数字档案论文范文第1篇
【摘 要】随着社会经济的快速发展，人们对生活质量的要求越来越高，城市绿化也日益引起居民和政府的重视。园林绿化档案，是记述或反映园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它对于促进城市建设和和谐发展有着重要作用。本文试图结合自身园林绿化档案管理工作经验，对如何做好园林绿化档案管理工作谈几点认识。
【关键词】园林绿化；档案管理；措施
引言：
随着城市化进程的不断加快，城市园林绿化建设的规模和速度、质量和水平都有了显著提升，城市人居环境质量明显改善。近年来，各地建成很多园林精品工程，绿化施工的水平也越来越高。但是在具体项目中，园林绿化工程档案资料的管理水平却还有较大差距，很多项目的档案资料无法全面反映园林绿化工程项目的规划设计和建设审批情况、施工和养护过程的情况，也不能为建设单位提供完整的变更、竣工资料，难以为后期使用、维护提供详尽的依据。要全面提高城市园林绿化工作水平，就必须解决园林绿化工程档案资料管理这个突出问题。
一、园林绿化档案的内涵及特点
园林绿化档案是城建档案的一部分，是记录或反映某一单位或个人在园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，它为城市发展建设和改造提供了宝贵的参考依据。园林绿化档案内容博杂，大致包括以下几类档案：园林基础资料如园林史料、园林建筑图及文字资料等；风景园林建设材料，如园林新建、扩建、改建工程项目资料房产、地产权证相关审批资料等；城市绿化建设资料，如居民區绿地、生产绿地的档案资料等，以及各类综合管理资料，如机构设置、领导变更情况档案资料，重大活动和实践的记录资料等。与其他档案资料相比，园林绿化档案有其自身的特点：
首先，园林绿化档案资料具有系统性。园林绿化档案资料完整而全面地记载了园林绿化工程从论证设计、施工、竣工、维护的相关情况，能够系统反映园林绿化工程的全过程以及每个环节之间的具体联系，因而园林绿化档案具有较强的系统性；其次，园林绿化档案具有较强的专业性。与一般性的档案资料不同，园林绿化档案是对园林绿化科技和生产活动这一专业技术领域相关活动的记录，因而具有较强的专业性；其三，园林绿化档案具有较强的动态性。这一特征是园林绿化档案与一般性档案的根本区别。园林绿化档案的动态性表现在绿化档案的记录内容和资料数量会随着绿化工程的建站而变化，因而具有较强的动态性。最后，园林绿化档案具有较强的多样性。由于园林绿化效果有一个生长周期，而且作为艺术观赏留给建筑者发挥的空间也很大，因此园林绿化建设也会不断变化，相应的档案资料也会不断补充和完善，以适应园林绿化工程的需要。
二、园林绿化档案发展的对策
1、科学认真地把档案资料管起来
要健全制度，如建立档案室管理制度、档案查阅制度、档案保密制度、档案人员工作职责、保管利用制度、档案鉴定、销毁制度、保管期限、归档范围等规定。要按制度管理，制定专职档案人员的工作职责以及借阅、保管、保密、利用和档案工作考核检查制度，以严密的制度规范档案制作程序，保证档案质量，确保各种类别、各种载体的档案集中统一管理，做到从立卷归档到保管统计，从档案利用到鉴定销毁，从档案移交到奖惩等每个环节都实现规范、高效管理。要按制度考核，把有关制度和规定纳入岗位职责和考核体系，提高全员档案意识，使大家积极主动地配合档案部门工作，强化动态管理，一旦遗失及时查找补损，确保材料完整。
2、加强对园林绿化档案管理投入
首先，单位应加大对园林绿化档案管理工作的经费投入，配备必要的档案管理设备和符合使用要求的库房，加强对库房的日常管理，为档案管理工作创造良好的工作环境。其次，单位要加大对档案管理人才的重视，设置专门的园林绿化管理人员，加强对档案管理人员业务技能和职业素养等方面的培训和教育，不断优化档案管理人才队伍，提高档案工作人员综合素质。最后，要不断创新服务管理模式，形成具有单位服务管理特色的档案管理工作，促进园林绿化档案管理水平的快速提高。
3、加强档案人员的专业知识和技能培训
档案工作者素养的提升是档案管理的基础性工作。档案工作者要认清自己肩负的责任，有针对性地加强档案工作的专业学习，不仅要学习档案管理制度、整理办法，学习和掌握计算机知识和操作技能，而且要学习园林专业的业务知识、工程施工管理的政策规范等，真正做一个多面手。当前比较迫切的是，尽快培训园林绿化工程施工单位的资料管理人员，使其懂得园林绿化工程档案资料归档知识，达到规范园林绿化工程档案资料归档的目的。同时对参加各方的人员培训，引导大家在签订合同时对参建单位设立专门条款，明确规定各方应负担的责任，提交档案资料的套数、质量和时间等，最终实现园林绿化工程竣工资料交接与园林工程竣工验收同步举行。园林工程档案资料达不到完整、精确、系统要求的，没有通过竣工资料交接验收的就不能组织园林绿化工程竣工验收，通过以上办法使园林绿化工程档案资料更加规范、完整和实用。在此基础上，加强对档案资料工作人员的信息化培训，包括档案管理信息系统、电子文件的发展和计算机病毒等知识的培训；软件操作和维护技能培训；网络知识的学习和培训等。可以把园林绿化工程档案资料管理编制成一套成熟的软件管理程序，通过学习培训和程序的推广运用，达到规范管理的目的。
