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高校院系教学资料管理论文 篇1：
高校教学资料保存管理问题研究
[摘 要] 本文针对高校教学资料保存管理，首先概述了高校教学资料的主要形式与内容，进而分析了高校教学资料管理工作的特点，并进一步提出了完善我国高校教学资料保存管理工作的可行措施，可以为教学资料保存管理工作的顺利开展提供相应的建议。
[关键词] 高校； 教学资料； 保存管理； 措施
教学资料是指在高校教学活动开展过程中形成的各种具有参考保存价值的档案资料，教学资料不仅是高校教学活动的真实记录，也是高校教育科研活动开展的主要依据。随着我国高校教育体制改革的不断推进，高校教学资料的形式种类以及内容不断多样化，对于高校教学资料保存管理工作也提出了新的要求。因此，完善高校教学资料管理工作，提高高校资料管理水平，确保高校教育科研活动的顺利开展，已经成为当前高校教务管理工作的重要内容。
1 高校教学资料的常见内容与形式
（1） 教务教学管理资料。教务教学管理资料主要包括国家在教育方面的法律法规、主管部门的教学管理通知、学校教学管理部门岗位职责、教学管理制度、教师手册以及教务管理工作手册等一系列的教学制度管理类内容。
（2） 专业建设以及课程设置资料。专业建设资料主要包括专业建设发展规划、专业设置一览表、专业人才培养方案、专业人才市场需求情况等内容。课程设置资料则主要包括课程建设方案、精品课程设置方案、专业课程教学考核方案、课程教学任务、教学讲义材料以及课程教学辅助材料等内容。
（3） 教学计划以及教材管理资料。教学计划资料主要包括高校不同专业的教学计划、教学任务安排计划、教学课表、课程审批表等内容。教材管理资料则主要包括不同专业不同学期的教材预订计划、教材采购计划、教材发放清单以及教材费结算等内容。
（4） 教学考务管理资料。教学考务管理资料主要包括教学考核通知、考核组织形式以及安排计划表、监考任务通知、补考安排计划、考场情况记录、考试质量分析材料等内容。
（5） 高校学籍管理资料。高校的学籍管理资料主要包括高校的学生名单、学籍登记表、学籍异动学生登记表、学业成绩单、学生奖励申请审批表等内容。
（6） 高校教学实践管理资料。高校实践教学管理资料主要包括校内实践教学管理资料、毕业岗位实习管理资料、校企合作岗位管理资料等内容。
（7） 教学科研管理资料。教学科研管理资料主要包括教学科研立项通知、教学科研申报材料、教学科研审批材料、科研课题中期检查资料、科研项目立项课题结题评审材料等内容。
（8） 教学检查管理资料。教学检查管理资料主要包括学校的开学教学准备情况、教学任务基本资料检查表、教师课程任务开展登记表、高校的中期教学检查、教师工作业绩考核资料、教学事故处理资料、教学质量管理会议资料、教师学生表彰资料等一系列的内容。
2 高校教学资料保存管理工作特点分析
（1） 高校教学资料的保存管理形式多样化。随着资料保存管理技术的不断发展完善，当前高校教学资料的管理工作也出现了新的特点，教学资料的管理大多采用信息化技术，资料归档保存的载体形式也不仅仅局限于传统的纸质文档，更多地采用图像照片、视频音频、电子文档等形式，这极大地提高了资料管理工作效率，同时对于资料管理工作也提出了较高的要求。
（2） 高校教学资料管理工作需要伴随教学活动开展随时开展，具有较强的计划性。 由于高校的教学资料保存管理都是随着教学活动的开展逐步开展的，因此高校教学资料管理工作可以结合高校教学计划制订相应的工作计划，教学资料管理工作的计划性也較强。
