文档管理论文范文第1篇
摘要：近年来，随着计算机技术应用的不断发展，OA系统在高校的公文处理中发挥着越来越重要的作用，它大大提高了公文的处理效率。在 OA系统中，公文是直接以电子文档形式流转的，在公文流转完成后如何实现电子文档的快速归档工作显得尤为重要，因此，实现OA系统与档案管理系统的无缝连接，使得公文在OA系统中流转完成后及时地归档到档案管理系统中成为当前档案工作的重中之重。本文对档案管理系统与OA对接的问题进行了分析，并以南京工程学院为例进行了说明，为高校OA系统与档案管理系统的对接提供了参考实例。
关键词：高等学校，数字化档案；办公自动化；OA对接
办公自动化（Office Automation，简称OA）是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。档案管理系统是通过建立统一的标准，规范整个文件管理，逐步将业务管理模式转为服务化管理模式，以服务为业务管理的基础，将业务流、数据流建立在以服务为基础的系统平台之上，其目标是实现档案收集的数字化、 档案保管的数字化、 档案利用的数字化[1]。随着OA系统在高校办公管理工作中不断普及和发展，电子公文成为数字化办公的主要方式。因此，就如何改革传统的纸质公文归档的方式，完成OA系统与档案管理系统的对接，实现新形势下电子公文的直接归档，提高档案归档的效率与利用率，已成为当前档案工作的重点之一。
1 高校数字档案馆建设与OA系统对接的必要性
1.1高校办公已实现了自动化
目前多所高校采用OA系统进行办公，这种方式公文的流转直接利用网络进行传递，工作人员只要在OA系统中登录，查看相关公文，进行相对应的操作即可完成公文审批的各个环节，采用的都是无纸化的操作，减少了公文的印制过程。因此，档案的归档工作就可以适应这一新的办公模式，将数字化档案的归档系统与OA系统对接，直接在网络上完成数字化档案的归档工作。
1.2OA系统有利于提高电子文件的归档效率
（1）传统模式下的归档工作，由于归档的纸质文件从各个不同的系统中产生，需要档案管理员或兼职档案员将要归档的文件的相关信息录入到档案管理软件中，重复劳动，大大增加了工作量，而OA系统的文件不需要归档部门重新录入，只需要将OA系统的信息直接收入到数字化档案系统中进行归档即可。这不仅保证了文档的完整性、系统性，而且还免除了催缴档案的一系列麻烦。
（2）传统的归档工作要完成文件的收集整理、分类、录入等一系列的工作，同时还要对纸质文件进行装订，整个归档过程比较繁琐。而在OA系统中，整个文件的流转只是在网络上进行，完成后即可直接归档，大大提高了归档速度。
2 高校数字档案馆建设与OA系统对接的现状分析
由于早期档案管理系统与OA系统各自独立发展，OA系统与档案管理系统各自为政，互不兼容，导致OA系统中的电子文件完成后不能直接归档，而是要通过再次录入的方式来完成档案的入库工作。目前，OA系统与档案管理系统的对接主要有两种模式：一是在OA系统中涵盖有档案管理模块，即在OA系统中，电子文件完成处理流程后通过设置固定路径和著录规则直接生成档案资料，然后导入到OA系统的档案管理模块中。二是将现有的档案管理软件与OA系统通过接口实现无缝连接[2]，从而使档案管理软件能够直接共享OA系统中的数据。
在国内，第一种情况基本上已经处于淘汰的地步，主要因为：（1）OA系统中包含的档案管理模块功能实用性较差，不能根据档案业务管理的发展需要进行持续升级；（2）OA系统中的档案管理模块对一般的文书档案管理尚能满足，但对其他档案（如图纸、声像等）不能胜任；（3）OA系统一般都采用将文件储存于数据库的方式，这样便于文件流转的控制，但是带来的负面效果是数据库因此而变得很大，随着档案数量的日积月累，数据库会出现不能支持系统的情况；（4）开发OA系统的软件公司侧重于文件的流转过程，对档案管理系统业务不熟悉，开发的档案管理模块不能全面满足档案管理工作的需要。第二种情况，由于OA系统和档案管理系统均由比较专业的团队来进行软件的开发设计，各自都有了相应的开发基础，只要开发相应的接口来实现两个系统的无缝连接即可。因此，目前电子文件的主流管理方式都是采用OA系统和档案管理系统二者相结合的方式[3]。
3 高校数字档案馆建设与OA系统对接设计
3.1 在办公自动化环境下，积极转换思维方式
