办公室信息管理论文范文第1篇
摘 要：办公信息化促进了工作方式的转变和办公效率的飞跃，将成为未来办公发展新趋势。文章针对计算机信息技术在办公信息化上的运用进行了论述。通过查阅资料，对信息化办公的发展过程和现状进行了分析，总结现代信息化办公的四大功能及其重要性和现阶段存在的问题矛盾以及解决措施。
关键词：计算机；信息化办公；信息化建设；OA系统
计算机的诞生对全人类引发了巨大的深远影响和作用，伴随着信息技术的持续发展和进步，移动互联网技术已经渐渐渗入到人们日常学习、生活和工作的各个方面。近年来计算机科学技术已经逐渐实现了平民化，高校、政企业单位等都与计算机不可分割，然而计算机的完善与技术的进步也在不停推进着工作高效化和信息自动化水平的提升。在办公领域中计算机技术的广泛运用有助于达到正规化、序列化的操作，有利于协同作业，提高决策能力，积极推动了办公高效化发展并产生了良好效果。
办公自动化（Office Automation，OA）系统是20世纪70年代中后期西方欧美国家急速成长起来的一种较全面和综合性技术手段。经过我国改革政策开放以后，我国社会经济进入高速上升阶段，科学信息技术也开启了激流勇进的时代，增强单位竞争力和提高当代化企业的应变管理和长远发展能力，促使信息化办公跻身快速成长队列。我国的OA成长至今日，最开始从支持针对单机附带办公产物，成长为面对企业级别运用的重要办公工具，其发展过程大致分为以下3个阶段。
（l）传统的数据操作办公系统。其以数据结构规范化为保存和管理操作对象，突出对于数据的推算和统计水平，提高了文件管理能力。
（2）以作业流为核心的信息化系统。这一阶段的信息化办公完成了围绕作业流为中心。这种模式完全改进了前期信息办公的缺陷问题，以数据库文件管理、电子邮件、索引功能、小组共同作业等作为支持。其包含了许多便捷方法或模板，它以网络技术为基础，完成了对人员、工作事物、资料文档和大小会议的管理信息化。提高了个人办公效率，提升办公质量。
（3）以科学知识为主导的办公信息化平台。它核心是知识管理。其本身是一个系统性的项目，目的是协助单位发掘潜在的价值、定位到具有专业知识的人员、传播知识、高效运用知识。OA软件系统经历长期的成长日趋完善，作用也从原来的行政化信息办公处理，逐渐拓展到各个处理活动步骤，发展为部门作业信息办公化的不可分割组成部分。第三代OA的突出特点是信息科学技术、有效共同享用资源，即时通信等完美结合。
1 信息技术与办公自动化
1.1信息技术概述
信息是一个广义的总述，人类对于信息技术的认识有着差异，其运用目标和想法也有差别，因此对其的定义也有很大程度上的区别。信息技术包含的内容广而深且复杂，一来信息技术是一个科学专业的课程，另外，信息技术也包含在现实操作途径中的开拓与使用。随着计算机技术的普通化，人们的生活丰富性已与互联网技术密不可分。使用计算技术可以帮助我们完成各类信息的传递处理，如文本、图片、音视频等，也能完成对相关程序的必要管控。人员借助信息平台可以学习技术、提高认识、操作系统、处理数据等。
1.2办公自动化概述
办公自动化，是信息技术和现代化办公相结合的新型办公模式。平常见到的自动化办公包含在以往办公单位中添加的新设施，与此同时，添加的新技术也属于办公自动化的方面。自动化办公的运用，调整管理机制，提升工作效率时，加强协作作业水平，增强决策的落实力度，最终实现各个部门的作业效率得到质的飞跃。伴随着当今社会的持续进步以及科学技术的逐渐提升，计算機技术在信息化办公上的运用日趋成熟和完善，而且拥有着不可分割的重要地位。一来信息技术的合理运用可以为办公员工提供简便化、自动化的作业操作环境。另外自动化办公能很大程度上提升工作效率和效果，增强决策和办公水平。
2 信息化办公的功能及其重要性
信息化办公是一个包含文本处理、数据加工、办公业务操作、信息管理系统和决策支持在内的一个全面一体化新型办公系统。其主要功能有以下几方面。
2.1文本处理操作
文本处理工作是办公室的重要工作当中的一项，传统的处理手段都是依托于纸、笔，不同人员的反复修改、校对，费时费力。利用新型信息化办公，通过计算机可以编辑、排版、打印、存储、复制和自动校对等轻松操作，简化工作量，提高工作效率。
2.2对数据处理加工
数据处理是通过对数据的采集、保存、处理、运算和传递等操作的总称。其意义是从海量的初始化的数据中提取、分析出对于有价值的信息，为下一步行动和决策提供参考和依据。
2.3信息查询功能
当今是大数据时代，科学计算机可以快速、高效、批量记录、存储、分类、检索和阅读各种信息资料。从众多的数据库中检索出所需要的资料可能仅需要几秒钟的时间，这不是人工所能比拟的。
2.4网络通信功能
如今互联网快速的成长和完善，是网络信息时代的集中表现。网络通信的不断迭代，现代化网络技术的广泛运用，使地球村得以实现。通过计算机网络可以实现把整个部门关联起来，打破时间和空间上的限制，继而实现资源的共享，提高办公系统稳定性，分散协调工作。 伴随着计算机技术日趋成熟和不断完善，信息技术已经运用到各行各业中，并且实现着举足轻重的作用和意义。现代信息化办公可以更好地促进办公高效化，规范化，集成化，构建信息化办公平台，能够达到更好的交流和沟通，明确职责和分工内容，进而提高办事效率。
3 信息化建设过程现存的问题及应对措施
3.1对于现代化信息技术认知不足，队伍专业素质参差不齐
由于队伍建设中人员情况不一样，对于信息化、网络化认识不够全面，对于信息化办公的认可程度也各有所见，相对于喜欢接受新鲜事物的青年工作者，年长的人员对于信息化的接纳和认知都远不如前者，具体的操作也略显生疏，信息化办公往往得不到很好的运用和全面的执行，造成效率低下和消耗资源过多的局面。
3.2信息化设备陈旧落后，软硬件跟不上，缺乏维护
信息化办公需要依托于科学的软件和硬件设备，包括完善的系统、畅通的网络和专业的维护和解决问题的人员。没有这些基础条件，信息化办公就不能得到很好的运用，因设备原因跟不上发展需求反而可能南辕北辙，因此，需要软硬件更加兼容，达到信息化办公所需的基础条件。
3.3信息办公方式和制度有待完吾 网络信息化办公室建设的整体模式有待完善也是现阶段出现的重要问题。因为办公室有着固定的处理方向，新添加的信息化技术不能全面发挥其优势，再加上办公室信息化建设程度不同，造成信息缺少贯彻和兼容性。
