干部档案日常管理范文第1篇
一、 作息时间及签到相关规定：
1、上班时间：上午：9:00——12:00下午：13:00——18:00
2、值班时间：行政办公室：7:30——20:00(11:30午餐就餐时间)
注明：就餐时间不能超过一个小时
3、签到晨会：员工须亲自签写，不能代签或者改签，上班要佩戴胸卡，穿工作服，保持工作服的整洁美观，体现出对工作的热情、朝气青春的精神面貌。
4、工作日：每个月有8天员工的正常休息时间，大家可根据自身情况自行安排。另每月的最后一天作为员工员工活动日，共同促进员工进步成长。
二、请假相关规定
1、请假：请假、正常调休需要写请假条，并且写明事由和交接的工作人员，报部门主管审批，经同意后，在考勤表上注明后方可休息。一般情况下不得事后补假，特殊情况如突发事情或者重大事故，可事先向部门领导告知并说明原由，酌情处理，无故请假视为旷工。请假条除特殊情况外必须由请假人亲自填写，无故不填的或者没有补假的按旷工处理。
2、批准权限：员工请假2天者，由部门主管批准，请假3天(含)以上的须由部门负责人审批，由总经理主管签字批准后，报人力资源管理处方可休假。
3、对于疾病治愈、重大人身事故伤害的不能上班长期休假的，可以向上级领导经理出示休假证明。
三、日常考勤(迟到、早退、矿工、离岗)
1、工作时间禁止进行上网玩游戏、打牌、看电影等于工作无关违反劳动纪律的行为，一经发现，予以解除劳动合同。
2、职工应严守考勤时间，不得迟到早退，不得随意离岗，上班时间开始后30分钟内到岗者，按迟到处，罚款50元;超过30分钟以上者，按旷工半天处，
扣除半天的工资及绩效工资;提前30分钟以后下班者，按早退处罚款50元;超过30分钟者，按旷工半天处，扣除半天的工资及绩效工资，旷工扣发当天的基本工资、绩效工资。旷工扣发当天的基本工资、绩效工资。连续旷工时间超过5日，或者一年内累计迟到15次或累计旷工时间达到10日的，予以解除劳动合同。
3、因天灾、人祸或其他人力不可抗拒的情况而迟到的，经提出报告而查明确实者，或报经核准后而迟到早退的，可免按迟到早退计算。
四、员工的考勤情况，由各部门负责人进行监督、检查、部门负责人对本部门的
考勤要秉公办事、认真负责。如有弄虚作假、包庇袒护迟到、早退、旷工员工的，已经查实，按被处罚员工的双倍予以处罚。
五、各岗位分工合作，忙时可以相互配合协作，可根据实际情况适当调整。
干部档案日常管理范文第2篇
摘 要：干部的档案是对每个人的工作成绩，个人能力，工作态度和行为品德综合素质的一个全方面的真实记录，是国家对人才把控的一个重要依据，是人才信息不可缺少的一部分。伴随着我国人事制度的不断革新，对干部的要求也一直不断的增高。实现干部档案管理规范化、推动人才管理，是当前必须要做的。本文主要对干部档案的规范化管理问题进行探讨，希望可以提高干部档案管理的规范化程度。
关键词：干部档案 规范化 管理
一、引言
干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在选拔、培养与任用干部等工作中，所形成的记载干部经历、品德作风、政治思想、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分。干部档案的具体管理和干部档案工作的领导与指导，以各级党委组织部门为主，各级档案行政管理部门按《中华人民共和国档案法》等有关规定，进行宏观管理和协调工作。各地区各部门可根据《干部档案工作条例》等文件规定，结合各自的实际情况，制定具体的管理办法、细则，并报上级组织部门和档案行政管理部门备案。笔者结合自己的档案管理工作经验，对干部档案管理的规范化做如下研究。
二、增强广大人民的认识，加强宣传力度
