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基层单位档案工作问题论文 篇1：
基层单位档案工作记录短缺问题及解决措施
[摘 要] 基层单位檔案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。
[关键词] 基层 档案 工作 记录 短缺 解决
基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。
一、基层单位档案工作记录短缺状况
1、档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。
2、档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。
3、档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。
4、档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。
二、造成基层单位档案工作记录短缺的原因
1、思想不重视，档案知识淡薄。对于档案学方面的知识，档案工作者应该熟练的掌握和运用，在工作中要具备扎实的实践功底。新时期档案工作应依托于档案学理论，在理论的指导下，付诸于实践。档案工作者要善于利用档案的专业知识，将档案知识这种载体熟练运用于工作中，发挥档案的社会效益同时，对所涉及的知识和内容进行分析和总结，研究并收集整理档案的内容，编排、判断并进行科学的研究，要将专业知识熟练的在实际工作中运用，才能及时发现问题，并加以解决，只有这样，才能形成新的认识，推动档案工作的新发展，取得新的成果。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员缺少专业的知识，所以出现档案工作记录短缺的现象。
2、档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
3、档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
4、档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
三、解决的方法
1、规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。业务性标准是对电子文件、档案业务处理的规范，它包括与档案信息化建设相关的术语标准、资源的标识、描述数字档案文件格式、元数据格式、对象数据格式等标准。技术标准规范包括电子文件、档案数据存储压缩格式数据交换标准规范、数据加水印技术规范和系统软硬件设施技术标准等。
2、建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，从当前看，我国档案信息化建设普遍存在缺少中长期规划的问题，“走一步看一步”的现象比较突出。因此，加强战略规划的制定就十分必要。档案战略规划的制定必须充分注意到下列因素：一是目标的复杂性。因此，档案规划必须是战略性的，而不能以静态匹配作为规划重点。二是技术因素的复杂性。如新旧技术的整合，如何在新技术导人和旧技术挖掘之间求得平衡就存在复杂性，同时必须考虑技术环境的迅速变化。三是考虑规划的政治因素。如必须考虑档案管理部门的职能定位、性质等，特别是档案馆作为国家科学文化单位在积累社会汜忆和保护人类文明财富上的特殊功能需要。四是关注档案资源的特点。作为一种公共信息资源，档案信息资源在其社会性、适用性、凭证性等方面均具有自己的个性，档案建设不能以牺牲档案信息资源的特点作为代价。五是档案信息化需求定义的复杂性。信息化需求不明确或不完整，需求在早期、中期或后期变动时间上的不同将导致不同的代价。根据各自实际，档案部门应划分其建设的具体目标(电子文件管理、纸质档案数字化、档案网站建设、数字档案馆建设等)及其不同的时间表。
3、基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。
4、及时组织基层单位进行培训，提高档案员的信息素养。现代档案工作者的信息素养具有非常深厚的底蕴与高标准的要求。档案工作是我们社会体系中一个独特的体系，具有这个职业的特殊性，可见信息素养同样具备自身的特殊性。而信息的有效利用只有通过信息传播才能够完成，档案信息也在此列，档案工作人员在档案传播的信息过程中担当着传播者。把信息素养(InformationLiteracy)的内涵归结到档案信息传播概念里，研究在信息技术时代对培养档案工作者的信息素养问题，具有特殊的意义。