（3） 高校教学资料的专业性较强。不同专业以及不同课程设置对于高校教学资料保存管理工作也有着不同的要求，这就决定了高校教学资料管理工作具有较强的专业性，对于资料管理工作人员能力水平也提出了较高的要求。
3 高校教学资料保存管理完善措施研究
（1） 完善高校教学资料管理工作的制度建设。完善的管理制度是确保教学资料管理工作顺利开展的关键，因此高校管理部门应该结合《中华人民共和国档案法》中的相关制度要求，完善高校资料管理工作的制度体系建设。首先应该细化高校教学资料管理部门的具体工作职责以及工作任务，并结合管理部门的人员编制情况制定相应的岗位管理责任。其次，高校教学资料管理制度中应该针对教学资料的收集整理、归档保存、教学资料管理信息化体系建设、教学资料的使用服务等几方面，细化管理规章制度，并完善管理工作成效考核，以提高高校教学资料管理工作的服务水平。
（2） 提高高校教学资料管理工作的信息化水准。借助于信息化技术开展高校教学资料管理工作，不仅可以极大地提高教学资料管理工作效率，对于实现教学资料整理的准确及时也具有重要的作用。在教学资料信息化建设的实施上，首先应该明确教学资料信息化管理工作的流程，即及时归集整理教学资料，并将各种教学资料整理完善后及时录入到计算机之中，通过转换为相应的数据格式保存于高校的档案管理信息数据库系统之中。其次，应该针对高校教学资料信息化体系建设中的网络化协调以及标准化建设进行重点的控制，网络化协调主要是结合高校的校园内部网络建设开展高校教学资料数据库网络建设，标准化建设则主要是按照《档案法》以及《档案管理办法》中的相关要求，形成规格统一、数据形式标准以及功能齐全的教学资料信息化保存管理与使用体系。
（3） 优化高校教学资料的形成整理。高校教学资料的形成整理工作作为高校教学资料管理工作的基础，也是高校教学管理工作的基础薄弱环节。对于高校教学资料的形成整理工作，可以采取前端控制的管理方式，按照高校教学资料工作的形式以及不同的具体要求，明确其对于教学资料的标准形式要求，并有针对性地开展高校数据资料的收集、整理、鉴别、归档工作，在高校数据资料的形成阶段确保高校数据资料的合理、全面与标准化，实现高校教学资料管理工作的标准化、规范化。
（4） 提高高校教学资料的利用效率。开展高校教学资料保存管理的根本目的便是为高校教学资料管理提供数据信息资料查询使用服务，因此应该将提高教学资料的利用水平作为高校教学资料管理工作的重点。首先，应该确保教学资料整理的准确、全面、完善和及时，通过系统的教学资料管理工作，构建资料结构合理、数量充足以及门类多样的档案资料数据库，为高校教育教学工作开展提供数据支持。其次，在高校教学资料的信息化、网络化查询使用方面，应该针对教学资料的访问使用进行相应的设置，提高教学资料的访问使用率。结合这些措施的开展，进一步提高高校教学资料的服务水平。
4 结 语
高校作为我国重要的教育教学与科研基地，对于提高我国的教育科研水平具有重要的作用。高校教学资料作为高校教学与科研活动的真实记录，也是高校教学管理与科研工作开展的重要依据。因此，高校管理部门应该充分认识到教学资料管理的重要性，明确教学资料保存管理的范畴，并通过完善管理制度，创新管理模式以及提高资料管理的信息化程度等一系列的措施来提高校教学资料管理水平，确保高校教学与科研工作的顺利开展。
主要参考文献
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[2]谢建湘，李润求，邹白茹，等.教学档案管理信息化建设的研究与实践[J].当代教育论坛：学科教育研究，2007（2）.
[3]李文荣.云南农业大学二级学院教学档案管理存在问题及对策[J].云南农业大学学报，2011，5（3）.