企业人事管理的工作人员，要把干部档案管理放在首位。事业单位在干部档案管理上也一定要加大力度的去宣传、从而提高各级领导到普通干部的档案管理意识。事业单位的每一位领导都要意识到档案管理的重要性，把干部档案管理的事项作为重点事项来实施。努力为干部档案管理提供足够的人力、物力、财力。要召集人事档案管理人员，开拓他们的思想，每一个档案管理人员必须明确档案管理的重要性，提高他们的责任意识，服务意识和创新意识，使他们干部档案管理水平有相对的提高和突破，为事业单位的长期发展做出坚强的后盾。
三、依法治档
干部档案整理工作是干部的基础性工作，完善干部的档案管理工作并不是一件简单的事情，涉及到很多的方面，在工作中要遵守管理规章制度，要做到要规范档案执法检查工作、细化检查标准、突破检查重点、保证档案行政执法检查的经常化、制度化，所以要想快速的，准确地实现干部的档案管理工作，就必须做好相关的管理制度。1987年9月5日，颁布了《中华人民共和国档案法》，以《中华人民共和国档案法》为准，准确的阐述说明了工作制度和管理条例。让干部档案管理工作真正的有法可依、有章可循、按章办事、规范管理。
四、认真审核档案，提高工作质量
在干部档案的审核中真需要认真执行，必须做到以下几点：
1.信息的筛选与真假的判断。干部档案管理资料的真假是相当重要的，当单位的干部材料上交以后，工作人员应及时鉴别干部档案材料的真实性，若有涂抹、造假或者说跟真实人信息不相符的材料，一经发现就应及时向上级部门进行情况汇报。积极维护，保证干部档案的纯洁性和权威性。工作人员要对材料进行第二次审查，即使提供的档案是真实的，也需认真审核是否存在材料重复的现象，该资料是否有存档的价值，对于有重复或者是无价值的材料也不能给予存档，只存档有价值的个人真实有效的档案。人事部门在干部档案存档的时候，经常会出现资料的遗漏、缺失，工作人员要及时发现问题，对干部档案能够作出相应的补充和改正，以保证干部材料的完整性。
2.做好档案分类工作，有序整理。单位管理人员要对干部档案进行有条理的整理分类，有顺序的排列，使档案有整体性、条理性、系统性。工作人员要能准确地分类。可以根据档案的创作时间、创作内容、材料的作用对档案进行一个有条理的整理与分类，可以使得档案的借阅和查找起来更加的便捷与简单。对档案进行一个有条理性的排列，可以大大的提高使用效率，能更快的找到档案书籍。通常情况下工作人员的整理方式是按照内容的重要程度、档案的存放时间、资料的内容的归类来整理的。在档案的整理方式上，无论是采用了那种方式，都是为了方便对材料的查找与借阅。
3.干部档案材料的复制和技术加工。优秀的干部档案，内容价值很高，所以他们的档案会经常的被借阅，再加上过长期的借阅和翻看，很多的资料都会或多或少的造成一定的损坏和笔记模糊的现象。工作人员要完成的是材料复制的任务。如果材料有破损要及时的复制，将损坏资料的内容及时的填补起来，保证档案的统一、完整性。在大部分档案中，在管理过程中经常会看见纸张的大小会出现差别，这样往往会在借阅翻看的过程中会缩短干部档案材料的寿命，技术工作人员需要及时对相关材料进行相应的修复工作，把不够规整的材料来做修整，以此来延长材料的寿命，保证查阅的不间断。
4.审核材料，慎重入库。在干部的档案材料整理好了以后，就要对档案进行反复的查看核对，确定材料真正不会出现错误时，按照顺序有条理的将材料装订好，然后规范书写档案人的名字和信息，最后才能完成干部档案材料的入库。
5.實施干部档案资料借阅管理制度。必须要按照管理条例来对资料进行有规划的借阅，工作人员根据档案管理的改革，必须在借阅档案方面也制定出有效的方法和政策。借阅人在借阅档案时，必须证明证实自己的身份和借取干部档案资料的真正用途，规范了档案的借阅手续和流程，确保档案在查阅人的手里做到保密性。借阅干部档案资料的人必须要在规定的返还时间里归还档案资料，只要资料没在规定的时间里返回，工作人员应该即刻汇报上级部门，追踪丢失档案，确保档案的安全，准时归档。
五、完善管理手段，学习新技术