4、重视建档工作的网络化
然后就是要重视建档工作的网络化，有专门的负责人负责，在相关制度的指导下，有专业的网络档案管理人员进行网络档案的储存和管理，利用计算机管理的优势将各个档案进行整理、分类和立卷，并且简明扼要地做好记录，以便轻松地保管和查找。最后，我们一定要制定严格的档案查看和借阅制度，杜绝随意翻看和任意更改的行为。档案是企业重要信息资源，档案信息化建设是企业信息化建设的组成部分，是企业档案管理创新的重要方面，也是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。积极适应信息化带来的文件形成电子化、文件传递网络化、文件存储数字化、文件管理动态化的发展要求和趋势，成为档案管理工作的重中之重。
5、明确档案收集渠道
园林绿化档案管理工作与生产计划部门的相关工作有着紧密联系，要协调两者工作，保障园林绿化档案收集渠道畅通。具体来说，就是要紧密配合园林绿化修建工作进度，依据工作进度随时做好档案的编目与整理工作。园林绿化工作开始之前，档案管理人员要对现场测量数据进行准确记录，核实可能产生变更的数据，并保存相关的工程文件；在园林绿化工作进行过程中，园林绿化档案管理人员要详细记录标高复核记录、苗木出圃单等一系列情况，要注意收集最新最准确的数据以及具体的操作记录等，并及时纳入档案管理体系；在园林绿化工作完成之后，则要对完结报告，资金决算、工作验收等所产生的一系列文字和音像资料进行记录和保管，要对资料进行科学分类，并根据档案资料的利用价值和档案性质做好档案号编排工作，以便进行积极妥善的保存。
结束语：
随着城市建设如火如荼地展开，园林绿化建设也日益发展起来，园林绿化档案是园林绿化科技活动中形成的具有保存和利用参考价值的原始记录，对于促进园林绿化工作的进一步开展有重要作用。园林绿化档案管理部门应加强对档案管理资料的重视，解决档案工作中存在的问题，做好档案管理工作，促进城市建设的协调发展。
参考文献：
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[3]曾文英.论档案管理的重要性[J].考试周刊.2011（07）.
数字档案论文范文第2篇
［摘要］ 评估行为是组织管理需求和目标实现的重要途径，风险评估对档案事业而言是对管理漏洞、面临威胁的可能性和程度的综合判断，有助于安全危机的预防、治理。数字档案管理相对于传统档案管理更复杂，作为明确数字档案安全需求的途径研究，探讨影响的关键因素和风险评估的实现，符合信息安全和档案事业信息化发展形势要求，有助于促进数字档案安全管理体系构建。
［关键词］ 数字档案；信息安全；风险评估
doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2014 . 13. 070
［
安全危机可以认为是系统从有序向无序状态的演化，数字档案安全因数字档案对载体的依赖性和可更改性使其易受到安全威胁，确保存储和利用的真实、完整不易。针对数字档案的安全风险评估是对数字档案在形成、收集、管理和利用过程中面临威胁、存在弱点及影响，以及三者综合作用带来风险的可能性和程度的判断，是实现数字档案安全和科学管理的重要手段。
1数字档案安全管理与风险评估
作为危机管理的基础，风险评估是组织管理基于安全领域的应用，在数字档案管理中风险评估和安全管理如一枚硬币的两面，构成了数字档案安全的保障体系。对其安全的评估是确定信息安全需求的重要途径，属于信息安全管理体系的策划过程，有助于明晰安全现状，及时采取措施并降低损失，保护信息资源完整、真实。信息化背景下风险评估已成为数字档案实现安全管理和科学管理的必不可少的因素，关系到其安全的有效实现和功能价值发挥。
数字档案安全风险评估有理论和现实支撑作为依据。评估研究发展至今，已在诸多领域发展为成熟、系统的理论。众所周知，在现代企业质量管理、风险投资中， ＩＳＯ ９０００质量管理体系已树立了国际权威，风险投资机构在市场投资中也不可或缺。安全评估由于是对关乎系统功能的潜在风险的判析，对其研究符合国家信息安全战略，与此相适应，数字档案安全研究正成为档案事业关注的重要内容，而管理评估理论、档案安全理论、生命周期理论、档案鉴定理论、信息安全防御和检测等理论和实践的发展，以及当前已有的法律规范或标准，如《电子文件归档与管理规范》《计算机信息系统安全保护条例》《信息安全等级保护管理办法》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》等，为数字档案安全风险评估标准体系建立提供了基础。