办公自动化环境下，档案管理人员将办理完毕的公文进行选择处理后，对文件基本信息如文件标题、作者、形成日期等核实标注后，直接进入档案管理环节按档案管理规范生成归档文件目录，在归档时只要依照目录内容把文件收集、排序、装盒就可以完成电子文件归档工作了。因此，档案工作内容一部分前移到文件处理过程，使档案归档工作与电子文件形成同步，大大提高了档案管理工作效率。在这种情况下，档案工作的重点也应随之变化：（1）档案业务指导工作由过去的整理立卷转移到对文件运转流程的跟踪控制和档案价值的鉴定上来，从文件形成开始就进行跟踪监督指导，确保归档文件的质量。（2）档案利用服务由过去的手工调卷转变到提供网络环境下的在线查询服务。（3）重视电子文件的数据安全[4]。（4）按照电子文件归档的顺序打印纸质文件同步归档。
3.2 按照需求分析，开发方完成对接的详细设计
档案管理系统与OA系统的对接工作要认真考虑档案管理系统的归档需要，按照归档的要求来规范从OA系统提取数据。这就要求OA管理软件开发方认真与档案管理软件系统开发方及档案管理人员相互沟通、交流，制定出完善的系统对接规划和设计需求，根据需求分析做好接口的详细设计，然后和档案馆相关人员进行沟通确认，修改其中的不足，待三方详细设计确定后，再由开发方来开发相应的接口功能。
3.3 以南京工程学院数字档案馆建设与OA系统对接为例
南京工程学院档案馆于2013年底完成了档案数字化资源建设一期工作，根据学校实际情况，充分考虑到接口的独立性、数据透明性，决定采用中间库的方式来完成档案管理软件与OA系统的对接，接口系统设计图如图1所示。系统接口分为：OA系统接口、中间库、档案管理系统三个部分。由OA系统采用“送”的衔接模式将数据（数据包括文件及其审批过程、审批意见、审批人记录、流转日志、修改痕迹、收发文信息等）送入中间库，数据的传送支持手动和自动双模式，可由OA系统自动完成，也可以OA系统管理员手动完成，数据送入中间库后，系统按照分类规范进行自动分类，并确定好保管期限。中间库的数据为OA系统和档案管理系统设计双方协商建立起的标准数据格式和固定的数据结构，数据对两系统透明，但“送”的一方具有写权限，“取”的一方只具有读权限。档案管理系统采用“取”的模式从中间库中取数据，数据首先转入档案整理库，根据预先定义好的组卷规则系统进行自动组卷、生成档号、案卷号、卷内顺序号等信息，然后可由档案管理人员进行审核校对，确认无误后完成归档。
图1 接口系统设计图
由于我校OA系统服务器存放于网络中心，中间库服务器由网络中心搭建。在OA系统中增加“归档”按钮，可通过多选将选中的文件分数据库和FTP两种方式相结合完成文件的归档工作，其中，直接将OA系统中的年度、文件标题、文号、来文单位、收发文日期、审批记录、审批人记录、流转日志等字段推送到中间库，而附件则采用FTP来传输，附件存放至FTP固定目录，然后在收发文表的正文或附件位置存放FTP文件名称，使附件和公文相对应。
档案管理系统与OA系统完成对接后，OA系统中的公文归档流程图如图2所示。
图2 OA系统中公文归档流程图
由于我校涉密公文数量不多，故涉密的公文由学校院长办公室OA信息管理员直接提交给档案馆专人保管。OA系统中的公文流转完成后非涉密的公文按照中间库的格式存入中间库，档案管理软件定时抓取中间库中的数据，然后导入档案管理软件中的OA数据模块，最后由档案管理员对归入OA数据模块的数据进行甄别，将没有归档价值的数据剔除，保留要归档的文件，并按照档案归档规范完成归档。
四结束语
随着社会和经济的发展，OA系统得到了快速发展，它成为了高校实现办公现代化的重要载体，也是高校提高办公效能和管理水平的重要途径。越来越多的文件以电子载体的方式形成并传阅办理，电子公文的归档工作成为档案归档的重要组成部分，如何快速有效地完成电子载体公文的归档工作成为高校信息化建设的重要环节。档案人员要快速适应办公自动化环境下的档案管理模式，认真做好电子载体公文的管理、归档、利用等工作，从而更好地为高校的各项工作的顺利开展提供实时有效地保障。
参考文献：
[1] Chen Chaomei. CiteSpace II： Detecting and visualizing emerging trends and transient p atterns in scientific literature. Journal of the American Society for Information Science and Technology，2012， 57（3） ：359—377.
[2] 王平. OA系统中档案管理子系统设计[J]. 兰台世界，2014（S2）：131-132.
[3] 谭伟. 档案管理系统与OA系统的实施顺序[J]. 中国档案，2006，（10）：51.
[4] 宋李娜. 浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J]. 档案，2010（2）：59-60.
