明。
6.3.3 声像档案存放期间定期对底片、胶片进行检查。
6.3.4 底片册、录音、录像带、软盘，应放在专用架内，严禁挤压堆放，并避开磁场源。对存放的照片要定期检查。
6.3.5 原版声像档案一般不得借出档案室，如有特殊需要，需由部门领导批准，方可限期外借。利用率高的声像档案可将复制件外借使用。
德州市第二建筑工程公司 编制日期：2016年10月8日
第二篇：建筑施工安全档案管理制度
河北省清苑县城市建筑安装有限公司
安全生产档案管理
(城建字[2010]32号 2010年2月8日)
目 录
第一章 总则
第二章 管理体制与职责
第三章 档案的范围、收集与移交
第四章 档案管理
第五章 档案利用
第六章 企业变动时档案的处理
第一章 总则
第一条 为了进一步规范一般工业企业安全生产档案管理工作，有效地保障企业安全生产管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国安全生产法》、《广东省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合一般工业企业的安全生产的实际状况，制定本指南。
第二条 本指南所称企业安全生产档案是指企业在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本指南适用于本市行政区域内非高危行业的工业企业。
第四条 企业安全生产档案工作是企业安全管理的基础性工作，是维护企业安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。企业对本单位安全生产档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将安全生产档案据为己有或拒绝归档。
第二章 管理体制与职责
第五条 企业应加强安全生产档案工作的领导，明确一位主要负责人主管安全生产档案工作，保证安全生产档案工作所需必要条件。
第六条 企业应设置专用安全生产档案室，配备具有安全生产及档案专业知识的专(兼)职人员，集中统一管理本企业安全生产档案，并对下属各部门的安全生产档案工作进行监督与指导。
第七条 各单位应建立健全本企业安全生产档案管理责任制和规章制度。 第八条 安全生产档案管理职责：
(一)凡是在企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
(二)企业安全管理部门负责本企业安全生产档案管理工作，各生产车间负责本车间的安全生产档案管理工作。企业安全管理部门负责对本企业安全生产档案分级管理作出规定。
(三)企业办公室负责收集企业领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。
(四)安全生产档案工作人员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和标准，协助本企业各职能部门对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
第三章 档案的范围、收集与移交
第九条 安全生产档案范围一般包括但不限于以下内容：
(一)企业安全组织方面的内容。
1.企业主要负责人的安全资格证书。
2.企业安全管理人员的安全培训证书。
3.分管安全工作的负责人的任命文件及其资格证书。
4.企业安全管理机构及其负责人任命文件。
5.企业安全管理网络体系。
6.其他与安全组织方面有关的内容。
(二)企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容。
1.企业主要负责人、分管负责人安全生产责任制。
2.企业各部门安全生产责任制。
3.企业各级人员安全生产责任制。
4.安全检查制度。
5.隐患整改制度。
6.安全教育培训制度。
7.安全奖惩制度。
8.消防安全管理制度。
9.生产安全事故管理制度。
10.设备管理制度。
11.特种作业人员管理制度。
12.劳动防护用品安全管理制度。
13.动火安全管理制度。
14.用电安全管理制度。
15.各工种、岗位或设备安全操作规程。
16.各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废的文件。
17.上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。
18.企业上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。
19.其他与安全相关的安全管理制度。
(三)安全监督执法检查方面的内容。
1.各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书、停产整顿通知书等各类执法文书。
2.企业落实执行各类文书所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。
3.安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
(四)安全检查方面的内容。
1.日常检查记录及处理情况记录。
2.月度、季度及年度检查记录及处理情况记录。
3.安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。
4.各专项安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。
5.各项检查的总结汇报材料。
6.其他与安全检查相关的材料。
(五)安全教育培训方面的内容。
1.企业安全培训计划。
2.企业主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。
3.员工三级安全教育记录。
4.特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。
5.换岗教育培训记录。
6.日常安全、宣传、教育培训记录及总结。