2数字档案安全风险评估的现实与关键分析
2.1 数字档案安全风险评估的现实
档案管理对评估的应用主要表现在利用效果、环境方面，在信息安全得到重视的环境下信息系统安全等级保护与风险评估开始推进，随着档案管理信息化应用的深入，数字档案安全评估逐渐受到关注。然而当前对其系统的应用较少，风险评估意识还尚显淡薄；多数属于面临危机的被动检测，并未纳入到过程管理中；检测方法相对简单，经验性和主观性特征突出，而实行风险检测时对技术较为偏重，体现出安全保护体系不完善的现实。
2.2 数字档案安全风险评估的关键点
数字档案安全风险评估受到环境、主观意识、管理等因素的影响，变量因素间的互动交织影响着安全和评估，这要求加强安全保障体系的建设。如将其风险评估视为系统，在实现上，首先应是对系统性、层级性原则的坚持，即评估要贯穿信息安全保障全过程，覆盖数字档案从生成、传递、存储到利用的全部环节，要综合组织管理、技术、环境和法律因素进行评估，要对密级不同的数字档案、系统的不同功能模块实行多层次有区别评估；其次，在评估对象和风险要素确认、评估框架建构和评估分析的整个流程中，关键是评估方法的选用和风险要素的确认。
（1）评估方法的选用关乎评估策略的实施和效果实现。数字档案管理由于信息种类、格式多样，信息、系统和网络的管理特点差异较大，受诸多因素作用的结果各异，因此方法选用对评估行为的有效性至关重要。信息安全评估主要有专家调查评估法、事件树分析法（基于事故推演产生原因）、故障树分析法（图形化地逻辑分析由因而果的联系事件）和风险评审法（对决策进行仿真项目的风险可能推演），前3种是易被接受的方法，而风险评审法相对适应风险性极其不确定决策的评估。笔者认为，首先，不同类型的档案机构由于其管理方式、资源类型的不同，不同方法的选用、实现应该体现出差异；其次，视数字档案管理具体情况，可采取一种或多种方法，而不局限于单一方法使用；再次，要考量是否要经常性评估、评估时间要求、科学性要求和体制因素限制等，科学设计评估实现步骤和策略，坚持科学性、实用性和独立性的灵活创新，不要一味追求科学、系统而忽略条件的限制。
（2）风险要素的确认是评估指标体系建立的内核。数字档案安全风险评估尚处于起步阶段，虽然已有相关规范和标准为其提供了参考，但并未形成统一的指标体系。其中主要将环境、管理和技术因素作为内核并可视作一级指标，二级指标主要完整反映信息数据、信息管理系统和信息利用系统几个部分的脆弱性、威胁性。脆弱性是造成威胁的诱因，威胁是安全风险的程度，适当选用安全评估技术工具对服务器、应用系统、防火墙等进行漏洞扫描，对木马、黑客攻击进行排查，全面反映风险现实。其指标内容是否缺失，决定着风险预判，关系着安全管理效果的达成。国家层面制定了《信息安全等级保护管理办法》《档案信息系统安全等级保护定级工作指南》，依此将信息安全等级保护与安全风险评估指标体系建立结合，依据不同风险因素发生频率、危害性为评估指标设置层级分值，实现管理风险等级的界定，为快速预防、治理提供依据。
3数字档案安全风险评估的实现
数字档案安全评估是将技术手段与定量分析融合的管理行为，是对科学管理风险隐患的反馈，因其复杂性，使其真正成为符合信息安全需求和实现安全等级管理的助手并非易事。
（1）树立安全评估意识，建立安全评估制度。适应信息安全发展形势，突出安全在组织管理中的地位，将安全评估纳入安全管理制度中。将其贯穿于数字档案管理全过程，并延伸到电子政务文件形成、批阅和归档过程之中，在源头、过程和应用中实现覆盖。强化安全管理和评估意识，将漏洞修复、病毒和木马查杀纳入到岗位责任中，实时升级安全技术并加强身份认证和用户管理，建立定期检查、岗位职责制度。
（2）加强安全评估的组织、实施。首先要在实地调查基础上制订评估计划和方案，确定评估方法、支撑工具。其次，确定评估对象，组织专家进行调查研究、定量分析，确保评估方法的科学执行。再次，重复风险因素的确认和指标分析，缩小与实际的误差，确定安全级别和风险分值，提出评估报告和防治方案。
（3）开展数字档案安全评估教育与培训。安全评估涉及多领域知识，对从业者进行以相关领域知识为背景、以数字档案全评估为主题的教育和培训是现实的必然要求。需要高校在培养档案人才时将安全评估课程列入教学计划，同时举办安全评估领域的继续教育培训，鼓励、支持开展科研攻关和研究，促进数字档案安全评估的发展。
（4）加强交流和合作，实现互补共享。安全评估知识缺乏、经验不足、组织条件有限，都成为数字档案安全评估的限制，因此要实现杜绝主观性和经验性并不容易。可以采取走出去、引进来的方式鼓励经验交流和评估、科研合作，甚至是与具有相关资质背景的机构合作，促进资源共享和评估指标的确立乃至评估的实现。
档案事业的发展受到制约较多，经常性开展系统的专业性评估不现实，因而追因评估成为实践中受追捧的范式。相信随着现实形势的发展，安全评估会获得更大的发展空间，逐步实现数字档案的等级保护，预防、降低、转移、归避安全风险，促进数字档案信息安全建设和管理水平的提高。
