一、引言
作为医院行政管理中的重要环节, 人事档案的管理在整合人力资源、促进医院整体发展等方面发挥了巨大的作用。随着时代的不断发展, 传统的人事档案管理模式, 已经无法满足时代发展对医院行政管理提出的要求, 进而在很大程度上阻碍了医院的发展。而在信息化时代的大背景下, 计算机网络技术对传统的行业带来的冲击是不言而喻的, 信息化和数字化的发展也使得医院的管理逐渐走向规范化和高效化。目前, 各大医院的规模在不断扩大, 人员组成也更加复杂, 既包括专业的医务人员, 也包括管理、财务、后勤等行政人员, 这就给人事档案的管理带来了更大的挑战。而数字化的技术在人事档案中的应用可以很好地解决这个问题, 也给医院的现代化建设提供了一种新思路。
二、人事档案的数字化建设特点分析
(一) 人事档案数字化建设的优点。包括以下3个方面:
1.加强信息整合, 促进信息共享。传统纸质的人事档案记录方式因为记录要求的不同采取分别记录的方式, 虽然具有一定的真实性和稳定性, 但是无法实现高效的共享, 也不能根据人事档案数据的特点进行自动分类和管理。数字化人事档案可以充分利用自己的技术优势自动对人事档案的各类电子信息进行归类和总结, 同时利用数字技术的输入、编程、输出等手段提高对人事档案的分类效率和管理水平。另外, 利用数字化人事管理系统, 相关管理人员可以随时查阅相关人员的人事调动记录, 进而有助于充分利用医院的人力资源, 提升整体的工作效率。另外数字化管理系统也为医院的行政管理提供了一种高效的共享机制, 促进了医院各部门之间的有机结合, 增强了医院的整体凝聚力, 提升了医院的工作效率。
2.提高人事档案管理的效率。档案将数字化管理模式引入到医院人事管理中, 可以建立起基于数字化系统的人事档案数据库和相应的检索目录, 这样当需要查阅或是复制相应人员的人事档案记录时仅仅通过检索目录输入相应的检索关键词就可以快速准确地浏览相应的人事调整信息。必要时还可以从系统中下载有关信息以便在他处使用, 从而避免了人工翻阅纸质档案带来的不便和手工抄录带来的人为因素的影响, 最大限度地保证了数据信息的完整性和正确性。另外, 数字化管理系统还可以提供多字段结合的复杂检索方法, 极大地提高了信息检索的效率, 促进了医院的高效发展。
3.提高人事档案保管的安全性。医院人事档案的数字化建设是提升档案保存安全性的有力保证。传统的纸质化档案由于材质不宜长时间保存, 因而一些时间比较久远的人事档案难免会出现破损、损坏、丢失以及字迹不清的问题, 不利于医院的长久化发展。而数字化人事档案的建设可以充分利用数字技术的优势, 档案的建立、保存、传输、修改、查阅等相关过程都可以在数字化系统中进行, 降低了纸质档案各类中间环节带来的风险。同时数字化系统的建设还可以为用户提供专属的账号和密码, 并为相关管理人员提供访问权限设置, 医院外部人员或是没有权限的内部人员无法自由访问人事管理系统, 整体上提高了医院管理系统的便捷性与安全性。
(二) 人事档案数字化建设的缺点。包括以下内容:
1.档案管理的真实性和原始性无法得到保证。由于医院的人事档案信息都交由当事人亲自进行输入的情况不太现实, 各个人员的人事档案变动信息需要交给人事管理人员进行手工输入, 再由系统保存为电子信息档案存储在管理系统的硬盘中, 而人工操作难免会产生一定的错误, 信息的真实性和原始性都难以保证, 从而给后续的人事管理带来极大的不确定性。另外, 也不排除人事管理信息被他人恶意篡改而导致的信息失真的情况发生。