7.应急救援预案、演练记录及总结。
(六)安全投入方面的内容。
1.全年安全投入的计划及专项安全投入计划。
2.安全、宣传、教育培训投入的情况记录。
3.隐患整改方面的投入记录。
4.防护用品方面的投入记录。
5.安全防护设备、设施方面的投入记录。
6.安全评价、职业安全健康管理体系建设、安全代理方面的投入。
7.其他与安全有关的投入。
(七)工伤保险方面的内容。
1.参加工伤保险员工的名单。
2.企业为员工缴纳保险费的凭证或单据。
3.发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。
4.其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
(八)职业病防治方面的内容。
1.企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。
2.产生职业病危害的岗位的预防措施情况。
3.产生职业病危害的岗位定期检测检验报告。
4.接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况。
5.企业内确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。
6.其他与职业病防治相关的文件、材料。
(九)劳动防护用品方面的内容。
1.劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。
2.各类劳动防护用品发放记录。
3.员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
4.其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
(十)“三同时”管理方面的内容。
1.有关安全设施和劳动卫生方面“三同时”项目的文件、材料。
2.“三同时”项目的设计图纸及相关资料。
3.“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。
4.其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
(十一)安全防护设备(含劳动卫生设备，下同)方面的内容。
1.各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。
2.各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。
3.各类安全防护设备运行维护保养情况记录。
4.应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。
5.其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。
(十二)用电管理方面的内容。
1.企业用电管理制度及落实情况记录。
2.配电室运行状况记录。
3.临时用电申请及拆除记录。
4.配电箱等用电设施运行状况记录。
(十三)特种设备方面的内容。
1.特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。
2.特种设备的定期检验和定期自行检查的记录。
3.特种设备的日常使用状况记录。
4.特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。
5.特种设备运行故障和事故记录。
(十四)事故调查处理方面的内容。
1.发生事故情况经过介绍。
2.事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
3.事故调查收集各类证据。
4.事故分析会记录。
5.关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。
6.按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
7.企业月度事故报表。
8.其他与事故相关的文件、材料。
(十五)其他与安全生产相关的内容。
第十条 收集与移交的基本要求
(一)归档材料须是企业在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
(二)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
(三)归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目。
(四)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
(五)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
第十一条 归档时间
(一)基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档。
(二)企业及企业各部门在企业安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。
第十二条 安全生产档案工作人员负责有关归档材料的审核。
第十三条 安全生产档案工作人员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
第四章 档案管理
第十四条 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。
企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：
(一)安全组织。
(二)安全规章制度。
(三)监督执法检查。
(四)安全检查。
(五)教育培训。
(六)安全投入。
(七)工伤保险。
(八)职业病防治。
(九)劳动防护用品。
(十)“三同时”管理。
(十一)安全防护设备管理。