作者：刘晓云
高校院系教学资料管理论文 篇2：
高校院系教学资料管理系统的现状与发展趋势
摘 要：进入21世纪以来，计算机管理系统与软件在教育行业中得到了广泛的运用。由于这些教育管理软件并不是针对某一个学校设计编写的，所以高校构建自己的教学管理系统已成必然趋势。目前，系统在资料管理方面存在一些问题，发展趋势是：着力于对教学管理的投入；资料管理人员应进行自我完善和加强学习；建立科学管理教学资料的模式；进一步完善管理教学的技术手段。
关键词：高校院系；教学资料；管理系统
高等教育的根本任务是培养具有创新精神和实践能力的高级专门人才，而人才的培养又是通过教学活动来实现的，教学工作是学校的中心工作，各院系是教学工作的主体，院系教学管理直接影响到人才培育质量。质量是学校的生命线，教学质量的高低决定着人才培养质量的高低，关系到学校的生存与发展。教学质量是高等学校的生命线，提高教学管理水平，改变传统的教学管理方法已成为高等学校十分重要的任务。因此，对高校院系的教学工作实行目标管理，是取得高效率和高质量的重要手段；制订科学有效的目标管理体系，是开展教学工作目标管理的基础，是实行教学工作目标管理的关键环节。院系直接负责执行和管理高校的教学活动，院系的教学管理是高等院校进行管理和教学的前提与基础。院系的教学管理资料积累着一系列关于教学的最初资料，院系的管理工作优劣直接影响着学校整体办学水平，并且影响着人才培养的质量好坏。而院系管理系统的应用能够有效便捷的对教学资料进行管理。
一、构建教学资料系统的必要性
院系教学资料系统记录了教师在实施教学过程中的所有有关课程的专业相关信息，是一个关于教学的完整有机系统，具有整体性、连续性和专业性的特点。通过对教学资料的管理，能够促进教师专业素质的提高和教学技巧技能的发展提高，从而提升整个教师队伍的水平。
高校院系管理系统适应了近年来高校教育迅速发展的要求，而各大高校的进一步扩招给高校的资料管理系统的管理增大了难度。由于各大高校的教育资料呈现紧张的态势，构建教学资料系统，可以将现有的教学教师资源、设施设备通过组织安排，协调，领导和控制的方式进行最优配置，确保教学目标实现。
强化教学管理已经成为了促进师资建设和管理建设的前提活动，科学合理的教学管理既能确保教师在教学活动中获得锻炼，使其教学水平和专业素养得到发展和提高；又能使管理人员在管理过程中学习和掌握教学管理系统的基本要义，从而更好地掌握教育工作的规律以及核心，从整体上提升教学管理水平。
教学资料管理是确保教学工作能够正常运行的首要前提，教学活动是建立在教学管理活动之上的，教学场所、设施、人员、学生班级以及课表等活动的安排、调配、组织、编制以及编排都是教学工作不可或缺的条件，也是教学管理的重要内容。
二、教学资料管理系统概述
高校的院系管理资料是指在高校教学过程中累积的一系列与教学工作有关联的最原始的教学资料，比如考试试卷、考试成绩、毕业设计（论文）、学科的建设、专业教学培养计划与师资队伍的培养、教学评估等档案。
系统构成：教学系统管理资料软件选用具有强大功能的管理数据库工具，一般的教学管理系统主要有学籍管理系统和成绩登录系统。具体说来，分如下几个方面。
（一）教学计划资料管理系统
教学计划充分的体现了本专业的行业需求和教学目标，必须符合学校教学活动的安排以及教学指导思想。对于教学计划的制定，需听取一部分专家的意见，并且深入调查了解现阶段社会经济的发展对该专业人才的总体需求量，以及该学科的现状和未来发展趋势，然后以此来确定该课程的结构体系、教学内容和具体的教学环节。教学计划具有一定的严肃性和稳定性。
教学计划具体内容包括：修业年限；专业基本要求、培养目标和专业方向；教学顺序与开课时间等进度计划安排；以及课程类型、性质的设置，具体安排专业课，基础课、实践环节的具体比例，学分与学时的分配等等。任课教师要按照课程教学大纲组织教学内容，按课程进度表讲课，不要随意调课。任课教师应认真备课、撰写教案，运用教学基本功和教学法，适当运用多媒体手段，不断提高课堂讲课艺术。
（二）教学运行管理系统
