档案利用工作论文范文第1篇
摘 要：城建档案管理工作是城市建设与发展中的重要组成部分，对城市资源的合理配置有推进作用。本篇文章就城建档案利用中存在的问题及对策展开相应论述。首先在档案利用特点和难点上进行了简单分析，如地域性和经济性特点以及管理模式落后和资源信息不全等难点。随后阐述了提高城建档案利用价值的对策，包括健全档案管理体系、创新服务管理模式、完善信息资源内容和构建专业化团队，希望能对有关学者的研究提供有利参考。
关键词：城建档案;信息管理;制度
城建档案利用及管理在城市规划与建设中扮演着关键性角色，与社会经济发展以及人们的工作生活有着密切联系。因此对城建档案的利用要点与方向进行进一步探讨，对提高信息资源利用率有积极影响。
1.城建档案利用特点分析
1.1地域性
城建档案管理与城市发展相互制约、相互影响，而把握档案利用的地域性特点有利于提高城建信息的针对性和经济性价值。由于城建档案在实际管理中需要先对其进行区域内的分类管理，才能为后续档案信息的规范利用奠定良好基础。所以有些管理机构会根据档案的所属地以及城市规模等来发挥档案的地域性特点，为区域内服务活动的开展以及跨区域服务的协调带来便利条件。
1.2经济性
科学利用城建档案能为城市建设的效率与质量提供很大帮助，对实现资金资源的充分应用有正面影响。因为很多工程项目在开展期间不仅会使用到大量的人力及物力资源，在资金成本上也会有大量消耗。而在城建档案的利用下，工程团队可以对其中涉及到的图表信息或工程数据等进行对比参考，从而为当前城市工程的开展带来经验性质上的借鉴。这样工程内部的各项资源就能发挥出更有效的价值，减少工程成本的浪费，减轻城市发展负担。
2.城建档案利用中存在的难点问题
2.1档案管理模式落后
有些地区的城建部门在运行发展中会将更多的精力与时间投入到城市区域规划或建设方案的拟定中，而在城建档案管理模式的优化上却有所忽视，使得档案管理水平得不到有效提升，既增加了资源信息的利用难度，又给城市化进程的推进带来了阻碍。如在长期的档案管理中一直采用固定的管理理念和形式，就会因难以顺应社会发展需求而逐渐形成封闭式的管理体制，导致城建档案信息存在失真或不全面等问题。若忽视了信息化管理理念的融入，还会在一定程度上增加城建档案管理中人力与时间成本上的消耗，降低了内部资源的配置效果。
2.2档案资源信息不全
城市建设过程中会产生大量的数据信息，如工程图纸、施工记录以及市场资源周转等，其中的信息资料经过汇总整理后，都对城建档案信息库的构建有支撑性作用。但有的管理机构会因档案信息来源的不确定因素而难以保证其真实性和准确性，如档案信息的获取途径不正规或信息资源的全面性没有达到标准要求等，都会给后期档案管理的开展增加一定负担。在完善与补充档案信息期间还会因市场运行、城市规划政策的变化或一些不可抗力而影响新旧信息的契合度，给城建档案的高效利用带来了不利影响。
2.3档案利用效率不高
当城建档案因法律政策的约束而难以发挥共享功能时，就会随着时间的推移而逐渐降低其自身的利用效率，使得信息资源出现浪费情况。如有关档案管理法规中会对一般档案信息的开放时间有所限制，但在城建档案的公开范围和时间规划中却会存在模糊地带，使得城建档案的利用难以得到规范化和标准化上的保障。对于一些存放时间较长的城建档案，若管理部门没有结合区域内的城建现状对以前的档案信息进行整改处理，那么时间間隔较大的数据资料就难以在当前的城市建设中发挥出参考价值，同时还会给后续的档案管理增添无形的压力，降低了档案的利用率。
3.提高城建档案利用价值的对策
3.1建立健全的档案管理体系
要想有效提高城建档案的利用效果，为城市化进程的加快提供可靠力量，有关机构就要在档案管理体系的科学建立上提高重视。首先，要对当前所实施的管理体系进行全方位分析，明确新增规章制度与原有制度之间的共通性和差异性特点，从而为体系运行机制的强化提供参考依据。其次，对于城建档案管理体系中存在的漏洞问题和不足之处，除了要及时找到问题的根源所在，还要结合城市建设方向和档案管理实际情况来补充缺失的制度准则，从而为档案信息的充分利用创造有利条件。最后，在城市不断建设与发展中，管理机构要注重对档案管理体系的阶段性更新，在适应社会发展节奏的同时，让更多的档案信息得到实用性价值的升华。
3.2创新档案管理与服务模式