文档管理论文范文第2篇
为健全和完善我院分团委学生会的管理制度，全面提高学生干部的综合素质和学生工作质量，特建立我院分团委学生会干部考核制度。其具体细则如下：
班干考核量化细则
考核从四个方面展开，即考勤，会议笔记，成绩和工作评定。其比重分别为20%，20%，30%，30%。考核将采取量化积分制度，基础分为100。
(1)考勤
除特殊情况外，每周例会各位干部必须准时到场，未到或迟到者将从量化积分中扣掉1分。不能到场开会者，必须要有请假手续，并在例会前交于办公室主任。
(2)会议笔记
对各干部的会议笔记将进行不定期地检查，并由办公室负责批阅。批阅标准分为两个等级：优和差。
优：+2分
差：-2分
(3)成绩
一位优秀的学生干部应该做到学习工作两不误。对于期末考试有挂科现象的干部，将从其量化积分中扣掉5分。
(4)工作评定
工作评定分为三项：a.每周班级量化积分排名情况，考勤卡上交情况和信息反馈表的上交情况。
b.学生会各部门的意见反馈
c.每月工作总结
a.本班每周班级量化积分排名前三的干部，其量化积分依次加上5分，3分，1分;
考勤卡的上交情况分为两个等级：优和差。优：+2分，差：-2分。另外，迟交或未交：-4分
信息反馈表的评判细则与考勤卡的相同。
b.各部门的意见反馈
每月月末学生会各部门的干部将通过填写意见反馈表的形式对各班班干的工作进行评估。(反馈表见附表)
c.工作总结
定期对前一阶段的工作进行回顾和总结有助于提升自身的工作能力和综合素质，为此每位班干每月要些一份工作总结，在每月月末交于办公室主任。
评定标准：优：+2分，差：-2分，迟交或不交:-4分。
计科院分团委学生会
文档管理论文范文第3篇
水文统计年报表填报说明
一、站网部分
1、水文站网
国家基本水文站：经统一规划而设立、进行长期连续观测、水文资料进行整编刊印的水文站。
其他部门管理的国家基本水文站：水文部门以外(如电力、交通、铁道等部门)单位设立的、纳入国家基本水文站网管理的水文站。对省(区、市)水文单位而言，流域机构水文站属于水文部门的，不能作为其他部门管理的国家基本水文站进行统计。其他部门管理的国家基本水文站的观测项目、测验方法、设施设备、经费、人员等均不作统计。
专用水文站：水文部门为特定目的设立的、未列入国家基本水文站网的水文站。非水文部门设立的专用水文站不填列。
水位站：单独设立的水位站，其它测站附设的水位观测项目不计在内。
雨量站：单独设立的雨量站，其它测站附设的雨量观测项目不计在内。
蒸发站：单独设立的蒸发站，其它测站附设的蒸发观测项目不计在内。
- 1 -
水质站：进行水环境监测采样和现场测定的基本单元，可由一个或多个断面或采样点组成。水质站数以控制断面来计算，辅助、对照断面不计算在内，只统计到控制断面。
地下水监测站：根据统一规划而设立的地下水观测井。
实验站：按径流、蒸发、测验方法、水库、地下水实验站分别填列。具有流量观测项目的实验站兼做基本水文站的，除填列有关各栏外并填列“兼水文站”栏内。
辅助站：为配合基本站正确控制水文情势变化而设立的一个或一组(按一个计算)站点。
拍报水情测站：向县级以上防汛指挥部门拍报水情的水文测站，按水文站、水位站、雨量站分别统计。一个测站同时向几个单位拍报水情和几个项目者，仍以一个站填列。
发布预报测站：向县级以上防汛指挥部门发布水文预报的测站。一个站同时向几个单位发布水文预报的，仍以一个站填列。
2、观测项目
流量：断面流量资料有独立使用价值的数目。
水位：水位站和水文站观测水位的项目的总数。
水质：断面或采样点水质资料有独立使用价值的数目，与水文站网中的水质站数相等。
地下水：按观测地下水的井点数统计，与水文站网中的地下水监测站数相等。
降水：包括雨量站数和附设在水文、水位等测站上的雨量观测项
目的总数。
泥沙、水温、冰情、比降、蒸发、水文调查等，均按观测项目数统计(包括独立观测的某项目测站及水文、水位等测站含有的观测项目)。
3、测验方法
测验方法的站数按观测项目分类统计。
测验类别的站数统计各栏均为单项统计，如某站既是实行站队结合的站，又是要用桥测的站，则该站在两栏中都要计入。
在水位站、雨量站测验方法中属于模拟纪录的，则列入普通自记栏内。
自动测报的水位站、雨量站，往往同时安装固态存储设备，则同时在固态存储和自动测报栏填列
二、设施设备部分
1、基础设施和仪器设备
在水文常用设施、设备、仪器的统计中，对已达到或者超过使用年限，但仍在运行或使用的均统计填列。对已报废的设施、设备、仪器应在统计中减除。
缆道(车)：已投入运行的缆道(车)数。一个测站同时有手摇和机、电动的，只填机、电动;一个测站同时有缆道和缆车者，只填缆道。
机动测船：有动力驱动的测船数。机动测船中，主机和副机总马
力大于65KW的测船数，应同时在65KW以上测船栏中填列。
化验室按间数为单位进行统计。
水质分析仪器：分析测试仪器数。
2、房屋及固定资产
在房屋面积统计中，不计在建的房屋面积。