主要参考文献
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［２］吴绍忠．数字化档案馆信息安全风险评估［Ｊ］．中国档案，２００９（６）．
［３］宗文萍．档案信息安全保障体系建设研究［Ｊ］．档案学通讯，２００６（１）．
数字档案论文范文第3篇
就目前来看，世界各国都向信息化，网络化的方向迈进，由于各个国家间经贸和科技文化交流不断的增进，来往的次数也不断的增加，让国内的电子政务和电子商务有很大的发展。尤其是在现代信息技术的迅速发展之下。出现了大量数字文件，面对这样大量电子文件出现，如何做好电子文件收集和管理，是相关部门需要考虑的。为了处理好这些电子文件，就应该不断的开发档案信息资源，适当的满足广大客户的需求，将档案信息资源得到更大的利用。只有这样才能够解决在档案信息应用中出现的问题。
一、档案资源的数字化
档案信息资源的数字化需要不断的更新，不断的发展。而档案信息资源的数字化作为档案信息建设中的前提工作，同时也是信息时代对档案管理工作的要求，在档案资源的数字化进程中，需要制定档案数字化的计划和目标，结合现在得人力、物力、财力，对档案实行数字化的管理，在对档案进行数字化管理的时候，档案应该具备一定的代表性和典型性。因此，在对数字化应用的时候需要对电子档案制定一个标准，保证电子档案的格式更加地规范和统一。
二、档案信息数字化为档案信息资源的开发利用提供了基础
现如今，信息资源的开发利用已经扮演着越来越重要的角色，在经济增长方式的转变中让社会经济的发展起到了了全面、协调的作用，为信息资源的可持续发展提供了重要的途径。因此档案管理部门要履行好相应的职责，采取相应的措施，将档案信息数字化的工作做到最好，满足社会的发展需要，提高社会信息资源的有效利用。
实行馆藏档案信息资源的数字化。根据相关调查，档案在馆藏中数量最多，不管是种类的数量还是文体的数量，都是多样的。根据现代信息技术发展，出现了很多的电子文件，而档案管理的工作正在朝着以前纸质文件向现如今由纸质版与电子文件共存的形式转变，在这个转变的过程中，档案馆藏出现了纸质版与电子版文件同时存在的特点。所以，相关部门为了将档案数字化融入到档案信息化建设中来，在档案数字化制定了相关的规定和要求。在目前的情况来看，人力，物力，财力方面都存在着不足，利用数字化的档案管理是必然要求。再利用数字化管理档案的时候，需要制定相关档案管理要求，对电子文件的格式需要进行规范和统一，减少电子文件的重复使用，避免资源浪费的现象出现。因此，相关的档案管理部门，需要配合计算机信息技术部门研究纸质的档案扫描设备，可以对不同的文件载体进行数据转换，从而更好的保存转换过后的电子文件，避免电子文件数据的缺失。
实行电子文件的收集、归档管理。档案信息资源的开发和利用是档案信息数字化核心和本质。而档案信息数字化的主要工作就是对电子文件进行收集和归档。在档案对电子文件的管理中使用的软件各式各样，电子文件的形式也是各式各样，这就出现了数据没办法实现共享，在一定的程度上，阻止了电子档案信息资源的开发和利用以及电子文件的收集和管理。这就要求档案管理的相关部门需要做好电子文件的管理工作，合理，有序的做好电子文件的数据收集管理。只有这样，才能满足社会的发展和需求。为了能够达到这一点。首先，就应该对电子文件实行合理的归档方案，建立档案部门和电子文件管理部门，这些部门需要做好对档案信息的管理工作，并且严格的执行，对电子文件的归档范围，归档的方法，归档的要求需要了解，只有这样才能够保证电子文件能够更好的归档。首先，需要将电子文件实行归档制度，档案资源信息化建设的首要前提是将电子文件进行收集和归档。因此，需要建立档案部门和电子文件部门，制定相关的档案管理制度，各个部门之间要相互统一，相互负责，把信息的管理和规划做到更好。并且将制定的这些制度，要执行下去。从电子文件的归档要求，归档方法，归档范围，来提高电子文件的归档效率。其次，对于电子文件中的数据收集体系需要强化，因为在电子文件中文件开源渠道很广，为了电子文件的质量，档案管理的工作人员需要加强管理，不断的提高数据收集的交换系统。所以应该对档案管理的工作人员各个方面的能力，对于档案信息进行统一的管理。
三、档案管理的创新为档案信息资源的开发利用提供了动力
档案工作作为服务工作的一类，检验档案信息的唯一标准就是对档案信息资源的利用率和利用效果。为了满足社会的发展需要，作为档案管理人员就应该在管理方面加强服务意识，增加创新精神。提高档案信息的利用率，来满足社会发展的需求。第一，加强档案制度的创新，不断的完善档案的管理制度，对档案管理的服务制度也需要加强，服务范围也要逐渐的变宽，设立更多的服务机构，提供一些档案的咨询服务平台。第二，档案管理工作人员的服务意识需要加强。