人事档案管理人员一定要加强个人技能学习，配备整理干部档案工作的专职人员，加强对管理干部档案专职人员的专业知识和技能培训学习，提高工作人员的综合素养与工作中的业务水平。正确的使用和创新干部档案资源，充分的利用扫描仪、计算机、打印机等等先进的数字化设备和手段，从而有效的提高档案的借阅和整理，同时也大大提高了档案的整洁性和安全性。人事管理人员的工作效率自然就会变好，明显的节省了人力、物力。
六、监督检查，规范管理的成果
如果想要落实档案管理规范化运行，就必须实施有针对性的指导和检查。定期开展干部档案审查整理工作，各事业单位要按照相关正确标准的条例进行自查、评分、总结、申报；上级部门要实事求是的认真听取汇报、认真查看资料、抽查档案、检查基础设施等途径，进行检查接收。按照相关部门的评价标准，评选优秀的单位和部门以及个人，每三年要检查一次。通过这样的督促、检查、评比，可以有效避免那些应付公事，不做实事的单位、部门及个人，也可以通过定期的检查发现问题、找出问题、解决问题，让单位走向更好的明天。
七、结语
综上所述，干部档案的规范化管理是非常重要的，关系到了今后新一代干部的培养与聘用，同时也关系到人事管理体制的改革与发展，希望大家能通过本文，引发大家对干部档案管理的讨论与思考，大家共同交流、互相学习、共同进步。
参考文献：
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作者简介：庄小雪（1987—）女。民族：汉，河南省开封市。助理馆员，研究生硕士，图书馆、情报与档案管理。
干部档案日常管理范文第3篇
一、认真执行《干部档案管理工作条例》，不断完善档案的科学管理，做到分类合理、编号清楚、方便检索、便于统计。
二、认真执行中组部《关于干部档案材料收集归档的暂行规定》，积极、主动、及时地向各有关单位收集反映教职工的“德、能、勤、绩、廉”等各类档案材料，认真做好归档材料的鉴别、选留、归档等工作。
三、档案整理应按《条例》的要求，达到“完整、真实、条理、精练、实用”的标准，及时、准确地提供利用。
四、认真执行《查(借)阅干部人事档案制度》的规定，严格查(借)阅手续，对借出档案限期归还，并做好流动人员档案的转递工作。
五、根据新收集的档案材料，及时登记干部职务变动情况;填好干部人事档案底帐卡片。
六、根据每月“教职工增减变动表”，及时对已调离及校内变动人员的档案、卡片、各类名册进行调整;同时做好新增教职工档案的接收工作，及时做好新进档案的清理、鉴别、整理等工作。发现缺少的内容，应及时登记，及时发函或打电话索取。
七、每学期初，对仍然欠缺的档案材料及已转出档案而未回执的进行一次全面的催讨;每学期末核对一次档案顺序号，有错及时纠正，做到名册与档案相符，人头与档案相符，目录与材料相符。
八、办理教职工各类政审业务，出具各类证明材料。
九、受理教职工入伍时间、工龄计算、学历、政历问题的申诉，并及时予以审核、答复;负责办理教职工从事教育工作男满三十周年、女二十五周年的审核与颁证工作。
十、切实做好档案的安全、保密、工作，为国家积累档案史料。十
一、 加强干部档案工作的业务指导，研究干部档案工作中出现的新情况新问题，认真总结经验，完善管理规章制度。
十二、完成领导交办的其他各项工作任务。
人事档案管理岗位职责
人事档案管理岗位负责人事档案管理和人事文书资料管理，主要职责如下：
一、热爱本职工作，负责保管养老中心所有人员的人事档案，为国家干部人事工作积累档案史料。
二、接收(收集)、鉴别、整理人事档案材料，办理人事档案查阅、借阅和转递，为人事工作和学校建设服务。
三、做好人事档案的统计和数据分析工作，为人事工作提供信息服务。
四、做好人事档案的安全、保密、保护工作，确保人事档案的完整与安全。
五、调查研究人事档案工作情况，建立健全规章制度，做好人事档案的业务建设和业务指导。
六、应用人事档案现代化管理技术，不断促进人事档案信息资源的开发与利用。
干部档案日常管理范文第4篇
一、新时期人事档案管理的地位和作用
干部人事档案工作是做好人事工作的基础条件之一, 是人事调动、聘用、晋升、工资调整等多方面工作的基础和依据。