2.人事信息的安全性与保密性存在隐患。数字化人事管理系统是建立在计算机网络技术之上的, 而随着计算机技术的不断发展, 黑客技术也在相应地不断提升, 且任何系统都难免或多或少地存在一定的漏洞, 这就给网络黑客以可乘之机。而在进行资源共享的时候难免会出现由于人为原因所导致的信息泄露的情况发生, 所以无法绝对地保证人事信息的安全性和保密性。因此医院人事管理部门应该设置相应的权限保证人事信息的安全, 完善相关信息的保护制度, 并对全体工作人员加强网络信息安全意识和保密意识的培训工作, 从制度上和技术上保证人事管理信息的安全。
三、目前我国医院人事档案管理中存在的主要问题
(一) 缺乏有效的医院人事档案管理制度。目前我国医院人事管理系统中存在的首要问题就是缺乏完善的人事档案管理制度。由于医院是一种以服务社会为主要目的事业型单位, 医院的工作重点往往放在治病救人和服务大众上, 相关领导对人事管理工作无法提起足够的重视, 导致我国医院普遍缺乏一套完善的人事管理制度。且在新形势下, 医院不断进行制度改革和制度创新, 引入了传统公司的经营管理模式, 建立了绩效考核和评估体系, 并将绩效和与个人工资以及年终奖直接挂钩, 这就催生了医院工作人员尤其是医务人员重视医务技术而轻视人事档案管理的情况发生。他们普遍认为人事档案管理只是一个辅助性的管理手段, 只有努力提升自身的医疗技术水平才能给自己赢的更好的发展空间, 而人事管理的情况无关轻重。这就导致人事管理部门存在大量的“死档”, 一旦出现人事变动则会很大程度上影响正常的工作效率。
(二) 医院人事档案管理方式落后。从人事档案管理的工作性质分析来看, 人事档案需要由专业的人员来进行分类整理, 且对工作人员的保密意识以及工作能力都提出了较高的要求。但是从现实的情况上来看, 多数医院办公用房极其紧张, 且人事管理部门大多数与其他管理部门共用一个办公室, 无法提供专门的空间来存放人事档案的资料和信息。加之人事管理工作人员编制严重不足, 很多情况下都是要其他部门的人员公共参与人事档案的收集、整理和存放工作, 而其他部门人员的专业性不强, 工作中容易出现技术或是人为的错误, 在增加了档案管理纰漏的同时也降低了档案管理的工作效率。
(三) 档案资料的使用不当。虽然说信息数字化技术已经得到了大力普及, 但是很多地级或是县级的医院由于资金或是技术方面的短缺, 档案管理的数字化建设无法完全实现, 造成在建立静态索引数据时, 只能用手工的方式对大量的纸质档案资料进行查阅或是记录, 增加工作量的同时, 也降低了数据处理的准确性。同时在进行相应的档案出入库情况记录时无法采用自动化的记录系统, 只能依靠人工手段对档案进行查找、编辑和分析, 导致档案管理工作的效率大为下降, 严重影响了医院的进一步改革和发展。
(四) 医院人事档案内容过于单一。由于大多数医院的人事管理档案管理工作是由医院内部的专门人员来担任的, 档案内容相对来说过于单一, 仅仅局限于人员的姓名、年龄、学历、工作部门等基本方面, 记录员工的正常履历的信息相对较少, 这就给新经济政策下专业人才的引进和流动带来不小的麻烦。医院仅仅从人事档案上无法获得人才的教育经历、工作经验、重大奖罚事故等涉及专业知识的基本信息, 也就无法对人才的综合素质做出中肯的评价, 从而增加了医院与人才相互之间的不适应性, 不利于医院的长久发展。
四、提升医院人事档案管理数字化建设的有效策略
(一) 提高对人事档案管理数字化的认识。提升医院的人事档案管理的数字化建设水平, 首先就是提起人事档案管理者的现代化建设意识, 需要在充分认识到数字化系统的技术优势上, 不断革新理念, 将建设重点放在改革开放的新形势和新问题上来, 通过建立医院人事改革制度同档案管理之间的关系, 不断强化档案管理的现代化、信息化和自动化建设理念, 将人事档案的数字化建设作为医院的重点建设目标。同时应该加大对数字化建设的投入力度, 并通过举办座谈会、宣讲会等活动以及定期举行课程培训等方式加强医院管理者对人事档案的数字化建设优点的认识, 强化档案管理者的数字化工作意识和相应的工作技能, 为全面提升医院人事档案管理水平奠定良好的基础。