5、加大宣传力度，转变观念。首先要对基层单位的领导开展档案工作重要性的宣传，转变其对档案工作的态度，进而改进档案工作的现状。其次在推广新的基层单位档案工作标准和制度前，专项宣传对基层单位主管档案工作的领导和档案员宣传重点要有所不同，对档案员要重点宣传其记录工作量和分清责任的作用，这样使二者全面接受新标准和制度，最终全面推广。
参 考 文 献
1、王庆云现代档案管理学青岛出版社2002
2、曹兴凤.科技档案管理与利用.中国农业科学技术出版社.2009■
作者：林泽南
基层单位档案工作问题论文 篇2：
浅议基层单位档案工作记录短缺问题及解决措施
基层单位档案工作记录包括档案工作的计划、总结。档案日常管理登记、统计，档案工作的手续证明，档案管理网络图，档案规章制度等，它们可以保存于纸质、声像和电子等不同介质材料上。
基层单位档案工作记录是单位开展档案工作的全面的真实记录，可以反映基层单位和档案员进行档案日常管理工作的详细情况，可以体现基层单位对档案工作的态度和投入，也可以揭示档案工作者的工作态度、业务熟练程度、工作数量、进度和质量。基层单位档案工作记录可以为档案工作研究提供准确的数据，可作为新档案员学习业务的“工具书”和实际操作样本，也是档案工作考核的重要指标。
1.基层单位档案工作记录短缺的四种情况
（1）档案工作的计划、总结短缺。基层单位档案工作没有列入机关或主管部门工作计划、总结中，专职档案员档案工作没有正式的年度计划、总结。
（2）档案交接手续短缺。这里指的交接手续有两种，一种是档案员调整交接工作时的手续，另一种是业务科室向档案室交接档案材料的手续。第一种手续全部有，但不规范，手续内容和样式不统一；第二种手续，多数基层单位缺少或不正规。
（3）档案室日常管理工作记录短缺。档案室日常管理工作包括“八防”工作、安全检查工作和档案利用工作。基层单位档案室中，经常出现日常管理工作或记录不齐全或内容不完整或形式不正规的现象。
（4）档案宣传工作记录短缺。档案宣传可以通过会议学习、组织档案知识答题、档案知识竞赛的形式进行，也可以通过展览、展示的形式进行，还可以通过举办各种专项活动的形式进行。基层单位开展档案宣传工作时，极少有文字记录、声像记录齐全的。
基层单位档案工作记录短缺的现状，导致无法划清问题的责任，直接影响了对档案工作的考核成绩，也影响了基层单位档案工作的发展、进步。如没有档案工作计划、总结，使得基层档案工作杂乱无章，没有连续性，造成单位领导不了解档案工作数量和进度，那么领导在安排工作时就没有给档案工作留有必要的时间，所以档案工作就不可能按要求完成，即使完成工作数量。但质量也不高。如没有档案基础业务工作记录和宣传记录。考核时就无法证明有些工作开展与否。如果没有档案交接手续。发生档案丢失就无法分清责任。
2.造成基层单位档案工作记录短缺的原因
（1）思想不重视，档案意识淡薄。基层单位领导对档案工作的态度，直接影响档案工作的开展。有些领导没有认识档案工作的重要性，认为只要按时归档。不丢档案不少档案，检查时不出问题就行，档案工作不计入年底考核。这种态度直接造成机关或主观部门工作计划、总结内容没有涵盖档案工作，机关从不宣传档案工作。档案员没有按要求开展档案基础业务工作，档案员频繁变动没有办交接手续。所以出现档案工作记录短缺的现象。
（2）档案员兼职太多，变换频繁。基层单位档案员兼职过多，没有时间、精力按要求开展档案工作，导致工作效果大打折扣。频繁变换档案员，新档案员缺少系统的上岗培训，导致新档案员不熟悉档案工作，多数业务没有开展。这两种情况造成基层档案工作记录记录短缺。
（3）档案工作规范标准不完善。档案工作规范标准多年没有改动，原有的档案工作规范要求不严，工作记录没有统一的全面要求，已经不适应当前档案工作的发展水平。所以导致基层档案工作记录短缺。
（4）档案员业务素质限制。有些基层档案员没有按时参加档案局组织的业务培训，业务知识仍然保留在多年以前的水平，所以按以往要求开展档案工作，造成档案工作记录短缺。
3.解决的方法
（1）规范基层单位档案工作标准，实行规范化管理。档案行政管理部门首先应该完善本地区的基层单位档案工作的标准，明确规定基层单位每年要形成正式的档案工作计划、总结，基层单位计划、总结内容要涵盖档案工作。基层单位档案工作标准要规定档案基础业务工作的标准，如档案室要严格执行“八防”要求，“八防”措施要有规范的文字记录，要规定定期对档案室安全检查的時间和不定期检查的次数，安全检查要形成规范的文字记录。基层单位档案工作标准要规定档案宣传的基数、基本的方式和方法，宣传的文字和声像记录要齐全、完整。