传统死板的管理与服务模式已经不能满足现阶段城建档案的利用需求，需要管理机构将创新型理念融入到日常档案利用工作中，主要可以从以下几点入手。第一，档案管理部门要把控好城建档案的利用目的、形式和方向，根据需求者在区域内的分布范围和服务诉求等，灵活转变不同的服务观念和管理模式，以此来达到满足不同需求者对档案利用的目的。第二，有关机构要做好城建档案利用中的监管工作，对于监管过程中发现的不良利用行为和服务问题等，不仅要对其进行有效的防控，还要及时上报给领导层，从而将强化后的管理及服务模式快速落实到档案利用中。第三，管理机构需要注重信息化技术的应用，为档案管理人员工作水平的提升创造有利条件，也为城建档案的动态信息进行实时监管，以此来保证档案信息的合法利用。
3.3完善档案信息及资源内容
全面的城建档案信息能为各城市建设工程的顺利开展提供数据上的支持，有利于城市建设步伐的加快，因此在完善信息资源内容时要对以下几方面提高重视。首先，档案管理机构要保证信息获取渠道的正规性与安全性，防止城建档案信息中存在虚假或不充足等问题。其次，所采集的档案信息其时效性和真实性除了要满足城市建设实际需求，还要能从城建档案的侧面信息中分析出其经济价值和社会价值，从而为其他城建档案的利用设置一个价值标准，以免给后续档案管理增添不必要的困扰。最后，管理机构可以借助计算机及信息化技术来对城建档案信息进行分类管理和利用，对于不同模块下缺少的信息资源加以补充，而对超出时效期内的城建档案进行妥善处理，来保证信息资源的丰富与完整。
3.4构建专业化档案管理团队
城建档案管理与利用中需要专业的人力资源作为支持，这样在利用城建档案信息时才能得到更专业的指引，来提高档案信息的利用质量。如管理机构可以通过定期开展培训活动的方式，来让档案管理人员在深造学习中不断提高自身专业能力与水平，并逐渐掌握城建档案的利用要点与注意事项，为需求者提供更有效的服务。另外，管理机构也可以对人员管理机制和理念进行适当的转变，并将人性化观念落实到档案管理中，以此来留住宝贵的人才资源，为后期城建档案管理队伍的构建带来更多可能。
4.结论
在国家经济实力不断提升和城市化进程的加快下，很多地区的管理机构都对城建档案的利用提高了重视，以此来为城市环境的优化和人们生活质量的提升带来更多可能。对于城建档案管理与利用中存在的细节问题，管理团队也能及时发现问题产生的原因，并结合档案资源的管理理念和形式等制定出具有针对性的解决方案，防止档案信息泄露或丢失问题的出现。部分机构还会将先进的技术手段应用到城建档案管理中，为档案高效利用提供便利条件。
参考文献：
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[3]陈莉红.浅谈城建档案管理的存在问题及解决对策[J].中外企业文化，2020，No.606（5）：67-68.
（玉溪市城建档案馆 云南 玉溪 653100）
档案利用工作论文范文第2篇
一、医院档案资源开发利用的必要性
医院档案的开发利用包括两个方面:一是开发, 即将档案资源中所蕴含的各种价值予以揭示, 获取较为系统集中或有特殊价值的档案信息。一是利用, 即及时、有效地为档案用户或社会提供所需要的档案信息。利用是医院档案管理的最终目的。将医院每个环节产生的大量信息资源进行全面系统地收集、整理、编纂, 摘取所需要的信息进行个案分析及系统分析, 统计分析各项指标或者动态趋势, 能提供大量的工作信息, 针对信息进行各项技术加工, 可获取医院经营管理的需求信息, 适时调整开发方向和重点, 超前研究预测利用需求, 为医院经营管理者进行经营决策提供参考依据, 从而提高医院的综合效益。
二、医院档案资源开发利用的途径和措施
(一) 建立规章制度, 规范档案管理行为。档案管理工作是一项严肃的、条理性很强的工作。建立完善的规章制度, 可以减少档案管理的随意性, 保证档案管理工作的健康、持续发展。医院应根据《档案法》《医药卫生档案管理暂行办法》等有关法规, 制定一套适合本医院的档案管理制度, 包括档案岗位管理制度、归档借阅制度、保密制度, 档案保存、鉴定、销毁制度等。并且应该建立档案考核量化标准, 明确责任, 逐级逐人落实, 确保医院各门类、不同载体的档案材料的完整收集、移交、管理。
(二) 建立档案的信息化管理机制。建立以计算机通讯、网络为代表的档案信息开发与利用系统。一方面, 用计算机软件建立档案信息管理系统, 可准确高效地对档案室档案信息进行检索、编研、统计。另一方面, 普及医院内网信息平台, 能使全院数据共享。医院档案室可通过内网向全院用户开展信息追踪、专题咨询、需求分析等深层次服务, 从而使档案获得最大的社会效益和经济效益。