档案管理的工作人员需要顺应社会的发展，和社会的发展速度保持一致，不断的创新，改变之前的档案管理模式和档案管理的方法。强化服务意识，满足广大用户的需求，增加服务的质量和服务的水平。第三，档案的服务体制要创新。为了增加档案管理人员的服务意识，需要实行以人为本的档案管理人员激励机制，这样可以提高档案信息资源的优化配置，增加档案信息资源的利用率，从而来提高社会效益和经济效益。第四，保持档案的教育创新 。根据工作中的实际情况，对于培训的方式也需要不断的更新，对档案管理人才大力的培养，使这些人才更适合档案管理的需要，来促进档案信息化工作向数字化、信息化、网络化的方向发展。
在档案信息化的建设中和档案信息资源利用的时候，在这过程中的工作有着复杂的特点，所以档案管理工作在档案信息化建设的基础上，应该将档案管理工作不断向数字化、信息化、网络化的方向迈进，同时也能够为档案资源的开发和利用提供良好的保障。
(作者单位：河南省南阳文化艺术学校)
数字档案论文范文第4篇
目前, 高校数字档案的建设主要围绕对原有档案的数字化处理和对现行电子文件的鉴定归档两大内容, 对数字档案的管理则应在充分考虑信息检索和档案利用方便性的基础上设计档案数据库的存储结构, 以服务为导向, 从利用者的角度考虑如何强化档案的管理效能和提高档案的利用效率。
一、充分利用现有电子文件建设完善数字档案
高校在教学、科研和其他各项工作的信息化管理中所形成的电子文件是高校数字档案信息资源的重要来源, 是数字档案馆管理的主要对象, 这些涵盖图表、文档、音像的电子文件记录了教学、科研和各项事业管理的经验、方法、成果、轨迹, 经鉴定具有长期或永久保存价值并归档之后即成为重要的数字档案。
现行的电子文件多来源于各单位、各部门的业务信息系统中, 会出现大量的历史记录消耗了很多的系统资源但使用频率可能已较低的情况。为解决这一问题, 一方面可以考虑建备份系统或者导出信息刻录光盘;另一方面从长远角度来讲, 更需要将体现保存需要和价值的电子信息归档到档案馆, 以便长远地、系统地保存和提供利用, 同时也可以减少以后已有档案数字化的工作量。因此, 需要对各业务部门对现行业务系统中的数据进行调研、鉴定和整合, 或删除或短期保存或长期、永久保存。
电子文件的鉴定与归档在很大程度上关系着数字档案的保存价值与数字档案馆的管理质量。各业务部门要严谨对待归档文件的筛选鉴定, 不能漏掉有保存和利用价值的电子文件, 也要避免把无保存价值的临时文件进行归档以增加管理成本。对于有价值的、需要永久保存的电子文件应实施物理归档, 在院系部门没有条件的情况下, 学校应建立专门的档案数据库, 按照档案管理方法对归档电子文件进行统一的整理、保存, 并实行集中管理, 由档案馆来提供利用服务。
二、借助信息技术做好数字档案安全保障, 开展远程归档和利用
电子文件的归档范围需根据文件的保存和利用价值来确定, 归档流程与纸质档案归档基本一致, 归档方法可以考虑网络归档, 也可以考虑介质移交归档。归档电子文件格式应统一, 以便高效装载到学校档案馆的系统, 档案馆则可以为允许开放的信息建立开放档案网络查询系统。
从管理的角度来看, 采用网络、计算机和软件系统实现电子文件的自动归档, 是能够增加归档过程的规范性和安全性的。但是由于网络和信息系统本身具有安全风险, 就需要通过规范管理和采取各种现代技术手段来控制。需要档案业务人员与信息技术服务部门共同参与保障, 从存储介质、管理策略、利用方案等方面协同探索, 特别要注重做好网络存储管理和备份管理。数字档案信息系统的档案工作者特别要具备严谨全面的安全意识, 主动保障桌面、服务器、网关、资源存储等各个网络节点的安全性。可以“采用身份认证、数据加密、电子签名等技术确保档案的真实、完整、有效和凭证性作用”, 并对档案信息实行“授权访问制度, 定义开放档案、控制使用档案、涉密档案的分类存储、授权管理与访问制度”。
目前, 浙江大学也已实行纸质档案和电子文件同步归档的运行模式, 电子文件可以通过远程归档, 多媒体资源还可以上传到“多媒体管理系统”, 通过网络化电子档案接收系统, 支持双轨制模式下的档案接收, 把档案馆当前接收到的数字化档案资源用信息化方式进行组织和存储, 并与其对应的纸质档案建立关联, 以后可以通过计算机提供数字化档案资源的检索、浏览和利用, 减少实体档案的库房调卷次数。
三、探索数字档案长期保存模式, 优化档案利用效率
数字档案资源一方面需要提供利用, 一方面要做永久保存。永久保存的数字档案资源需要以介质形式保存起来, 而提供利用的数字档案资源可以采取分布式存储方案保存于网络上的不同存储空间中。