(一) 人事档案是做好干部选拔任用工作的基础。新时期的干部选拔标准是按照干部“四化”方针和德才兼备的标准来选拔的。要做到选贤举能、知人善任, 就必须对干部进行历史而全面地考察和了解。而借助干部人事档案了解干部在各个时期的基本情况, 则成为重要依据。所以说, 人事档案是做好干部工作的基础。
(二) 人事档案直接关系到每个人的切身利益。强化了个人对组织的归属感和信任感, 也增强了组织对个人的向心力和凝聚力。今后乃至未来相当长的时期内无论在哪个行业, 人事档案是确定参加社会保障的依据所在。
(三) 人事档案在发展市场经济中具有十分重要的作用。从人事档案的形成过程来看, 它不仅是每个人成长历程的真实写照, 而且也从一定程度上翔实、全面地记载了每个人的德才素质和能力水平。随着市场经济的不断发展, 人才的互动将更加频繁, 人事档案也将面临更广泛的市场需求。把档案资源优势转化为人才优势, 进而达到促进和推动市场经济不断发展的目的。
干部人事档案的作用决定了收集的档案材料必须完整、真实、可靠, 为此我们在收集干部人事档案材料的时候应做好以下几点:一是建章立制, 有章可循, 按章办事, 规范操作。凡规定由组织部门盖章的, 必须印章齐全。组织鉴定、审查结论、处分决定、民主评议和组织考核等形成的综合材料, 须经本人见面签字。任免呈报表和录用聘用审批表必须有批准机关名称、时间和文号。建立接收干部人事档案登记簿、借阅档案登记簿、市内档案转移记录、转递档案材料通知单等。二是加强档案人员的事业心、责任感。对收集的档案材料要认真审核, 把完整、真实、可靠的材料收入干部档案, 把好质量关。档案工作是细致入微的工作, 应杜绝粗心大意, 在档案鉴别过程中, 管档人员更要认真负责, 确保档案材料真实、完整。三是加强学习, 提高业务素质。档案管理人员要多注意业务学习, 不断提高鉴别能力, 能够辨明是非, 要善于通过对比、分析、校对、核实等方法去伪存真、去粗存精, 坚决把虚假材料拒之门外, 努力维护干部人事档案的真实性、可靠性。
二、采取的举措
(一) 加强宣传, 增强全员档案意识。领导要重视人事档案工作, 加大投入, 及时收集人事档案材料, 针对当前群众档案意识普遍不强的现状, 要通过各种方式宣传《档案法》, 让大家充分认识到人事档案关系到每个人的切身利益, 使全社会真正认识到人事档案的重要性。
(二) 加强培训, 提高干部人事档案管理人员综合素质。没有较高的思想素质和政治涵养, 不能耐得住寂寞、守得住清贫的人, 很难在档案工作岗位上长久工作。做好新形势下的人事档案管理工作, 必须有一支在思想、政治、工作作风、业务能力等方面过得硬的干部人事档案工作队伍。
(三) 创新干部人事档案的内容, 严把进档材料质量关。档案材料内容要着重收集、筛选、鉴定、整理职工的“德”“能”“勤”“绩”“廉”方面的材料, 从而达到“观其卷、知其人、用其才”的目的。档案材料的真实性是干部人事档案的关键所在, 是发挥其参考价值的基础和前提。因此, 干部人事档案管理工作者要坚持原则, 认真审核, 严格把关。只有与时俱进, 注重档案的服务性, 才能提高档案的利用价值。所以, 干部人事档案工作要不断改革创新, 建立健全干部人事档案管理制度和体系, 实施新的管理模式, 以适应政治、经济体制改革和社会发展进步的要求, 更好地为构建和谐社会服务。
摘要：干部人事档案真实地记载和反映干部个人经历、政治思想、品德作风、任务能力等, 是干部个人自身成长历史的真实记载, 为组织、人事工作的决策提供了可靠的依据, 为合理分配使用人才资源提供了可靠的信息参考。本文就干部人事档案的管理工作谈几点体会、采取的举措, 阐述了新时期人事档案管理的地位和作用。
关键词：人事档案,管理,思考,举措
参考文献
干部档案日常管理范文第5篇
【摘 要】按照《党政干部选拔任用条例》要求，干部任用过程中需对干部的年龄、学历及主要任职经历都有相应的调查审核，然而现实中，很多干部的人事档案中存在“三龄一历”的种种问题。由此反映出干部人事档案管理中的一些矛盾。本文在干部人事档案管理的矛盾分析基础上，提出了若干应对之策。