(三) 档案管理业务人才的培养。目前, 多数医院的档案管理人员只局限于对档案的收集、整理、编目、借阅等常规工作, 缺乏对档案内容进行深层次研究的主动性和能力, 档案的开发利用多处于被动服务状态。档案信息所具备的知识性与档案管理工作本身的专业性决定了档案管理人员需具备高的职业素质。要解决档案开发利用率低的问题, 医院需要一个清晰的档案管理组织架构, 优化人员结构。尤其是加强医院档案信息化管理的现在, 要求档案管理人员不仅要有熟练的计算机技能, 较强的信息检索能力和英文阅读能力, 还需要具有主动服务的观念, 具有分析处理信息的能力, 拓展知识结构, 增强开发利用档案信息的能力, 能将信息服务工作超前介入医疗、教学、科研和管理工作中, 为医院提供决策信息。
摘要：有效开发利用档案信息资源是发挥档案作用的关键举措, 本文对档案信息开发利用的必要性进行了分析, 并从三个方面提出了医院档案开发利用的途径和措施。
关键词：医院档案,信息,开发,利用
参考文献
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档案利用工作论文范文第3篇
随着信息技术的快速发展和推进, 高校档案管理和利用工作的高度重视, 高校档案管理工作逐渐成为学校管理重要工作之一。每年对高校档案管理和利用这项工作的考察和优化力度也不断增大, 对档案管理工作人员的工作态度、工作素养、工作效率、工作水平也提出了较高的要求。
一、目前高校档案管理和利用的现状分析
高校的档案信息涵盖学生从开始有个人信息到现在的所有信息, 包括了学生出生年月、家庭成员、学习过程、爱好兴趣、个人荣誉、个人惩罚、个人实践、个人获得奖项等所有信息。如果不认识这个学生, 通过查阅档案就可以较为全面的掌握这个学生的相关信息。虽然, 学生的性格脾气很难直接在个人档案上体现出来, 但是, 个人的基本信息大部分上都体现在档案上。对于一些招生就业的工作单位、科研管理、党政调查的工作需求而言, 通过查阅档案, 基本上就相当于可以查阅这个人了。因此, 档案信息对于学生而言, 它的作用不容小觑, 虽然丢失档案依然可以弥补, 但是如果说档案信息不全, 找回的不够完整, 对于学生的损失, 或者产生的严重后果, 不堪设想。所以, 对于高校档案的管理和利用工作来说, 不是单纯的保管就可以了, 还担负着一定的责任和义务。
(一) 高校纸质档案管理工作存在一定的漏洞
目前来说, 高校档案的管理和利用工作, 一直处于不断优化和完善的过程。在过去, 为了方便档案管理, 会专门有一个区域存放档案, 将学生所有档案进行编码摆放, 就像图书馆的书籍, 需要查询档案的时候, 通过编码可以快速查阅到。这种比较传统的存放方式一直被沿用, 也一直被推崇。但是也存在一定的漏洞和不足, 毕竟高校对于学生档案的管理和利用, 至少在学校存放的时间为3-4年, 甚至可能因为各种原因更长。比如, 有的学生毕业没有及时就业, 没有档案的接收单位, 或者干起个体, 自己创业, 当时不需要个人档案, 对于档案的重视程度不够。学校每年招生还是有新的学生档案入库。如果不能够及时的处理和交接, 在整理纸质档案的同时, 很有可能导致纸质版本的存放混乱, 最后理不清楚, 查找困难, 还容易不小心被遗弃。等到学生或者用人单位需求的时候, 难以下手, 难以查询, 导致档案滞后, 影响学生或者用人单位的及时使用。这就是纯纸质档案存库可能存在的漏洞和弊端, 影响高校档案的充分管理和使用。
(二) 高校档案管理工作者需要一定的提升
档案管理工作本身就很烦琐, 对于高校来说, 一个学校的学生至少万人以上, 甚至更多。一人一档案, 这可以说是学生的标配。对于学校来说, 高校档案管理工作的严谨程度不容小觑, 对高校管理人员的要求也应该更加严格。而目前, 负责档案管理和利用工作的人员有限, 而且不加强对他们的培训和管理, 他们还是会沉迷于以前陈旧的工作模式和工作方法, 这样的工作状态和工作内容不利于档案管理和利用工作的突破和创新。毕竟, 时代在发展, 信息技术在不断创新, 纸质管理档案的方式不能舍弃, 但是新的高效档案管理模式也需要融会贯通, 积极采纳和利用。这样与时俱进, 才能够更好的管理和利用高校档案, 更好的服务好学生和用人单位, 更好的完成档案的交接工作。让档案随着人事变动, 顺利到达用人单位或者档案本人所在地, 保证档案跟着档案者本人, 随时使用, 随时拥有, 有地可循, 有据可依。
二、完善高校档案管理和利用工作的有效举措