3.4信息安全和人为操作不当造成的安全隐患
信息化办公固然安全方便，可是安全相关问题亦不容小看。人员安全意识淡薄，网络环境愈发复杂，安全问题日趋严重，加之缺乏全面系统的安全防护体系，让信息化办公暴露在危险的处境下，继而有可能造成操作系统瘫痪不能正常工作和数据资源的泄露呈现不可挽回的重大损失。还有一部分来自于人员的操作不当，没有正常合理地使用系统办公，造成人为安全隐患。
3.5应对措施
（1）加强对工作人员的简单培训和基础教育，提升对信息化的认知程度，构建完善的工作机制，建立随机考核方法，积极促进全面认识，达到扩大应用的作用。
（2）信息化建设需要依托于完善的基础设备才能发挥功效，可以成立专项资金，定期维护，不断更新，实现硬件、软件、网络等基础设施和配置和完善。
（3）提高网络信息系统的整合处理能力，整改提升信息化办公新模式，使之更加灵活、适合，贴近办公，突出信息办公的优势。
（4） -方面提高人员的安全意识，做到操作有记录，定期安排人员进修学习；另一方面为系统安装杀毒和安全防护软件，定期检测，采用身份认证、数据加密处理等方式方法。
4 信息化办公的进展
现如今我国的信息化取得了显著进展，信息及协作系统和办公自动化系统己成为当今企业的关键应用之一。在大数据、云计算、人工智能时代，信息化对于国家治理、企业决策、组织和业务流程都产生了巨大的影响。大数据挖掘为信息化办公建设和运作提供决策，云计算对大数据资源整合分析为信息化建设提供技术实施，人工智能则通过不断优化完善，使信息化办公更加简便快捷、灵活和易用。现阶段信息化的运用可以概括为七大信息化平台：知识管理平台、日常办公平台、信息集成平台、信息发布平台、协同工作平台、公文流转平台和企业通信平台。移动电子政务、数字化校园等都是信息化办公的成功案例，信息化离我们并不遥远，它就在我们身边.推动社会的不断发展和进步。
5结语
信息科学技术的日渐成熟为各企业带来了重要辽阔的成长机遇，同样科学信息建设也是促进企业完成调整结构加快转型升级的一个点。在科学信息越发高速发展的今日，科学技术不断完善和进步，信息化智能设备更新换代日新月异，移动化和智能化将成为未来企事业机关单位的发展和突破方向。利用先进的无线移动互联网技术，达到打破时间和地域等条件的限制，简便轻松地完成办公等。不断加强信息化处理技术在办公中的运用，完善单位各部门信息办公系统，落实加强企业管理和工作效率的保证。未来信息化办公的发展将对现代化信息化建设格局产生重要影响，现代信息化产业的进步和完善又会推动信息化办公的进步，二者相辅相成，共同促进。
[参考文献]
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办公室信息管理论文范文第2篇
他谦和儒雅：“院士的称号是个荣誉，同时也意味着新的责任和使命。”
他胸怀宽大：“时代为铁路提供了机遇，希望铁路领域出更多的领军科技人才。”
他自信从容：“为中国铁路科技进步感到骄傲，正在大踏步地走出去，让世界分享铁路科技成果。”
这就是何华武——2009年新当选的中国工程院院士给记者留下的印象。
作为中国铁道部总工程师兼客运专线总设计师，何华武主持并参与了百余项铁路干线、站场与枢纽的勘察设计与设计指导：致力于高速铁路系统设计、综合交通枢纽客运站、构建中国特色的高速铁路技术标准体系领域研究及工程实践。在高速铁路线路高平顺、高稳定性技术方面，取得线路空间线形、线形精确定位、无砟轨道及高速道岔等关键技术创新成果，应用于京津、武广、郑西等高速铁路，创造了世界铁路350km／h的最高持续运营速度，旅客乘坐平稳、舒适，中国高速铁路后来居上，技术水平达到世界一流；在铁路站场与枢纽技术方面，取得客运站、编组站、枢纽等关键技术创新成果，应用于北京、天津、武汉、广州等枢纽，解决了城市发展与铁路枢纽建设、提高运输能力与避免安全风险的多项难题：此外，他还主持并参与完成铁路第六次大提速工程，创造了世界客货列车共线运行铁路运输速度、密度、重量之最，提速技术达到了世界领先水平。
2008年，何华武荣膺何梁何利奖与詹天佑大奖：2009年，经过多次遴选，他被推举为中国工程院院士……这般殊荣，他是如何得到?又将如何自处?带着崇敬，也揣着疑窦，记者如约走进了何华武院士位于铁道部办公主楼的工作间。
推开办公室的门，西墙壁上那两张醒目的“全国铁路线路示意图”和2008年调整后的“中长期铁路网规划图”首先闯入记者的视线。因书籍资料、研究报告及设计文件侵占着每一方空间，简朴的办公室略显拥狭。衣着朴素的何华武站在其间，笑容可掬、神情亲切，流露出谦和儒雅的学者气息。
院士是这样脱颖而出的
调查显示，中国科学院院士和中国工程院院士(简称为“两院院士”)是我国最有科学技术成就和最具创造力的科学家群体。2008年最新统计表明，自1955年至2007年，我国只有1855人增选为“两院院士”。这对于拥有13亿人口之众的泱泱中华大国来说，可谓凤毛麟角!
何华武，这位生长于天府之国的巴蜀学子在成为院士的道路上经过了哪些历练?他以洗练的语言向记者介绍了自己的简历：在西南交通大学铁路运输工程系完成大学学业；在铁道科学研究院研究车站与枢纽现代化，1982年研究生毕业，获得工学硕士学位。毕业后即投身于基层实践，在铁道部第四勘察设计院当上了勘察队员，进行新线、既有线测绘，外业、内业工作使他练就了扎实的基本功，并成为同一届毕业生中第一个专业设计负责人、技术队长与总体设计负责人。在这看似平凡的工作经历中，何华武增长了才智，验证了理论，积累了丰厚的基层工作经验。他认为：“工程科技离不开‘科学研究、实验验证、工程实践、推广应用’这四大环节，这条路无捷径可走。”
言出践行。他是这样说的，也是这样做的。1990年，通过首批机关工作人员招考，何华武进入铁道部工作。先后担任项目工程设计主审，负责多个重大项目关键技术攻关。在这些工作岗位上，何华武数十年如一日地奋斗在铁路事业的前线，一方面要搞关键技术攻关，另一方面要深入基层，指导具体工程技术的落实。他办公室的灯光经常亮到午夜时分，他挥汗如雨的身影曾出现在祖国的多条铁路干线、枢纽现场上……关键技术的形成需要一次次的实验验证，一次次的修改完善，甚至一次次的重新开始!