（2）建立基层单位档案工作记录制度。制度要有前瞻性，随着网络的发展，要求基层单位档案工作记录随时通过网络传输给本地区的档案局。制度应规定记录产生的程序和报送的程序，即档案工作记录必须是在工作中产生的，是档案工作的真实记录，不允许出现假记录即杜撰的记录或者集中补充的记录。现阶段基层单位可以通过电子邮件报送电子的档案工作记录，当档案网络完全建立起来之后，可以在网络上开展档案工作，当时形成档案工作记录可以在档案管理部门保存。制度中应规定记录的方法和形式，针对不同的档案工作规定记录采用不同的方式、方法，如档案宣传工作既要有文字记录也要有现场声像记录，而档案工作计划、总结只要求文字记录等。制度也应规定记录内容要求，如交接手续要有双方当事人签字和领导见证签字、档案的数量等内容，档案安全检查记录要有参加人员签字，检查发现的问题等内容等等。
（3）基层单位报送档案工作记录渠道畅通。现阶段可以申请专用的大容量电子邮箱，供基层单位报送电子档案工作记录。将来应全面使用统一档案专用软件，基层档案工作可以全部在网络进行，形成档案工作记录自动保存到档案行政管理部门。例如可开发出档案办公专用软件，在本地选取试点单位开始使用，经过修改、完善，成熟后再全面推广，到时可以实现基层单位档案工作全部在网络上进行。档案工作记录自动保存、传输到区档案局服务器上。
（4）及时组织基层单位进行培训，提高档案员的整体素质。本地区的基层单位档案工作规范化标准和档案工作记录制度出台后，档案行政管理部门对本地区基层单位主管档案领导和档案员要及时组织培训，及早在本地区全面推广。
（5）加大宣传力度，转变观念。首先要对基层单位的领导开展档案工作重要性的宣传，转变其对档案工作的态度，进而改进档案工作的现状。其次在推广新的基层单位档案工作标准和制度前，要进行专项宣传，宣传重点是制定新标准和制度的必要性和重要性，专项宣传对基层单位主管档案工作的领导和档案员宣传重点要有所不同，对领导要宣传其监督和考核的作用，对档案员要重点宣传其记录工作量和分清责任的作用，这样使二者全面接受新标准和制度，最终全面推广。
（6）加大执法检查力度，监督基层单位对新档案工作标准和档案工作记录制度落实情况，确保档案工作记录完整、齐全。档案局依法履行档案行政管理职能，组织档案执法检查不局限于定期检查，也可以进行不定期的检查。所以档案局不仅可以在年底对基层单位档案综合检查中进行档案工作记录检查，也可以开展对基层单位档案工作记录专项检查，检查既可以是普查也可以是抽查。在检查中对基层单位档案工作记录不全或不完整的，找出原因提出具体的改进措施，以便引起基层单位的重视，及时改进，督促其按要求完成工作并形成完整、齐全的档案工作记录。
作者：任娟
基层单位档案工作问题论文 篇3：
基层单位在管理档案工作中存在的问题及对策
摘 要：管理档案是国家档案事业最基本部分，是档案部门对档案主体和信息进行管理并提供服务等的总称，档案管理实质上就是一项管理性和服务性的工作，无论是对基层单位还是整个社会都有着重要的意义。档案管理重心由档案实体的保管和利用，转向档案信息存储和利用服务。但是，我国目前基层单位的档案管理还是存在一定的问题，本篇文章从当前基层单位档案管理存在的问题出发，对如何完善我国基层单位档案管理工作提出一些建议。
关键词：基层单位；管理档案；问题；对策
档案管理在一定意义是能促进社会的发展，促进科技进步，随着时代的发展，我国的档案管理在不断改革进步，档案管理模式也逐渐变化，管理规模也渐渐走向规范化、制度化。总体来说我国档案事业的发展在稳步提升中，但是，档案管理还是会有不足的地方，以基层单位为例，简述基层单位在管理档案工作中存在的问题及对策。
1 档案管理工作存在的问题
1.1 档案管理体制有待完善
从目前来看，我国的档案管理信息发展加快，可是建立完整的档案管理体系还有一定距离。原因是我国的档案管理封闭状态，资源不能共享。我国的普遍现象是，档案工作者保护档案意识不强，基层单位部分职工档案保护意识不强，单纯的把档案放在柜子里，采取随时用随时找的态度，认为这样很便捷，可是造成了档案保护工作不到位。一些基层单位在保存档案的时候使用木制档案柜，但是有一些特殊的档案要采取特殊的保存形式，防止档案生虫易变，给档案保存造成影响。
1.2 开发利用效率有待提高
档案部门之间联系不断才能实现信息交流，但是我国的档案管理部门很少联系，大多数档案部门采取封闭式的管理模式，档案部门之间以及档案和其他行业之间沟通都很少，档案的封闭管理，使资源难以实现共享，档案馆具有信息功能，但是档案部门的封闭是档案馆的信息功能不能有效发挥，这也降低了档案信息的使用效率，影响档案开发的使用效率。