高校的档案管理和利用, 牵扯面也不多, 对于这项工作的主要负责人来讲, 主要就是档案、档案的存放地——档案馆。无论是档案的输入还是输出, 无论是档案的查阅还是调取, 基本上都是在档案馆内完成。因此, 如何梳理清楚档案馆内这一亩三分地的工作, 就是接下来要考究、探索和思考的主要问题。
(一) 不断学习, 利用先进的信息技术
时代在发展, 技术在推动。目前, 纸质版本的档案管理方式依然延续, 有其存在的价值和意义, 对于档案的留档和保存也有很大的帮助。但是对于高校的档案管理和利用工作而言, 在工作的开展和推行的过程中还存有一定的障碍。在很多高校里, 负责档案管理工作的部门或者科室不是独立的, 因此在很大程度上缺少相对更为完善和系统的管理体制。而且档案管理的工作人员, 相对来说工作较为单一, 和其他外界的交涉也不是很多, 工作内容也不是太烦琐。长期工作下来, 整个人的工作状态也比较沉闷, 相对来说整个人对待工作的制动性也不强, 积极主动工作的意识也比较淡薄。不难发现在档案管理工作的人员中, 有懈怠工作的现象, 有的工作人员长期存在的状态就是有活就干, 没活就玩。
为了杜绝高校档案管理工作人员的过分懈怠, 应该对这部分人员提出更高的要求。可以加强培训和学习, 很多人出现怠慢的主要原因就是工作内容单一, 工作形式单一, 在工作中没有成就感, 没有突破自我的感觉。其实, 高校档案的管理和利用工作说简单也简单, 说烦琐也烦琐。提升工作人员的工作热情, 提高工作人员的工作效率, 不能对档案管理人员置之不理, 任其随性发展。可以不定期的开展相关的培训, 对一些传统查阅档案的管理和利用模式、理念予以肯定和巩固, 引进一些利用信息技术的查阅方式, 帮助档案管理人员提升工作效率, 毕竟电脑输出和定位, 比人力跑腿查阅更快、更精准一些。而且不断学习的过程也是很愉悦的, 对工作热情的提升帮助很大。除此之外, 还可以定期举办一些年度技能比拼, 比拼档案管理人员查阅档案的速度和检查档案库的管理情况。比如档案的编码是否及时更新, 档案的输入输出是否有失误或者遗漏, 影响他人工作的正常开展。年度对工作的质量、效率也有一定的数据考核, 从而督促高校档案管理工作人员的工作热情和工作效率。
(二) 不断实践, 优化和完善管理工作
高校档案管理工作不是一成不变的, 档案管理的准确性和高效性对于相关工作的顺利开展帮助也很大。除了依赖于学校的培训和学习以外, 还要多与其他高校的档案管理工作进行相互交流和学习。现在信息技术比较发达, 可以和其他高校的档案管理工作人员建立微信群, 互通有无, 这样即使不出校门, 也能够进行相互的学习和交流, 共同促进进步和提升。除了利用手机通信软件, 还可以利用学生放假的假期, 走出校门, 进入其他高校, 实地参观学习, 借鉴其他高校在档案管理和利用工作中的创新之举, 学习其他高校在档案管理和利用工作中的高效之举。实地的学习和感官, 比在手机另一端这样的交流学习方式更加直接。
总之, 做好高校的档案管理和利用工作的途径、方法有很多。对于自己岗位上工作优化的方式也有很多, 档案管理人员对自己要求更加严格, 抓住每一次提升、培训、学习和对外交流的机会, 从而帮助和促进档案管理工作成效, 更好的为学生服务, 更好的为用人单位服务, 更好的保质保量完成档案的管理和利用工作。
三、结束语
众所周知, 一个人的档案见证他的发展履历, 对他的工作、学习、生活的重要性不言而喻。而在高校中, 档案信息对于学生而言, 它的作用更是不容小觑, 虽然丢失档案依然可以弥补, 但是如果导致最后档案信息不全, 找回的也不够完整, 对于学生的损失, 或者产生的严重后果, 不堪设想。所以, 对于高校档案的管理和利用工作来说, 不是单纯的保管就可以了, 还担负着一定的责任和义务。这对高校档案管理工作者来说, 无论是工作态度还是工作质量都提出了更高的要求。要求学校不定期组织档案管理和利用方面的学习和培训, 组织档案工作管理者进行档案工作技能方面的比拼;鼓励引导档案管理工作者走出去, 进入其他高校实地考察和学习, 取其精华去其糟粕, 发挥长处, 弥补自身不足, 使其更好地为学生服务, 更好的为用人单位服务。
摘要：档案对每个人的作用至关重要, 档案涵盖了每个人学习、工作等个人的所有信息可以说是个人人生履历的缩影。在读书上学期间, 档案更是非常重要, 是一个人结束学业, 告别学校, 步入社会, 开始工作生涯承上启下的见证。因此, 高校档案的利用和管理工作不容轻视, 无论是档案管理制度的完善和优化, 还是档案管理人员的认真和严谨, 都应该予以高度的重视和关注。本文通过分析目前高校档案管理和利用的现状, 探究如何利用和管理高校档案, 并思考和探索如何丰富高校档案编研的主要内容, 以期提高和保证高校档案管理的效率和正确率。