功夫不负有心人。经过不懈的努力，在何华武的带领下，中国的铁路建设不仅在理论与技术上取得了重大突破，而且解决了许多实际问题。客货列车共线运行大速度差线形理论，揭示了速度与曲线参数相互关系，提出了参数选取方法，解决了曲线实设超高的难题，使第六次铁路大提速打破国外既有线时速230km的限值，实现了动车组时速250km、5分钟追踪与普速客车、5000t级货物列车共线运行。不仅大幅提高了既有线通过能力，而且为新建高速铁路提供了技术支撑：无砟轨道及轨道精确定位理论，克服了有砟轨道随行车速度提高和密度加大存在轨道蠕动加剧、形位难以保持、养修工作量大、通过能力受限等缺点，解决了线路的平稳性难题，使京津、武广等高速铁路，设计时速350公里，开通运营时速即达350公里。创造了世界铁路最高商业运营速度。更重要的是，如此快的速度，车体不晃、人也不晕，一杯水放在小桌板上只微微漾动，旅客们乘坐时感到平稳、舒适：山区复杂地形高速铁路高位选线理论，揭示了坡度、坡长与速度、功率的相互关系，减少了工程数量，降低了施工风险和运营安全风险，武广高速铁路设计446个坡段，其中58个采用了大坡度坡段，在五尖大山、大瑶山越岭区段，在降低施工、运营风险及减少工程投资方面取得显著效果，成果在贵广、向莆等铁路推广应用；客运站站场优化设计理论，解决了多线引入、列车进路交叉干扰和点线能力协调等难题，北京南、天津、武汉、广州南等站，股道分场设计，疏解了进路交叉、简化了道岔区设置，使到发线能力最大化。
上述种种铁路建设业绩的取得，都离不开何华武的贡献!同时，也为他参评院士打造了一个较高的、扎实的平台。
院士增选工作一直是全国工程科技界以及社会各界普遍关注的大事。谈到获此殊荣，何华武有许多感触。他认为，能获得院士的荣誉，除了自己长期艰苦努力、坚持不懈的毅力，更有国家的培养、人民的抚育，和以刘志军部长为首的部党组带领铁路行业践行科学发展观建设现代发达铁路网创造的机遇。也是前辈、师长、同事和家人的帮助、教育和支持的结果。取得的成绩，都凝结着参与者、参建者的心血和汗水。
希望铁路领域出更多的领军科技人才
评选上院士的何华武，念念不忘与他在同一条战线上工作的战友们，希望能有更多的“铁路人”成为领军科技人才。他动情地说：“中国的铁路事业发展到今天不容易，我们有一定的底蕴，在增强创新能力上做的非常出色，这与很多人的努力是分不开的，希望中国的铁路领域可以出更多的领军科技人才。”
中国地域宽广、幅员辽阔、气候变化大，地形、地质情况千差万别，中国铁路在建设中遇到的世界级难题为数不少。由此，中国铁路的发展与进步就站在了世界的制高点上，而解决了这些技术难题的人何其伟大!
何华武举例说，高原铁路青藏线突破了多年冻土、高寒缺氧、生态脆弱三大难题，每一项成果都包含了太多人的辛劳与智慧。而川藏铁路、滇藏铁路的地形、地质特别复杂，工程艰巨，修建难度不亚于青藏线，需要更多的人才去解决环保、设计、施工及运营管理中的难题。中国在琼州海峡、渤海海峡、台湾海峡都有修建跨海铁路通道的必要性，在实现超大跨径桥梁结构、软弱地基深水桥梁基础、耐高水压、大直径盾构设备
及深水施工技术等重大关键技术方面需要更多人才去攻克难题。高速铁路系统复杂，相互之间关联性强，影响因素多，为了保障行车安全、提高运输效率，减低运营成本，高速铁路普遍采用装备先进检测设备并具备综合数据处理和分析功能的高速检测列车，对高速铁路设施进行综合检测，世界还没有最高检测速度350km／h的“医生”，填补这项技术空白需要更多人才攻坚克难。
“这些都是世界级的重大工程技术难题。用工程科学技术解决了这些问题，我们的铁道工程技术便可以进一步领先于世界。而在攻克这些项目的关键环节与若干技术上的难关时，必定会产生很多的人才。”何华武充满自信地说。他认为，铁道行业的多个领域与专业都应培育和产生领军科技人才。
有创想才会有行动
谈到当上院士之后的工作规划，何华武的话匣子便打开了。他告诉记者：“院士之衔是荣誉，更意味着新的责任和使命。相对其他交通方式，铁路具有占地少、能耗低、碳排放少优势，增强经济与社会可持续发展能力，必然要构建现代发达的铁路网。中国铁路在完善现代铁路网、修建综合交通枢纽、修建大型跨海通道、国际通道、建设数字铁路以及使中国铁路标准国际化方面大有可为。”
如何又好又快地实现现代发达、完善的铁路网?他说，这包含三个方面的内涵：首先，是完善快速客运网。在今后的一段时间内，使快速客运网覆盖到50万人口的城市，覆盖全国90％以上人口，省会城市间总旅行时间节省50％以上：其次，是完善西部路网。中国西部亟待加强区际铁路通道，路网覆盖20万人口以上城市支撑地方经济发展；第三，对国家规划的“五纵五横”综合运输大通道内既有铁路完善复线建设和电气化改造，进一步强化通道内铁路运输能力和运行品质。
谈到不久的将来中国要修建的几条跨海通道时，何华武俨然一个大国铁路的总设计师。他站起身来踱到“中长期铁路网规划图”前指点江山、憧憬未来，激情地诠释着中国铁路事业波澜壮阔的明天-应在琼州海峡、渤海海峡、台湾海峡建设大型的跨海通道，使海峡两岸的交通更为便捷、联系更加密切。“然而，这些还不够，还要修国际通道。比如至哈萨克斯坦、吉尔吉斯斯坦等国的中亚通道；至俄罗斯、朝鲜的东北亚通道、至缅甸等国的南亚通道：至新加坡等国的泛亚通道等等。”何华武的手指在地图上流畅地划过，一条条铁路轨迹彷佛也日渐清晰……
关于中国标准国际化的问题，何华武认为，中国既有线提速、高速铁路、高原冻土铁路、艰险山区复杂地质铁路、重载铁路技术在很多方面已经达到世界先进和领先水平。“我们在沙特、委内瑞拉、叙利亚等国家都已有在建铁路项目。更多的国家也向我们伸出了合作之手，希望分享中国的铁路技术。”他不无自豪地感慨：“为中国铁路感到骄傲，我们正在大踏步地走出去。在这个过程中，我们要努力打造‘中华牌’的铁道技术与标准。”
“而数字铁路、智能运输的实现需要地理信息技术、卫星定位、遥感、智能图像处理技术、三维可视化技术、数据库以及信息平台等现代科技的支撑与投入，更需要一个任劳任怨、不怕苦不怕累的团队做事，这并非朝夕间即可完成的伟业。”
面对如此宏大的目标与浩大工程，何华武有自己的想法。他充满自信地说：“很多事情想都不敢想，就不可能有行动。没有行动，便一事无成。要敢走!没有任何道路是平坦的，既使历尽千辛万苦，也值得!”
百年轮回，天地佐鉴。20世纪初，詹天佑主持修建了第一条完全由我国的工程技术人员设计施工、运营管理的京张铁路，极大地宏扬了国威；21世纪初，何华武和他的战友们又使中国的铁路发展引领了世界潮流。历史，见证了中国铁路事业的腾飞，历史，书写了像詹天佑、何华武这样自强不息的中国铁路人的昨天和今天!我们在缅怀詹天佑曾经辉煌的同时，更期待何华武院士所憧憬的美好未来早日驾临，期待他和中国铁路人在中国铁路事业和世界铁路大发展大建设中完成更多更好的惊世杰作!
