高等学校档案是指高等学校在行政管理、教育教学、科学研究等各个环节中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同载体的文件材料。高等学校档案工作是办好学校的重要基础工作之一, 也是衡量学校教育质量和管理水平的重要标志, 档案工作应是学校评估的重要内容之一。高等学校的档案工作基本环节包括收集、整理、保管、鉴定、统计、开放、编研等环节, 收集和利用是档案业务工作中非常活跃的两个环节, 收集是档案工作的入口, 利用是目的。在高校中, 收集和利用环节还有待加强。本文重点探讨收集和利用两个环节。
1 高校档案的收集工作
学校档案的收集工作, 就是按照党和国家的有关规定, 通过例行的接收制度和专门征集办法, 将分散在本学校内部各科室和个人手中的档案, 以及散失在社会上的重要档案, 集中收藏在本学校的综合档案室, 实行统一管理。
1.1 高校档案收集工作概况
档案材料的收集工作不仅是档案管理工作的起点, 同时也是关键点。档案收集工作的质量和效率的高低直接关系整个档案管理工作的质量。高校档案遍布学校的计划、论证、决策、方案、通知、执行、总结等方方面面, 且门类繁多、各有特点。
1.2 高校发展中档案收集工作呈现的新特点和新问题
1.2.1 档案对象的交叉性
随着高校的发展, 高校的机构越来越多, 职能分工越来越细, 这种增多的机构和分散的职能因素决定了档案资料形成具有相互交叉、互相渗透。在机构设置上, 高校一般分为党群、行政以及各教学单位, 各部门的职责往往有交叉。
1.2.2 类别的多样性
高校档案分为十个一级类目, 分别是党群、行政、教学、科研、科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会等十大类。
1.2.3 载体的新型性
高校活动丰富, 也由于现代技术的大量应用, 使高校的档案资料的载体多种多样, 包括文字、图形图表可保存在传统的纸质载体中, 还有大量的照片、影像可以保存在光盘、磁盘中。
1.2.4 收集任务的艰巨性
高校的档案不仅分布于各机构之中, 更存在于大量教师手中。由于教师队伍的庞大, 教师参加的活动之多, 使得档案收集工作充满了艰巨性。
1.3 高校档案收集的方法
高校档案收集方法如图1所示, 从时间上看包括定期收集和及时收集, 从对象上分包括普遍收集和重点收集。
1.4 高校现阶段如何做好档案收集工作
(1) 加大宣传力度, 重点宣传国家、地方等档案工作方针政策和相关的法律法规, 提高档案管理人员以及全校教职工的建档意识。高校包括的环节较多, 档案来源相当广, 所以设计的内容和形式相当多, 涉及全校每位教职员工。因此, 要通过会议、培训、网页等手段进行各个层面的宣传。
(2) 健全高校档案工作体系。健全的档案工作体系是高校档案工作运行, 完整及时地收集是其重要前提。
(3) 建立完善档案工作制度, 通过科学管理制度约束档案相关人员完整、及时地上交、整理档案资料。档案资源的积累收集是一项经常性、长期性、连续性的工作, 在实际工作中经常出现因领导更替或工作人员变换而不能实现连续性、规范性。所以, 必须建立规范文件、执行文件和记录文件, 做到收集归档工作制度化。
(4) 指导监督与业务检查相结合。档案工作是一项专业性很强的工作。很多高校档案管理人员变换频繁, 也有很多责任心差、素质低、业务生疏。为此, 加强指导和检查非常必要, 同时还要强化档案管理人员的业务培训。
总之, 高校档案收集工作是档案工作的入口, 关系到档案各项业务工作的开展, 只有高校工作人员上下齐心, 制度完善并认真执行, 高校档案收集工作中的种种问题才有可能减少。
2 高校档案利用服务工作
档案利用服务工作, 是档案保管部门以所收场的档案文化财富为依据, 通过一定的方式方法, 直接提供档案信息, 为社会各项事业服务的一项业务活动。其任务在于及时、准确、全面、有效地为用户提供所需的档案信息材料。它是档案工作的中心内容, 也是档案管理工作最为活跃的一个环节。高校档案利用服务, 主要是以高校档案为基础, 为全校师生、教职员工及社会服务的活动。
2.1 高校档案利用的特点
高校档案的利用集中反应着高校的职能, 与学校的中心工作紧密联系。由于近年来高校的中心工作均与发展有着密切关系, 以某高校为例, 其特点主要表现在以下几个方面。
(1) 高校档案的利用频率通常有高低之分、还有种类之分。例如, 学校财务报表等等属于重要的资料, 在使用中过于频繁则要建立特别的使用办法。而教学资料使用频繁则说明教学工作中心性突出相一致。
(2) 高校档案的利用与高校的各项业务活动的开展有紧密的联系, 利用的高峰期有明显的周期性。
(3) 档案利用的方式具有多样性的特点, 有电话查询、实体查阅, 来信来函询问。
2.2 高校档案利用服务方式的创新
档案利用是档案部门为满足用户需要提供的一种服务, 这种服务就有很强的迅速、准确、全面、及时等要求, 各种服务方式、程序和手段。高校档案利用服务的创新, 就是要在服务方式上创新, 在做好常规档案利用的同时, 积极开展尝试新的服务方式, 包括图2所示的各种形式。
3 结语
对高校档案工作进行研究既是档案工作的需要, 也是高校发展的需要。高校档案种类多, 内容复杂, 高校档案工作涉及面相当广, 因素众多, 本文从高校档案的现状出发, 着力于高校档案的收集和利用进行探讨, 希望对高校档案工作能有所帮助, 也希望有益于高校的进一步发展。
摘要：探讨了高校档案的收集工作的新特点和新问题, 以及收集的方法, 就高校现阶段如何做好档案收集工作进行了重点论述。同时, 探讨了高校档案利用服务工作的特点以及创新方法, 为做好高校档案工作提供了方法, 有益于高校的进一步发展。
关键词：高校档案,收集,利用,创新
参考文献
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