关键词：档案,学业,工作,重视,关注
参考文献
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档案利用工作论文范文第4篇
一、医院档案资源开发利用的主要内容
医院作为一种特殊的服务行业, 档案内容丰富, 以我院为例, 有文书、人事、病案、财会、科技、基建、设备、实物等八大类档案, 管理难度较大, 所以在开发利用时只是按实际需要开发。
(一) 文书档案资源的开发利用。医院文书档案真实地记录了医院由小到大、迅速发展的光辉历程, 为编印《医院大事记》《医院荣誉汇编》等提供生动翔实的材料;为医院管理决策和制订规划、计划、总结、以及医教、科研、论文撰写等提供信息资料。
(二) 人事档案资源的开发利用。医院人事档案是职工成长过程的真实记录, 记录了从读书、工作和参加社会实践活动情况。人事档案能提供全面、准确的人事信息:一是可为医院的改革、发展推荐培养专门人才提供人才信息, 达到医院人才管理目标。二是为医院提拔干部合理选人用人提供真实可靠的依据, 真正做到人尽其才。三是在合理配置人力资源、提高员工积极性和提高医院两个效益等方面起到决策和参考作用。四是确保医院在职称晋升, 岗位聘任和推优等方面的合理性和公正性, 为医院发展奠定坚实的人才基础。
(三) 病历档案资源的开发利用。病案是患者住院接受诊疗过程的原始、成套的资料, 病案信息不但作为诊断治疗的参考和教学示范的依据, 其真实性、完整性也为医务人员科研、论文撰写提供了大量的准确数据, 在我院还为遗失补办出生医学证明提供详细信息。而且也是衡量医院管理水平和服务水平的重要依据, 医院各级管理者通过查阅病案内容、业务报表和病种分析医院业务现状, 监督指导和改进工作。同时, 又能在处理医疗纠纷、医疗保险、商业保险民刑事案件等方面具有法律效用, 作为法律文书, 是患者在医院所有医疗行为最重要的见证, 为医院解决各类纠纷服务。所以, 通过积极开展病案的查阅利用, 能强化医院管理, 提高医疗质量。
(四) 财务档案资源的开发利用。医院财务档案是医院进行所有经济活动的原始记录, 直接反映医院各项收支情况。利用财务档案资料中的各种数据, 分析医院的经济发展和财务运行特点, 以及存在的不足, 研究制定合理的财务管理对策;另外, 财务准确数据, 是医院经营绩效、债权债务的重要凭证, 可为医院开展经营活动、杜绝违规行为提供有力证据, 也是进行年度经济预算的重要参考, 为医院决策者提供真实的原始资料, 对于医院的健康发展发挥了经济保障作用。
(五) 设备档案资源的开发利用。设备档案的利用价值主要体现在经济效益, 在招标、采购、使用、维修等工作中必须充分利用。一是为科室申购设备的考察与论证提供数据, 并为设备管理部门、医院决策者提供及时、准确的参考信息;二是档案管理人员在加强培训后, 使维修及使用人员熟练掌握设备的使用性能, 从而提高设备的使用率, 并扩大使用范围;三是方便设备管理部门做好维护服务, 避免设备使用率低造成资源浪费, 也减少事故隐患的发生。可根据设备维修记录, 充分做好维修前准备, 尽量减少设备停机时间, 减少病源损失, 减少维修费用。
(六) 基建档案资源的开发利用。医院基建工程档案具有历史凭证作用、重复利用作用和日常维修作用, 如工程档案, 从立项筹建到竣工验收, 其间不断的反复利用参考设计图纸和资料, 不仅可以保证按图施工加快进度, 还可以提高工程质量和减少成本。而医院各项维修、扩建、改建、工程的清单制作、预算及验收, 工程款的结算等均需利用基建档案, 经过核对, 可以使各流程通畅, 结算做到快速准确, 充分体现了其利用价值。
其他如科技档案, 真实地记录着从立项、结题、科研成果鉴定等有关学术活动的过程, 成为科研成果推广应用的重要依据;还有专业人员技术档案、声像、实物等档案资料, 通过有效开发和利用, 便于医院管理者形成科学决策, 真正发挥档案服务功能。
二、医院档案资源开发利用的途径
(一) 转变思想观念, 加强档案宣传。医院档案是医院发展不可缺少的重要信息资源, 必须尽快开发和利用。首先, 领导重视是做好档案开发的前提, 要把档案管理和开发工作纳入医院的重要议事日程, 现今, 经济发展进入新常态, 医院领导及档案管理者应转变思想观念, 充分认识档案在日常工作中的重要性, 并在全院加大宣传力度, 增强全体职工的档案参与和支持意识, 让档案资源在新常态下切实为医院的两个效益服务。