教学管理的运行主要围绕教学实施计划而进行的相关辅助工作及教学过程的组织管理。高校教学工作稳定有效的进行，是教学运行管理过程中提高教学质量的有力保证。教学过程的管理主要是以下工作：制定教学大纲；管理组织教学课堂环节，创建稳定的教学秩序；充分利用院系教学管理团队和院系行政管理的作用，对教学过程加强监控；落实教学计划，制定科学的、合理可行的课程安排、教学运行安排和考试安排等。
（三）教学质量评价与管理系统
对于教学质量的评价与管理，通过监督、检查和评估等手段来保证和促进教学质量得到提高。提高教学质量措施的教师的专业造诣和讲课水平是教学质量的保证。为了提高教学质量，教师应积极学习和钻研专业知识，参加科研工作不断提高专业技能，积极参加教学改革和各种教学研讨活动，加强教育教学的规律研究，经常进行教学经验的交流，参加有关培训、进修、教学研讨会议和野外考察实践活动，收集和积累教学材料，不断提高讲课水平和教学质量。对于每学期教师做出的教学大纲、讲义和教案，每个阶段性考试后教师对试卷做出的分析总结都应作为检查的内容，并且在这部分的系统资料中完整的录入与保存。
（四）教学辅助管理系统
教学辅助管理系统属于教务行政管理的重要组成部分，是教学质量管理的基础性工作。其中包括：学生学籍管理；教师教学文件管理；教学档案的资料管理；以及教务的统计工作管理。教学管理人员主动为教学和科研搜集资料，要有针对性、选择性、预见性、广泛性，管理人员要提高自身理论水平和业务素质，经常请教有关教师和科研人员，同时经常参加教研室的活动，听取他们的讨论意见。
三、管理系统的现状与存在的问题
第一，学院对教学资料的管理重视不够，且投入不足。首先，学校的管理阶层不够重视教学方面的管理，而将主要精力投入到增收、扩招和建设新校区上。其次，二级管理体制在高校的普遍推行使得院系管理阶层面临着多重压力，如：教学管理难度大，学科的建设复杂，办班创收不稳定等多重压力。
第二，管理人员的观念滞后，很难应对现今的教学管理需要。由于现今的工作任务繁重，工作压力大，缺少进修学习的机会，大部分的管理人员对于管理的理论研究较少，缺乏新观念、新思想对教学管理方面的指导。这部分管理阶层每天都进行周而复始的工作，缺乏自主创新意识和主观能动性，使得其很难适应高校教学管理要求。加强教学管理人员的岗位培训，为管理队伍的稳定发展提供平台，根据教学管理不同层面的要求，建立多层次、多模式的教育培训模式。学校应该为在职的基层教学管理人员及新加入队伍的人员随时提供各类、各层次的学习机会，有地放矢地进行培训，学习，建立基层教学管理人员的培养制度，帮助他们提高管理知识、能力和水平。
第三，不健全的教学管理机制，运用经验管理模式，教学资料管理制度不健全，运行管理机制不完善，管理人员的职责划分不明确，资料管理工作不规范、不系统，使得教学资料管理工作落实不到位，难以形成良好的学风和教风，使得资料管理难以形成系统。同时，绝大部分院系的主管教学领导都重科研、轻教学，教学教育方面的知识理论不足。
第四，招生规模扩大和教育事业的快速发展明显领先于教学资料系统的更新，这使得高校内公共设施建设速度慢，图书学科资料紧张，专业课程的师资稀缺，这不仅给教学工作带来了极大的困难，也为教学资料的管理成为系统性增加了障碍。
四、教学管理系统未来的发展趋势
首先，着力于对教学管理的投入，统一认识，应充分肯定教学工作在高校的核心工作。因此，把教学管理工作放在第一位。教学资料是教学工作得以进行的前提，应给予一定的政策保护和资金倾斜，使得资料管理系统能进一步得到完善。
其次，院系资料管理人员应树立自身服务意识，并且进行自我完善和加强学习，掌握好教学教育管理理论，了解熟知最新管理政策，学习并使用现代管理的系统设备。树立服务全局的创新观念，成为高校的主动管理阶层。纵观全局，为教师和学生创造最佳的教学环境和学习环境。
再次，建立科学管理教学资料的模式，强化教学资料管理制度。完善管理制度有利于提高教学管理的质量，也有利于完善教学资料管理系统。依据高校的教学管理情况，应建立具体教学规章制度：制定专业的教学方案和能够反映学校、院系体制的规章；落实课程管理规定、制度的文件；包括学生、有关教师、教材的管理要素制度和规定。