办公用房：用于行政办公的房屋面积。
生产用房：用于业务生产的房屋面积，包括：测站站房、资料室、化验室、计算机房等。
成套住房：有单独的卫生间和厨房设施的住房。成套数填成套楼房的套数。
固定资产总额：本部门全部固定资产的历年累计总额。
三、机构、人员部分
省局人员：省局机关的人员数，不含下属单位的人员。
地市局人员：地市局机关的人员数，不含下属单位的人员。 水文勘测队人员：勘测队中专门从事勘测任务的人员。
水文测站人员：常年驻守在水文测站的人员。凡已实行站队结合的地区，水文勘测队驻站人员是勘测队派出人员，应视为勘测队职工，统计在水文勘测队职工人数中。
实验站人员列入水文测站栏内。地市分局(勘测大队)下设的水文中心站，不作为一级统计，其人员填列水文测站栏内。
经营实体人员：正式职工中专职从事技术咨询、综合经营及在工
厂、车间等实体工作的人员数。对于在其他部门兼职的人员以其工作侧重点填入相应部门的人员栏中，不得重复统计。
水环境监测(分)中心人员应同时计入相应的省局、地市局、勘测队人员中。
在职职工：水文部门正式职工数(以工资表在职人员数为准)。不包括离、退休人员及临时工、委托观测员，也不包括水利管理部门及其他部门列入国家基本站的水文职工。
行政：专门从事行政管理人员数，具有技术职称的行政管理人员，应按技术人员统计。技术人员中有教授级高工者计入“高工”栏：对具有经济师、会计师、技师等专业技术职称人员，应并入相应的技术职称栏内统计，如：高级会计师并入“高工”栏。
委托观测员：委托观测水位、雨量、地下水等水文项目的人员数，其数目按水文部门享受委托观测费人数填写。不由水文部门委托观测的，不统计在内。
四、经费部分
在主管部门核拨事业费中，基本支出是指本由上级财政主管部门核拨，用于保障本部门正常运转，完成日常工作的人员、公用等经费。项目支出是指本由上级财政主管部门核拨，用于完成特定的业务工作任务的专项工作经费，在相应栏目中分列。未列项目在“其它”栏目中填列项目内容和数额。
主管部门核拨基建费：省(自治区、直辖市)或流域机构本
计划投资核拨经费额。在“其它”栏目中填基建专项(单列)。
外部门专项任务经费：外部门委托专项任务所支付的经费。 地区(地、县)投入：地、市、县等政府计划、财政对水文的投资经费额。
水利部投资：由水利部下拨的经费，包括基建费、专项事业费和其他经费，分项数额填入相应栏内。
人均事业费：为事业经费总额/人员总计。
人均基本支出：基本支出总额/在职人员。
五、其它部分
文档管理论文范文第4篇
2、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是公司机密材料、客户信息、员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。
3、文档原件临时借用的须填写记录表注明用途及时间，如需复印的须报负责人同意后方可复印，文档归还后，文档室管理员检查原件无误后填写归还记录。
4、文档原件须外带的须报总经理批准后，填写记录并按手印后方可借出。
5、印鉴的使用必须经总经理批准，填写《使用记录》并按手印后方可使用。
6、印鉴如非必要严禁带出，确需带出公司使用的，须总经理批准、填写《使用记录》注明“带走使用”并按手印后方可交付。
文档管理论文范文第5篇
裁员是一项系统工程，管理者必须关注整个行动中的关键点，稳健执行，及时控制。而更进一步，会发现：企业在裁员过程中所受到的阻力通常与企业文化建设的好坏成反比。于是有了一种说法：裁员比招聘更能够体现出一个企业的文化。
怎样进行裁员规划?
企业在裁员规划时，需要确定以下几个关键点：裁员目的、裁员范围及选择标准、目标、效果时间安排(开始与结束时间)、执行人员及可能的风险分析。
■ 确定裁员目的和裁员类型
不同的裁员目的将直接影响对被裁人员的圈定标准以及选择的方法。按裁员目的不同，裁员一般可以分为结构型裁员、经济型裁员和优化型裁员。
结构型(战略型)裁员，主要是由于行业、技术和公司战略发展变化所导致的，是相对大范围裁减员工活动。优化型裁员，则主要关注员工的绩效，裁减那些业绩表现不佳的员工。■ 为裁员行动制定明确的目标
裁员标准确定以后，需要为裁员行动制定明确的目标。像我们在绩效管理时做工作目标设定一样，裁员也要制定“SMART”目标，所谓“SMART”目标，是英语中五个单词的代表，要求目标达到：具体、可衡量、可达成、相关和有时限。
■ 制定百日裁员计划表
目标制定之后，就是做好行动计划这一关键步骤。这一步是前面规划或者说小战役的具体落实，主要实施计划要有工作内容、预算、沟通计划、裁员执行的标准及方案、法律问题处理等。其中任何一项工作的失误都有可能导致整个行动的失败。「裁员百日计划」
目前我国采取的措施主要是企业与员工协商解除劳动合同的形式。这一方面需要人力资源管理人员熟悉相关法律规定，做到不违法;另一方面，在执行中要兼顾员工的感情，在合法的前提下，将裁员工作做得尽量合理。
怎样落实裁员计划?