1.3 档案管理有待创新
在当前的格局下，创新是时代的主题，我国目前很多基层单位的档案管理方式老旧。因此，我国基层单位的档案管理需要创新来面对当前的挑战，创新主要表现在：一是档案管理观念创新，很多档案的工作人员的思想老旧，对档案管理的认识不足，认为档案管理工作主要是为政治服务；二是服务态度创新，一些档案管理人员服务意识差，缺乏人性化服务和个性化服务的意识，缺乏创新和变革。
1.4 人员素养有待提高
根据数据显示，我国从事档案管理工作的工作人员，对档案知识的了解很少，没有接受过系统化、正规化的教育，对档案信息的辨别能力不足，导致档案管理缺乏专业性。近十几年，电子技术发展很快，计算机的应用逐渐拓展到档案管理领域，档案管理逐渐信息化。但是档案管理的工作人员不能娴熟的运用计算机，计算机操作的水平低，计算机工作效率差，在一定会程度上，影响档案信息化的发展，也阻碍我国档案管理的进程。我国在对于档案管理的培训少，档案管理的工作人员缺少专业培训来增加自身能力。同时还存在这一现象，档案管理的工作人员在从事档案管理的时候还做着其他工作，身兼数职，不能专一的进行档案管理。
1.5 档案管理的信息化程度有待提高
随着信息化在各个行业的深入，档案的载体也在发生着变化。采用信息技术把独立的档案管理实体结合在一起，整理纳入统一的档案管理系统，通过对档案信息进行组织和加工，转化成数字档案，形成相应的现代化的档案管理体系。但是很多事业单位的档案管理没有很好地应用网络化管理，这就在一定程度上阻碍了事业单位档案管理的发展。
2 完善基层单位档案管理工作的对策
2.1 完善档案管理体制
无论是哪一份工作都需要一套完整的管理体系，管理体制科学完善，是工作顺利进行的保证，工作人员也有利约束行为的规范。因此，基层单位必须建立一套完善的管理体制势。具体做法从两个方面展开，首先，管理体制要顾全大局，管理体制要科学完善，制度和服务意识一体；其次，体制要和网络技术紧密结合，从自身的实际建设情况出发，重视互联网，同时打破闭塞局面，实现资源共享，建立现代化的管理体制。
2.2 提高开发利用效率
档案部门是为用户提供档案信息的组织机构，为此，档案管理必须打破传统模式，营造开放的管理环境，扩大信息获取渠道，重视单位之间的交流，为自己和其他档案部门之间搭建桥梁，进行信息交流；另外，重视信息的输出，面向社会开放档案信息，提高档案服务的效率和水平。
2.3 重视档案管理创新
首先，档案管理人员要在思想观念上有所创新，对档案管理工作有个全新的认识；提高自身服务的主动性，重视创新思维的培养，采用新的思维和方法来解决问题；其次，加强服务创新，档案管理人员除传统的接待、查询等服务之外，还要重视为用户提供在线咨询等服务，实现人性化服务。
2.4 加强人员培养
首先，大力开设培训课程，提高工作人员的业务水平能力，加强档案管理人员对档案信息的鉴别能力的培养；其次，加强对档案管理人员职业道德的培养，增加档案管理的积极性，服务态度好，服务热情周到；最后，培养计算机运用能力，使档案管理人员能熟练地运用计算机管理档案工作，解决常见的问题，以适应档案管理信息化的发展需要。
2.5 提高事业单位档案管理的信息化程度
现代社会向信息化发展，档案工作也应该适应时代潮流向信息化发展，这就要改革传统档案的管理模式提高档案管理的信息化程度。首先，要建立健全档案数据库，规范化管理事业单位档案的数据和信息，只有在规范化的前提下才能实现信息化；其次，在录入档案数据的时候坚持统一的原则，使事业单位档案管理模式更加规范，进一步实现档案信息化；再次，档案检索系统不能单一，要多角度检索，检索工具要先进，在检索档案信息时能节省大量时间，检索时间少也提高档案的利用率；最后，根据具体状况对内部档案的资料进行分类，编写目录索引，编排档案，设定搜索的关键词。在以上环节结束后把信息输入到计算机，在以后查找档案资料的时候可以利用计算机搜索相关信息。
结束语
目前就我们企业来讲，在档案信息化管理和高质量的开发利用方面还处于初级阶段，在系统性、规范性和标准化方面还有很到工作需要做。各级管理人员的应用水平和能力方面、档案工作人员的知识水平等方面还有很多制约因素。但随着信息科学的发展、企业管理的进步，档案从业人员素质的提高，影响档案开发利用的问题逐步得到解决，为企业的发展提供强有力的支持。
参考文献
[1]蔡登峰.浅谈如何推行档案工作规范化标准化[J].成都教育学院学报，2012.10.
[2]刘涛.谈谈干部档案工作的“有为与”有位[J].科技咨询导报，2013.12.
[3]高文华.钱云翔.事业单位干部档案现代化管理初探[J].办公室业务，2012.11.
作者：刘瑾兰