办公室信息管理论文范文第3篇
一、单位办公室信息收集以及档案管理工作的特点
随着现代信息技术的快速发展, 单位办公室的信息管理工作已经开始以计算机为中心, 并通过各类现代化的办公设备对各类信息进行快速的收集、整理、储存与使用。单位办公室信息收集工作的具体特点可以从以下几方面分析。首先, 信息的来源广, 数量多, 传播速度快。单位在其日常的运营工作中, 必须进一步增强信息收集工作的敏锐性, 对于单位内外部的重要信息进行及时地报送, 以确保单位管理层能够及时掌握情况, 作出反应。其次, 单位办公室的信息收集工作具有很强的参谋性。单位办公室对真实可靠信息的收集, 可以及时反映单位问题, 帮助各级领导快速掌握单位发展状况, 并有针对性地制定解决问题的对策。但是, 单位办公室还必须主动对信息的深度进行开发, 不断挖掘信息的深度和广度, 并及时做好档案存储工作, 为单位的发展提供真实的信息记录。最后, 单位办公室的信息收集工作和档案管理工作逐渐向着信息化方向发展, 单位需要制定完善的档案利用信息收集标准, 并及时对档案的利用数据进行分析和统计, 以便为单位的未来发展提供更加真实可靠的信息依据。
二、新时期加强单位办公室信息收集与档案管理的对策
加强单位办公室的信息收集和档案应用管理工作可以有效提升单位管理效率, 打破单位封闭的信息收集局面, 在单位内部形成全方位、多视角的信息档案系统, 提高单位内部的信息传递效率。为此, 笔者从以下几方面分析加强单位办公室信息收集与档案管理的对策。
(一) 现代单位必须创新单位发展理念, 高度重视信息收集和单位档案应用工作。单位领导应该始终将信息的收集和档案管理工作作为一项基础工作来抓, 并在单位内部形成共同做好档案管理工作的良好氛围, 建立档案管理网络, 为单位档案工作的有序开展奠定良好的基础。为此, 单位办公室的档案室必须制定严格的档案管理标准, 对信息收集和档案进行规范化管理, 进一步改进办公室的档案管理条件, 通过引进先进的技术设备, 逐步实现对单位信息的电子化处理, 提高单位档案的查全率和查准率。比如, 为了提高档案应用的有效性, 办公室可以将信息的收集进行分类归纳, 将档案管理工作与现代信息技术加以有效整合, 充分发挥单位档案的作用和功能。
(二) 单位办公室要注意提高信息档案的利用效率。办公室可以通过丰富单位办公室的档案门类以及内容等, 不断完善单位内部的各项规章制度, 促进单位档案管理工作的规范化发展。除此之外, 单位还必须加强信息档案的安全管理工作, 提高单位信息数据的安全意识, 比如, 单位可以依照档案工作规范, 在办公室开展档案分类大纲的编修工作, 确保各类信息档案数据的完整性、安全性和系统性。
(三) 单位办公室必须注重对单位内部各类日常信息资源的收集工作, 为档案存储奠定基础。单位要想提高档案应用的效率, 就必须确保信息资源的完整性, 对收集到的信息资源进行及时的存储保存, 并做好相关的移交工作;对于委托人的文件内容, 必须按照国家的相关保密规定进行保存, 不能随意公开或者泄露单位内部的工作机密;除此之外, 单位办公室的档案服务部门对档案的整理工作也应该符合国家规定的业务标准。比如, 在单位信息的日常收集工作中, 相关工作人员必须要有积极的参与意识, 深入了解单位各项活动的内容, 了解单位各个部门的工作进展和具体安排, 以更加快速地为单位发展提供档案信息服务。
(四) 单位办公室应该创新信息收集和档案管理理念, 注重信息技术在档案管理工作中的应用。现阶段很多单位办公室的信息资源存在信息收集不全面, 部门之间缺乏有效沟通的问题, 为此, 单位办公室的主管部门可以通过采用相关信息技术, 在单位内部实行信息收集、管理、鉴定、检索的信息化建设, 对于工作中存在的信息数量过大、内容笼统等问题, 借助信息技术手段对其进行细化分类, 优化档案的种类, 以更方便相关工作人员快速查找所需要的信息资源。
摘要：本文对办公室的信息收集与档案应用工作进行了简要分析, 指明特点并提出对策, 以期给相关的改进档案管理工作提供有益的借鉴。
关键词：单位,信息收集,档案
参考文献
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办公室信息管理论文范文第4篇
摘要：伴随着我国国民经济的迅猛发展，科学技术的不断进步，计算机技术已经被广泛运用到人们的生活与工作中，现今，以往所采用的传统的纸质化办公模式已经逐渐被计算机所替代，成为无纸化办公模式。虽然计算机办公给人们的工作、办公带来了极大便捷，但是计算机办公网络信息安全问题也随之出现，且已经成为社会各界广泛关注且迫切需要解决的问题。鉴于此，文章将对目前计算机办公网络信息安全中所存在的问题进行分析，并提出有效的防护对策，以进一步强化计算机办公网络信息安全。
关键词：计算机；网络信息安全；防护
近些年来，计算机技术与互联网技术的快速发展，给人们的日常生活与工作带来了极大的便利。但是，人们在享受计算机网络信息所带来的诸多好处时，其日益严重的网络安全问题也在威胁着人们，例如网络数据被窃取、病毒的侵扰、黑客入侵等等。为了强化网络信息安全，人们虽然也采取了一些措施，如设置防火墙、侵袭探测器等，但是依旧无法阻挡黑客的活动。针对这种现状，如何强化计算机办公网络信息的安全，确保网络中的重要数据不被窃取，已经成为当前所必须处理的一个问题。
1 目前计算机办公网络信息安全所存在的问题
1.1黑客的入侵
对现今的计算机办公网络信息安全而言，黑客是其所面对的一个最大威胁。所谓的黑客，指的就是通过计算机网络系统中的安全漏洞，对他人计算机网络中的信息、数据加以盗取、破坏的人。一般情况下，黑客会利用各种攻击手段（如监听网络、拒绝服务以及侵入系统等）对他人的计算机网络信息数据进行指定性的破坏，进而导致企业或者是事业单位的重要信息数据和个人的重要信息被窃取，严重的甚至将造成大面积的网络系统瘫痪，对计算机网络信息系统的安全性与可靠性造成极大的影响。
1.2计算机病毒