■ 培训所有执行人员
在落实裁员过程中，首先要提到的是对执行人员的培训。培训计划是在前期规划过程中就做好的。培训的目的是使裁员对内对外沟通的口径一致，执行办法一致。
■ 进行充分的裁员沟通
其次就是重中之重的沟通了。在整个沟通过程中，特别要注意：发布所有的裁员信息始终保持通过公司的正规渠道与员工进行沟通，避免非正规渠道的谣言和猜测造成公司内部的不稳定。
■ 保护企业商业秘密
对于高科技企业及一些核心技术决定企业命运的企业，从员工入职时就应该签订商业秘密的保密协议。
■ 处理好程序性事务
在执行裁员的过程中，一定要处理好相关的程序性事务，包括：核算离职补偿金、做好离职面谈等。人力资源部需要帮助提供统一合法的补偿金支付计划，以及规范的离职面谈指导。
同时，人力资源部要帮助监控程序的公平性，避免裁员成为挟私报复的工具。■ 按部就班执行计划
最后，就是要尽可能地依照原计划按部就班地执行。因为前期的规划活动很充分，所以计划还是相对比较科学完备的。在执行过程中，要严格落实，加强监控。出现问题及时解决，启动相应的预案。
■ 怎样进行裁员后续工作
裁员行动完成之后，在70 天左右的时间，需要对行动进行一次分析，有条件的可以加入员工观点调查，以从定量和定性指标上就裁员对企业员工的影响进行判断。
■ 分析留任关键员工
因为被裁员工基本都已离开，而企业的生产经营活动还要继续进行，裁员对企业留任员工心理上肯定会产生一定的影响，而他们的工作势必比以前增加或改换了新的工作职责。
分析主要关注于对留任员工特别是关键员工的心理影响，是否会影响他们对企业的承诺度，以及在今后保留员工的重点工作是哪些，当然也会包括具体裁员的经济效果评估、过程中的经验教育分析等。
■ 缓解留任员工的焦虑
得出结果后，在接下来的30天左右时间，为留任员工提供必要的培训或安排一些心理咨询，以缓解他们的焦虑心情，适应新的变化。美国管理协会(AMA)在1997 年的调查结果表明：裁员后的培训活动对组织的产出有重大影响。他们发现：与裁员后不增加培训的公司相比，增加了培训的公司在裁员约一年后，75%的公司因员工提高了生产力而获利。■ 帮助被裁员工再就业
裁员后续活动还包括：对被裁员工的培训、再就业和处置工作。严格意义上说，企业与被裁员工没有太多法律上的关联性，但对被裁员工再就业的协助恰恰体现了企业的社会责任感，同时也是企业雇主品牌树立的重要一环。一家负责任的企业，不会简单地把员工推给社会，而是会在企业能力范围内，在员工寻找新工作的过程中发挥积极的辅助作用。
问题二：离职人员管理方案
毫无疑问，实施离职员工管理方案有时是件十分复杂的事，这要求公司收集并处理大量信息。不过借助先进的数据处理技术和网络，现在我们能以更快的速度和更低的成本来实施这 项方案。我们发现，最完善的方案都是建立在以下三个基础之上的:
开明的离职程序:别指望那些在离开公司时被保安“护送”出门的离职员工会同公司保持良好关系。富有成效的关系植根于公司在员工离开时对其采取的友善态度。此时，人力资源总监应当同离职员工倾心交流，表示为了双方的利益，彼此应该继续保持联系，同时还要注意捕捉有价值的信息，如员工离职原因、对公司的看法、将来的计划以及抱负。当然，最重要的是留下该员工的联系方式。
双向的价值回报:假如公司希望离职员工及时告知公司他们在何处高就、在做些什么、想些什么，就应该给予他们吸引人的回报。有时，仅仅是离职员工关系网带来的价值就能让离职员I，b满意足，因为如果该员工成了这个网络中的一员，他就能和以前的同事保持联系，并从中获益。
个性化的交流:因特网的普及使公司得以和离职员工进行充分的信息沟通，这就要求公司为他们提供个性化且与其密切相关的信息。一个好的离职员工关系网会根据员工的不同背景对员工进行细分，并因人制宜地为他们提供最对其口味的信息。一个退休的高级副总裁所需要的信息和一个年仅26岁返回校园攻读MBA的前助理感兴趣的事情很可能不一样。
随着越来越多的公司意识到离职员工的价值，离职员工关系管理方案肯定会越来越普及。事实上，在不远的将来，雇主们很快就会为争相吸引离职员工的关注、换得他们的一片忠心而使出浑身解数。你也许要为近在眼前的离职员工争夺大战做好充分准备了。 世界知名企业的经典做法 毫无疑问，离职员工还是企业的人力资源，如何才能真正利用这笔资源，怎样利用，世界知名的大公司都有一套自己的经典做
惠普公司——握手话别：陪送“嫁妆”。惠普(美国)公司有一家子公司，该公司对待跳槽的员工是：不指责、不强留，利索地放人，握手话别。公司的管理层认为，人家愿意来，说明惠普有很大吸引力;人家想走，强留也不会安心。退一步说，一些优秀人才到外面去服务，也是惠普对社会的贡献，也符合惠普一贯坚持的“互胜”精神。
麦肯锡公司——建立名录：一网打尽。麦肯锡咨询公司有一本著名的“麦肯锡校友录”，即离职员工的花名册。麦肯锡的管理者深知，随着这些离职咨询师职业生涯的发展，他们将会成为其潜在客户，无疑会形成一大笔资源。
Bain公司——真心牵挂：人走心连。世界著名的管理咨询公司Bain公司专门设立了旧雇员关系管理主管，负责跟踪离职员工的职业生涯变化情况。Bain公司定期向那些曾在公司效力的前雇员发送内部通讯，邀请他们参加公司的聚会活动。
文档管理论文范文第6篇
答：原则：
1、准确原则，是对秘书工作的质量要求。
2、及时原则，是对秘书工作的效率要求。
3、严谨原则，是对秘书工作的作风要求。
4、同步原则，是对秘书工作的态度要求。
5、保密原则，是对秘书工作的纪律要求。
发展趋势：