(十二)安全用电管理。
(十三)特种设备管理。
(十四)事故管理。
第十五条 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。
第十六条 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。
第十七条 企业应配置保存安全生产档案的专用柜屉和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
第十八条 安全生产档案保管期限分为永久、长期(1-5年)、短期(1年以下)三种。 第十九条 企业对保管到期的安全生产档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、安全管理部门负责人及安全生产档案工作人员组成的鉴定小组负责。企业安全生产档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁安全生产档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。 第二十条 企业应建立安全生产档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。
第二十一条 安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
第五章 档案利用
第二十二条 企业应建立和健全安全生产档案的借阅制度。借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和规定办理。...... 深圳市一般工业企业安全生产档案管理指南
(深安监管[2006]32号 2006年2月8日)
目 录
第一章 总则
第二章 管理体制与职责
第三章 档案的范围、收集与移交
第四章 档案管理
第五章 档案利用
第六章 企业变动时档案的处理
第一章 总则
第一条 为了进一步规范一般工业企业安全生产档案管理工作，有效地保障企业安全生产管理工作的顺利进行，根据《中华人民共和国安全生产法》、《河北省安全生产条例》、《中华人民共和国档案法》及有关规定，结合一般工业企业的安全生产的实际状况，制定本指南。
第二条 本指南所称企业安全生产档案是指企业在安全生产管理活动中直接形成的，对国家、社会及企业安全生产具有保存与利用价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第三条 本指南适用于本市行政区域内非高危行业的工业企业。
第四条 企业安全生产档案工作是企业安全管理的基础性工作，是维护企业安全生产、经济利益、合法权益的重要依据，是企业信息资源的重要组成部分。企业对本单位安全生产档案具有依法管理、保护、使用的义务和权利。任何个人不得将安全生产档案据为己有或拒绝归档。
第二章 管理体制与职责
第五条 企业应加强安全生产档案工作的领导，明确一位主要负责人主管安全生产档案工作，保证安全生产档案工作所需必要条件。
第六条 企业应设置专用安全生产档案室，配备具有安全生产及档案专业知识的专(兼)职人员，集中统一管理本企业安全生产档案，并对下属各部门的安全生产档案工作进行监督与指导。
第七条 各单位应建立健全本企业安全生产档案管理责任制和规章制度。 第八条 安全生产档案管理职责：
(一)凡是在企业生产及业务活动中形成的有保存价值的与安全关联性文件材料都应按规定收集齐全，整理归档。
(二)企业安全管理部门负责本企业安全生产档案管理工作，各生产车间负责本车间的安全生产档案管理工作。企业安全管理部门负责对本企业安全生产档案分级管理作出规定。
(三)企业办公室负责收集企业领导在企业安全管理和参加重大安全生产活动中形成的材料。
(四)安全生产档案工作人员应忠于职守，认真执行有关法律、法规和标准，协助本企业各职能部门对收集的安全关联归档材料的完整程度、准确性以及保存价值进行审核。
第三章 档案的范围、收集与移交
第九条 安全生产档案范围一般包括但不限于以下内容：
(一)企业安全组织方面的内容。
1.企业主要负责人的安全资格证书。
2.企业安全管理人员的安全培训证书。
3.分管安全工作的负责人的任命文件及其资格证书。
4.企业安全管理机构及其负责人任命文件。
5.企业安全管理网络体系。
6.其他与安全组织方面有关的内容。
(二)企业安全管理制度及相关文件、计划、总结方面的内容。
1.企业主要负责人、分管负责人安全生产责任制。
2.企业各部门安全生产责任制。
3.企业各级人员安全生产责任制。
4.安全检查制度。
5.隐患整改制度。
6.安全教育培训制度。
7.安全奖惩制度。
8.消防安全管理制度。
9.生产安全事故管理制度。
10.设备管理制度。
11.特种作业人员管理制度。
12.劳动防护用品安全管理制度。
13.动火安全管理制度。
14.用电安全管理制度。
15.各工种、岗位或设备安全操作规程。
16.各类安全责任制、安全管理制度及操作规程实施、修订及作废的文件。
17.上级部门有关安全生产方面的文件、通知及执行情况汇报、记录。
18.企业上报的各种安全生产方面的计划、总结、报告等材料。
19.其他与安全相关的安全管理制度。
(三)安全监督执法检查方面的内容。
1.各级政府及行业主管部门监督检查所发的安全监察指令书、停产整顿通知书等各类执法文书。
2.企业落实执行各类文书所采取的措施及落实情况及其上报上级主管部门的报告及记录。
3.安全监督执法方面的其他文件、文书和记录。
(四)安全检查方面的内容。
1.日常检查记录及处理情况记录。
2.月度、季度及年度检查记录及处理情况记录。
3.安全检查存在问题整改通知书及整改情况记录。
4.各专项安全检查的计划安排、检查记录及处理情况。
5.各项检查的总结汇报材料。
6.其他与安全检查相关的材料。
(五)安全教育培训方面的内容。
1.企业安全培训计划。
2.企业主要负责人、中层管理人员、安全管理人员及班组长安全培训的记录。
3.员工三级安全教育记录。
4.特种作业人员和特种设备作业人员资格证书及教育培训记录。