最后，进一步完善管理教学的技术手段，提高管理能力和效率。突飞猛进的科学技术对现代高校的管理有了新的技术要求并带来了新的挑战。传统的管理手段都是以手工操作为主，这种方式严重的制约着管理者的工作效率、管理水平和服务质量的提高。现在的教学工作需对教学的过程及成果进行评价、分析以及进行有效的控制，手工操作是无法完成的，以此，在高校教学资料的管理中，广泛的运用计算机技术设备，实现教学资料的系统管理。
参考文献：
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作者：李萍
高校院系教学资料管理论文 篇3：
浅析高校院系资料室的发展方向
摘 要：高校的系部资料室一般是随着院系的建设而设置的，它在学科建设和院系的科研、教学方面发挥了积极的作用。但在电子化、数字化、网络化技术广泛应用的时代系部资料室的存废问题越来越引起了关注。通过对当前高校系部资料室现状的分析，从是否有利于提高人、财、物使用上的经济效益和信息资源利用效率的改善和提高的角度进行思考，提出了高校资料室发展的方向。
关键词：图书馆 系部资料室 撤销资料室 合并资料室 专业阅览室
高校图书馆是学校的文献信息中心，是为教学和科学研究服务的学术性机构，是学校信息化和社会信息化的重要基地。高校系部资料室是高校图书情报系统的重要组成部分,是直接为教学、科研人员提供文献情报的重要场所。它紧密配合教学和科研，进行文献搜集、整理、检索、研究、开发和情报输出，为本系部的教学、科研服务发挥积极的作用。高校图书馆和系部资料室分别伴随着高校和院、系、专业的设置而建立、发展至今，历经几十年，已具有相当的规模。尤其是教育部决定从2003年至2007年，用五年的时间对全国普通高校分批开展本科教学评估工作，并把图书馆及系部资料室建设作为评估指标之一，许多高校本着以评促改，以评促建的原则迎接评估，使得图书馆和系部资料室有了大的发展。但是，近年来随着信息的电子化、网络化，系部资料室的存废问题却越来越引起人们的关注，许多学者从不同的角度论述了系部资料室的存废之因，发展之道。
一、系部资料室存在、发展的意义
系部资料室无论是在产生初期，还是在高校改革发展的今天都有其存在的价值和意义。
（一）系部资料室的文献具有显著的特色，针对性很强
图书馆是学校的文献信息中心，是为整个学校的教学和科研服务，所以图书馆在图书资料文献的采集方面要为全校各学科、专业服务，主要侧重于文献资料覆盖面的广度，而对于各学科、专业领域中专业性强，理论层次较深的核心文献资料，一般无法完全顾及。图书馆这方面的不足之处，则正是系部资料室的长处所在。系部资料室专注于为本院系的教学和科研工作服务，所以非常注重收集、整理本院系各学科核心和前沿文献资料。
（二）系部资料室可收集参考价值高，不易获取的资料
与图书馆相比系部资料室的文献来源有一定的特殊性。除了采用图书馆收集文献资料的方法外，还通过各种渠道收集一些参考价值大，不易获取的资料。比如收藏国内外出版的图书文献资料、收藏专家学者来校讲学赠送的图书资料、教师出国访问考察带回的图书资料、各种学术会议的论文、资料和院系师生撰写的论著、教学辅助资料、学术报告、专题总结，教师所从事的课题研究成果等。这些资料在教师的教学和科研中具有非常重要的作用。
（三）系部资料室可以提供更深层次的信息服务
根据图书馆的定位及提供服务的实际情况，图书馆是为全校各学科和专业服务，而且其工作人员大多只具有图书情报的专业知识，不具备其他学科的专业知识。所以图书馆一般只能对收集的文献资料进行简单的符合图书管理要求的整理工作，并不能根据专业研究的需要予以深层次的加工。而系部资料室的资料员虽然可能不具备丰富的图书管理专业知识，但有些是具有本系部专业知识的，通过资料员对信息的跟踪、检索和获取，并加以综合、分析、筛选和加工，形成有重点、有特色的便捷、准确的信息服务。系部资料室的该项作用就是在信息网络化的今天也是无法予以取代的。
二、撤并系部资料室的原因
从图书馆和系部资料室的功能、定位可以看出两者都是文献信息中心，都负有收集、整理文献信息资源为学校的教学，科研提供信息保障的职责。目前，对系部资料室的存废、发展等问题上存在着较大分歧，有观点认为，根据目前系部资料室存在的问题和发展的前景来看，系部资料室应该予以撤销。梳理一下有关撤销系部资料室的主张来看，主要有以下几个方面的理由：