(二) 构建医院数字化人事档案管理系统。加强医院人事档案数字化建设的关键环节就是建立完善的数字化管理系统。首先, 可以将已有的数字化系统引入人事档案的管理系统中, 例如医院信息系统HIS、资源规划系统等, 针对医院具体的情况选择合适的管理系统, 并在此基础上重点开发适合本院具体人事档案管理工作的人事档案管理系统, 做到相互兼容和相互促进。其次, 医院要有针对性地将现有纸质档案转化为电子档案, 并储存在医院系统中, 做好数据库的完善工作。转化过程中应该遵循先简单后复杂, 先重要后次要的原则, 即事先先将纸质档案信息进行分类, 集中人力资源将那些比较重要的纸质档案转化为数字档案, 做到轻重缓解合理搭配。具体转化工作的实施中, 应该首先将标准档案导入医院数字化管理系统中, 当档案全部导入时, 再逐步规划电子信息档案的数量和每份档案的页数。最后, 相关人事档案管理人员在全部输入电子信息后还要对信息进行核对, 确保输入的信息准确无误, 并将相关的电子档案信息打印出来送交各当事人进行审核, 发现错误信息及时进行纠正。
(三) 加强查询系统的设计。为了进一步的完善数据库的实用水平和工作效率, 有必要加强相应的查询系统建设, 通过与技术公司或是高校合作的方式开发出适合本医院行政工作的查询系统, 以数据库中不同字段的重要性为主要查询标准, 对检索条件中的字段进行设置。同时为了方便内部人员的查询工作, 有必要丰富查询内容和查询条件, 如不仅仅可以输入名称、单位等进行查询, 还可以根据相关工作经验、擅长科目等因素进行查询, 并对同一检索项目的不同检索内容进行横向和纵向的比较, 在相互比较之中选出最优的检索方案。
(四) 加强对人事档案管理工作者的业务培训。档案管理员作为人事工作的直接参与者, 其业务素养和数字化设备的运用水平直接关系着数字化系统的工作效率, 因此, 有必要提升档案管理员的专业素质。首先, 医院应该提高医院人事档案管理者的招聘门槛, 对求职者的学历、工作经验等相关内容进行严格要求, 对招聘环节进行层层把关, 坚决杜绝徇私舞弊的情况发生。其次, 对现有的档案管理人员定期进行业务培训, 邀请本行业的精英人士或是专家来本院开展座谈会或是工作研讨会, 向档案管理人员介绍世界上先进的技术和工作经验, 并要求参训人员及时做好总结工作, 切实提升自身的信息化工作意识和工作能力。
五、结束语
医院人事档案管理工作是行政管理中的重要环节, 也是适应信息时代发展形势的关键环节, 建立一套完善的人事档案数字化管理体系对于提升医院的整体运行效率、促进医院的良性发展具有良好的推动作用。本文针对人事档案管理中数字化建设的优缺点进行了总结, 重点介绍了当今我国医院人事档案管理工作中存在的主要问题, 并提出了相应合理的解决途径, 为我国医疗事业的进一步发展提供了参考。
摘要：计算机网络化和数字化的巨大发展给社会各方面都带来了技术变革, 促进了行业的结构转型。近年来医疗卫生事业依托于国民经济的巨大发展在一定程度上改变了原先的管理经营模式, 而人事档案管理在整个医院管理都占有很大的比重。可以说医院人事档案的管理水平一定程度上反映了医院的实际运行效率, 因而对医院的发展具有重要的意义。医院作为社会事务中的关键环节, 在实际管理工作中也引入了计算机网络技术, 进一步完善了人事档案的信息化管理, 促进医院管理的现代化发展。因此, 研究新时期医院人事档案的信息化建设策略具有特殊的现实意义。
关键词：医院,人事管理,计算机网络,数字化
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