5.换岗教育培训记录。
6.日常安全、宣传、教育培训记录及总结。
7.应急救援预案、演练记录及总结。
(六)安全投入方面的内容。
1.全年安全投入的计划及专项安全投入计划。
2.安全、宣传、教育培训投入的情况记录。
3.隐患整改方面的投入记录。
4.防护用品方面的投入记录。
5.安全防护设备、设施方面的投入记录。
6.安全评价、职业安全健康管理体系建设、安全代理方面的投入。
7.其他与安全有关的投入。
(七)工伤保险方面的内容。
1.参加工伤保险员工的名单。
2.企业为员工缴纳保险费的凭证或单据。
3.发生工伤的员工获得工伤保险理赔的凭证或单据。
4.其他与工伤保险相关的文件、凭证或单据。
(八)职业病防治方面的内容。
1.企业内产生职业病危害的岗位情况及可能产生的职业病种类。
2.产生职业病危害的岗位的预防措施情况。
3.产生职业病危害的岗位定期检测检验报告。
4.接触产生职业病危害的岗位的员工及其身体检查情况。
5.企业内确诊为职业病的员工情况及其身体检查、治疗记录。
6.其他与职业病防治相关的文件、材料。
(九)劳动防护用品方面的内容。
1.劳动防护用品管理制度及其落实执行情况的记录。
2.各类劳动防护用品发放记录。
3.员工使用和佩戴劳动防护用品的记录。
4.其他与劳动防护用品有关的文件、材料。
(十)“三同时”管理方面的内容。
1.有关安全设施和劳动卫生方面“三同时”项目的文件、材料。
2.“三同时”项目的设计图纸及相关资料。
3.“三同时”项目的竣工验收报告及相关资料。
4.其他与“三同时”项目相关的文件、资料。
(十一)安全防护设备(含劳动卫生设备，下同)方面的内容。
1.各类安全防护设备的种类及型号等基本情况资料。
2.各类安全防护设备管理部门及设备运行情况记录。
3.各类安全防护设备运行维护保养情况记录。
4.应急救援设备的种类、数量和型号及管理部门、状况等记录。
5.其他与安全防护设备相关的文件、资料和记录。
(十二)用电管理方面的内容。
1.企业用电管理制度及落实情况记录。
2.配电室运行状况记录。
3.临时用电申请及拆除记录。
4.配电箱等用电设施运行状况记录。
(十三)特种设备方面的内容。
1.特种设备的设计文件、制造单位、产品质量合格证明、使用维护说明等文件以及安装技术文件和资料。
2.特种设备的定期检验和定期自行检查的记录。
3.特种设备的日常使用状况记录。
4.特种设备及其安全附件、安全保护装置、测量调控装置及有关附属仪器仪表的日常维护保养记录。
5.特种设备运行故障和事故记录。
(十四)事故调查处理方面的内容。
1.发生事故情况经过介绍。
2.事故调查组成人员名单及事故调查的相关会议记录。
3.事故调查收集各类证据。
4.事故分析会记录。
5.关于事故的原因分析、责任认定和防护措施的相关决定文件。
6.按“四不放过”原则对事故进行处理的文件。
7.企业月度事故报表。
8.其他与事故相关的文件、材料。
(十五)其他与安全生产相关的内容。
第十条 收集与移交的基本要求
(一)归档材料须是企业在生产过程中形成的与安全生产有关的各种文件、规章制度、技术资料、原始记录、图片、图纸等资料。
(二)归档材料应确保完整、准确、系统，反映企业安全生产各项活动的真实内容和历史过程。
(三)归档材料应按照上级有关部门的规定、标准和要求，进行整理、编目。
(四)用纸、用笔标准(不用铅笔、圆珠笔)，字迹清晰。
(五)具有重要保存价值的电子文件，应与内容相同的纸质文件同时归档。
第十一条 归档时间
(一)基础建设、物料购置与处理、产品生产等活动中形成的与安全相关联材料，在项目结束后整理归档。
(二)企业及企业各部门在企业安全管理过程中形成的材料可以按每月、每季或年归档，也可按项目或活动归档。
第十二条 安全生产档案工作人员负责有关归档材料的审核。 第十三条 安全生产档案工作人员应对各部门送交的各类安全生产档案认真检查。检查合格后交接双方在移交清册(一式两份)和检查记录上签字，正式履行交接手续。接收电子安全生产档案时，应在相应设备、环境上检查其真实有效性，并确定其与内容相同的纸质安全生产档案的一致性，然后办理交接手续。
第四章 档案管理
第十四条 企业安全生产档案整理应根据自身实际情况设立类目。安全生产档案类目设置要层次分明，概念明确，案卷排列应反映本企业安全生产档案的分类体系，便于科学管理与利用。
企业安全生产档案按档案的范围宜设置以下类别：
(一)安全组织。
(二)安全规章制度。
(三)监督执法检查。
(四)安全检查。
(五)教育培训。
(六)安全投入。
(七)工伤保险。
(八)职业病防治。
(九)劳动防护用品。
(十)“三同时”管理。
(十一)安全防护设备管理。
(十二)安全用电管理。
(十三)特种设备管理。
(十四)事故管理。
第十五条 特殊载体安全生产档案(录像带、照片、磁盘等)可按载体形式、所反映问题或形成时间进行分类编目。
第十六条 特殊载体安全生产档案要遵照有关照片、声像、电子档案的标准，按其载体形式分别保存，并注明与相关纸质档案的互见号。 第十七条 企业应配置保存安全生产档案的专用柜屉和保护设备，采取防火、防潮、防虫、防盗等措施，确保安全生产档案安全。对破损或载体变质的安全生产档案要及时进行修补和复制。
第十八条 安全生产档案保管期限分为永久、长期(1-5年)、短期(1年以下)三种。 第十九条 企业对保管到期的安全生产档案应进行鉴定。鉴定工作由企业负责人、业务部门的管理人员与技术人员、安全管理部门负责人及安全生产档案工作人员组成的鉴定小组负责。企业安全生产档案鉴定小组对经过鉴定后已失去保存价值的安全生产档案，应写出鉴定报告并编制销毁清册，报主管负责人审批。销毁安全生产档案时必须履行严格的签字手续，由两人以上监销，销毁清册应长期保存。
第二十条 企业应建立安全生产档案统计工作制度，并按规定向上级有关部门报送安全生产档案工作基本情况。
第二十一条 安全生产档案工作人员调动工作时，必须办理完安全生产档案移交手续后方可离岗。
第五章 档案利用
第二十二条 企业应建立和健全安全生产档案的借阅制度。借阅、复制有密级的安全生产档案，必须按照国家有关保密的法律和规定办理。......