所谓的计算机病毒，指的就是会对计算机数据带来损害的一种程序，该程序具备自我复制、可触发性、传染性、潜伏性、寄生性以及破坏性等特性，其主要是通过复制、程序运行以及数据包传送等形式，在计算机中加以传播[1]。众所周知，计算机一旦遭遇病毒，那么计算机中的数据或者程序就可能会被破坏，进而影响计算机的正常使用。通常情况下，计算机病毒是经由闪存盘、硬盘、网络、光盘等渠道在计算机中大肆传播的。
1.3滥用合法工具
在一些系统当中，往往会配备某种工具软件，以用于优化服务质量、改善系统管理。虽然这些工具软件有着一定的优点，但是其也给了不法者可乘之机，不法者利用这些工具软件能够进一步强化攻击他人计算机网络的力度，且搜集各类非法信息数据。以NBTSTAT命令为例，该命令的主要作用为为系统管理员供应远程节点信息，然而这一命令也可能被不法者所利用，进而通过其搜集许多对系统有害的信息数据，比如用户名、NetBIOS名字以及区域控制软件的身份信息等等，而利用所搜集到的这些信息，黑客又能对口令加以破译。
1.4安全漏洞
（1）网络软件中的安全漏洞：一些网络软件在设计、编程的过程中，必定会存在一些不足与漏洞，这一点是无法避免的；另外，一些软件编程设计人员为了便于自己日后对软件进行修改，进而在软件设计过程中会构建一个后门于代码内，然而正是这个“后门”，方便了黑客入侵他人的计算机网络，进而严重影响到了计算机办公网络信息的安全性。
（2）网络协议中的安全漏洞：当前，TCP/IP协议是计算机网络中使用最为普遍的协议，但是这个协议本身就存在一定的安全隐患与漏洞，例如IP地址很容易就出现假冒、欺骗地址的行为，亦或者是IP协议支持源路由方式，具体而言就是经由过源点的指定，信息包能够被输送至指定节点的中间路由，这就给源路由被攻击提供了机会[2]。此外，如Telnet、SMTP以及FTP等应用层协议，由于其不具备相应的认证与有效的保密对策，极易遭到入侵与欺骗，且极易受到各种攻击，例如窃取数据、拒绝服务、篡改数据等等。
2 强化计算机办公网络信息安全的防护对策
2.1加强防火墙的设置
所谓的防火墙指的是由软件设备与硬件设备所构成的，用于阻挡各种不安全因素入侵计算机的一种保护屏障，是计算机网络信息防护工作者为了消除或防范计算机病毒，强化计算机各项防护能力（如预防病毒的能力、隔离病毒的能力等）所构建起来的防护体系[3]。为了保障计算机不受病毒的侵扰，计算机用户应当尽可能的不使用外来存储设备，例如U盘、硬盘等，并且禁止进入一些非法的网站，以此保护计算机网络的安全。
2.2做好信息加密
链路加密、节点加密以及端点加密等是现今计算机网络加密中常见的加密方式。其中链路加密的主要任务是确保节点间链路的信息安全；节点加密的作用是对源节点和目的节点之间的传输加以保护；而端点加密的作用就是对源端用户至目的端用户之间的数据安全进行保护。计算机用户可以依据自身的实际需要，选取恰当的加密手段，以此保障计算机办公网络信息安全不受侵害。
2.3加强访问控制技术的使用
计算机用户使用访问控制技术，能够保证只有特定的用户方能对网络内一些资源的有关数据、程序进行访问的资格，且对其中的资源进行使用不会受到非法盗取或访问。访问控制实施的手段有许多种，具体包含网络服务器安全控制、网络权限限制、属性安全控制、入网访问控制以及目录级安全控制等等。作为现今一种极为有效的防护措施，访问控制技术能够在一定程度上保障计算机办公网络信息的安全。
2.4强化计算机网络系统设计
加强对网络系统的全方位分析，且处理好网络运行质量的有效设计，对确保计算机办公网络信息的安全，具有重大意义。倘若在局域网中的两个节点之间展开通讯，那么数据极易被以太网中的全部节点截取，而并非是两个节点所接收，所以，對其中的一个节点加以监听就能够得到以太网内的数据包，之后对数据包加以分析，就能够获取其中的主要信息数据[4]。而为了避免该类事件的出现，可以强化网络分段技术的使用，进而达到阻隔非法用户和保密数据之间的联系，从而确保计算机办公网络信息的安全性，防范非法的监听。
2.5完善安全管理制度
在计算机办公网络安全建设中，三分靠技术，七分靠管理，可见安全管理在保障计算机网络安全中的重要作用。因为管理制度不健全，工作人员责任意识薄弱，造成办公网络极易遭受攻击与破坏。针对这种情况，企事业单位应当通过各种手段如计算机网络安全教育等，以提升工作人员的安全防范意识；同时，不断完善安全管理制度，比如构建健全的机房管理机制、改进网络使用制度、制定网络安全应急预案以及网络评估机制等，以此进一步加强对计算机办公网络信息安全的有效管理。
参考文献：
[1]杨文浩，朱玮.浅谈中小型企业办公网络信息安全的维护[J].知识经济，2013，（21）：123.
[2]王海峰.浅析计算机网络信息安全与防范措施[J].商品与质量·建筑与发展，2014，（3）：41-41.
办公室信息管理论文范文第5篇
【摘要】本文从办公自动化网络设计的一般原则出发，基于科研、设计、办公管理方面网络设计对安全性的特殊要求，并结合用户的需求，提出了具体的设计方案，主张采用COMMSCOPE SYSTIMAX? SCS结构化布线系统。
【关键词】网络；结构化布线；设计
一、引言
办公自动化网络建设，旨在把办公大楼的计算机等信息设备用通信电缆和网络设备连接起来从而实现社会各单位、部门之间以及各单位、部门内部之间的资源共享和信息的快速交换。
办公网络的建成能充分发挥各种信息设备的综合效益，并能形成包括多媒体信息在内的各种信息共享，为各单位、部门单位提供网络自动化的办公环境。办公自动化网络改变了传统的办公方式，使办公效率产生质的提升，是办公方式的巨大变革。
二、设计原则
办公自动化网络建设中，总的原则要从办公需求出发，力求提供一个安全、可靠、易管理的多业务网络平台。而基于科研、设计、办公管理的网络设计，除遵循一般原则外，确保网络的信息安全，是一个重要目标。
基于科研、设计、办公、管理方面的网络设计构建中，应按照国家标准，即《大楼通信综合布线系统.》（YD/T 926.3-2009）的相关要求，[1]同时应根据用户需求考虑设计原则。具体应该包括：
1.标准化及规范化。