【关键词】档案管理;矛盾;对策
近年来，随着各级组织部门对干部人事档案的加大清理，干部人事档案工作也越来越受到高校领导的重视，干部人事档案为干部的任职、评级、加薪等方面起到了很好的凭证作用。但在实际的干部人事档案管理过程中，还存在诸多问题。本文旨在通过对干部人事档案管理矛盾的分析，提出改进对策，以提高干部人事档案管理的整体水平。
一、干部人事档案管理工作中的矛盾分析
1. 干部档案集中管理和干部档案材料分散形成的矛盾
现行干部档案管理实行集中统一、分级管理。各系统各单位干部人事档案基本上都是按干部管理权限集中在干部人事部门保管，极少数单位和系统把系统内的所有干部档案集中统一在干部人事处管理。干部档案工作始终面临着集中管理与分散形成的矛盾。学历学位材料由高等院校形成，教育培训材料由培训机构形成，职称评定材料由人事部门形成，表彰奖励材料很多单位有，违纪违法材料由纪检监察部门形成，审计材料由审计部门形成，每个人的履历表、年度考核材料等都由干部本人分散形成。即使在干部人事部门内部，材料形成也呈分散状态，负责工资的形成工资材料，负责任免的形成任免材料。管理档案的工作人员，很少直接形成干部档案材料。要把这些由不同部门不同人员不同时间形成的材料收集归档，难度可想而知。因此，干部档案中材料不齐全、不完整的问题普遍存在。
2. 干部档案材料横向纵向不能互相印证的矛盾
由于历史的原因，简化字、异体字，地名变化及管理人员的漫不经心，使用同音字或在无法确认的情况下写个干部出生的大致时间，便遗留下很多问题。从横向来看，干部档案记载的信息与干部户籍档案、身份证及其他部门信息管理系统所记载的信息多存在不一致。从干部档案中纵向形成的材料来看，不同时期形成的干部档案材料记载的有关信息也较多地出现前后矛盾，主要体现在干部出生年月、参加工作时间、加入组织时间、学历学位、工作经历、民族和姓名用字上等。这些问题反映在档案中，就表现为干部本人填写的各类材料上前后不一致，组织人事部门在工资表、任免表等材料上前后也不一致。
3. 干部档案工作量大与干部人事部门人少事多的矛盾
中组部《干部档案条例》规定，“每管理一千人的档案需配备一名专职干部，有业务指导任务的单位，要配备相应的业务指导人员。不需要建立机构的单位，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职档案工作人员。”高校应该属于“不需要建立机构的单位”，按照规定，必须配备专职或以干部档案工作为主的兼职人员。从实际来看，各单位从事干部档案工作的专职干部几乎没有，有的兼职人员还要身兼数职，根本无法满足工作需要。干部档案工作存在清理、收集、审核、归档、整理、保管、查借阅、信息管理等诸多环节，整理里面又有分类、鉴别、技术加工、编号、编目、装订等步骤，其工作任务和工作量是可想而知的。很多单位都采取集中时间集中人员搞集中整理，要么聘请外人审核整理，要么抽调系统或单位的干部审核整理。这种集中的方式虽然解决了一些问题，但不能从根本上使这项工作规范发展，往往是“整了又乱，乱了再整”，历史欠账越来越多。
4. 干部人事部门信息不对称
掌握信息要求及时全面与信息提供主体提供信息不及时不全面的矛盾，即“信息不对称”的问题。随着社会转型期“单位人”向“社会人”的过渡，靠传统“实物”的传统送交、催收方式等方法已经不能及时、全面掌握了解到干部的许多情况。干部由原来的单位管理为主逐步转向由单位与社会共同管理，过去许多由单位管理的事项逐步让位给社会管理，单位不再参与，从这方面来讲，干部正在逐步摆脱单位的“束缚”，变得越来越“自由”。所以，在填写干部信息时，经常会因情况掌握不准确出现错漏，有时甚至会很离谱。
二、高校干部人事档案管理的应对之策