一是认为系部资料室管理混乱，往往出现“两不管”的状况。
一般情况下，高校系部资料室行政上隶属于系部，业务上归校图书馆管理。实际上许多系部资料室在业务上是封闭的，图书馆对其文献资源建设和文献利用不能进行管理、规划。而各系部的领导由于不懂资料文献建设，所以也只是对资料室经费支出等行政问题进行管理，结果造成图书馆和系部对资料室的业务是谁也管不了，谁也管不好。
二是认为资料室经费不足且浪费严重，不能有效利用资源。
近几年高校由于扩招，国家投入减少，而现代化的教学手段又要耗费大量资金，资金匾乏使得高校图书馆经费普遍紧张。现今书报的价格不断上涨，也使得图书馆和资料室订购的图书、期刊种类较大的减少。许多学校专业相近的系部资料室之间，系部资料室与图书馆之间大量重复订购图书、期刊的现象严重，书刊的重购率一般在60%左右。许多系部资料室一般只是对本系部的教师和特定学生开放，不对外系部开放，而且在自闭式管理模式下，各个资料室信息资源的得不到共享，这都使得资料室的资源得不到有效利用。
三是资料室管理人员业务素质普遍不高。
各系部的资料管理工作一般由不熟悉资料管理的系部办公室人员兼任,或是把资料室作为清闲岗位、安置岗位由一些做不了其他工作的有关人员来管理。他们都不是专业资料管理员,也未参加过图书情报专业的系统培训,有些又没有该系部的相关专业知识，所以多数资料员的工作仅限于订购、收发、登记、借阅等日常琐碎事务。
四是随着信息电子化、网络化资料室的优势大大减弱。
资料室与图书馆的最大区别在于图书馆的文献资料主要是以“广”为主，要服务于全校的各学科、各专业的信息需要。资料室是为本学科、专业提供教学科研信息，体现一个“专”和“深”字。但是随着信息电子化、网络化许多专业期刊、硕博论文都有了网络版，教师通过网络就可以查阅大量珍贵文献，获得最新学术信息。这样，系部资料室相对于图书馆的优势就大大减弱。
三、系部资料室的发展思路
高校的系部资料室经过几十年的发展，有些形成了一定的规模，发挥了积极的作用。在当前改革的新形势下，资料室面临着较多的问题，实际上在改革中高校教育的许多方面也都面临着问题，不仅仅是系部资料室存在问题。在发展中我们不能一出现问题就要彻底“革去他们的命”或一刀切的“革去他们的命” 。系部资料室所面临的问题并非都是无法采取其他方式来解决，而只能对之撤并的。对于系部资料室是否撤并，应按照是否有利于人财物使用上的经济效益和信息资源利用效率的改善和提高,是否顺应了情报服务工作的发展潮流的标准区分不同情况。
（一）加强高校图书馆与资料室的协调发展
由于系部资料室在文献资源的收集、整理、加工等方面有着独特的优势，所以对那些重点学科以及已经发展成具有一定规模和影响、颇具特色的资料室应予以保留。同时加大改革力度，转变陈旧观念,建立新的管理体制,实现校图书馆与系部资料室信息资源共建、共享，使资料室进一步发挥潜在的功能。
1、提高管理人员的业务素质，加强对资料室的业务指导
针对目前高校系部资料室人员缺乏图书馆管理的专业知识，有的甚至也缺乏系部专业知识的现状，各高校在系部资料室管理人员的配备方面应当予以重视，选拔一些懂本系部专业知识的人员来从事资料的管理工作。改变过去把资料室管理员作为解决职工家属、子女就业的赋闲岗位，改变把资料室管理员当作是收发员岗位。
高校的资料室行政上是由各系部来管理的，业务上是由图书馆来管理。所以应该加强图书馆在文献资料、信息，人员培训方面等方面的指导。在资料室人员已经确定的情况下，当务之急就是对资料室管理人员进行图书专业知识和现代网络信息技术的培训，通过培训使他们掌握图书情报的收集和整理，提高开展文献资源的深层次服务能力，使资料室充分发挥为本系部教学科研服务的作用。
2、实现资源的统一配置
高校图书馆和资料室分别隶属于高校和系部，它们的经费是分别预算和划拨。文献资料采集的过程是各自为战，导致了图书馆与资料室之间、资料室相互之间图书文献的大量重复订购，浪费了有限的资源。为了实现图书馆与系部资料系的资源融合，可由各系部资料室把本系部所需采购图书，资料交由图书馆统一采购。这样有两个优点，一是可以实现采购的最大优惠，节约有限资金。由系部分散的采购，由于采购量少和市场因素并不能总以优惠的价格购得图书、资料，而由图书馆统一采购可以形成购买规模享受较大优惠，节省本已紧张的经费；二是通过由图书馆汇总各资料室所需的图书文献资料目录后统一采购，可以避免图书馆与各系部资料室的重复订购，防止资源浪费。