选择符合工业标准或事实工业标准的网络通信协议、操作系统、网管平台和系统软件。采用标准化、规范化设计，使得系统具有开放性，保证用户在系统进行有效的开发和使用，并为以后的发展提供一个良好的环境。
2.先进性及成熟性。
为了保证整个系统结构、网络技术的先进性以及网络运行的可靠性，选择合理的、实用的、便于扩展与升级的网络拓朴结构。网络系统所用的设备、器材以及软件产品，应选择技术先进的、有技术保证的、得到广大用户认可的可靠厂家产品。使用主流的网络技术和网络设备，以保证符合网络技术的发展趋势。保证网络系统能够在很长的时间内满足应用的需要。
3.高可靠性。
应合理设计网络架构，制订可靠的网络备份策略，设备有充分的冗余设计；采取多层次的冗余备份手段和技术，保证设备发生故障时能在最短的时间内恢复，以最大程度的保证网络的正常运转。
4.高性能。
网络链路和设备具备足够高的数据转发能力，大幅提高网络带宽，保证各种信息（数据、图象）的高质量传输，从桌面至主干交换机各级网络设备全方位的采用智能化网管设备，尽量避免拥塞，在改善相应时间的同时还应提供对服务质量的保证机制。
5.灵活性及可扩展性。
根据未来业务的增长和变化，网络可以平滑地扩充和升级，尽可能的选取集成度高、模块化、各通用的产品，最大程度的减少对网络架构和现有设备的调整。
6.高可管理性及可维护性。
因系统节点众多，网络规模大，所以要求能对网络实行集中监测、分权管理，并统一分配带宽资源。计算机网络是一个比较复杂的系统，在设计、组建一个网络时，必须在通信网络、资源配置、系统服务和网络管理上有良好的分层设计，使网络结构清晰，合理的设备布局，便于使用、管理和维护。此外，整个网络系统建成后应整理一套完整的文档资料，以便提高整个系统的可管理性与可维护性。
7.兼容性。
支持国际上通用的网络协议、路由协议等开放的协议标准，形成一个开放型的网络，有利于保证不同品牌网络设备之间以及与其它网络（如中国教育网、公共数据网、学校之间等其它网络）之间的平滑连接互通，以及将来网络的扩展。
8.整体规划安排。
从网络建设全局和全面工作需要出发，考虑部门的地理分布和通信条件，整体规划网络建设方案，对网络系统的目标、总体结构、服务功能、经费预算、建设步骤等重大问题作出规划。
9.优化性能價格比。
在满足系统性能、功能以及考虑到在可预见期仍不失其先进性的条件下，尽量使得整个网络系统所需投资合理，以便构成一个性价比优化的网络系统。
10.安全性。
对于科研、设计、办公、管理方面的网络设计，是十分重要的一个方面。要根据网络管理制度和网络策略制定一套完善统一的安全策略，采用合适的技术手段，将科研、设计和办公管理采用接入交换机的方式利用隔离防火墙将其分割开来，以充分保证网络的安全，有效防止外部攻击，并保证关键数据不被非法窃取、篡改或泄漏。规范用户合理使用网络资源。要根据不同部门划分出不同的VLAN，对不同的部门进行隔离。对于有的VLAN之间的交互，则通过在核心交换机做路由来保证VLAN之间的互通。由此而形成一个良好的安全的高性能的网络体系结构。
三、设计方案
1.COMMSCOPE SYSTIMAX? SCS结构化布线系统的采用
目前，科研、设计、办公、学校、酒店、商场、娱乐中心等各行各业对办公网络自动化系统的需求都有所不同。
针对不同的用户，应采用不同的网络布线方案来保证其网络的传输速度及网络的安全性。结构化布线系统作为将来所有信息传输的主要通道，必须支持现在以及未来语音、数据、图像等信息高速传输的要求。而网络布线系统作为数据网络、通讯系统的基础平台，是建筑物内或建筑群之间的一个模块化、灵活性极高的信息传输通道，是智能建筑的“信息高速公路”。
结合当今国际国内先进的技术，并充分考虑科研、设计、办公管理及未来多媒体信息高速传输的要求，我们主张采用COMMSCOPE SYSTIMAX? SCS结构化布线系统。
要想建立一个高效的信息网络，必须有一套完整的高品质网络布线系统，采用传统的布线方式将难以满足以上要求。针对用户需求和本布线工程性质，采用贝尔实验室（Bell Labs）开发和研制的建筑物与建筑群结构化布线系统SYSTIMAXSCS。这是一套针对宽带综合数字业务网（B-ISDN）需求而特别设计的配线系统，符合中华人民共和国邮电部颁布线标准“大楼通信结构化布线系统规范” （YD/T 926.2-2001），它早在1986年就通过了北美电子通讯标准协会（TIA/EIA 568-A）的认证，一经推入市场便立即获得了全球广泛的响应。
COMMSCOPE公司SYSTIMAX SCS是一个端对端的全套布线解决方案，所有产品都是由COMMSCOPE科技公司独家研发、生产，而没有任何一种产品是与其他厂家OEM生产的，这样就能充分保证的产品性能的完整性和优良的匹配性，这一点在COMMSCOPE SYSTIMAX? SCS结构化布线系统中尤其重要。
基于科研、设计、办公管理的网络设计，我们应综合考虑其企业共有部门，所有数据点汇聚到中心机房，在机房内采用核心交换机和接入交换机的方法，将科研、设计及办公管理分隔开来，以确保科研部门数据安全。数据采用安普超五类布线系统。
2.具体方案
（1）综合布线将覆盖到整个办公楼，需要布点的房间均设置数据信息点。
（2）网络中的数据将以高速传速，到达桌面均为100M网络，由于水平布线采用安普超五类布线系统，完全可以满足现100M网络的需要。
（3）办公中心机房设在顶楼。通过结构化的布线达到便于统一管理和维护，并在机房里设立专用机柜，机柜中有便于集中管理双绞线的配线架。
（4）中心机房使用1个2米专用机柜用于安装网络交换机及路由器。
本方案的特点：
（1）极强的模块扩展能力。
有足够的端口冗余，可通过增加交换机的模块的数量实现网络扩展。
（2）提供TRUNK和冗余功能。
本方案中交换机支持Port Trunk和L2 Trunk技术，可以选择通过绑定多个端口达到更高的网络带宽，同时提供良好的线路冗余
（3）强大的三层交换功能。
核心交换机实现基于IP的三层交换能力，通过划分子网VLAN和设置访问规则，可极大程度上提高网络传输性能和安全特性，极大方便用户对网络进行管理。