对大部分高校院系来说, 虽然也早有将电子文件归档的意识, 但保存和提供利用的方式依然比较简单, 多数是把电子文件刻录成光盘, 再把光盘存放库房, 光盘的管理方式与纸质档案管理一样进行分类、整理、编目, 建立光盘目录和盘内电子文件目录数据库。这不失为一个权宜的保管方法, 但是这样刻录光盘的工作量也会很大, 另由于光盘的保存寿命在10~20年, 还需要定期检查和做载体迁移以便及时发现问题和确保电子文件的延续性, 管理成本就越来越大, 而信息技术日新月异的发展也会使这些文件的可读性受到威胁, 从长远来看仍不是解决长期保存问题的最佳方法。另一方面, 如果只将电子文件刻录于光盘然后像纸质档案一样摆放库房, 在增加了管理成本的同时, 并未将电子档案“方便检索”的这一优势最大化。
因此, 数字化档案资源的长期保存需要从存储介质、文件格式、管理制度、保存计划等多个方面来综合考虑和研究。目前, 部分档案馆采用的做法是, 将查询频率不高的电子文件作为固定内容存储在网络存储设备CAS中, 将查询频率相对较高的电子档案数据拷贝到系统运行性能较高的存储网络区域SAN中, 同时将所有的电子档案数据刻录成光盘保存在档案库房中, 由技术服务单位保障电子档案数据随着软硬件设备的升级换代实现迁移。另外, 部分研究机构有研究采用对象封装的长期保存方法, 即将电子文件及其保存格式的技术规范等作为一个对象进行封装, 以保障其未来可读取性。
数字档案资源的长期保存是当前档案事业的一项艰巨任务, 档案工作者需要跟踪新技术及其应用方法积极进行思考, 不断探索和研究数字档案资源的长期保存格式、方法与技术, 保障数字档案的有效性、稳定性和持久性。
四、重视原始信息积累, 从理念开始主动开展档案数字化工作
档案数字化工作要主动开展, 需要从档案收集整理过程就开始重视信息的积累。高校各院系部门在尚未建设和进入数字档案信息管理系统的情况下, 完全可以先采用通常的办公软件比如Excel和Word将档案数据库先建起来, 为档案利用者提供类似于“单机版”的检索服务, 这是开展档案信息化最基础的工作。例如, 浙江大学近年大力推动校友工作, 各院系也逐步在收集校友信息, 从个人信息、通讯方式, 到文章、著作、照片、影像、获奖成果等, 在学校建设成熟的信息系统数据库以及将这些信息完整收录前, 各单位完全可以先通过Excel和Word等通常的办公软件, 先将信息资源积累和梳理起来, 至少可以先建立目录数据库, 逐步完善详细内容信息, 等到时机成熟录入专门的档案信息系统管理就是水到渠成的事了。
数字档案的计算机检查和浏览的方便性, 决定了它以“用”为主要目的和优势, 一是能提高工作人员的工作效率, 二是能为档案利用者提供网络服务, 三是能为编研人员提供方便, 四是能起到数字化拷贝与备份的“保护”作用。为了更好地实现这些目的和优势, 档案工作者在积累和整理信息资源的时候应认识到:1.对档案内容信息描述得越详细、越全面, 就越能减少实体档案的调卷次数, 带来更高的利用效率。2.在选择存储设备上要充分考虑安全稳定性和容量的可扩充性, 并且要注重开展容灾备份与灾难恢复等安全管理工作。
五、结语
数字档案建设与管理是高校档案信息化建设的发展趋势, 一方面能减轻院系各现行业务系统的运行负荷以及做好信息备份, 另一方面能够不断地积累和丰富档案馆的电子信息资源, 为全面提升档案馆的信息化服务奠定数字资源基础, 为维护学校历史面貌和提升学校文化内涵的长远事业添砖加瓦。对于如何进行资源鉴定和筛选, 如何选择数字化的目标和技术路线, 如何解决数字档案长期保存和安全管理的问题, 这些还需要大家在工作中不断地探索新思路和新方法, 为充分整合档案资源, 提升对档案的现代化管理水平和信息服务水平作进一步的实践和创新。
摘要：本文结合新时期高校在档案保存和管理方面信息化的应用需求, 分析了数字档案在形成、处理、归档、保管、利用等过程中面临的问题以及管理和应用方案, 思考了信息技术和“以服务为导向”的现代档案管理理念在高校档案管理中的有效利用模式, 总结了规范数字档案的管理和利用对于高校档案信息化建设的意义。
关键词：信息化,数字档案,管理
参考文献
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数字档案论文范文第5篇
摘要：医院档案的数字管理以及应用，不仅能够有效促进医院医疗事业的发展，同时也能为广大的患者群体带来福音，我们必须清楚地认识到目前档案数字化管理过程中存在的问题并加以重视，持续改进，为医院的长期发展打好基础。
关键词：信息化;医院档案;数字化管理
一、在醫院档案数字化管理的应用研究
（一）在文件管理和档案管理之间的差异
档案是文件的一部分，而文件则不一定都是档案，因此档案管理和普通的文件管理是存在很多差异性的。很大一部分档案都是在文件的基础上转化而来的，但是并不是所有文件都能够转化成为档案。只有那些具有价值的文件才会作为档案保存起来，从而形成我们所说的档案，它的存在以及储存具有一定的价值，不仅是对于医院本身的科研工作而言还是对于来院就诊的患者而言都具有很重要的作用。总而言之，有意义的文件才能作为档案进行保存，从而为后续的参考和使用做好准备。
（二）在文件管理和档案管理之间的关系