(二) 完善管理机制, 明确岗位责任。医院综合档案管理是一项难度较大的工作, 由于它的种类多、内容杂、收集部门分散, 故必须健全档案管理的一系列规章制度, 理顺关系, 建立岗位责任制, 使责任到人。医院各职能部门均设定一名兼职档案员, 负责收集整理本部门在工作中形成的材料, 除病案外每年移交综合档案室归档, 形成全院档案管理网络, 方便多渠道提供利用。
(三) 提高人员素质, 确保档案利用效果。要加强档案管理人员的素质训练, 不但要有责任心和使命感, 更要有较强的业务能力, 不只是档案的保管者, 更应是档案的形成者、管理者。要不断钻研档案业务知识, 熟悉各类档案内容, 掌握各类档案利用规律, 才能在工作中综合各种档案信息, 准确、及时地向利用者提供所需的信息, 确保档案利用效果。
(四) 加大资金投入, 实现档案现代化管理。加大资金投入, 一方面是配齐档案保护设备, 如档案库房的防火、防潮、防高温、去湿、空调等基本设施;另一方面是配备现代化技术设备, 如应用计算机管理, 用计算机录入和储存整个医院的各个门类档案, 不但方便整理和检索, 还节省了人力和物力, 提高工作效率。同时适当引进档案管理应用软件, 运用先进的管理技术, 可实现档案管理的现代化和自动化, 为档案信息资源的开发与利用创造良好的条件。
(五) 创新服务方式, 充分发掘档案价值。1.把档案由静态变为动态。利用医院的各类档案, 如病案、科技、文书档案等编写医院动态、新项目开展、科研成果推广以及建设医院文化等, 及时宣传医院特色服务、重点学科和专家名医, 方便群众就医, 提高社会效益。要建立档案利用信息的反馈制度, 实现各部门档案信息利用的相互联系, 最大限度地满足各项工作利用档案的需求。
2.把被动服务变为主动服务。档案管理者在档案的管理和提供利用过程中, 应通过多种渠道了解利用者的需求, 掌握各门类档案的特点, 主动、及时提供所需信息, 多角度、多层次地为医务人员、患者及社会公众服务。
3.把档案收藏变为档案利用。对档案的开发利用情况定期进行分析, 掌握哪类资料利用率高, 以及存在的问题, 广泛征求档案利用部门和医务人员的意见, 不断改进工作。并制定全院档案管理工作规范, 使档案信息资料的收集、整理、筛选、归档和对外服务制度化、规范化。
4.建立档案信息网络。将医院各种门类的档案, 包括文书、科技、设备、基建、财会、声像等档案全部划归综合档案实行统一管理, 病案和人事档案单独管理。开展档案信息的编辑工作, 进行分类开发, 编写各种汇编或简报, 使各种档案之间都互有联系并实现资源共享, 提高医院内部档案信息的传递速度。加快医院信息化建设, 使外部的信息及时接入医院内部信息网络, 形成内外信息资源网络化, 全面为医院各项工作服务。
医院档案是一种信息文化, 关系到医院的持续发展, 但档案的价值就目前来说还没有完全体现出来。随着医院规模的扩大, 医院的各类档案会大量产生, 档案资源的开发利用价值将会不断显现。只有多途径加强医院档案资源的开发, 使档案利用价值向网络化、科学化发展, 综合利用性增强, 才能使档案信息资源有效的融入医院的整个工作中并服务于各项工作。
摘要：医院档案是在各种实践活动中形成的, 医院档案可以为医院管理、医疗服务等方面提供多样的信息, 从而再为各种医疗活动服务。因此, 开发利用档案信息资源, 对推进医院档案管理和医院发展具有重要的意义。
关键词：档案,开发,利用
参考文献
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档案利用工作论文范文第5篇
1 高校档案的收集工作
学校档案的收集工作, 就是按照党和国家的有关规定, 通过例行的接收制度和专门征集办法, 将分散在本学校内部各科室和个人手中的档案, 以及散失在社会上的重要档案, 集中收藏在本学校的综合档案室, 实行统一管理。
1.1 高校档案收集工作概况
档案材料的收集工作不仅是档案管理工作的起点, 同时也是关键点。档案收集工作的质量和效率的高低直接关系整个档案管理工作的质量。高校档案遍布学校的计划、论证、决策、方案、通知、执行、总结等方方面面, 且门类繁多、各有特点。
1.2 高校发展中档案收集工作呈现的新特点和新问题
1.2.1 档案对象的交叉性