第三篇：建筑工程档案资料管理细则
一、 资料的分类
根据资料的性质把资料进行分类,存放于不同的资料盒中,并在资料盒外贴上具体分类标签.
1、勘察、测绘、设计文件
1)工程地质勘察报告 2)初步设计图纸和说明 3)技术设计图纸和说明 4)审定设计方案通知书及审查意见 5)施工图及说明 6)设计计算书 7)政府部门对施工图设计文件的审批意见
2、招投标文件
1) 勘察设计招投标文件 2)勘察设计承包合同 3)施工招投标文件 4)施工承包合同 5)工程监理招投标文件 6)监理委托合同
3、开工审批文件
1)建设工程规划许可证及附件 2)建设工程开工审查表 3)建设工程施工许可证 4)工程质量监督手续
4、建设、施工、监理机构及负责人
1)工程管理机构及负责人名单 2)工程项目监理机构及负责人 3)工程项目施工管理机构及负责人
5、监理文件
1)监理规划 2)监理月报表中的有关质量问题 3)质量控制 4)分包资质审核 5)监理通知 6)合同及其它事项的管理 7)监理工作总结
6、施工文件
1)施工组织设计及其它专项方案 2)图纸会审纪要 3)施工日志 4)工程图纸变更记录 5)工程质量检查评定记录 6)质量事故及处理记录
7、竣工验收文件
1)单位工程质量验收记录 2)竣工验收证明书 3)竣工验收报告 4)竣工验收备案表 5)工程质量保修书
8、竣工图
1)建筑竣工图 2)结构竣工图 3)装修工程竣工图 4)电气工程竣工图 5)给排水工程竣工图 6)采暖通风空调工程竣工图 7)燃气工程竣工图
9、来往函件
1)监理公司来往函件 2)与施工单位来往函件
10、现场签证资料
1)工程量收方记录 2)零星记工
二、资料的收集与整理
档案资料应由工程部专职或兼职资料员进行统一收集与整理，并妥善保管。
1、档案资料管理人员应主动收集齐全所有工程资料原件。
2、所有资料应根据分类建立查阅目录，并即时进行编码登记，编码须按顺序用阿拉伯数字书写。
3、档案资料整理时书写的字体必须是仿宋体且字迹清晰工整。
三、资料的收发
1、须下发的公司文件或资料由档案管理员在发文簿上登记下发给相关单位资料管理人员并要求签字。收到的设计类、技术类文件由档案管理人员签收并登记，其它涉及经济、工期的相关文件及函件由工程部经理审阅同意后签收。
2、档案资料管理员在收到文件后，应立即将文件交工程部经理审阅，并根据需要复印送达相关人员。
四、资料的保管
1、档案资料收集整理后应立即放入档案柜，不得放置于其外。
2、档案资料柜的钥匙由档案管理人员保管，不得外借他人。
3、工程部其它人员须使用或借阅档案资料的，应在档案管理员处登记，并及时归还。
4、工程完工备案后，应将本工程档案资料完整移交公司档案库封存。
房地产开发有限公司
工程部
二〇一三年四月二十一日
第四篇：公司档案管理制度
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效地为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本制度。
一、 总则
(一)公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
(二)档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政部与总经理统一负责，统一管理。
(三)公司档案具体工作由行政部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的文书、音响、人事、会计、实物等档案均须由公司行政部管理，各部门不得分散保存。
二、 适用范围
适用于公司及各部门档案的收集、整理、分类、利用及归档。
三、 术语和定义
1、档案：指公司过去和现在各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、电脑盘片、声像、交卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案管理：指档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、提供利用等活动。
四、 职责
(一) 行政部门
1、负责公司档案的集中管理和制度执行及检查工作，并负责督促指导部门档案管理;
2、建立健全公司档案管理制度，指导、监督和检查执行情况;
3、收集、整理、分类、鉴定、统计、保管公司的档案和其他资料;