（4）ACL的应用。
对于那些确实具有网络接入许可，担试图访问未得到授权的网络资源的用户站点，锐捷系列产品的多层交换引擎能在进行高效的第三层交换的同时，根据用户的IP地址限制其访问不被授权访问的服务器。
3.网络拓扑图及设计说明
关于图1，以一实例来说明：
有一幢7层的办公楼，每层楼高3.5米、面积为15x25=375平方米，其总高度为3.5x7=24.5米.按每10平方米一对数据和话音信息点算，每层楼共有数据和话音信息点各38个，7层楼共有数据和话音信息点28×7=196个。其部门有：重点实验室；CAD设计室；科技情报所；信息中心；检测中心；办公自动化管理。其中心机房考虑设在顶楼。设数据点为196个。计算机网络中心设在7楼。
图1 网络拓普通
图2 办公大楼SCS结构化布线图
设计考虑：
（1）用于传输数据的垂直主干线可采用6芯多模光纤（MMF），一对（两芯）光纤可传输一种数据，另外二对光纤作为备份。
（2）用于传输数据的水平线可采用四对五类UTP（4 pairs cat.5 UTP）。
（3）光纤配线架的设置。光纤通过光纤连接头（也称光纤模块）安装在光纤配线架上，光纤配线架有8口、16口、32口、48口等八种型号可供选择，每种光纤配线架上分别可安装4个、8个、16个、24个光纤连接头；光纤连接头有2芯和4芯两种型号可供选择.考虑到每层楼有6芯光纤，7层楼共42芯光纤，故MC选用2芯光纤连接头21个、24口光纤配线架2个；每层楼HC选用2芯光纤连接头3个、8口光纤配线架1个。[2]
对图2说明如下：
（1）数据信息点采用一台锐捷RG-S3750做为中心交换机。
（2）由于科技情報、信息中心、检测站对外数据交换比较多。所以核心交换机为千兆线速交换，各核心节点之间数据可高速稳定传输，保证了整个网络具有极高的吞吐量。服务器通过千兆网卡与中心交换机千兆电口、光口相连，使服务器可以得到更大的带宽和性能的提升。
（3）该办公楼部门比较多，其中一些部门保密性比较重要。因此要求在网络发生被攻击、破坏事件的情况下，必须尽可能地快速恢复网络信息中心的服务，减少损失。因此，信息安全系统应该包括安全防护机制、安全检测机制和安全恢复机制。
（4）安全防护机制是根据具体系统存在的各种安全威胁采取的相应的防护措施，为了实现网络的高可靠性，应考虑关键网络设备冗余。当其中一个设备因故障停止工作时，另一台设备自动接替其工作，提高网络的可靠度。
（5）安全检测机制是检测系统的运行情况，及时发现和制止对系统进行的各种攻击。安全恢复机制是在安全防护机制失效的情况下，进行应急处理和尽量、及时地恢复信息，减少供给的破坏程度。锐捷系列产品的多层交换引擎能在进行高效的第三层交换的同时，根据用户的IP地址限制其访问不被授权访问的服务器。
4.服务质量（QoS）机制
本网络设计方案采用的交换机支持802.1P、端口优先级、IP TOS、多层过滤等QoS策略，具备MAC流、IP流、应用流、时间流等多层流分类和流控制能力，实现带宽控制、转发优先级等多种流策略；支持网络根据不同的应用以及不同应用所需要的服务质量特性提供服务；实现网络的高效、可靠运行，支持数据、话音和视频之间的无缝集成。从而为用户提供良好的QoS保证，具有下列一些特点：
（1）整个网络在技术上定位为以光纤为主要传输介质，网络体系结构采用TCP/IP为主要网络协议。
（2）骨干网交换设备采用具有第三层交换功能的千兆设备，网络支持IP组播、服务质量（Qos）、服务类型（Cos）；具备足够的背板带宽和第三层转发速率，满足高速端口之间的线速交换，支持链路聚合。
（3）路由协议和IP包转发要能提供高速路由查找和包转发机制，体现高速宽带网络和新一代因特网的特征。支持RIP、OSPF、IGRP、EIGRP、BGP等路由协议。
（4）汇接层交换设备应具有千兆上联端口，支持VLAN、支持多链路聚合，有足够的端口密度，支持策略路由和安全控制的二层、三层交换机。
（5）网络的扩展能力。包括设备交换容量的扩展能力、端口密度的扩展能力、骨干带宽的扩展，以及和外网联接带宽的扩展能力。
（6）网络建设中考虑到了网络安全设备，满足了以下要求：支持SNMP、浏览器和命令行配置，支持数据包过滤、支持NAT和VPN，具有协议状态检测和完善的用户认证体系（支持LDAP）和DMZ非交战区，支持流量统计和计费，支持实时报警和实时入侵监测，能防止Dos攻击并具有日志管理功能，并采用隔离防火墙将重要部门与普通部门分隔开来。网络服务器根据需要应具有足够的I＼O吞吐能力、CPU处理能力，内存、外存容量及总线性能。
四、结语
总之，在网络设计中，我们必须根据现行的国家标准，并结合用户的需求来考虑整个网络的设计方案。对科研单位等重要涉密部门，必须考虑其保密及安全性，应尽量考虑采用隔离防火墙来保证其部门的安全性。
随着计算机及互联网技术的发展，移动设备增多，笔记本电脑、移动电话等移动设备对Internet网接入的需要，必須考虑无线连接的方法。如无线路由器（Wireless Router）好比将单纯性无线AP和宽带路由器合二为一的扩展型产品，它不仅具备单纯性无线AP所有功能如支持DHCP客户端、支持VPN、防火墙、支持WEP加密等等，而且还包括了网络地址转换（NAT）功能，可支持局域网用户的网络连接共享。在室外会议、展会、会场、工厂、家里、车站、码头、民航机场、饭店等场所，移动设备在WIFI安全保证下，都能够轻松地与Internet连接。随着无线网络技术的发展与成熟，我们还可以利用无线网络，对办公室，家庭进行远程监控，对工厂及一些操作人员不容易到达的危险地方进行远程控制。
参考文献
[1]中华人民共和国邮电部.大楼通信综合布线系统（YD/T 926.3-2009）[S/OL].http：//dbpub.cnki.net/grid2008/dbpub/detail.aspx？dbname=SCSD&filename=SCSD000005877565， 2043-05-08.
[2]戴祝英，王刚.如何设计结构化布线系统[J].小型微型计算机系统，1999（5）.