文件管理和档案管理之间也存在一些相关性，对于档案管理工作而言，文件管理是基础，而档案管理是在文件管理的基础上不断发展从而具有价值后才形成的文件类型，因此即使是文件类型也是同样很重要的，它能够为医院的持续发展打下良好的信息基础。然而就目前我国医院的档案管理工作来说，管理人员的素质还说普遍较为低下的，他们无法通过自己的能力来鉴别文件所具有的价值，从而导致了大量重要文件未被保存下来，出现遗失。所以说，医院在开展具体的文件管理工作时，任何一个部门都应该参与到其中，由每一个部门负责鉴定对自己有帮助同时具有保存价值的文件，在后续做好全面系统的文件管理以及追踪，确保这些有价值的文件能够得到有效保存，实现档案管理的双重保险。
二、在医院档案数字化管理工作存在的主要问题
（一）档案管理人员思想理念滞后的问题
当前医院档案通常都是以文件未载体的，和传统的档案管理方式比起来，这确实是发生了极大的优化。在这样一种情况下，倘若档案管理人员仍然坚持以往传统的档案管理理念，就会在很大程度上导致各种问题的出现，从而给医院带来很多不必要的麻烦。通常情况下，以往医生在给患者面诊完成后，所输出的各种纸质档案都会汇总到档案管理人员初进行保存，而随着档案数字化的应用，越来越多的档案的保存载体都变成了电脑，如果这个时候管理人员还不及时更新理念，使用传统纸质档案管理方式，就会很容易遗忘电脑文档中的内容，从而造成档案文件的不全面性。
（二）档案管理流程严重冲击职能分工的问题
在传统的管理模式中，文件管理和档案管理是分别由不同的部门进行负责的，它们各司其职即可。随着新模式的应用，文件管理和档案管理实现了统一化局面，导致很多档案管理人员在开展工作时仍然坚持着以往的文件管理理念，这种理念对于档案管理而言是不适合的，很容易导致档案出现收集不全面的问题，同时也难以真正挖掘档案的真正价值。久而久之，大量具有较高价值的文件会不断丢失，对医院的科研工作而言是一种极大的损失，同时也会影响到医院对患者的服务质量。
（三）管理人员的技能水平无法匹配档案数字化管理要求的问题
档案管理所涉及的计算机信息技术具有更新快的特征，目前医院档案管理人员在素质上还是存在普遍低下的问题，无法匹配档案数字化管理需求，它们往往采用以往的文件管理经验来进行电子档案管理，使电子档案管理模式的价值无法真正发挥出来，久而久之档案管理过程中会暴露出各种各样的问题，这些问题的不断出现将会严重阻碍档案数字化的发展，必须加以重视。
三、在信息化背景下医院档案数字化管理的具体措施
（一）档案数字化管理应匹配医院发展战略
任何工作的开展都离不开总体规划和策略，档案数字化管理工作也是如此。医院在进行档案数字化管理的过程中，必须始终以医院发展战略目标为导向，并始终保持一致性。医院档案中所涵盖的医学数据是非常丰富的，具有极高的价值，对这些数据进行有效挖掘和利用可以总结归纳出各类档案之间的关系，因此医院档案管理工作的开展绝不能脱离医院发展战略。针对上面这一点，首先作为医院领导，必须要深刻地意识到档案数字化管理的重要性，并认可它的作用，清楚了解到档案中包含着大量由医院长期积累下形成的医学数据，这些数据对于医院科研工作的开展而言具有重要意义，能够有效推进医院的持续发展。因此作为医院领导人员，必须将档案数字化管理纳入医院发展战略当中，使医院档案管理工作成为医院发展战略的重要组成部分，并为医院战略的实现贡献一份力量。
（二）人员队伍建设的强化
档案数字化管理工作的开展，必须与信息化时代的需求相匹配，纳入更多高素质人才，优化档案管理工作的人员结构。所以说，医院必须加强对员工建设的重视度。信息化背景下的档案数字化管理必须依托计算机来完成，因此任何相关工作人员都必须能够熟练掌握电子计算机的使用方法和技巧。医院在招聘这一类工作人员的时候必须关注其电子计算机的操作水平。
（三）医院档案数字化管理的设施标准的健全
随着信息技术的不断发展，社会也步入了前所未有的信息化时代。在这一时代中，档案数字化管理工作必须具备更高的要求，例如档案的保存以及价值的挖掘都必须依托相应的软件来辅助完成。医院的档案类型也逐渐多样化，作为档案管理的主要负责人，必须建立一套系统的档案管理准则，为档案管理人员的数字化管理工作提供一些可靠的参考依据。档案管理人员还可以针对不同类型的文件来进行分类管理，以此来实现后期档案查询和应用时的便捷性和高效性。
结束语
综上所述，在信息化时代背景下，计算机科学技术也取得了很大的突破，这也在一定程度上推进了医院档案管理工作朝着数字化方向发展，使得医院各类档案资料得到了较好的保存，同时在查询时也变得更加便捷、有效。所谓档案数字化管理，具体是指把各种不容易保存的档案进行保存，使其发挥更大的价值，得到更好地应用。
参考文献
[1]田冬梅，郝晓梅.浅析医院档案管理信息化建设[J].兰台内外，2020（18）：71-72.
[2]张蔚.数字化背景下医院综合档案管理研究[J].兰台内外，2017（03）：35.