4、负责公司档案的利用和销毁管理，监控档案利用和销毁的全过程，确保公司档案的安全，指导
公司的档案管理工作;
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5、提高档案信息的利用效率，促进信息传递和沟通;
6、负责组织学习和培训档案管理办法、使用知识。
(二)其他各部门相关人员
1、负责在工作变动时，做好或协助移交工作，并及时通知行政部门;
2、向行政部门移交合同或文件资料原件或复印件;
3、负责本部门文件资料或合同复印件的日常收集、标识、贮存、保管、利用、归档;
4、财务部负责按国家财政制度规定独立建档保管财务档案资料。
(三)各部门主管人员
1、批准对自己部门资料或合同复印件的处置。
(四)总经理
1、负责对档案管理监督检查报告的审批。
五、 工作程序
(一)档案资料的收集
1、各部门相关人员负责对本部门日常工作中形成的合同及文件资料进行收集，并编制部门《文件(合同)管理记录目录》;
2、各部门文件、合同等资料原件需要保存的，各部门分别进行整理，并编制《移交目录》每季度向行政部门移交;
A、归档范围及移交时间 B、档案资料的标识
行政部及各部门对各自保管的档案资料编号，编号规则见公司档案管理规定。 C、档案资料的日常管理
a)电子类合同或其他需要保管的电子文件，应当及时存放于档案室指定电脑硬盘内或制作专门光盘进行编号保存。
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b)文件、合同资料要登记详细信息，并编制《文件(合同)管理记录目录》，以便检索利用。
c)文件资料、合同要科学排列，按编号顺序存放于文件盒内，并加以标识，整齐排放在档案柜中。
D、档案借阅
a)借阅档案要履行借阅手续，填写《档案借阅审批单》。借阅档案原件只限在公司内，不能带出;必须带出公司查阅的，需依照借阅权限由相关领导批准;
b)档案外借一般只借复印件，需借原件者须经总经理批准，借阅的档案交还时，必须当面点交清楚，如发现遗失或损坏，应立即报告直接上级;
c)借阅档案用完后，应及时送还，如超过借阅时间，须重新办理手续;
d)借档人必须爱护档案，不得擅自涂改、污损、勾画、剪裁、抽取、拆卸、调换、摘抄、翻印、复印、摄影，不得转借或损坏;
E、档案销毁
a)对已经失去利用价值的档案，销毁时，必须写申请销毁报告，编制销毁目录，报部门经理和部门分管副总鉴定，最后报总经理的批准，方可销毁。
b)执行销毁任务时，必须由行政部人员监销，监销人不得少于二人，并在销毁目录上签字。最后，把销毁目录和部门经理、总经理的批准手续文件，一并存档永久保存。
(二)档案管理细则
1、档案资料的归档范围
a)公司对外发出的公文，如给政府的请示报告类公文等;
b)公司收到的公文，如政府职能部门发来的与本公司有关的条例、规定、命令、决定、决议、指示、计划、核准文件、证书等文件;
c)本公司与其他单位来往的文书及权益文书等; d)本公司领导的批示、指示等;
e)重要的会议材料，包括会议的通知、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等;
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f)反映公司主要职能活动的报告、总结、工作日记、工作备忘等; g)公司的各种工作计划、计划考核、总结、报告、统计报表及简报; h)本公司与有关单位、个人签订的合同、协议书等文件正本及过程材料;
i)本公司干部任免的文件材料、员工奖励、处分、考核的文件材料、本公司员工劳动、工资、福利方面的文件材料等人事档案资料;
j)本公司发布的各类广告、宣传材料;
k)本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等; l)外出公务活动(如学习、考察、调查研究、参加会议等)所获得或形成的档案资料; m)财务档案资料; n)各种实物档案;
o)其他具有利用和保存价值的文件资料。
(三)档案资料的归档要求
1、归档的文件资料必须完整、真实、准确，如请示和批复、复印本和正式稿和附件等必须齐全;
2、一般资料按一份原件归档，重要文件和高使用率文件可以根据需要，按两份原件存档。经办部门根据实际需要留存复印件或影印本。如因业务处理需要，原稿须由经办部门保管，应经总经理批准后妥善保存，行政部以影印本归档。
3、声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者、归档声像资料必须是原版，在清晰、完整的特殊情况下可归档拷贝件;