作者简介：
向文鹏（1954—），男，云南昆明人，昆明协和盛昌通讯有限责任公司工程师，主要从事电子技术工程工作。
谭晓健（1964—），男，云南昆明人，云南大学副教授。
办公室信息管理论文范文第6篇
摘要：近年来，随着信息化和网络化的快速发展，高等学校的办公方式也在逐渐发生变化。传统的办公方式已不能和现代社会的要求相适应。因此，高校办公方式正朝着自动化方向快速发展，电脑已成为必不可少的工具。但随之也带来了许多问题和争议，于是完善高校办公自动化系统便显得尤为紧要。
关键词：高等学校；办公自动化系统；完善
俗话说：“工欲善其事，必先利其器。”把这句话用在高校办公领域，就是说若想提高办公效率，减少办公成本，必须先要完善办公系统。针对高校构建和如何完善办公系统，本文将从以下几个方面进行闡述。
一、办公自动化发展趋势与现状分析
由于软件的商品化，使各高校办公变得相对孤立和封闭，无法与外界进行沟通和交流。大多数系统都有其独立的用户验证机制，高校办公系统也不例外，若想要其实现统一验证，就连采用SOA都很难，更不要说互相配合实现统一。另外，产品化软件的二次上升的空间具有局限性。商品化的产品需要面向的群体是所有的用户群体，而每个部门都是独一无二的，都有一套完整的适合自己本身的机制和特点。所以在此基础上，产品若想到具体部门实践，就必须根据部门需求在所谓有限的空间里进行再次开发，这种做法即使开发商自己愿意，然而在现在的市场上，产品每天都在更新，定制的功能又成了一个难以解决的问题。随着技术的不断进步，原有系统的弊端也日益明显，比如安全防护性能、工作流程设计的局限性，这些问题对信息化的发展起到了阻碍作用，甚至某些办公自动化产品对它的发展已具有了危害性的作用。
二、实施并完善高等学校办公系统建设的必要性
现代大学在全球网络化和信息化的不断影响之下正逐渐在转变，由原本的传统型向综合型和科技型跨越，学校的活动领域也开始多种多样，不再只是单一传统的学术研究型。这种改变带来了大量的工作，在有限的时间内就必然要提高工作效率，此时高校办公自动化建设的实施与完善便尤为必要。高校各个部门的工作效率都直接影响着学校各项工作的开展和进行。从负责操办高校各项具体事务和制定与推行学校的各项规章、章程以及各种政策的行政管理部门，到与之相对应的服务职能部门都无一不与之息息相关。所以，信息技术在高校办公中被越来越广泛地应用，通过将现代计算机网络技术、通讯技术与传统的信息处理技术相结合对传统办公方式进行变革，实现了对文字处理、信息传递、存储与检索的现代化管理，并针对各个部门的具体实际配置办公资源，为各个职能部门的工作人员建成了一个共享的桌面办公环境。
通过这个办公平台，使信息传达更加及时，从而避免了传统办公方式中信息传递过程中会出现的遗漏、错误等结果，使办公质量和效率得到了大大的提高，达到事半功倍的效果。同时还起到了穿针引线的作用，它使各部门之间的及时交流和工作中的互相监督与高效协作得以实现，并加以推进。因此，只有构建完整的高校体制、完善高校办公系统才能使办公效率得到提高，而且同时还能顺应形势，迎合未来社会对现代办公的要求。
三、完善高等学校办公系统的建议和措施
完善高校办公系统在实践和推广过程中也出现了一系列问题，比如功能需求不断变化、维护困难等。所以，建立和完善高校的规章制度、加强各工作人员培训、加强办公系统运行监管，以及改进办公自动化系统便成为了推动办公自动化在高校发展的必然措施。
（一）建立和完善高校规章制度
在高校办公系统的建设与完善过程中，工作人员的办公行为尤为重要。因此，要逐步建立和健全各种规章制度来规范要求工作人员的办公行为，使之与办公自动化系统相互适应、相互协同。目前，办公自动化系统还没有国家统一的标准电子文档的法律效力。现阶段的电子公文的审核、签批等的有效性受到质疑，因此公文归档仍是以纸质文档归档为主，而不是完全的电子公文归档，因而建立和完善与高校办公相适应的相关规章制度迫在眉睫。在自动化系统的管理过程中，还必须确保电子文件的合法性、安全性和有效性，这就需要有一种管理监督的制度。规范工作人员的操作程序，制定有关的使用、授权、录入、保密等制度，对电子文件的使用、存档、销毁等进行规范管理。
（二）加强人员培训
在办公自动化系统中，要想确保办公自动化系统的良好运行，则必须拥有一批高素质的工作人员。只有要求工作人员不断提高自身素质才能保证系统的高效和稳定。高校办公系统的用户包括校级领导、部门领导、基层人员等，这些用户的级别不同，自然培训的内容也不尽相同，并且要编写不同的使用手册来满足不同用户的不同需求。为了确保培训能够有条不紊地进行，必须拟定严格的人员培训计划。首先领导要起到模范带头的作用，接受并做好培训，并检测它的有效性，从而使其得到推广；然后对各部门负责人进行培训，由他们去组织和培训本部门中其他人员；最后再对接受培训的人员进行考核，确保他们都真正掌握了怎样使用办公自动化系统。
（三）加强系统运行监管管理
信息安全是高校自动化办公顺利进行的核心，也是网络系统中一个非常重要的问题。由于操作系统和各种自动化软件本身的漏洞，工作人员网络安全知识缺乏或主观防护意识不强，使网络极易导致病毒感染、数据破坏和信息泄密，严重的后果不堪设想，种种现象已经引起人们的高度重视。目前，学校办公自动化系统正处在网络构建和完善初期，现阶段我们应该制定出相应的安全策略，对学校办公自动化网络的信息安全需求进行全面系统地分析与整合，针对学校自动化办公网络系统中信息存在的形式和运行特点，对学校信息的安全级别进行科学合理的评估和划分，并且加强系统运行监管。根据学校实际情况，具体可以采取以下措施。
1.定时检查网络安全以防链路老化、人为破坏、被动物咬断等，及时修复网络设备自身故障。
2.安装防病毒软件并及时对系统进行更新，网络设备应使用较为复杂的密码，对于外来的软件一定要先进行病毒查杀后再使用。
3.若系统发生故障，应最大限度地减少损失，这就要求系统管理人员及时进行数据备份及系统维护等。
4.系统管理人员要对各办公人员进行有效地权限控制，避免公共资源不能使用、公共信息不能浏览或者不是其访问权限内的机密信息遭到泄露甚至破坏的情况发生，或者因为工作调动交接而造成信息泄露的情況。
5.不能只依靠防火墙等单个的系统，还要安装定期检测系统，并定期进行检查，安全使用计算机。
6.制定一份完整的内部管理、审核制度和信息监督制度，并严格实施。
（四）改进高校办公系统
高校办公自动化系统建设成功与否在于学校各工作人员对它的重视程度。它是一项十分复杂和综合性强的系统性工程，涉及到学校各方各面的工作。为了能够较好地完成，必须制订一个严谨的计划。首先，高校应该建立一个可以指挥整个学校的办公自动化建设的组织领导性机构，各级领导起到模范引领作用，带头使用办公自动化系统，从而使整个学校工作人员的办公自动化意识得到加强。从思想上去克服抑制已经成为习惯的工作模式，积极主动地去探索并接受新的办公方式，用自动化和信息化技术来改变高校工作面貌，提高工作的效率，从而达到事半功倍的效果。因此，高校各级领导对推进办公自动化系统建设的重视和观念更新是让它能够彻底走入高校办公的推动力量。完善高校办公自动化系统建设，应该结合学校自身的管理需求和资源状况，提上学校教育信息化建设的章程。在充分考虑近期的投资能力和建设目标的基础上，为办公自动化系统建设的进一步发展实施和扩展留有一定广阔的空间。在办公自动化系统的建设过程中，要坚持着眼于经济实用，在清理疏通各部门之间信息渠道的基础上，以校园网为主体环境，对全校已有的管理系统进行梳理和整合，使用全校范围的办公自动化系统，建立全校共享数据库，真正实现高校办公自动化的人力资源、数据资源和设备资源的共享，真正构建一个既高效完善又合理便捷的高校办公系统。
四、结语
通过以上论述可知，构建完整的高校体制和完善高校的办公系统对高校内部各项工作效率和工作质量的提高有着十分重要的意义。因此，我们应该在当前的基础上，不断地进行市场调研和产品研究，从实际出发，一步一个脚印地去逐渐完善系统本身。并且从自身做起，从精神上支持并重视这件事情，为加快高校行政管理高效化进程的步伐贡献一份力量。
参考文献：
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[3]董葆营.如何推进高校办公化建设[J].教育科普，2006，（5）.