3、加强资源融合实现资源利用最大化
系部资料室的定位是为本系部教师的教学科研服务，所以长期以来形成了资料室只对本系部的教师、学生开放使用。资料室的资料使用范围偏窄，使用率低，导致资源的很大浪费。现如今各学科在蓬勃发展，交叉学科，边缘专业的大量出现，使得系部的一些专业资料也成为其他系部某些交叉学科和边缘专业的基础或是前沿资料。如果相关的系部重复采购该专业资料，无疑就会造成资源的浪费。因此应当加强图书馆和各系部资料室资源的融合。
各资料室的文献资料由图书馆统一编目，形成统一的数据库，使不同系部专业的教师和学生都可以检索到该图书信息。打破系部资料室只为本系部教师、学生服务的思想和传统，应该向全校的师生开放。这样可以使得交叉学科的教师、学生也能查阅到相关专业的精深资料，扩大资源的利用率，实现资源共享。实行资料信息资源共享无疑会对本系部教师、学生资源的利用带来一定的影响，为了减少这种不利影响，可以把本系部的教师、学生与外系部的教师、学生区别对待。同等情况下本系部的教师学生优先借阅，而且在借阅时间上也可以长于外系部的教师和学生。
（二）撤销系部资料室
根据人财物使用上的经济效益和信息资源利用效率的标准，对那些规模比较小、名存实亡形同虚设、没有什么特色的资料室应当予以撤销。
一些系部的资料室由于经费紧张，领导不够重视一直没有形成大的规模，图书的数量比较少而且新书采编速度缓慢，很难满足系部教师教学科研的需要，也无法引起学生借阅的兴趣，一直在为少数的师生提供有限的服务，基本上属于名存实亡形同虚设。由此导致一方面资料室占用学校有限的空间资源和资金，另一方面却是利用率很低，浪费有限资源的局面。
有些系部资料室与图书馆和其他资料室相比几乎没有什么特色，也没有存在的必要。每一个系部，每一个学科都有自己的一些特点，但没有必要为每一个系部、学科都设立资料室。像有些政法院校中设置有法律学院、经济法学院、刑事学院、民商法学院等，这些学院的专业虽然有自己的特点，但都属于法学学科，它们之间联系紧密形成一个学科体系。而且，由于期刊杂志大都是以整个法学学科来编辑，以某一法学专业为主的期刊数量还是很少的，所以，法律学院、经济法学院、刑事学院、民商法学院系部资料室的期刊杂志大都是重复的。据统计我国每年出版的法学类图书约6千种左右，除去没有太大收藏价值的法学类的教材外，每个法学二级学科每年出版的图书种类是比较少的，这样的资料室的藏书量相比也是比较少，难以形成规模，所以如此的系部资料室应当予以撤销。
（三）合并系部资料室或设立专业阅览室
对于一些图书经费紧张，规模不大，但专业性又相对较强的系部资料室可以考虑把学科相近、相关，专业交叉的资料室按照大学科、学科群进行合并，或是与图书馆合并后设立专业阅览室。这一类的资料室由于规模较小很难达到设立的目的，通过把相关学科，交叉专业而且空间距离较近的系部资料室合并建立一个资料室，来整合相关资源提升规模。这既能够提高图书资料的利用率，又能够相应的减少图书资料的采购量和重复率。
如果不适宜与其他资料室合并则可以考虑把该资料室撤销后并入图书馆。但为了资源的有效利用不应一并了之，应该按照学科专业的需要，以撤销的资料室资源为基础整合相关资源设立专业的阅览室。建立专业阅览室，既能够方便该学科、专业教师和学生的查阅和利用，又增加了图书馆的图书资源，便于图书文献在图书馆快速流通,提高图书的利用率。
总之，随着电子化、数字化、网络化技术的广泛应用，对图书馆和资料室的关系及发展产生了很大的影响。在此条件下高校的资料室应根据不同的情况选择不同的发展方向，不能盲从和简单划一。但无论采取何种方式，都应使有限的图书经费资源得到合理的利用，使图书资源发挥最大的效用。
参考文献：
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作者：潘涛