4、子文件应有相应的纸质文件、资料一并归档保存、并做好电子文件存储设备信息的备份工作;
5、各种实物档案(奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等)必须原件归档，并保持其完好无损。
(四)档案资料的归档时间
1、即时归档
下列文件(含电子、声像资料等)应在传阅、办理结束或取得后即时归档： a)公司规定的密级文件;
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b)重要文件，如政府批文、核准文件、证照等; c)合同、协议书等正本及过程资料;
d)公司干部任免的文件资料以及关于职工奖励、处分、考核的文件材料; e)其他认为需要即时归档的资料、
2、定期归档
a)部门应在每月底前整理归档当月文件，编制档案清单交行政部; b)部门每年3月底前归档上年度文件与资料，并移交公司行政部;
3、电子声像档案的归档
a)重要电子声像档案应实时进行、随办随归;
b)一般电子声像档案归档应定期完成、一般每三个月一次制成光盘脱机保管;
c)每年三月底前必须向行政部移交上一年度的所有归档电子文件数据集，行政部核实后刻录成光盘等载体脱机保管。
(五)档案交接
1、部门内档案交接
部门档案管理人员工作变动或离职的，要填写《档案移交清单》，由部门负责人指定的接收人核实无误后签字，行政部见证。
(六)档案移交公司的流程
1、经办部门检查文件或档案，编制移交清单;
2、行政部根据移交清单，查收案卷与文件，并与部门每月提交的档案清单核对;
3、档案完整、齐全且符合公司要求，移交双方在移交清单上(一式两份)签字，双方各保存一份。
(七)档案保管
1、档案编号
a)档案按类别应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并且要有一定范畴，不能笼统含糊;
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b)档案分类各级名称经确定后，应参照《档案分类编号表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序一次排列，以便查阅;
c)档案分类编号内应预留若干空档，以备将来组织扩大或业务增多时，随时增补之用; d)档案分类及编号的增补、修订等由行政部结合工作和部门要求，组织实施修订。任何部门和个人不得随意修改;
e)建立《档案目录》存于案卷盒内，便于查阅。
(八)附则：本办法由公司行政部指定并负责解释。
公司图书资料管理制度(备用)
1、工具资料书籍的购买，由员工提出，经部门经理汇总后报总经理审批，然后由行政部统一订购;
2、期刊、杂志等的订阅，由行政部汇总各部门征订清单，报总经理审批后向有关发行部门订购;
3、购回的图书等资料由行政部人员负责登记、盖章、分类编号，统一保管;
4、凡需借用图书资料的员工需办理借阅手续;
5、期刊、杂志等图书资料由行政部安排专人管理，用完收存;
6、员工离开本公司时，应归还所借用的图书资料。
六、 相关记录
1、《文件(合同)管理记录目录》
2、《文件档案移交目录》
3、《档案移交清单表》
4、《档案借阅审批单》
5、《档案分类编号表》
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第五篇：公司档案管理制度
一、目的
为了规范公司档案管理，特制定本制度。
二、适用范围
本制度适用于公司各部门档案管理。
三、档案管理机构的设置及基本要求
(一)档案划分及管理部门
1、档案是指本公司过去和现在，在从事经营管理、科学技术、企业文化等活动中形成的对公司有保持价值的各种文字、图表、声像等历史记录。
2、行政部行政助理岗兼任档案管理员，负责档案资料的归档督促和日常管理工作。
3、公司档案根据其重要性和保密程度分为公司级和部门级，公司级档案应按标准规范进行分类，有规范的档案编号和标签，并建立电子与纸张分类目录。
(二) 各部门资料管理
1、公司所属各部门必须设兼职的资料管理员，规范部门档案管理，实行部门档案与公司档案归口管理。
2、各部门根据部门资料性质结合公司级档案管理办法，实行统一的标准分类管理。
3、档案的借阅和移交、销毁，必须按照公司管理规定执行。 四 、档案分类
(一)档案质量