随着高校的发展, 高校的机构越来越多, 职能分工越来越细, 这种增多的机构和分散的职能因素决定了档案资料形成具有相互交叉、互相渗透。在机构设置上, 高校一般分为党群、行政以及各教学单位, 各部门的职责往往有交叉。
1.2.2 类别的多样性
高校档案分为十个一级类目, 分别是党群、行政、教学、科研、科技开发、基建、仪器设备、出版、外事、财会等十大类。
1.2.3 载体的新型性
高校活动丰富, 也由于现代技术的大量应用, 使高校的档案资料的载体多种多样, 包括文字、图形图表可保存在传统的纸质载体中, 还有大量的照片、影像可以保存在光盘、磁盘中。
1.2.4 收集任务的艰巨性
高校的档案不仅分布于各机构之中, 更存在于大量教师手中。由于教师队伍的庞大, 教师参加的活动之多, 使得档案收集工作充满了艰巨性。
1.3 高校档案收集的方法
高校档案收集方法如图1所示, 从时间上看包括定期收集和及时收集, 从对象上分包括普遍收集和重点收集。
1.4 高校现阶段如何做好档案收集工作
(1) 加大宣传力度, 重点宣传国家、地方等档案工作方针政策和相关的法律法规, 提高档案管理人员以及全校教职工的建档意识。高校包括的环节较多, 档案来源相当广, 所以设计的内容和形式相当多, 涉及全校每位教职员工。因此, 要通过会议、培训、网页等手段进行各个层面的宣传。
(2) 健全高校档案工作体系。健全的档案工作体系是高校档案工作运行, 完整及时地收集是其重要前提。
(3) 建立完善档案工作制度, 通过科学管理制度约束档案相关人员完整、及时地上交、整理档案资料。档案资源的积累收集是一项经常性、长期性、连续性的工作, 在实际工作中经常出现因领导更替或工作人员变换而不能实现连续性、规范性。所以, 必须建立规范文件、执行文件和记录文件, 做到收集归档工作制度化。
(4) 指导监督与业务检查相结合。档案工作是一项专业性很强的工作。很多高校档案管理人员变换频繁, 也有很多责任心差、素质低、业务生疏。为此, 加强指导和检查非常必要, 同时还要强化档案管理人员的业务培训。
总之, 高校档案收集工作是档案工作的入口, 关系到档案各项业务工作的开展, 只有高校工作人员上下齐心, 制度完善并认真执行, 高校档案收集工作中的种种问题才有可能减少。
2 高校档案利用服务工作
档案利用服务工作, 是档案保管部门以所收场的档案文化财富为依据, 通过一定的方式方法, 直接提供档案信息, 为社会各项事业服务的一项业务活动。其任务在于及时、准确、全面、有效地为用户提供所需的档案信息材料。它是档案工作的中心内容, 也是档案管理工作最为活跃的一个环节。高校档案利用服务, 主要是以高校档案为基础, 为全校师生、教职员工及社会服务的活动。
2.1 高校档案利用的特点
高校档案的利用集中反应着高校的职能, 与学校的中心工作紧密联系。由于近年来高校的中心工作均与发展有着密切关系, 以某高校为例, 其特点主要表现在以下几个方面。
(1) 高校档案的利用频率通常有高低之分、还有种类之分。例如, 学校财务报表等等属于重要的资料, 在使用中过于频繁则要建立特别的使用办法。而教学资料使用频繁则说明教学工作中心性突出相一致。
(2) 高校档案的利用与高校的各项业务活动的开展有紧密的联系, 利用的高峰期有明显的周期性。
(3) 档案利用的方式具有多样性的特点, 有电话查询、实体查阅, 来信来函询问。
2.2 高校档案利用服务方式的创新
档案利用是档案部门为满足用户需要提供的一种服务, 这种服务就有很强的迅速、准确、全面、及时等要求, 各种服务方式、程序和手段。高校档案利用服务的创新, 就是要在服务方式上创新, 在做好常规档案利用的同时, 积极开展尝试新的服务方式, 包括图2所示的各种形式。
3 结语
对高校档案工作进行研究既是档案工作的需要, 也是高校发展的需要。高校档案种类多, 内容复杂, 高校档案工作涉及面相当广, 因素众多, 本文从高校档案的现状出发, 着力于高校档案的收集和利用进行探讨, 希望对高校档案工作能有所帮助, 也希望有益于高校的进一步发展。
摘要：探讨了高校档案的收集工作的新特点和新问题, 以及收集的方法, 就高校现阶段如何做好档案收集工作进行了重点论述。同时, 探讨了高校档案利用服务工作的特点以及创新方法, 为做好高校档案工作提供了方法, 有益于高校的进一步发展。
关键词：高校档案,收集,利用,创新
参考文献
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[2] 赵艳华.世纪高校档案工作现状及对策[J].档案天地, 2005 (7) .
