作为中高职 (高校) 工作的重要组成部分, 档案工作的覆盖范围广, 牵涉面大, 与每一个机构、每一项工作、甚至每一个人都有关联。档案工作是办学的重要指标之一, 作为一项基本工作, 也是衡量学校管理水平的重要指标。
1 学校档案的作用
1.1 在教科研方面的作用
学校档案与其它国家机关、企事业单位的档案一样, 凝聚着全校师生员工的辛苦劳动与汗水, 是智慧的结晶, 是科学的记录, 它记载着教学计划、教学研究、教学改革和师资培训中形成的计划、方案、大纲、调查报告、典型教案及听课讲评、学生反馈、考试统计报表、各种质量综合分析、教学录像等材料。具备了凭证、依据、参考、史料等多方面作用;在日常教学科研上发挥着不可或缺的作用。
1.2 在教学上起到参考作用
作为知识、人才、科学技术集中的单位, 中高职尤其是高等院校档案贮存着内容丰富的科学文化信息。随着教职工档案意识的进一步增强, 档案的利用率在逐年提高。档案自身也由管理型转向提供利用型。学校档案通过各种多种形式, 传输给师生员工, 将对中高职学校的各项工作起催化、促进作用, 特别是学校领导在制订发展规划, 年度计划规定政策等重大事宜时更需要大量的档案信息, 作参考作用。
1.3 在学生教育中的作用
丰富的馆藏是对学生实施教育的基础, 是学生提高学习水平、开阔知识眼界的重要途径。这就要求档案馆的馆藏有一定的针对性, 要突出教学与科研的特点, 多收集教学、科研方面的档案材料, 同时做对学生学习和阅读这些档案材料的引导工作。如:查阅任课教师和毕业生的论文;充分利用档案信息资源, 服务于学校和社会, 提高资源的利用率, 促进资源的可持续利用;有助于管理活动的针对性、时效性, 减少因管理失误而造成的资源浪费。
2 学校档案信息资源开发与利用应注意的几个环节
2.1 加大宣传, 主动服务
做好对档案的宣传, 可以使广大师生员工知晓档案的重要性, 明白档案与自己的切身关系, 增强师生的档案意识, 进一步发挥师生利用档案的积极性与主动性。利用校报、校园网、宣传栏、板报等宣传媒介发布有关档案的新闻, 积极宣传国家档案法及其他有关档案的法律法规, 将最新的精神传达给大家, 使大家及时了解档案信息。另外, 档案工作要有主动服务的意识和精神, 开展档案开发, 努力提供优质服务。要有主动“走出去”的精神, 不但在校园里宣传, 更要在社会上宣传, 通过正常而合法的渠道, 将档案的重要性及意义让更多的人们理解, 为全社会重视档案工作起到良好的宣传作用, 营造一定的舆论氛围。
2.2 加强档案的收集、整理、保管工作
根据档案的法律法规和相应的档案管理制度, 加强规范化、制度化建设, 做好档案的收集、整理、保管, 向用户宣传档案信息, 便于用户了解档案信息的类型, 提供利用方式, 促使档案信息用户从需要向利用环节过渡。
2.3 吸引档案信息用户, 激起阅档兴趣
主动吸引档案信息用户。使阅档者充分认识档案信息的价值及使用价值, 使档案信息的使用价值与用户的潜在需要两者有机地结合起来。这一步主要是通过广告宣传实现的。它可以向用户宣传档案信息, 便于用户了解档案信息的类型, 提供利用方式, 促使档案信息用户从需要向利用环节过渡。
2.4 做好计算机网络建设和应用
由于中高职教育形势的飞速发展, 学校间的兼并与密切合作, 学生数量的扩招, 教学规模的扩大, 不少学校形成一校多区的办学环境。学校的扩大, 学生人数的增加, 促进了档案资源的丰富和发展。同时增加了查阅档案信息资源的难度。档案作为一种重要的信息资源, 理应在网络信息中占有一席之地。因此, 档案的管理, 档案信息资源的建设开发必须实行现代化管理, 依靠现代信息技术实现档案信息的利用, 从而实现档案信息资源为学校的发展提供决策依据, 为教学工作提供参考资料的功能。
2.5 建设一支高素质档案队伍
随着档案信息化的发展, 高新信息技术的广泛应用, 档案信息资源的科技含量愈来愈高。这就势必要建设一支高素质的档案队伍。除引进计算机管理和网络管理方面的人才外, 还要在现有基础上, 加强对档案人员的培训, 使之具备从事当前条件下档案工作的需要。档案工作人员要解放思想, 树立竞争和挑战意识, 热情服务, 主动服务。努力学习, 丰富知识, 自觉适应档案事业发展的趋势, 做到未雨绸缪, 胸有成竹。
3 提高档案人员素质, 加强档案开发与利用
大力开发档案信息资源, 满足社会对档案信息的需要, 档案人员必须加强自身修养, 提高素质, 发挥其主观能动性, 使档案信息真正为高校的各项工作做好参考和借鉴作用。
3.1 政治信念坚定
档案人员要有坚定的政治信念和良好的思想品德, 不断加强自身的政治修养。档案工作人员要有坚定的政治信仰, 要树立做好档案工作就是做好政治工作的自觉意识, 识大局顾大体, 服从服务于单位的中心工作, 以出色地完成档案工作, 作为促进学校工作的一个重要组成部分。在工作中要自觉地坚持解放思想、实事求是、与时俱进的科学思想方法;树立创新意识, 服务意识, 自觉意识, 主动迎接挑战, 大胆工作, 从传统的“你要, 我查”、“要什么, 找什么”的服务管理模式中转变过来, 变被动服务为主动服务。
3.2 职业道德高尚
档案人员应不断更新观念, 增强信息意识, 树立服务的思想;树立档案就是信息、就是利用的观念。档案人员要改进服务态度, 提高服务质量。要从开发档案信息资源出发, 改变档案工作“急无功, 慢无过”的观念, 进行高质量、高效能的的档案信息开发与利用服务。
3.3 业务知识精良
档案管理工作水平的高低、质量的优劣, 取决于档案工作人员的素质。在加强政治思想教育和职业道德教育的同时, 还必须要求档案员, 真正做到“业务精通, 爱档如珍, 维护历史, 兢兢业业, 服务现实”理念。加强档案人员的业务能力培养, 提高档案工作者素质, 是加速档案科技进步, 推动档案事业发展的关键。档案工作人员应具备档案专业知识、计算机知识, 精通网络技术、多媒体技术及信息分析能力。加强档案人员自身业务建设, 一方面积极参加档案业务培训, 学习档案专业知识理论, 另一方面建立档案工作网络, 选拔年纪轻、懂电脑且热爱档案事业、默默奉献的人担任学校专职档案管理员, 运用现代化管理知识和先进技术设备, 提高管理水平, 使学校的档案工作跟上办公自动化步伐, 为学校教学、科研和其他工作服务。如此才能为学校和社会提供更为便捷、生动、丰富的档案服务;档案人员要有主动学习的精神, 努力优化自己的知识结构使自己成为适应符合时代要求的复合型人才, 胜任档案信息开发工作的重任, 服务中高职学校的教育工作。
摘要：为适应改革发展的需要, 促进学校档案工作的发展进步, 必须不断提高档案人员素质, 加强档案信息的开发与利用。
关键词：学校,档案,人员