面对高校干部人事档案管理中出现的种种矛盾，笔者认为总的对策是全面深入开展干部人事档案工作目标管理活动，并以此为抓手，全面提升干部人事档案管理整体水平，使其更好地适应新形势新任务的要求。当前应突出抓好以下三个方面：
1. 明确三个主体，落实三种责任
根据有关规定，结合单位实际，制定干部人事档案管理目标责任制。明确三个责任主体：单位领导，人事部门负责人，干部人事档案工作人员。落实三种责任：单位领导对干部人事档案工作负领导责任;人事部门负责人对干部人事档案工作负管理责任;档案工作人员对干部人事档案管理负直接责任。一是单位领导要重视档案工作，并将其纳入议事日程、建立良好的管理体制。二是要培养档案习惯。兼职档案人员不能解决好所有的干部档案问题，需要干部人事工作部门全员的“档案意识”和“档案习惯”。作为干部人事部门的负责人，要努力促成这种全员“意识”和“习惯”的养成。三是要恪守工作原则。要在干部人事工作中坚持以档案中记载的“白纸黑字”为基本依据，有档必依，无档不依。要安排原则性和责任心强的同志从事干部档案工作。
2. 完善档案信息采集制度，把好一个关口
完善干部人事档案信息采集制度的核心，是进一步明确档案信息提供主体，将真实、准确、全面、及时提供干部人事信息纳入信息提供主体的责任和义务，确保干部人事档案信息采集的质量。与此同时，要认真做好干部档案信息的处理工作，核心是甄别和审核工作。首先要把好入口关，对拟归档的文件材料认真进行甄别和审核。其次是定期开展干部档案审核工作。审核的主要内容为四个方面：一是审核档案材料是否齐全完整，二是审核档案材料是否手续完备，三是审核档案内容是否客观真实，四是档案案卷是否条理规范。
3. 建立规章理制度，提高档案管理水平
建立健全干部档案查（借）阅、收集、归档分类、检查核对、保管保密、管理人员职责、传递等制度。做到制度上墙，责任清楚。档案的查、借、阅、转等程序条理化，坚决做到：无介绍信不查，涉及本人不查，未经批准不查;手续不全不借，亲属档案不借，非特殊需要不借;个人带档不转，没有正式调令不转，材料不全不转。这样一来就可以确保档案的完整、真实、连续，真正为干部着想，发挥档案的最大功效。
4. 逐步实现干部人事档案的“三化”
“三化”即是数字化、信息化、网格化。一是对档案材料进行数字化处理，每年要用专人把人事档案的目录全部录入计算机，为档案信息化管理奠定基础。二是采用科学实用的干部人事档案管理系统，将录入的数据严格管理，使其规范化。三是探索建立干部人事档案信息交流平台。可将干部信息动态化，首先改变以往以部门为单位的管理方式，按干部姓氏音序排列，形成一套干部音序管理法，使用时一目了然;其次在电脑里直接生成《干部任免审批表》《“三龄一历”确认表》《干部花名册》《干部年度考核表》等各种人员信息表，为干部任免、调动、福利待遇、工资套改、办退（离）休手续等事务，开展快捷便利的服务，逐步实现干部人事档案的网格化管理。
高校的干部人事档案管理工作只有认真、规范，才能使干部的人事档案全面、真实、连续，为开发干部档案的信息资源、发挥干部的积极作用起到大力的推动作用，为领导发现、培养、提拔、重用干部提供有力的依据。
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（编辑：郝 婵）
干部档案日常管理范文第6篇
一、干部人事档案整理审核工作中存的问题
(一)干部人事档案的整理方法存在不足。
根据《干部档案管理工作细则》要求“每个干部的档案材料,必须装订成卷”。装订时在材料左侧竖直打上统一的装订孔。孔距规格应符合《干部档案工作条例》附件一的规定,装订后的档案,要做到卷面整洁,全卷整齐(四面整齐)、平坦,对于过窄或破损未空出装订线的档案材料,则要在左边缝一条边,对超出16开规格的每一份材料都要根据材料的具体情况,或要逐页进行剪裁、缝纫、加工,或要把材料用纸托裱成鱼鳞形或梯形。由于人事档案反映了个人生活的各个侧面,内容丰富,材料来源十分广泛,涉及各个方面,各个部门。