1、指导思想上的发展，新时期秘书工作的指导思想是:围绕“一个基本任务”，当好参谋助手，做好“三个服务”，即以邓小平同志建设有中国特色社会主义理论和党的基本路线为指针，为领导工作服务，为同级和上下级机关服务，为人民群众服务。
2、工作方式上的发展，新时期的秘书工作，在工作方式和工作方法上出现了
“四个转变”，也就是四个方面的发展，即从偏重办文办事转变为既办文办事、又出谋献策; 从收发传递信息转变为综合处理信息;从单凭老经验办事转变为实行科学化管理;从被动服务转变为力争主动服务。
3、工作内容上的发展，新时期的秘书工作内容有了新发展。突出地表现在“四
个强化”上，即辅助决策的强化，信息工作的强化，协调工作的强化，督查工作的强化。
4、管理模式上的发展，新时期秘书工作的管理模式，开始由经验型向科学型
转化。群书工作的“三化”，即规范化、制度化和科学化，就是这种转化的重要标志。
5、办公手段上的发展，在新技术革命的推动下，秘书工作的办公手段也发生
了重大的变化，即以电子计算机为主的现代化办公设备，开始进入秘书机构，己经或正在替代手工操作的办公设备和办公技术。
2、 请结合个人工作实际，阐述秘书所必备的知识结构。
答：必备的知识结构：
1、基础知识：秘书应具有的基础知识分为两方面:一方面是社会科学基础知识，即一定水平的语文、政治、历史、地理、外语知识;另一方面是自然科学知识。即物理、化学、数学、生物等自然科学方面的知识，以及一些工农业生产和科技常识。
2、专业知识：专业知识包括两个方面:一方面是作为所有秘书人员都应具有的秘书业务知识，包括:公文和应用文写作知识，文书制作和文书处理知识，档案保管知识，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。另一方面是秘书人员所在工作部门的专业知识，如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识，其他处在文艺、体育、教育、军事、外事、科学、出版、医疗等等行业系统的秘书人员应分别具有各自的专业基础知识。专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。
3、这一部分是秘书人员为适应时代需要，做好工作，应加以进修提高的知识，是秘书人员知识结构中的较高层次。有经济学、法学、社会学、心理学、公共关系学、传播学、领导科学、统计学、计算机科学等。
3、 请根据书中阐述的秘书性格要求，分析您自身性格特点的优、劣势，对于劣势打算如何改进?
答：秘书的性格要求有：
1、开朗。具有乐观饱满的情绪，善于接受复杂而艰巨的工作任务而无抱怨之心和牢骚之言。
2、敏捷。思想敏捷，对事物敏感，易于接受，善于分析。动作敏捷，做事干净利落。
3、稳键。遇事细心，观察细致，考虑周详。办事稳当，不冒失从事，也不敷衍了事。
4、坚毅。做事要有百折不回、坚持到底的勇气和毅力。
5、幽默。幽默是智慧、机灵、学识、风趣的综合表现，而不是油腔滑调或开低级庸俗的玩笑，更不是对别人的作弄或嘲笑。
6、自制。要培养和提高自制力。在不同场合、不同情景、不同对象面前要善于选择和控制自己的情绪和行为方式。
由于自己的年龄可能还是偏小，所以感觉上自己的稳健度不够，办事还是不能够考虑周详，有时候在自己情绪低落的时候还会出现敷衍了事的心理。将来要在生活中不断地锻炼自己的稳健。
4、 请简述秘书工作能力的结构。
答：能力结构有：
1、表达能力：就是通过言语、文字和行为等形式沟通信息、相互交往和合作共事的能力。主要有以下三种形式，(1)口头表达能力。(2)书面表达能力。(3)行为表达能力。
2、办事能力：就是秘书人员有效地处理各种日常工作的本领。
3、管理能力：秘书管理能力有以下几方面，(1)辅助决策能力。(2)辅助计划能力。
(3)辅助沟通能力。(4)辅助协调能力。(5)辅助控制能力。
4、应变能力：就是适应变化着的环境和事物完成原定任务的本领。适应社会环境的变化，即现实社会发生了变动，秘书要尽快适应之;适应地域环境的变化，即当自然地域发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应职业环境的变化，即当从事的工作发生了变动，秘书要尽快适应之;适应岗位环境的变化，即当工作的分工发生了变动，秘书要.尽快适应之;适应事物环境的变化，即当某一事态变化或出现突发性事件时，秘书要.尽快适应之。
5、社交能力：就是与他人进行社会交往的本领。
6、操作能力：就是掌握和使用语工作有关的设备、工具和技术的要领。
5、 请简述秘书参谋决策的方法。
答：参谋方法有：
1、预测性参谋，是秘书根据各方面的信息资料，把握住事物发展的客观规律，对组织未来的状况加以描述，并针对未来发展的状况，提出相应的策略供领导人参考。
2、跟踪性参谋：是指秘书人员随着计划实施的过程，在各个实施环节、步骤中，追踪发前问题，分析问题，进行参谋咨询。
3、进谏性参谋：是指秘书就组织管理中存在的某些问题，向领导人提出规劝或建议，或者提出问题，引起领导人重视后，再提供咨询。
4、提供资料性参谋：当领导由于信息资料不足，出现处理问题失误，或虽有正确的办法，但没有充足的依据难下决断时，秘书可采取提供资料性参谋，让领导人根据大量准确的信息资料，修改错误或对正确地计划早下决断。
辅助决策方法：
1. 决策前服务式辅佐，为领导决策前做准备，提供各方面服务。
2. 决策形成中协助式辅佐，秘书在形成决策的过程中，不是主持者和表决者，而是重
要的协助者。