数字档案论文范文第6篇
摘 要 随着自媒体时代的到来，人们在生活中愈来愈离不开通讯、网络，工作、学习、生活日益趋向网络化，信息数字化成为社会网络化得以实现的最基本前提。作为提供科技信息的科技馆毫不例外也要进行管理模式创新，实施数字化管理，进一步更好的为广大市民和科技工作者提供知识服务。
关键词 自媒体；科技馆；图书档案；数字化
南阳科技馆创建于20世纪80年代，总建筑面积三千余平方米，主要功能区之一就是科技图书资料区，又细分有图书档案馆。其主要功能是为南阳市、卧龙区和宛城区及周边县区的科研工作人员查阅所需科技信息提供高效便捷的服务，帮助其知晓和掌握我国和世界科技当前最新动态。而随着自媒体时代的到来，通讯、网络在人们生活中愈来愈离不开，工作、学习、生活日益趋向网络化，信息数字化成为社会网络化得以实现的最基本前提。作为提供科技信息的科技馆毫不例外也要进行管理模式创新，实施数字化管理，进一步更好的为广大市民和科技工作者提供知识服务。怎样科学、有效地进行图书档案数字化管理已成为现今科技馆管理者和档案界学者亟待解决的重要课题。
1 科技图书档案数字化管理是图书档案二者同根共生、相互依存的最终结果
1.1 科技图书档案实施数字化管理的前提是首先要进行图书档案一体化整合
随着近现代图书管理特别是各大院校图书管理逐步走向科学化、标准化和微机化，档案管理工作数字化也迫在眉睫。图书档案在古代原属同一载体，没有任何区分，仅是在后来随着历史的发展，特别是到了明朝，二者才得以显著区分。直到近现代，特别是在教育界中，一致认为二者同宗同源，有着千丝万缕的联系，难以割裂。
技术革命的飞速发展，促使计算机技术普遍运用到人类生产、生活当中，更为重要的是，网络通信更是为计算机技术推波助澜，加快了计算机技术广泛应用于生产、生活实践的步伐。尤其是随着智能手机的出现，手机图书馆也应运而生，各大专门图书馆、档案馆在这种电子图书凶猛围猎的残酷竞争环境下，图书档案数字化迫在眉睫。作为同宗同源的图书档案，不妨按照预设的标准或条件，通过电脑联机共享，数字化管理，将图书档案勾连，实施长期、长远一体化整合，努力踏出被围猎困境的坚强步伐。若科技图书档案仍按照以往管理办法，循规蹈矩、人为划分、分块管理，必将导致二者背道而驰、相互脱节，愈走愈艰，进而导致科技图书档案因跟不上形势、难以满足读者需求而被淘汰。
1.2 科技图书档案实施数字化管理是信息技术发展到一定高度的必然结果
随着现代科技的迅速发展，信息技术得到了日新月异的发展和完善，各项工作自动化如雨后春笋般应运而生。毫无置疑，科技图书档案也应顺势而为。办公自动化开展顺利与否，关键在于普及，独角戏不是办公自动化的特点，只有纵向和横向等各方面均都同步实施自动化，才能充分发挥自动化的优势所在。这就要求科技馆的领导明确意识到：实施图书档案数字化管理是信息技术发展到一定高度的必然结果，只有全面实施自动化才能促进馆内的图书档案数字化，只有实施图书档案数字化管理才能大幅度提高科技馆的工作效率，才能更好地服务辖区内的科技工作者查阅资料，才能更好地服务当地的科技和经济的快速发展。
2 自媒体时代科技图书档案加强数字化管理
措施
2.1 强化领导，统筹规划，严格措施，为科技图书档案数字化管理提供智力支持
南阳市科技馆的馆长是由南阳市人民政府委派科技局的领导兼职的，许多其他地市和南阳一样，由政府委派其他局级领导兼任，这些馆长业务不专更甚之业务不通，直接影响科技馆的发展。为此主管科技馆的上级领导一定要重视科技馆的工作，重视科技馆的数字化建设，要从强化领导，统筹规划，严格措施，为科技图书档案数字化管理提供智力支持。特别是在出台数字化方案之前，一定要周密安排，加强数字化工作各项调研，完善数字化措施，规划着眼长远，做到措施、步骤、技术等各项工作衔接、科学和到位，保证数字化过程人、财、物搭配合理、科学，严防浪费。
2.2 坚持融合，保障科技图书档案一体化发展
科技图书档案工作是再实际不过的一项具体工作，专业学术等方方面面的资料收集、整理、加工、对外开放，是科技馆的基本工作和工作基础，更是科技馆图书档案等各项工作的起点。这些基础性工作非常重要，直接影响着科研工作者科研工作效率、科研转化率等，对经济社会的发展至关重要。所以，在实施科技图书档案数字化建设中一定要坚持融合，保障科技图书档案一体化发展。在科技馆实际工作实践中不难发现：图书档案 二者工作相辅相成，相得益彰，优势互补，不可替代。譬如一位科技工作者在探索一个技术问题时，他首先是要查找有关图书，而后才去查阅有关历史档案材料，科技馆双重服务科研工作者，为科研工作者提供便利、配套、综合服务，是快节奏现代社会发展的必然，是自媒体时代科技图书档案工作发展方向。这就要求在实施科技图书档案数字化建设过程中一定要坚持融合思维，坚持一体化发展方向，力促图书、档案完全、有机融合。
2.3 坚持标准化建设，为科技馆图书档案数字化铺平道路
标准化是将来实施科技馆图书档案自助服务及信息资源共享的基本前提。目前科技馆图书档案无论是数量，还是种类均较繁多、庞大，在实施数字化过程中有着一整套数字格式化标准要求和规范，《电子文件归档与管理规范》、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》和《纸质档案数字化技术规范》的颁布实施，分别从技术层面以及管理层面上，为科技馆图书档案数字化的标准化、规范化提供了更为明确的指引，例如规范性文件明确规定：纸质档案严格采用黑白模式进行扫描的图像及文件，均要用G4格式去存储；而采用其彩色模式进行图像文件扫描的，均要使用JPEG格式标准进行存储；另外，对于网络查询生成的扫描图像来说，还可存储为PDF、CEB及其他格式。除上述格式外，其他如分辨率、色彩模式和数据库类型等等，均要实施标准化建设。
3 结束语
综上所述，图书档案深度融合、走向一体化，实施数字化管理是自媒体时代信息技术发展的必然结果。所以在全面推行办公自动化的同时，要加快建设科技馆图书档案数字化建设的步伐，以更加高效、便捷的信息综合提供服务广大科技工作者。
参考文献
[1]孔庆芝.关于拓展资料室职能的几点构想[J].现代情报，2002（6）.
[2]温汉生.专业资料室如何为重点学科建 设提供文献信息服务[J].现代情报，2002（6）.