因此时常有A4纸规格大小的材料归档,如《大专院校毕业生登记表》、《职称审批表》、《年度考核表》等,这种材料都要进行四边裁剪,这就很难保证做到装订线适中,不损坏字,真是左右为难,费时费力。对不能裁剪的材料,须进行折叠。对每页材料都要进行裁剪以及装订成卷的缺点是非常明显的。首先,在装订时把每份材料都人为地打出3个圆孔及对材料的折叠造成了档案的破损,对每份材料的裁剪更是严重地破坏了档案的原貌。其次,不利于保密。因人事档案其内容不仅记述了个人的情况,而且也反映家庭情况和社会关系,不仅反映个人与组织的关系,而且还记载知情人的有关情况,具有机密性,装订成卷,不利于提供利用。虽然干部人事档案借阅保密工作有更加严格的规章制度来保证,但也避免不了利用者看了不该看的其他材料。再次,不便于插卷补充材料。人事档案的最大特点是反映情况具有动态性,每一份人事档案建立之后其内容不是一成不变的,它随着所记述人员主体的变化而不断地补充变化。现在调资升级频繁,职务晋升、工作变动、职称评审和每年的年终考核材料等材料数量剧增,每年都有大批零散材料要归档。常常是手中这一批档案材料没有装订完毕,新的需归档的要整理的大批零散材料又进来了。由于许多单位没有专门设置专业的档案人员,或档案人员又都是身兼数职的,就很难做到及时将档案材料归入个人的档案里。
(二)干部人事档案管理没有设立专人专管,至今仍处于兼职管理状况且管理人员变换频繁。
按理对于干部人事档案的管理应当设立专人专管,但由于多方面的原因,有不少单位干部人事档案管理,至今仍处于兼职管理状况,存在档案管理人员多头兼顾的问题,客观上不仅不利于对干部档案的规范化管理,而且由于未真正确立起档案的专人专管制度,并且档案管理人员调动频繁,使干部人事档案归档材料分类混乱、材料不齐全、材料遗失等现象严重,直接影响了干部档案管理工作的质量和效率。
(三)“三龄两历一身份”和家庭情况等信息前后记载不一致,档案材料不齐全、不规范。
“三龄”即干部出生日期、入党时间和参加工作时间,“两历”即干部的学历学位和工作经历,“一身份”即干部身份。这一次干部人事档案的清理审核,重点审核干部的出生时间、参加工作时间、入党时间、学历学位、工作经历、干部身份、家庭主要成员及重要社会关系等重要信息,尤其要注意审核档案材料是否涂改造假,干部信息是否真实准确,重要原始依据材料是否完整规范等。
在这一次干部人事档案清理审核过程中,发现有许多干部的参加工作时间、出生日期,入党时间前后记载不一致。在干部履历表中有记载当知青的经历,但在档案材料中没有找到知青上山下乡证明材料,所以无法确定其参加工作的时间;又有新参加工作的干部职工在其干部履历表或录用审批表的简历中有在某公司或某单位参加工作的经历,但在九类材料中又无法找到其参加工作的相关履历材料,所以也无法确定其参加工作的时间。干部人事档案中出生日期前后记载不一致,要么填小了,要么就是填大了,有年份的不一致,也有月份不一致,有的年份月份都不对,档案材料中出生日期记载真是五花八门,一份档案中会有不同的出生日期的记载,所以给干部人事档案的清理审核带来了许多困难,问题也比较复杂,难以定论。干部人事档案中入党时间记载也五花八门,前后不一致,严重的入党志愿书、入党申请书和转正申请书等党员证明材料丢失,无法确定其中共党员身份。关于学历学位审核,也存在不准确的问题,有的干部把在职教育学历填写成全日制学历,或低学历填成高学历,或培训经历填写成学历,或无S学位填写有学位。
在这一次干部人事档案的清理审核过程中,发现85%以上的干部人事档案材料严重不齐全,不规范。在归档的十大类人事档案材料中存在问题比较突出的有以下几类:三类材料中的年度考核登记表、干部任职考察材料大多数不齐全,或年度考核表无本人签字或单位签章;四类材料中部分人员缺失学籍档案材料或学籍档案材料不齐全;六类党团材料中有的入党志愿书遗失,或有入党申请书又没有转正申请书,或有转正申请书,又没有入党申请书,评议党员登记表也不齐全;九类材料中工资档案材料、干部任免审批表、调动相关手续不齐全,在干部任免审批表的工作简历中有工作经历的记载,但在九类材料中没有相关工作经历材料。干部身份材料不齐全,转干、录干、聘用制干部的审批材料不齐全,直接就业干部缺少报到证(派遣证)和转正定级审批表;工人转干缺少转干审批表,以工代干审批表;军转干部缺少战士提干审批表、军校学员转正定级审批表和转业审批表等。外部调任又缺少相应的调动审批材料。家庭成员信息填写更是不完全、不完善,干部人事档案质量存在许多问题。