3. 决策执行中协调式辅佐，在决策执行中，秘书是重要的协调者，辅佐决策按计划实
施。
4. 决策效果评估中借鉴式辅佐：秘书既参与拟定决策计划，又参与决策实施的全过程，
还要参与决策效果的评估。
6、 请述秘书沟通协调的特点和方法。
答：协调的特点：
1. 非权力支配性，在管理体系内，秘书没有待掌法定的支配权力。
2. 非职责限定性，没有确定的职责范围的限定。
3. 非确定地为性，秘书沟通协调，具有非职责限定性，因而也就没有确定的地位。
4. 认同疏导性，不能用直接强制手段，而是从信息沟通、感情沟通、加以疏导。 协调的方法：
1.沟通化解矛盾。2.变通淡化矛盾。3.融合缓解矛盾。
7、 请简述秘书活动特征中间接效益原理及其运用。
答; 秘书间接效益原理，体现在以下几个方面:
1、 铺垫性效应：秘书的职能活动，通常是为领导人或机关其他部门及人员的工作提供服务，
或为其决策作好准备，或为其了解问题实质，寻求解决的办法调查研究，或为其决策的彻底实施检查督办，或为工作顺利进行提供必要的事务服务，或为其传达决议精神操办会议事务等等。
2、 传播效应：根据秘书活动间接效益原理，秘书在日常信息沟通工作中，要注意传播效应。
3、 督策效应：秘书没有掌管指挥控制的权力，但其有效的职能活动，能够产生一定的督策
效应。
4、 职能协同效应：秘书的公务活动，在组织整体运转中，能促进各职能系统的协同配合，
发挥职能协同效应。
8、 请简述公文办理的要求。
答：公文办理的要求有：
1. 准确无误：表现在以下几方面，(1)工作内容准确。(2)工作方向要准确。(3)
工作方式要准确。
2. 讲究实效：从以下几方面着手，(1)强化时间观念。(2)缩短运转周期。(3)
简化办文程序。
3. 安全保密：有两层含义，一是要保证经办的文件完整无缺、无损，做到不丢失、
不损坏，这就是安全的意思。二是要严格遵守公文管理的保密规定，做到泄密，
不失密，这就是保密的意思。
4. 统一管理：做到以下几个方面：(1)统一于秘书部门。(2)统一于公文法规。
9、 根据个人理解，请述秘书人员如何做到保密(至少谈5点)?
答： 熟记范围;牢记保密的范围，哪些是密和非密，核心秘密和非核心秘密。熟记并记住
秘密的范围。
按章办事：由于秘密关系到国家和集体的利益，凡需要对外公开的事项，包括解密和降密，都必须按照制度办事，履行规定的程序和手续，绝不可自行其事，更不可先斩后奏。
弄清身份：秘书人员要同各种人交往，包括同外宾交往。为了知密不泄。秘书在交往中要通过正式的或非正式的，直接或间接的渠道，首先弄清对方的身份，以使确定哪些该说，哪些不该说，以及说到什么程度，严防秘密的泄露和被窃。
判断用意：在社会交往中，交往双方的行为都受到交往目的支配，秘书人员要通过观察与分析，准确判断对方来访的真正用意。如果察觉对一方旨在试探秘密，套取情报，秘书就要及时采取对策，防止落入圈套。
以礼拒绝：对于秘书事项，秘书一般应公开告对方不能打听，不能阅读，不能参观，不能介绍，不能拍照。但是，在某种交往关系和场合下，为了不损害友谊，常常要以礼拒绝。拒绝的方法有:直言、谢绝、婉言谢绝、托辞谢绝等。
佯假不知：探听秘密的人，有些是秘书的朋友、亲属、同学、同乡等。为了不使对方、产生误会，秘书可假装不知，或转移话题等。
10、请简述秘书强化信息运用效果的方式。
答：
1、切中需要：秘书掌握了大量信息，:必须针对洁息客体的实际需要，准确地给予，尽可能提高信息运用的命中率。此乃作为信息主体的秘书。扩大运用效果、发挥信息有效性的基点。秘书提供信息，首在准确、有效。要使传输的信息切中信息客体的实际需要，所供即所求。次在信息量适中，所提供的信息不够不行，不便信息客体比较、判断，但也并非多多益善，过多过滥的信息，往往会使信息客体陷于材料堆中，困惑不定，费时费事。
2、 全面有效：秘书运用信息，就是向信息客体传输起正面作用的绝对有效信息，排除绝对的无效信息以至干扰信息。然而，向秘书索取信息者，在不少情况下，并非只需要这种绝对有数信息。亦如进行决策活动的领导，他当然首先需要绝对有效信息，但是，进行正确决策的规律，还令他同时需要某些相关的无效信息以至干扰信息，用以开阔思路，进行反证比较，排除不利因素，作出预后安排，力保决策的全面、正确、周密和可行。从这个意义上讲，这种起反证比较作用的无效信息或者干扰信息，相对而言，又可谓有效信息或说有用信息了。因此，秘书调研信息特别是运用提供信息，要具有辩证的广义的有效信息观，针对可能的需要，全面但要恰当地获取、贮存各具潜在用处的信息，切中实用地，也要恰当地去全面运用，提供广义有效信息，充分发挥在握的职能信息的各种作用。
3、及时沟通：任何信息要起作用，关键在于能及时运用。其价值与其被运用时效成正比效应。再有价值的信息，错过运用时机，则过期作废。秘书运用所握信息，也就得高度注意其运用的时效特征。秘书一旦获取有效信息，务必立即加以鉴别，清楚其价值，明确其需要对象，判明其运用时效;于机关关系重大、运用时效明显的有效信息，务须迅速输达，若其需要对象是机关领导，就更应立即.传达，千万不可错失运用时机。
4、综合开发：秘书的综合职能，决定秘书会掌握带综合性的多方位信息，信息量是会相当大的。综合运用，一指利用同一信息，侧重点不同地提供各需要对象，多方面地发挥其参考作用。二指善于将多种表面无关、实际有关的信息组合运用，综合获取并提供新的信息。 开发运用，一指深入把握信息，不浮于表象，获取并提供从现象到本质的更是价值的信息。
11、请结合个人工作实际，简要介绍某此重大会议是如何组织安排的?