1、档案封面应逐项按照规定用碳素钢笔或中性笔书写，字迹要工整，清晰，封面题名应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、档案文件禁止使用铅笔、圆珠笔、热敏纸等。破损的档案文件要进行修复处理。
3、档案必须遵循文件材料形成的规律和特点，保持文件材料之间的联系，区分不同的价值，便于保管和利用。
4、档案盒表面为《档案目录》，档案盒内文件没有提名的，由档案人员根据内容拟定标题。
5、档案盒封面应注明立卷人，审核人，立卷时间。
(二)立档
1、档案文件材料按照批复在前，请示在后，正件在前，附件在后，印件在前，定稿在后，重要法规性文件的历次稿件排列在定稿之后。
2、跨的请示与批复，有批复的在批复年立卷，无批复的放在请示年立卷;跨会议文件放在会议开幕年立卷;跨的规划放在第一年立卷;跨总结放在最后一年立卷。
3、档案文件资料按时间顺序排列，收交时公文处理用纸在前，收文在后;内部制发文件，发文正稿在前，依次为公文处理用纸，发文底稿。
(三)分类
1、档案各级分类应赋予统一名称，其名称应简明扼要，以充分表示档案内容性质为原则，并要一定范畴，不能笼统含糊。(如：证照类目、制度类目、文件类目、合同类目等)。
2、公司档案大致分为以下几类：
(1)证照类：营业执照及各类证照，注册资料、年检资料、公司章程等; (2)文件类：分外来文件(政府职能部门的往来文件)和内部文件; (3)制度类：管理制度汇编;
(4)合同类：分内部经营管理合同和业务合同两种。 (5)计划总结类：分计划及总结等;
(6)会议纪要类：办公例会纪要等
(五)档案编号
1、档案分类各级名称经确定后，应编制《档案登记目录表》，将所有分类各级名称及其代表数字编号，用一定顺序依次排列，以便查阅。
2、档案分类各级名称及其代表数字一经确定，不得任意修改，如确有修改必要，应事先审查讨论，并拟定新旧档案分类编号对照表，报总经理审核批准后方可修改。
3、公司档案员负责对各部门文件材料的收集、整理，按照《档案登记目录表》条款“对号入座”，各部门要积极配合公司档案管理工作。
五、档案归档及保存
(一)归档的文件资料，应按自然形成，保持历史联系的原则和归档要求特征及文件内容进行归档。
(二)归档的同类文件资料在卷内应分别装订。 (1)公司章程、合同 (2)股东名册
(3)组织规程及办事细则 (4)董事会及股东会记录 (5)财务报表 (6)政府机关核准文件
(7)不动产所有权及其他债权凭证 (8)工程设计图 (9)公司规章制度 (10)预算、决算书类 (11)会计凭证 (12)事业计划资料
(13)期满或解除之合约 (14)其他文书
(三)公司可根据实际情况拟订文件资料保存期限的补充规定。
(四)归档的文件资料种类，份数以及每份的页数均应齐全完整，每份文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复，转发文件与原件，多种文字形成的同一文件，均不得分开。
(五)按归档要求进行装订、编号、填写卷内目录表。全部档案组成后，要对档案做统一排列并编写档号。
六、档案日常管理
(一)借阅
1、借阅手续：
(1)各部门经办人员因工作需要借阅档案时，应由其部门负责人出示书面借阅审批单向档案员借阅，经办人必须在公司借阅登记表上签字。
(2)档案员接到借阅条，经核查后，取出该项档案，并在借阅登记表上注明借出日期和归还日期，以备及时催还。
(3)档案归还时，经档案员核查无异后，档案即归入档夹，填写归还日期，取消借阅记录。
2、借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借的档案，不得在文件上圈点、画线和涂改，未经批准不得复印和摘抄档案。
3、借阅人确因工作原因需要复印或摘抄文件，需借阅部门负责人填写申请，根据档案借阅的审批权限经相关领导批准后方可复印或摘抄文件。
4、借阅人应于规定期限内归还。如有其他人借阅同一档案时，应变更借阅登记，不得私自授受。
(三)移交
1、审核批准并指定其监交人后，方可进行移交。《档案移交登记表》需注明：移交档案目录、公司负责人意见、移交方签章、监交人签章、接收方签章、移交时间、移交原因。
2、移交前，按照清册清点;移交后，在清册上签字，《档案移交登记表》一式两份，移交方和接收方各一份并永久保管。
(四)保密
1、档案室的任务是集中统一管理公司已形成的全部文件资料档案，维护档案的完整和安全，主动做好档案的提供利用工作。任何无关人员未经许可不得入内。
2、档案管理员应忠于职守，遵守纪律，保守秘密，树立全心全意为公司各项工作服务的思想，主动，准确，迅速地为利用者提供档案资料。