档案利用工作论文范文第6篇
一、企业档案利用的“新形势”分析
(一) 企业自身发展。现代社会是激烈竞争的社会, 而企业是以盈利为目的, 运用各种生产要素, 向市场提供商品或服务, 实行自主经营、自负盈亏、独立核算的经济组织。企业要想在市场竞争中立于不败之地, 就需要企业自身获得持续的发展, 充分利用各种生产要素, 这其中就包括档案, 而档案这种生产要素是否利用得当, 取决于档案如何提供利用以及利用的程度怎样。因此, 如何高效提供档案利用是当务之急。
(二) 信息技术进步。现代社会, 信息技术日新月异, 信息环境日渐成熟, 在信息化的浪潮中, 企业融入信息化是必然态势。因此, 企业档案提供利用信息化也是顺应企业信息化发展的需求, 改革传统的企业档案提供利用方式, 代之以信息技术环境下的企业档案提供利用方式是必然趋势。
(三) 用户用档需求。随着企业的快速发展, 企业档案用户需求也发生了明显变化, 主要表现为:第一, 对档案信息的质量要求提高, 要求档案检索结果集约化、系统化、浓缩化。第二, 对档案部门的服务能力要求提高, 要求档案部门做到快速检索、及时反馈、随查随用。第三, 对档案的自助查询要求提升, 档案查询途径多元化、利用档案便利化成为企业档案用户的普遍诉求。
二、新形势下企业档案提供利用方式略述
(一) 积极开展企业档案编研工作。积极开展企业档案编研工作, 出版实用的编研产品以保证档案用户对档案检索结果的集约化、系统化、浓缩化要求。开展档案编研工作需要注意以下问题:第一, 编研选题要紧紧围绕企业当前的中心任务, 例如近期某个产品的规划、设计、制造等环节, 对某产品的相关档案进行编研;针对正在实施的某个项目, 对涉及的相关档案进行编研。第二, 编研要确保质量, 在编研过程中要力求材料坚实、信息可靠、表意明晰、信息集中。
(二) 主动推送档案信息。档案部门主动出击, 围绕企业当前主要工作, 积极主动向相关部门推送档案信息。一方面, 可以提高档案部门在企业的地位。另一方面, 可以充分开发利用企业档案信息, 最大限度提高档案的利用效率。应当注意的是, 在推送信息前, 要对目标部门做充分的调查, 以确保推送的档案信息真正发挥效用。例如, 财务部门近期正在审核近三年办公经费支出情况, 据此可推送近三年财务档案中的相关凭证信息;设备管理部门近期准备购买一台数控车床, 可以推送单位现有数控车床的性能、价位、厂家等相关设备信息。
总之, 主动推送档案信息, 主动提供咨询是档案部门新时期档案提供利用的新思路。
(三) 逐步实施企业数字档案馆工程。2010年6月, 国家档案局办公室下发的《数字档案馆建设指南》中指出:数字档案馆是指各级各类档案馆为适应信息社会日益增长的对档案信息资源管理、利用需求, 利用现代信息技术对数字档案信息进行采集、加工、存储、管理, 并通过各种网络平台提供公共档案信息服务和资源利用的档案信息集成管理系统。
逐步实施企业数字档案馆工程, 建设企业数字化档案管理平台, 将企业现存的档案通过扫描、拍照等技术手段实现纸质档案电子化, 通过相应的接口与OA、ERP等信息管理系统互联互通, 实现电子文件的在线归档, 使企业相关的信息资源通过数字档案馆平台进行集成, 以达到企业信息资源的整合, 便于企业档案用户利用相关信息资源。
(四) 利用新时代传播媒介——微信公众平台。1.微信公众平台的概念。微信公众平台是腾讯公司在微信的基础上新增的功能模块, 通过这一平台, 个人和企业可以打造一个微信的公众号, 可以群发文字、图片、语音、视频、图文消息五个类别的内容。目前微信公众平台支持PC端网页、移动互联网客户端登录, 并可以绑定私人账号进行群发信息。将微信公众平台充分应用于档案信息服务中, 为传播优秀档案文化, 改善档案信息服务方式提供了条件。2.微信公众平台在档案提供利用上的便利之处。第一, 即时提供在线咨询, 随时为用户提供所需档案信息, 且可提供文字、图画、声音等多种形式的档案信息, 能使档案用户获得全方位档案提供利用服务, 使其满意度显著提升, 档案提供利用效率提高。第二, 即时发布馆藏最新信息。利用微信公众平台可以即时发布最新归档或收集的档案信息, 告知企业档案用户馆藏最新动态, 使馆藏档案信息与用户档案需求二者保持即时“联系”。
三、结语
企业档案是企业重要的生产要素, 提供企业档案利用服务是企业档案部门义不容辞的责任, 做好这项服务工作, 要与时俱进, 需要用发展的眼光去捕捉社会最新发展动态, 吸收借鉴其他行业的先进技术及管理方法。随着社会的不断发展, 相信还会有更多的先进技术涌现, 档案提供利用的方式还会有新的变革, 企业档案部门需要用发展的眼光去不断探索新的档案提供利用的方式, 为企业的持续发展提供高效便捷的档案信息服务。
摘要：新形势下, 用户用档需求对企业提供档案利用的方式提出了新的要求, 企业档案部门需改变传统落后的档案提供利用方式, 用发展的眼光去革新档案提供利用方式。本文从四个方面进行探讨:档案编研、档案信息推送、档案数字化、微信公众平台。
关键词：新形势,企业档案,档案利用
参考文献
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