答：如科级干部述职大会：
1. 会前准备阶段：确定会议主题为“科级干部述职大会”，通过开会进行干部述职演讲，
再通知的阶段中，给每个需要述职的人员一个述职PPT模板，进行述职报告制作。
2. 会议进行阶段：在开会的前五分钟，进行人员签到与核查未签到人员。调整好述职
所需设备，然后根据已做好的述职顺序名单，进行干部述职。
3. 会议结束阶段：大会后，将科级干部的述职材料进行收集汇总。将领导干部的评分
表进行保密装订后进行统计。
12、请您结合个人工作单位情况，从接待工作的程序、方法、礼仪等视角出发，简要分析一次接待工作中的优点和存在的不足(可以是自己组织、参与的，也可以是自己知晓的;一般接待、内部接待、外事接待三者选一个即可)。
答：接待是一项细致而重要的公关工作。一个组织或单位在他人心中第一印象的好坏，往往看初次接待工作是否做的细致到位。
准备了四天的陕汽集团接待工作已经结束，由于其中变数太多，加之初次面对如此重要的接待任务，很多方面都考虑不周，缺乏突发事件的应对能力，因此，很有必要对这次活动做一个总结，以便在以后的接待事务中，吸取教训，使我们准备的更周到，做的更好。首先，我们应该拟定整体接待方案，列出方案的主要几大部分。其中包括：访问目的、
来访人员名单、接待人员名单、日程安排、会议及访问参观具体内容、其他相关事宜及联系人联系方式、两地近期天气情况等。
第二，对整体方案各环节的每个细节做详细描述和分工，整理成文发给每位工作人员，
使他们做到心中有数，各负其责。每人对于自己管辖和负责的事项从开始准备到最后结束都要全程跟进，不得疏忽。无论是接站时车上预备的应急药品和矿泉水，还是引导入住时的鲜花和欢迎辞，我们要从这些细节上让客人感受到我们的热情和细心。
第三，要做到团队之间相互帮助，与其他相关单位和部门密切合作。没有完美的个人，
只有完美的团队。一个人的思想和力量是有限的，团队之间各成员应积极主动互相配合，随时保持联络，出现问题及时想办法解决，不应相互埋怨，推卸责任。同时，还要注意加强跟其他相关单位和部门的联系和沟通，希望得到他们的协助和配合，完善我们的接待工作。第四，物品的购买和接待宣传材料的设计应先征集大家的意见，确定好样式和内容之后
再去购置和制作，同时要注意在保证整体效果的前提下节约成本，减少开支。
第五，接待过程中如果遇到突发事件和紧急情况，不要慌张，尽量不要擅自处理，应及
时向领导反应，征求意见，妥善解决。
通过这次接待活动，使我了解了更多接待礼仪，提高了自身的综合素质，让我充分认识
到沟通与合作的重要性，为今后的接待工作积累了宝贵的经验
13、请简述接待来访的基本要求。
答：1.热情大方：对于来访的客人，秘书人员都要热情、诚恳，以礼相待，使其有一种宾至如归的感觉。对于来访者的正当要求，应尽量地予以满足，不能满足的也要讲明情况和理由，力求取得对方的理解。在接待中既要讲求礼仪，又要注重实效，做到礼仪周到而不繁琐，
接待热情而不铺张。 秘书在接待中要不卑不亢，落落大方，自然得体，以自己的努力，树立“门好进，脸好看，话好听，事好办”的良好风气。
2、细致周到：接待工作无小事，必须有认真、严谨的态度和细致、周到的作风。秘书人员要处处替来宾着想，时刻关注来宾的需要，为来宾做出周到的安排，使其感到方便和满意。
3、确保安全：确保接待中的安全，是接待工作的重要任务之一，也是接待工作必须坚持的重要原则。尤其是高层人士的政事来访，保证安全和保守秘密就更显重要。安全包括住地安全、交通安全和饮食安全等;保密包括会谈保密、文件保密和活动安排保密等。秘书人员要有强烈的安全和保密意识，以确保接待工作的顺利进行。
4.俭省节约：接待是一项消费型的事务活动，接待者不仅要投入人力，还要投入物力和财力。秘书人员在接待工作中要精打细算，厉行节约，抵制那种讲排场、摆阔气、奢侈铺张、大吃大喝的陈规陋习，抵制各种不正之风的侵袭。