二、加强干部人事档案管理工作的对策
(一)更新观念,改进工作方法。
在《归档文件整理规则》已正式实施的情况下,我们应该用新的思维、新的理念来思考干部人事档案管理工作的各个环节,应改变束缚了我们几十年的传统的整理装订方法。干部人事档案完全可以用一个档案盒子来装每人的全部应归档的材料,并借鉴《归档文件整理规则》的方法:将归档材料以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒。归档的每份材料不裁剪、不缝边、保持原貌。这个盒子的大小长宽应稍大于A4纸张,每个人的材料前面仍要有档案目录,然后按十大类顺序放进盒中即可。
(二)深化改革,确保干部人事档案的专人专管。
针对在人事干部档案信息管理工作中,不少单位存在的对档案兼职管理的做法,应积极实行人事档案专人专管。这样可以使专职管理人员,能够集中精力对人事干部档案进行精细管理,能够有精力和时间及时协调做好单位人事干部档案的规范化、制度化管理。现阶段人事干部档案管理对信息的开发利用程度远远超出以往任何一个时期,客观上档案管理人员的工作量也日益增大,再加之各种档案信息材料的收集、归档、编目、装订、电子目录录入等工作较以往频繁、琐碎、复杂,如果继续实施管理人员兼职管理的做法,必然会直接影响人事干部档案管理的质量,由此导致具体工作开展过程中难以避免的差错发生。因此,应从制度规定性上,原则要求上对从事人事干部档案管理工作的人员、不得随意、频繁调动。如果管理人员调动更换频繁,新接管理人员对具体工作不了解,又没有经过专业档案培训,客观上需要一个适应期的问题,往往会造成许多正在开展的工作产生断层,直接影响和制约人事干部档案信息管理的正常开展,不利于对人事干部档案的精细化管理。所以随着干部人事档案管理的范围不断拓宽,档案工作的内容日趋丰富,档案材料出现多样化、管理现代化,作为一个干部人事档案的组织部门,应配备一名专职档案人员,这是做好干部人事档案工作的基础。
(三)严把“三龄两历一身份”和家庭情况等信息关,建立收集制度,保证档案材料齐全、规范。
应根据《干部档案工作条例》、《干部档案管理办法》的要求建立递交制度、定期联系制度、清理核对制度。递交制度是保证应归档的人事材料由材料形成部位或部门顺利递交到人事档案部门的一种专门制度。定期联系制度就是要求人事档案工作者在一定时间内保持与材料形成单位或部门的联系,定期索要应递交的人事材料,并把好收集质量关。清理核对制度是根据所管人事档案的数量定期清理核对,及时发现现有人事档案中所缺的材料,积极地采取补缺工作。
关于“三龄两历一身份”和家庭情况等信息的审核,要按照中组部和省委组织部人事档案工作会议要求,制定清理审核方案,成立领导小组开展干部人事档案专项审核工作,统一部署、分级负责,自上而下,坚决整治干部人事档案造假问题,确保干部人事档案真实、准确、完整、规范,维护干部人事档案工作的严肃性和公信力,充分发挥干部人事档案在干部工作中的重要基础作用。
总之,在新的历史时期,我们要抓住机遇,迎接挑战,按照中组部和省委组织部有关干部人事档案管理会议精神,进一步解放思想、更新观念、锐意进取,努力做好干部人事档案管理工作,积极争取各级部门对干部人事档案管理工作的重视和支持,完善管理体制,配备有一定专业素质专业人才,加强岗位培训,加强监督和检查力度,从根本上解决存在的问题,提高档案管理质量,使干部人事档案工作迈上一个新的台阶。
摘要：针对干部人事档案整理审核中存在的问题,提出搞好干部人事档案管理的工作思路。